الحصول على المنظمة: نصائح رائعة لأسماء ملفات أفضل

كيف تقوم أنت وزملاؤك في العمل بتسمية ملفاتك بنفس أهمية كيفية تسمية المجلدات الخاصة بك. يؤدي القيام بذلك بذكاء ومنهجية ومنطقية منذ البداية إلى وضع أعمالك على النجاح والنمو على المدى الطويل والاستقرار.

من المحتمل أن يكون لدى العديد من الشركات التي تفكر في دفعة تنظيمية جديدة تراكم هائل من الملفات القديمة التي لن ترغب في إعادة تسميتها (على الأقل ليس فورًا). حسنا. عليك أن تبدأ في وقت ما.

في كثير من الحالات ، يكون من المنطقي تطبيق نظام جديد عند بدء مشروع جديد أو فريق أو ربع مالي أو سنة جديدة - مهما كانت معالمك الرئيسية. من المنطقي أن نبدأ من نقطة مهمة في الوقت المناسب جزئياً بسبب كيفية تعاملك مع الأرشيفات غير المنظمة. في غضون عام ، ستتمكن من العثور على كل ما تحتاجه حديثًا وإدارته دون عناء ، لكنك لن تكون قادرًا على العثور على الأشياء القديمة التي تسبق نظامك الجديد بنفس السهولة. سأعطيك بعض الحيل للتعامل مع هذه المحفوظات دون قضاء أشهر (أو شاب متدرب) في إعادة تسمية كل منهم.

أسماء الملفات

كما هو الحال مع المجلدات ، يجب أن تكون أسماء الملفات:

• فريد

• يدل على ما يحتويه الملف

• تمشيا مع كيفية تفكير عملك في المعلومات

• قابل للفحص (بالعين البشرية) وفقًا لكيفية العثور أنت وموظفيك على المعلومات

• أمر طبيعي أبجديا

• ثابتة!

فريد. من الأهمية بمكان أن تكون أسماء الملفات فريدة ، خاصة إذا كنت تعمل في بيئة تعاونية ، وخاصة إذا كنت تقوم بنسخ الملفات بشكل متكرر إلى خادم. إذا لم يكن لديك نظام لكيفية الحفاظ على أسماء الملفات فريدة من نوعها ، فإنك تخاطر بالكتابة فوقها وفقدان جميع بياناتك. في البيئات التعاونية ، من الشائع الكتابة فوق الملفات عن قصد. إذا ، مثلي ، تغضت عن التحذير المنبثق ("هل تريد بالتأكيد استبدال الملف الحالي بالملف الأحدث؟") ، فلن يمنعك شيء من الكتابة فوق الملف الخطأ إذا كان لديه نفس الاسم.

على سبيل المثال ، دعنا نقول أن لدي فاتورة جديدة من Gray's Electronics تسمى Grays-invoice.pdf ، مؤرخة بالأمس. قد ألصقها على الخادم في مجلد الفواتير ، وقد أتلقى تحذيرًا من وجود ملف بهذا الاسم بالفعل. قد أفترض أيضًا أنه منذ ظهور الفاتورة بالأمس ، قام شخص آخر بوضعها هناك - لكنني كنت فقط أوقع قسم المحاسبة على هذه الفاتورة ، لذلك يجب أن تكون الفاتورة هي الأحدث ، لذلك سأقوم بالكتابة فوق الفاتورة القديمة. الأمر برمته يقع على عاتق الجميع عندما يسألني أحدهم في وقت لاحق من ذلك اليوم لسحب فاتورة غراي السابقة ، كما تعلمون ، تلك التي كانت منذ شهرين… تلك التي تحمل نفس اسم الملف ، والذي انتهى الآن.

الإرشادي. يبدو من السخف أن تشير إلى أن أسماء الملفات يجب أن تشير إلى ما تحتويه ، لكنني رأيت أنها تسير بشكل خاطئ مرات عديدة. يفترض العديد من الأشخاص أنه عندما يتداخلون داخل مجلد ، فإن المجلد يعتني باسم الفئة الأكبر. ويفترضون أيضًا بشكل خاطئ أن أكثر محتويات الملف صلة لهم ستكون أيضًا واضحة لأي شخص آخر يحتاج إلى الوصول إلى الملف. لنأخذ مثال الفواتير مرة أخرى. لنفترض أن قسم المحاسبة يعثر على الفواتير من خلال ثلاث طرق: رقم الفاتورة ، معرف الضريبة ، والشهر المالي الذي تم فيه دفعه. المحاسبة لا يمكن أن يهتم أقل من أنها "فاتورة غراي".

