فيديو: اÙÙضاء - عÙÙ٠اÙÙÙÙ ÙÙÙر٠اÙØاد٠ÙاÙعشرÙÙ (شهر نوفمبر 2024)
كم من الوقت تضيعينه في الاجتماعات لأن الأشخاص الذين يديرونها ليسوا مستعدين؟ لا يوجد جدول أعمال. وصول الزملاء في وقت متأخر. ما تمت مناقشته له علاقة بك أو بعملك. بعد ساعة ، لم تفعل شيئًا ولم تتعلم شيئًا ولم تساهم بشيء. ما هي النقطة؟
يهدف Do.com إلى مساعدة الناس على عقد اجتماعات أفضل من خلال منحهم الموارد اللازمة للتخطيط لها وتنفيذها. من نواح كثيرة ، يشبه قائمة التحقق من الأشياء التي يجب القيام بها قبل الاجتماع وأثناءه وبعده للتأكد من أنه مفيد لجميع المشاركين.
في يوم لقائنا ، تلقيت رسالة بريد إلكتروني من Do.com عبر شاه. بداخله ، وجدت أجندة ، وأوقات بداية ونهاية واضحة للاجتماع ، وقائمة بالأشخاص الذين سيكونون على المكالمة ومعلومات الاتصال الخاصة بهم (اثنان منا فقط ، في هذه الحالة) ، وروابط لمعلومات الخلفية. كل هذا ساعدنا على الانخراط في المطاردة أثناء المكالمة ، كما أوضح شاه ما الذي يجعل الاجتماع مثمرًا ، ودوافعه لبدء Do.com ، وكيف تتغير طبيعة الاجتماعات بين العاملين في مجال المعرفة.
جيل دوفي: دعنا نتحدث عن الاجتماعات ولماذا يكرهها الناس.
جيسون شاه: من خلال ما وجدناه ، يحضر معظم الناس الاجتماعات التي لا يستعدون لها. لا يوجد سبب وجيه للاجتماع. لا يوجد جدول أعمال وزعت مسبقا. الناس تظهر في وقت متأخر وشخص ما لديه لإعادة صياغة الأشياء. لا يفكر الأشخاص الذين ينظمونهم دائمًا في تحديد من يجب أن يكونوا هناك ، وبالتالي ينتهي بك المطاف بعقد اجتماعات كبيرة يكون نصف الأشخاص فيها اختياريًا ، وربما يكون نصف الأشخاص أساسيين ، وبالتالي فإن الديناميكية متوقفة وتمنع الإنتاجية.
هذا يتلخص في الوقت الضائع للأشخاص المشغولين.
إذا طلبت من أي شخص أن يجلس في غرفة لمدة 30 دقيقة ولم ينجز أي شيء ، فسيظن أنك مجنون. ولكن هذا ما يفعله الناس ملايين المرات في اليوم في مكان العمل.
دينار أردني: كيف تصف لقاء مثمر؟
شبيبة: يجب أن يكون لديك بعض المكونات الرئيسية. أولاً ، يجب أن يحدث ذلك بالفعل. إذا كان يمكن معالجة شيء ما عبر البريد الإلكتروني بسرعة ، فقم بذلك. ولكن إذا كان يجب أن يكون اجتماعًا ، إذن ، حسنًا.
التحضير هو المفتاح: طرح ما سيتم مناقشته ، من المسؤول عن ماذا ، تلك الأنواع من الأشياء التي تؤدي إلى محادثة مركزة. أثناء الاجتماع: التمسك ، الحفاظ على الوقت ، تدوين الملاحظات ، والانتهاء في الوقت المحدد.
إن وقت الاجتماع مهم للغاية. كثير من الناس مجرد الافتراضي لمدة ساعة. لاحظت أنك متعمد للغاية وقلت 25 دقيقة لهذه المحادثة. أعتقد أن هذه ممارسة جيدة.
ما يحدث بعد الاجتماع هو المفتاح أيضا. إذا قال بوب وستايسي إنهما سيتابعان بإصدار جديد من مجموعة الشرائح ، ويقول مارك إنه سيرسل إليك أرقام المبيعات ، فعليهم فعل ذلك! نجد أن معظم الناس يقولون ، "عظيم! لقاء جيد!" ويغادرون وليس هناك متابعة. وحتى إذا كان هناك ، يحدث في الوقت الخطأ ، والذي يعجل اجتماع آخر أو المزيد من العمل غير الضروري.
لذلك يعد التحضير وإدارة الاجتماع جيدًا والمتابعة بنجاح بعد ذلك عناصر أساسية لاجتماع جيد.
JD: أدوات إدارة المشروع ، وأدوات إدارة العمل الأخرى مصممة لتبسيط العمل. والفكرة هي أن يكون هناك عدد أقل من الاجتماعات و (وأقل البريد الإلكتروني). يمكنك تعيين كل المهام الأخرى والمواعيد النهائية دون عقد اجتماعات بشأنها. من وجهة نظرك ، هل غيرت هذه الأدوات الاجتماعات في القوى العاملة المعرفية؟
شبيبة: نعم. على المستوى الكلي ، نأمل أن يكون لدينا عدد أقل من الاجتماعات نتيجة لتلك الأدوات.
