كن منظمًا: ما هي أفضل أداة لتنظيم أعمال متنامية؟

"ما الأداة التي ستساعدني على إدارة أعمالي المتنامية بشكل أفضل؟" كتب لي قارئ اسمه رافائيل الشهر الماضي لطرح هذا السؤال. لقد كان يقرأ عن بعض من أفضل أدوات إدارة المشاريع ، وبرامج إدارة العمل ، وبرامج الاتصالات ، وجميع تلك التطبيقات الإنتاجية الأخرى التي تهدف إلى تحقيق ازدهار في العمل. لكنه لم يستطع تحديد أي واحد من شأنه أن يعمل في الواقع أفضل لإدارة عمله.

فقد كتب قائلاً: "لقد بدأت العمل في شركة صغيرة للاستثمار العقاري ، وهم في الحقيقة يحتاجون إلى المساعدة في أتمتة عملياتهم. إنهم يديرون الأشياء بشكل أساسي عن طريق البريد الإلكتروني (argh!) مع وجود خطط للتوسع ، إنها ليست بنية قابلة للتطوير. في هذه المرحلة ، كنت أفكر في استخدام إما Asana أو Teamwork Projects لتبسيط العمليات وأردت المدخلات الخاصة بك. لتزويدك ببعض المنظور ، فإن الفريق يتكون من خمسة موظفين داخليين يعملون مع المستثمرين لشراء وبيع العقارات."

أوضح رافائيل أيضًا أنه يفكر في كل عقار كـ "مشروع" ، وأراد أن يكون قادرًا على إنشاء قائمة مهام لكل مهمة يتم تعيينها للموظفين حسب الحاجة. تدير المنظمات في أي مكان من 150 إلى 200 "مشروع" في وقت واحد. ومن وقت لآخر ، يحتاج اللاعبون الخارجيون إلى نظرة ثاقبة لهذه العملية.

وقال أيضًا إن المرونة وتعاون الفريق لهما أهمية قصوى ، كما هو الحال في العديد من الشركات. لكنه بدا جميلًا على استخدام مشاريع Asana أو Teamwork. إليكم ردي:

سطح أوراق اللعب مقابل لعبة الورق

فكر في Asana كطاولة أوراق ، وفكر في Teamwork Projects (لعبة العمل الجماعي). مع مجموعة أوراق اللعب ، يمكنك لعب لعبة قام شخص آخر بإنشائها ، أو يمكنك إنشاء لعبتك الخاصة. مع لعبة لوح ، تأتي اللعبة مع قواعد ، ويمكنك ثنيها إذا أردت ، ولكن بشكل عام ، تم تصميم لعبة اللوحة بحيث يتم لعبها معك وفقًا للقواعد.

في تجربتي ، يستغرق تطبيق Asana وقتًا صحيحًا ، ولكن في النهاية ، يمكنك استخدامه كما تريد. ستكون الأيام القليلة الأولى مربكة حقًا لكل من يتعلم استخدام النظام. السبب هو أن فريقك سيحتاج إلى وضع قواعد لكيفية استخدامه. لا توجد طريقة صحيحة أو خاطئة لاستخدام Asana.

بعد بضعة أسابيع ، نأمل أن يكون الموظفون الخمسة على متنها ، وربما يبدأون في تعديل قواعدهم في هذه المرحلة. أسانا يأخذ المحاكمة والخطأ. يتطلب الأمر أيضًا اتصالًا قويًا بالفريق لضمان استخدام الجميع للأداة بالطريقة نفسها.

الآن دعنا نتحدث عن مشاريع العمل الجماعي. سيستغرق الأمر بعض الوقت لفريقك لينمو معتادًا على مشروعات العمل الجماعي أيضًا ، ولكن لسبب مختلف. سوف يستكشف الأشخاص جميع الميزات ويدخلون المهام لأول مرة. من المحتمل أن ينشئ فريقك مجموعة من النماذج التي يمكنهم إعادة استخدامها مرة أخرى للبيع أو الشراء التالي. لكن مع مشروعات العمل الجماعي ، المفتاح هو أنك ستتعامل مع كل عملية شراء أو بيع عقار كمشروع.

يكون للمشروعات دائمًا تواريخ انتهاء ، وفي حالتك ، يكون تاريخ الإغلاق. عادة ما يكون لديهم علامات بارزة ، ربما في التعاقد أو الحصول على أموال في الضمان. مع المشاريع ، وتواريخ هذه المواعيد النهائية والمعالم المهمة. ليس لدي أدنى فكرة إذا كانت المواعيد النهائية مهمة لفريقك أم لا. هل يقول فريقك أشياء مثل: "دعونا نشتري هذا العقار بحلول الأول من أكتوبر" أو فقط "دعنا نشتري هذا العقار" دون معرفة كم سيستغرق ذلك؟ إذا كان لديك مواعيد نهائية محددة ، فمن المحتمل أن تكون "مشاريع العمل الجماعي" أفضل.

تتيح لك أدوات إدارة المشروع ، مثل Teamwork Projects ، إنشاء تبعيات بين المهام بحيث لا يمكن أن تحدث مهمة واحدة حتى تحدث جميع المهام التابعة. على سبيل المثال ، إذا لم تتمكن من التعاقد حتى يتم الفحص ، فمن الممكن الإعداد في "مشاريع العمل الجماعي". مع Asana ، يمكن لفريقك اختيار اللعب بهذه القاعدة ، لكنه لن يكون جزءًا من النظام نفسه. يمكنك استخدام كلتا الأداتين مجانًا للتعرف على كيفية عملها ، ثم الترقية إلى حساب مدفوع يحتوي على المزيد من الميزات.

اختيار أداة

راجعت مع رافائيل بعد بضعة أسابيع لمعرفة ما إذا كان قد اتخذ قرارًا وكيف كانت الأداة تعمل لفريقه. لقد اختار تجربة مشروعات العمل الجماعي. وقال إن نقطة البيع هي القدرة على خلق التبعيات بين المهام. استغرق الإعداد بعض الوقت ، كما هو متوقع ، ولكن لدى Rafael بعض الأخبار الرائعة لمشاركتها ، أيضًا:

وكتب رافائيل: "أحد الأشياء الجديرة بالملاحظة هو أن هناك عرضًا لبدء العمل بمشروعات العمل الجماعي ، حيث يقدمون للشركات الناشئة قيمة البرنامج لمدة عام مجانًا! لقد كان مفيدًا جدًا في هذه الخطوة".

موارد إضافية

للحصول على المشورة ذات الصلة ، راجع 7 طرق لتبسيط إدارة المشاريع في مشاريع العمل الجماعي واستخدام Asana في الأعمال التجارية.

وللحصول على مزيد من توصيات تطبيقات الأعمال ، راجع أفضل برنامج للتعاون التجاري عبر الإنترنت.