أنا شخصياً أستخدم معرفين رئيسيين لكل الملفات: التواريخ والرموز الرقمية. في المنزل ، أنا بلوق عدة مرات في الشهر. يتم تصنيف جميع الملفات النصية والصور التي أستخدمها على مدونتي بتاريخ أربعة أرقام (YR MO) والمصنف "bg" لـ "blog". يطلق على صورة لسوق في مونتريال تم التقاطها خلال رحلة في سبتمبر 2010 اسم 1009bg_montreal_market.jpg. تعمل الأرقام المكونة من أربعة أرقام لملفات مدونتي لأنني أكتب فقط في المتوسط ​​أربعة أو خمسة منشورات في الشهر.

في بعض الأحيان ، رغم ذلك ، قد يكون لدي عشرات الصور من شهر معين. في هذه الحالة ، إما أن أقوم بترميزها برقم مكون من ستة أرقام ، مضيفًا اليوم إلى النهاية ، أو اختصر بعض الدلائل الأخرى لحفظ الأحرف حتى أتمكن من إضافة نص وصفي أكثر إلى أسماء الملفات. فمثلا:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

أعلم قبل أن أفتح الملفات بأن هاتين الصورتين من الفلفل التي قمت بنشرها على مدونتي (bg) ، التي التقطت في سبتمبر 2010 (1009) ، في مونتريال (mnrl) ، في السوق (mrkt).

خدعة أخرى ، إذا كنت تسافر كثيرًا ، استخدم رمز المطار للإشارة إلى الموقع: YUL لـ Montreal ، LAX for Los Angeles ، LHR أو LGW for London ، وهكذا.

تمشيا مع عملية التفكير في العمل. كما كنت قد خمنت من المثال أعلاه ، أعرف أنه يمكنني الاعتماد على ذاكرتي لسحب المعلومات حسب التاريخ. عند تحديد كيفية عمل اصطلاحات التسمية ، يجب أن تعرف كيف يتذكر عملك المعلومات. لكن التمور تقتل أيضًا عصفورين بحجر واحد. يقومون بتشفير الملف عندما حدث أو كان ذا أهمية ، مما يجعلك في منتصف الطريق إلى الحصول على أسماء فريدة. لن أفتح صورًا بطريق الخطأ من رحلتي إلى مونتريال منذ عام 2006 عندما أرغب حقًا في الحصول على الصور من عام 2010 ، حتى لو قمت بتصوير الصور في الأسواق في كل مرة.

أنا أوصي تماما بما في ذلك تاريخ في أسماء الملفات الخاصة بك. والسؤال الحقيقي الوحيد هو ، ما التاريخ الأكثر فائدة لعملك؟ التاريخ الذي تم فيه إرسال فاتورة أو معالجتها ، أو تاريخ الانتهاء من العمل أو عندما تم توقيع العقد؟ يجب أن يقوم أصحاب الأعمال وقادة الفرق ومديري الإدارات بإجراء المكالمة النهائية ، لكن لا تتحدث مع الأشخاص الذين يقومون بأكثر الأعمال اليومية أولاً. إنهم الأشخاص الذين سيعرفون حقيقة الأمر.

ممكن الإطلاع عليه. عندما تفتح مجلدًا ، فأنت تريد معرفة محتوياته على الفور ، دون فتح الملفات أو التحديق في طرق عرض الصور المصغرة. يتضمن استنباط اصطلاح تسمية الملفات الصحيح معرفة المعلومات الأساسية الموجودة في كل مستند. أزعجني عندما أرى كمبيوتر شخص ما مع الملف استئناف. doc. الذي استئناف هو؟ متى تم تحديثه؟ هل هي نسخة طويلة أم نسخة قصيرة؟ أين سيتم إرسالها؟ 1102_CV_marketing_digital.doc قد تكون السيرة الذاتية التي تبرز تجربة التسويق الرقمي ، في حين أن 1102_CV_short.doc قد تكون السيرة الذاتية المهنية العامة التي تنوي تحديثها عند التقدم إلى كلية الحقوق.