على سبيل المثال ، إذا رأيت نماذج بالحجم الطبيعي تم تحديثها على Dropbox ، وأعتقد أنها جيدة ، فلست بحاجة إلى مقابلة المصمم لمناقشتها. ليس لديها حتى أن تخطرني. يمكنني فقط إطلاق رسالة تقول "مهلا ، لقد رأيت الملفات المحدثة." مع شيء مثل Slack ، يمكنني بسرعة طرح سؤال على شخص ما دون الحاجة إلى الاجتماع لمناقشة طبيعة السؤال.
في السابق ، كان الناس يريدون تقنية أقل لأنه من الصعب ، على سبيل المثال ، الحصول على الدونغل للشاشة ، أو كان يصرف انتباه الناس.
آمل أن يؤدي ظهور هذه الأدوات إلى عدد أقل من الاجتماعات ، لكنني لا أعرف ما إذا كانت هناك بيانات ملموسة لدعم ذلك حتى الآن ، بخلاف الدعاية التي أطلقتها الشركات الفردية هناك. وفي الاجتماع نفسه ، أعتقد أن طبيعة هؤلاء تتغير لأننا أكثر توجهاً تكنولوجياً. إذا كنا نستخدم خدمات خارج الاجتماع ، فيجب على الاجتماعات نفسها مواكبة ذلك أيضًا.
دينار أردني: أحب عقد اجتماعات عمل. أنها تميل إلى أن تكون أكثر إنتاجية بالنسبة لي. أجتمع مع مجموعة من الأشخاص ، نجلس ونقوم بالأعمال التي نحتاج إلى القيام بها هناك ، ربما باستخدام أدواتنا المعروضة على الشاشة.
شبيبة: هذا يجعلني أفكر في نموذج الفصول الدراسية المقلوبة. الفصل الدراسي هو مكان للقيام بالعمل ، بدلاً من مجرد مشاهدة عرض تقديمي ، يشبه إلى حد كبير لا ينبغي دعوة اجتماع لمجرد التنقل بين سطح السفينة بحيث يمكن لشخص ما إرسال بريد إلكتروني إليك بسهولة.
JD: دعنا نتحدث قليلا عن Do.com. أعطني شرحًا مدته 30 ثانية لما هو Do.com ، ثم سنتحدث بمزيد من التفصيل عن كيفية استخدامه.
JS: Do.com هو برنامج تعاون للاجتماعات. لا علاقة له بالفيديو والصوت. الأمر كله يتعلق بإنتاجية الاجتماعات.
مع Do ، يمكن للناس تعيين جداول أعمال حتى يعرفوا ماذا يتحدثون. يمكنهم تدوين الملاحظات في الوقت الفعلي وتعيين المهام التي تتفاعل مع مهام سير العمل الأخرى الخاصة بهم. نحن متكاملون مع تطبيقات Google و Microsoft Office 365 و Slack و Salesforce ، إلخ.
لقد شارك أكثر من 1.5 مليون شخص في اجتماعات عبر أكثر من 20.000 شركة. نحن نساعد الأشخاص بشكل أساسي على عقد عدد أقل من الاجتماعات ، واجتماعات أفضل ، ونأمل أن نكون أكثر سعادة وإنتاجية في العمل.
JD: إنه نموذج فريميوم.
شبيبة: إنه. يمكنك التسجيل مجانًا ، ولدينا الكثير من المستخدمين المجانيين.
JD: أحد الأشياء التي أذهلتني حول Do.com هو أنه يشجع الناس حقًا على اتخاذ الإجراءات الصحيحة ، بدلاً من أن يكون الحل في حد ذاته. أفكر كثيرًا في أشياء مثل الدافع وكيف لا نتصرف دائمًا بطرق تخدم مصلحتنا. لذلك أعتقد أنه أمر رائع عندما أجد الأدوات التي تتعلق أكثر بتوجيهنا بدلاً من إعطائنا شيئًا. لدي شعور بأن هذا هو ما Do.com عنه.
شبيبة: نعم ، أنا أوافق. إيماننا هو أن الاجتماعات هي مشكلة الناس بقدر ما هي مشكلة تقنية. على سبيل المثال ، لا نحتاج إلى تطبيق بريد إلكتروني لمنع بوب من المحاسبة من إرسال رسالة طويلة جدًا يصعب فهمها. ربما يتعلق ذلك بسياسة الشركة ، وقدرة بوب على أن يكون محترفًا ، وديناميات الفريق ، وأشياء من هذا القبيل. بعض واجهة المستخدم العالقة في متصفح الويب لن تغير بوب.
هذا شيء فكرت فيه كثيرًا عندما عملت في Yammer سابقًا. كان Yammer يحاول جعل الشركات أكثر شفافية. ولكن بصراحة ، كانت Yammer أداة للشركات الشفافة ، لأنه من الصعب للغاية تغيير ثقافة المنظمة.
