الحصول على المنظمة: التوقف عن القتال البريد الإلكتروني مع المزيد من البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني الزائد مشكلة إنتاجية ضخمة في مكان العمل. أقابل أشخاصًا في كل وقت يشكون من البريد الإلكتروني ، قائلين إنه يغلب عليهم ، متمنياً أن يكون هناك مفتاح إيقاف لجميع الرسائل الجديدة التي تصب في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم.

ومع ذلك ، فإن الكثير من هؤلاء الأشخاص أنفسهم يركزون على البريد الإلكتروني بحيث ينتهي بهم الأمر إلى تفاقم المشكلة. ما أراه هو الأشخاص الذين يحاولون مكافحة البريد الإلكتروني بمزيد من البريد الإلكتروني ، والذي بدوره يولد المزيد من البريد الإلكتروني. نظرًا لأنهم غارقون في تعاسة البريد الإلكتروني ، فإنهم لا يستطيعون عادة رؤية ما يحدث بشكل واضح ، لذلك ليس لديهم أدنى فكرة أنهم يزدادون سوءًا.

هناك بعض الطرق التي لاحظت أن الناس يطلقون النار على أنفسهم أثناء محاولة التعامل مع التحميل الزائد للبريد الإلكتروني.

لا تستخدم صندوق الوارد الخاص بك كقائمة مهام

المثال الأول للأشخاص الذين يجعلون مشاكل البريد الإلكتروني الخاصة بهم أسوأ هم القائمون بالخدمة ، كما أحب الاتصال بهم. يترك القائمون بالمهام رسائل البريد الإلكتروني في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم عندما تحتوي الرسالة على مهمة أو تقوم بتشغيل ذاكرة المهمة المعينة. بمعنى آخر ، يستخدمون البريد الوارد كقائمة مهام.

فكر في كيفية قيام الأشخاص عادةً بتعيين المهام عبر البريد الإلكتروني. نادراً ما يتم تحديد المهمة بوضوح في سطر الموضوع. يجب على المتلقي فتح وقراءة البريد الإلكتروني لمعرفة تفاصيل المهمة. على الأرجح ، لن تحتوي الرسالة على جميع المعلومات التي يحتاجها جهاز الاستقبال ، مثل الموعد النهائي أو تفاصيل أخرى حول المهمة. يوضح تبادل الرسائل ذهابًا وإيابًا المهمة ، وينتهي الأمر بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة في كل مرة تحدث فيها. باختصار ، تعد صناديق البريد الوارد للبريد الإلكتروني قوائم سيئة للغاية.

هناك مشكلة أخرى تتمثل في أنه يتعين على قائمة المهام التحقق باستمرار من كل بريد وارد لمعرفة ما إذا كان يحتوي على مهمة ، وإذا لم يكن كذلك ، فإنهم يتخلصون من البريد على الفور. يجب أن ينتهي الأمر بالمستمعين الذين يتوجب عليهم القيام به.

الأسوأ من ذلك ، اعتاد المستمعون على التحقق من بريدهم الوارد لمهامهم اليومية ، وغالباً ما ينتهي بهم الأمر إلى إرسال رسائل تذكير بأنفسهم عبر البريد الإلكتروني إلى أشياء أخرى يرغبون في إنجازها.

إذا كان البريد الإلكتروني يمثل مشكلة ، فلماذا تريد إنشاء المزيد من البريد الإلكتروني بهذه الطريقة؟

ومع ذلك ، في أعماق ذلك ، لا يستطيع المستفيدون من العمل رؤية كيف أن نظامهم يزيد الأمر سوءًا. غالبًا ما يجادلون بأن استخدام البريد الوارد كقائمة مهام هو الشيء الوحيد الذي يعمل. ولكن إذا شعر هذا الشخص نفسه بأنه غارق في البريد الإلكتروني ، فمن الواضح أنه لا يعمل. هناك بعض الحلول ، وسأحصل عليها في لحظة.

التوقف عن إرسال Nudgemail

لقد تحدثت في تراجع الشركات مؤخرًا عن إدارة البريد الإلكتروني. للتحضير للمحادثة ، تحدثت إلى بعض الموظفين وعلمت أن الكثير منهم كانوا يديرون كميات هائلة من البريد الإلكتروني ، وأحيانًا 1000 رسالة يوميًا ، باستخدام Nudgemail. لقد اعتقدوا أن هذه طريقة عاقلة تمامًا لإدارة التدفق.

