الحصول على المنظمة: أدوات لعقد اجتماعات أفضل

يحب الخبراء أن يقولوا إن الاجتماعات تقتل الإنتاجية. اجتماعات لا لزوم لها وسوء التخطيط بالتأكيد. لكن بعض الاجتماعات ضرورية. يمكن للاجتماعات ختم صفقات تجارية جديدة. يمكنهم إطلاق فريق على مشاريع جديدة مثمرة. يمكنهم تصحيح المسار في مشروع خاطئ. ويمكنهم تسهيل الصداقة الحميمة بين المتعاونين غير القادرين على التواجد في نفس المكان. عندما يجب أن يكون لديك اجتماع على الإطلاق ، ستحتاج إلى بعض النصائح لعقد اجتماعات أكثر إنتاجية ، وكذلك البرنامج المناسب للقيام بذلك.

جدولة

قد يتبادر Outlook إلى الأذهان باعتباره برنامج المكتب النموذجي المستخدم لجدولة الاجتماعات ، لكنني أجد أن العديد من ميزات Outlook صعبة الاستخدام وصعبة التعلم كما هو مقصود. إذا كان جميع المشاركين في اجتماعك من مستخدمي Outlook المهرة ، فيمكنك على الأرجح إيجاد وقت للقاء يعمل مع الجميع ، وحجز قاعة مؤتمرات ، والحصول على هذا الاجتماع في التقويم باستخدام أي شيء سوى Outlook. أحتاج إلى شيء أكثر بساطة ، وأنا إلى حد ما من هواة الأدوات التنظيمية ، لذلك لا يمكنني إلا أن أتخيل كيف يمكن للآخرين الشعور تجاه Outlook كأداة جدولة.

Doodle.com هو هذا الحل البسيط. إنه أحد مواقعي المفضلة للتخطيط للاجتماعات والاجتماعات. Doodle.com هو موقع إلكتروني مجاني وخدمة تجعل الجدولة بسيطة مثل إنشاء استطلاع. يمكنك دعوة أشخاص إلى الاستطلاع (عن طريق إرسال عنوان URL حوله ، أو دعوتهم مباشرةً من Doodle) ، ويقومون بالتحقق من الأوقات المتاحة لهم بناءً على الخيارات التي يوفرها مُنشئ الاستطلاع. إنه حلم تحقيق الكفاءة.

لمعرفة المزيد حول Doodle ، راجع مقابلتي مع مؤسس Doodle's Michael Naef ، والذي يتضمن فيديو يوضح كيفية عمل Doodle.

استضافة اجتماع الظاهري

Webex و GoToMeeting هما من خدمات الاجتماعات الافتراضية الأكثر شهرة والتي ، في تجربتي ، تميل إلى استخدامها من قبل أشخاص لديهم شركات بالفعل حساب مع هذا المزود. الحسابات المدفوعة لأي منهما مليئة بالميزات ، مثل القدرة على تسجيل الاجتماعات ، والدردشة مع المشاركين الآخرين ، ومشاركة كل ما يحدث على شاشة كمبيوتر شخص ما ، وتوصيل العديد من كاميرات الويب ، وأكثر من ذلك بكثير. يتطلب GoToMeeting تثبيت تطبيق مثبت للاستخدام.

يقدم Webex حسابًا مجانيًا (GoToMeeting لا) ، لكنه يأتي مع بعض القيود المشددة. على سبيل المثال ، يمكن لشخص واحد فقط استضافة الاجتماعات ، والحد الأقصى لعدد الأشخاص في الاجتماع هو ثلاثة. يحتاج كل شخص في الاجتماع إلى استخدام VoIP نظرًا لأن الاتصال الهاتفي عبر الهاتف غير مدعوم ، ويمكن للمضيف مشاركة سطح المكتب الخاص به ، ولوح المعلومات ، والمستندات ، ولكن ليس التطبيقات أو أي شيء يتم تشغيله عن بُعد. لذلك إذا كنت تستخدم أيًا من هذه الخدمات ، فربما تحتاج إلى حساب مدفوع.