Do.com هو منتج يحاول مساعدة الناس على أن يكونوا أفضل ويمنحهم التكنولوجيا التي تمكنهم من القيام بذلك ، بدلاً من القيام بذلك نيابة عنك. بصراحة ، لا أعرف حتى إذا كان بإمكاننا قلب المفتاح وجعل الاجتماع أكثر إنتاجية. سيكون ذلك سحريًا جدًا!
نحن نعتقد حقا أن هذا سيكون له البقاء في السلطة. إذا كانت ستعمل ، فيجب أن تأتي من أشخاص ، ونحن نمكنهم من أن يصبحوا أفضل أنفسهم.
JD: أخبرني عن قصة Do.com الأصلية ولماذا أنت متحمس لهذا المشروع والشركة.
JS: كنت أعمل في Yammer قبل شراء Microsoft Yammer. وكما يمكنك أن تتخيل ، بعد أن اشترت Microsoft الشركة ، بدأت الثقافة تتغير كثيرًا ، بما في ذلك إضافة الكثير من البيروقراطية والاجتماعات.
مررت بحوالي عام ، بعد هذا الاستحواذ ، لأجد أن إنجاز الأمور كان صعبًا للغاية. لقد كان من الجنون بالنسبة لي ، خاصةً لأننا شركة تم بناؤها في الأصل لجعل العمل أفضل للناس!
قصة قصيرة طويلة ، كنت أجلس في اجتماع رهيب ذات يوم مع 10 أشخاص ، وكنت أتجول في التفكير ، "ماذا أفعل هنا؟" الجنون منه صدمني.
إذا قمت بدعوتكم لحضور حفل عشاء ولم أكن قد أعدت مسبقًا للحصول على المكونات ولدي بعض المفاهيم التي أردت أن يستمتع الضيوف بها ، وقد حضروا وأقول لهم ، "مهلاً ، دعنا نذهب إلى متجر البقالة ونفعل ذلك سيقالون هذا العشاء ، "هذا جنون! لن نكتشف هذا الأمر معك. لقد جئنا إلى هنا لحضور حفل عشاء!" ولكن هذا ما هي الاجتماعات!
اعتقدت أنه كان مجنونا ، وكنت أصرح على المغادرة وبدء شركة جديدة.
JD: ما هي التطبيقات أو الخدمات الإنتاجية الأخرى التي تستخدمها؟ هل لديك أفضل الممارسات للحفاظ على الإنتاجية؟
شبيبة: هل يمكنني إعطاء إجابة غير تقليدية؟ أعتقد أن بعضًا من أفضل تطبيقات الإنتاجية ليست تطبيقات إنتاجية حقًا. على سبيل المثال ، يمنحني Uber إنتاجية أكثر من تطبيق مثل Asana. أحصل على أماكن بشكل أسرع وأهدر وقتًا أقل في الوقوف في المطر في انتظار سيارة.
هناك أداة أخرى أستخدمها تسمى BetterSnapTool ، ومرة أخرى ، إنها ليست أداة إنتاجية كلاسيكية. أقوم بإعداد شاشتي بثلاثة أعمدة ، وباستخدام Windows Snap ، قمت بالضغط على مفتاح اختصار ، وكل النوافذ في مكانها.
نحن نستخدم Trello و Slack هنا أيضًا. نحن نستخدم Instacart للبقالة لدينا في المكتب. حقيقة أن لا أحد يجب أن تقلق بشأن هو مفيد ويجعلنا بطريقة ما أكثر إنتاجية نتيجة لذلك.
دينار أردني: وماذا عن أفضل الممارسات أو عادات الإنتاجية الشخصية؟
شبيبة: لقد بدأت حجب الوقت في يومي على التقويم للتأكد من عدم تجاوز الأشياء. لقد التقطت التأمل في الصباح لمساعدتي في ضبط الصفر والوصول إلى ما هو مهم.
واحد آخر غير تقليدي هو تفويض الأشياء. إنها ليست حلقة عمل لأربع ساعات من العمل ، لكن لديّ الشخصية التي تدفعني إلى الرغبة في القيام بكل شيء بنفسي. أصبح الوعي بالحاجة إلى التقصير في التفويض بدلاً من التقصير في فعل الأشياء بنفسي تأثيرًا كبيرًا.
بالنسبة لي هو مزيج من أن تكون أكثر مراعاة ، أشياء ملاكمة للوقت ، والتفويض. أنا أكثر في سلام وأركز على أمرين أو ثلاثة أمور مهمة كل يوم. كمؤسس ، يمكنك أن تشتت انتباهك أي شيء يتعلق بالشركة ، سواء كانت علاقات مع المستثمرين أو فرصة للعلاقات العامة ، وبالتالي فإن التفويض جعلني أكثر إنتاجية.
دينار: ما هو حجم موظفيك؟
شبيبة: عشرة أشخاص. أصبح التفويض أسهل ، ولكن هذا صغير جدًا ، بالطبع ، بالنسبة لشركة ما.
JD: نعم ، ولكن من المهم أن يعرف رجال الأعمال الآخرون أنه ، حتى لو كنت تعمل مع فريق صغير جدًا ، فإن التفويض لا يزال مهمًا.