Nudgemail هي أداة freemium تتيح لك غفوة البريد الإلكتروني بشكل أساسي عن طريق تحديد وقت ستظهر فيه مرة أخرى في صندوق الوارد الخاص بك كرسالة جديدة. "بشكل أساسي" كلمة مهمة جدًا هنا.

معظم وظائف الغفوة ، مثل تلك الموجودة في SaneBox أو بعض من أفضل تطبيقات البريد الإلكتروني ، تخفي الرسالة الأصلية من صندوق الوارد الخاص بك ، ثم تجعلها تظهر مرة أخرى كرسالة بريد جديدة غير مقروءة في الوقت الذي تختاره. Nudgemail يعمل بشكل مختلف قليلا. عند استخدامه لغفوة البريد ، تظل رسالة البريد الإلكتروني الأصلية في صندوق الوارد الخاص بك وتظهر رسالة جديدة في الجزء العلوي من صندوق الوارد الخاص بك ، مع ذكر موضوع الرسالة بالكامل.

لا تفهموني خطأ. Nudgemail هو أداة جيدة ، وهو حل رائع في بعض الحالات. يمكن لأي شخص ينظر إلى البريد الوارد كدفق من المعلومات بدلاً من نقطة تجميع للاتصالات التي تحتاج إلى معالجة ، أن يفعل ذلك جيدًا. ولكن عندما يخبرني العمال أن العدد الهائل من الرسائل في البريد الوارد يجعلهم غير قادرين على أداء وظائفهم ، و 20 في المئة من رسائلهم عبارة عن رسائل مكررة في شكل Nudgemails ، هذه مشكلة.

يمكن أن ينكر الكثير من المستمعين الذين يقومون بواجبهم حقيقة تعطل نظامهم ، حيث يقوم بعض مستخدمي Nudgemail بتحويله إلى عكاز. إنهم عالقون في عاداتهم الحالية لدرجة أنهم لا يستطيعون تصور حل أفضل.

لا ترد بسرعة

في كثير من الأحيان ، تعتبر الرد على رسالة بريد إلكتروني وسيلة للاعتراف برسالة شخص آخر دون تحريك المحادثة بالفعل إلى الأمام. تخيل زميل العمل في البريد الإلكتروني أن يسأل رأيك في العرض التقديمي. أنت لم تنظر في العرض التقديمي حتى الآن. بناءً على مكان عملك ، قد يكون الرد عليك بسرعة أكبر بـ "لا أعرف. لم أنظر بعد" ، بدلاً من الانتظار لمدة ساعتين حتى نظرت وشكلت رأيًا. عندما تقفز للرد بسرعة ، حتى لو لم تكن الرسالة جوهرية ، فأنت تقوم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني زائدة. إذا دفعتك ثقافة الشركة نحو هذا السلوك ، فمن الأفضل أن تصدق أن الآخرين يفعلون ذلك لك أيضًا.

يمكن اعتبار الشخص البطيء في الرد على البريد الإلكتروني كسالى أو لا يكون لاعب فريق ، حتى لو كان الانتظار للرد على رسالة بريد إلكتروني وسيلة أكثر منطقية وإنتاجية للقيام بذلك. لكنه متخلف تمامًا ، وتحتاج إلى الانفصال عنه إذا شعرت بالغمر من خلال البريد الإلكتروني.

ما يحدث في النهاية هو أن الناس يردون على الرسائل لمجرد عبور باك. دعنا نقول راج يسأل ساره رأي شيء ، وأنها ترد ، "لست متأكدا. ما رأيك؟" لقد عادت الكرة الآن إلى ملعب Raj's ، ويقع على عاتقه مسؤولية الرد إذا كانت سارة لديها رسالة جديدة غير مقروءة في صندوق الوارد الخاص بها لتذكيرها بالرد فعليًا هذه المرة.