Join.me هو خيار شائع آخر لاستضافة الاجتماعات الافتراضية. مثل Webex ، لديه خيار مجاني ، ولكن مع قيود فضفاضة على القيود. يقبل حساب Join.me المجاني ما يصل إلى 10 مشاركين في اجتماع افتراضي ، ويدعم مشاركة الشاشة والقدرة على مشاركة التحكم (أي تسليم بعض واجبات الاستضافة إلى مشارك آخر).

يعد MeetingBurner (مجانًا ؛ حسابات Pro من 39.95 دولارًا شهريًا) خيارًا آخر يتم تشغيله في المستعرض دون الحاجة إلى تثبيتات. من خلال حساب مجاني ، يمكنك عقد اجتماعات لما يصل إلى عشرة أشخاص ، ولكن الصوت عبر بروتوكول الإنترنت غير مدعوم ، ولكن Skype يعمل مع الخدمة مباشرة.

لا يُعد Skype أداة سيئة لاستضافة أنواع معينة من الاجتماعات ، لكنه ليس دائمًا موثوقًا به مثل بعض الاجتماعات الأخرى. كما هو الحال مع الأدوات الأخرى ، يأتي حساب Skype المجاني مصحوبًا بعدة قيود (لا تعد مشاركة الشاشة كبيرة بالنسبة للاجتماعات ومؤتمرات الفيديو مع شخص واحد آخر فقط) ، ولكن يمكن أن يكون خيارًا مناسبًا عندما تحتاج إلى الحصول على صوت بسرعة اتصل بأشخاص منتشرين في جميع أنحاء العالم… ولديهم بالفعل حسابات Skype.

التعاون وجها لوجه

تعمل معظم أدوات الويبينار المذكورة أعلاه على تسهيل التعاون الافتراضي عبر الإنترنت ، ولكن عندما يكون الجميع في نفس الغرفة ويمكنهم التحدث وجهاً لوجه ، فإنني أحب استخدام أدوات أقل كثافة في الإدارة.

Google Drive (مجاني) سهل الاستخدام في المكتب لأن العديد من الأشخاص يمكنهم تحديث المستندات في الوقت الفعلي. يمكنك أن ترى عندما يقوم شخص آخر بتحرير أو عرض نفس المستند الذي قمت بفتحه. Google Drive ليس مثاليًا على الأجهزة المحمولة ، لسوء الحظ. ما زلت أجد أنه أسهل في الاستخدام على جهاز كمبيوتر محمول أثناء الاجتماعات عن طريق تطبيق Google Drive iPad ، على سبيل المثال.

أخذت Asana عالم التعاون من خلال العاصفة بفضل أداة إدارة المهام التعاونية (وإدارة المشاريع) الممتازة عبر الإنترنت. إنها خدمة رائعة يتم استخدامها خلال دورات العمل الخاصة بك ، وتظهر قيمتها أثناء الاجتماعات لإنشاء مهام جديدة ، مثل إجراءات المتابعة المعينة للأشخاص في نهاية الاجتماع.

أخذ ملاحظات

إيفرنوت (مجاني إلى 45 دولارًا شهريًا للقسط) هي الغوريلا التي تبلغ قيمتها 800 رطل من تدوين الملاحظات ، وأنا أستخدمها بشراسة أثناء الاجتماعات. أحب أن لديها وظيفة تسجيل صوتي مدمجة تسمح لي بالتقاط المحادثة بأكملها في حال احتجت إلى الرجوع إليها لاحقًا. إنه رائع أيضًا على جهاز محمول لميزة الكاميرا الخاصة به. التقط صورة للوحة بيضاء ، وقم بتحميلها على Evernote ، وسيتم تحليل جميع النصوص الموجودة في الصورة بواسطة التعرف الضوئي على الحروف (OCR) وتصبح قابلة للبحث بشكل كامل.

Minutes.io (مجاني) ، المصمم لغرض صريح وهو أخذ محاضر الاجتماعات ، يعمل في متصفح ولكنه يعمل عبر الإنترنت وغير متصل. عندما يُطلب منك تدوين ملاحظات رسمية للاجتماع بشكل غير متوقع ، يبدأ minutes.io بسرعة ويعمل بشكل جيد ، مما يوفر لك نموذجًا للمهمة قيد البحث.