مثال آخر شائع بالنسبة للأشخاص في أقسام الدعم ، مثل تقنية المعلومات ، هو أنهم سيقومون بإعداد عنوان بريد إلكتروني عام للموظفين لتقديم تذاكر المساعدة ، مثل عندما يخيف الموظف أن جهاز الكمبيوتر الخاص به مكسور ، لكنها بحاجة إلى احصل على المساعدة بسرعة ، فقد تنسى رسالة البريد الإلكتروني العامة ، وبدلاً من ذلك ترسل رسالة بالبريد الإلكتروني إلى الشخص الذي تعرفه في تكنولوجيا المعلومات. هل يجب على شخص تكنولوجيا المعلومات الاهتمام بالمشكلة؟ هل تجاهل البريد الإلكتروني؟ الرد وإخبار الموظف أنها تحتاج إلى استخدام عنوان IT الصحيح للمساعدة؟ CC رئيسها؟ ما هو الشيء الصحيح الذي يجب عمله؟

غالبًا ما ينتج عن الاستجابة ، التي تغذيها حالة من الذعر والإحباط ، المزيد من البريد الإلكتروني (ويخلق التوتر). مرة أخرى ، إنه مثال على ثقافة الشركة التي تخلق توقعات لاستجابة سريعة تكون في جذر المشكلة. ولكن يمكنك الابتعاد عن هذا النمط دون الإخلال بالسلام وإنشاء عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني نتيجة لذلك.

حلول للبريد الإلكتروني المفرط

كيف نتوقف عن توليد رسائل البريد الإلكتروني المفرطة؟ بعض الحلول بسيطة وسريعة ، ويمكن للفرد القيام بها دون دعم من الشركة.

في المثال السابق ، من المحتمل أن يقوم موظف فريق تقنية المعلومات بحل المشكلة في المهد من خلال إجراء محادثة وجهاً لوجه (أو مكالمة هاتفية مع موظف بعيد) ، بدلاً من الرد عبر البريد الإلكتروني. إذا قام شخص تكنولوجيا المعلومات بالرد عبر البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل أن زميل العمل المحتاج لن يقرأها عن كثب على أي حال. تذكر أنها تعاني بالفعل من مشكلة في جهاز الكمبيوتر الخاص بها. قد يبدو ذلك منخفضًا للغاية ، لكن مواجهة زميل العمل وجهاً لوجه بهدوء ومهنية ، سيساعدها على تذكر البروتوكول الصحيح لتقديم تذاكر المساعدة في المستقبل ، خاصةً إذا أوضح شخص تكنولوجيا المعلومات أي وظائف أخرى تحظى بالأولوية في لحظة. شرح شخص يقطع شوطا طويلا.

هناك طريقة أخرى لإيقاف إنشاء البريد الإلكتروني الزائد لنفسك وهي العثور على أدوات مساعد البريد الإلكتروني الجيدة التي تساعدك على تقليص البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك ، بدلاً من نشرها ، كما يفعل Nudgemail. SaneBox (حوالي 7 دولارات شهريًا) هو الحل الذي أوصي به. Mailbird هو تطبيق عميل البريد الإلكتروني الذي يأتي مع خيار قيلولة بعد الظهر وغيرها من الميزات التي قد تساعد كذلك.

توقف عن استخدام البريد الوارد كقائمة مهام ، سواء بالنسبة للمهام الشخصية أو المهام المتعلقة بالعمل. هناك العديد من الأدوات الرائعة التي أصبحت الآن أفضل بكثير في تعيين المهام وتتبعها وتحديث التفاصيل المتعلقة بها وما إلى ذلك ، والتي لا تعتمد على البريد الإلكتروني. أنا أحب Todoist ، على الرغم من أن Wunderlist هو أيضًا تطبيق رائع.

إذا تمكنت من إقناع فريق العمل أو القسم الخاص بك بالتقاط أداة أفضل لمهام المهام ، فستكون في حالة أفضل بكثير. بصرف النظر عن تطبيقات إدارة المشروعات الكاملة ، هناك تطبيقات تعاون أخرى تتميز بخفة وزنها وسهولة استخدامها وأسرع في الإعداد ، وقد تكون حلاً أفضل لتحديات فريقك.

لمزيد من المعلومات ، راجع نصائحي الأخرى حول كيفية تقليل التحميل الزائد للبريد الإلكتروني للمكتب.