مجرد التفكير في مدى إنتاجية أنت وزملائك من أنت على دراية عالية اليقين بما يحتويه كل ملف قبل فتحه.

أمر طبيعي. سبب آخر أود أن استخدم التواريخ كمعرفات هو أن كل شيء سيكون في ترتيب زمني عندما يقوم المجلد بفرز الملفات حسب الاسم ، وهو عادةً ما يكون الافتراضي. الفرز حسب تاريخ الملف الفعلي يخبرك فقط بموعد آخر تحديث للملفات ، وهذا من غير المرجح أن يكون الشيء الأساسي الذي تريده أو تحتاج إلى معرفته. إذا وضعت دائمًا YR MO DA في بداية اسم الملف ، فستحصل دائمًا على الطلب.

التناسق. في السابق ، صنعت القياس الذي يجري تنظيمه مثل البقاء في الشكل. التغيير لا يحدث بين عشية وضحاها. المكافآت تأتي على المدى الطويل ، وليس على المدى القصير. تحتاج إلى إجراء تغييرات مناسبة لك وسوف تستمر ، بدلاً من القفز على نظام غذائي بدعة. عندما تشعر أنك وجدت حلاً يمكنك التعايش معه ، التزم به!

التعامل مع المحفوظات أو الملفات الأقدم بذكاء

لا أحد يتوقع منك إعادة تنظيم وإعادة تسمية أرشيف البيانات بالكامل. إنها ليست طريقة قيمة لقضاء وقتك ، ومن السخرية التفكير في أنه يمكنك حتى سحبها. فما الذي يجب عليك فعله مع كل هذه الملفات والمجلدات غير المنظمة من الماضي؟

التفكير في جميع ملفاتك في وقت واحد أمر لا يمكن إدارته. لهذا السبب انهم غير منظم! أسهل طريقة لبدء معالجة أرشيفك هي التفكير في مجموعتين: القديمة والقديمة. كيف يمكنك تحديد القديم والقديم حقا متروك لك.

بالنسبة لي ، تعني كلمة "القديمة" حقًا أنني متأكد أكثر من 99 في المائة من أنني لن أقوم بالوصول إلى الملف مرة أخرى - لكن قد يحدث ذلك. بالنسبة للأشياء "القديمة حقًا" ، بالنسبة لي ، يجب أن يكون عمرها ثلاث سنوات على الأقل. الملفات التي تفي بهذين المعيارين جاهزة للأرشفة على القرص.

يشير مصطلح "القديم" بشكل عام إلى الملفات التي عملت عليها خلال عام واحد وثلاث سنوات مضت. تظل هذه الأجهزة موجودة على محرك الأقراص الثابتة أو الخادم ، حيث يمكنني الوصول إليها إذا كنت بحاجة إليها ، ولكن يتم إلقاؤها في مجلدات السنة. لدي مجلدات تحمل الاسم "2010" و "2009" و "2008."

يتيح لك وضع محتوى أقدم في مجلدات حسب السنة القيام بتنظيف الربيع. هل سبق لك أن حاولت تنظيف خزانتك بدقة دون إفراغها؟ لا يعمل. للحصول على المنظمة ، تحتاج إلى بداية جديدة. يمنحك مسح جميع ملفاتك في مجلدات كل عام بداية نظيفة دون إزالة أي شيء قد تحتاجه بالفعل. تحتاج إلى رؤية نافذة نظيفة ومرتبة قبل أن تتمكن من التنظيم!

ماذا تفعل مع ملف يمتد لعدة سنوات؟ التمسك به في مجلد السنة الأكثر حداثة. هل عملت عليه العام الماضي؟ ثم يجب أن يكون في مجلدات العام الماضي. إذا كنت قلقًا من أنك لن تستطيع العثور عليه ، فلماذا؟ ملفاتك بالفعل فوضى! ربما يتعين عليك البحث عن الملف على أي حال ، فما الذي يهم إذا تداخل داخل مجلد واحد آخر؟

خذ بعيدا

النقاط المهمة في هذا المقال هي:

1. يجب أن يفهم الجميع في المؤسسة اتفاقية تسمية الملفات التي يستخدمها عملك.

2. يجب أن تساعد اصطلاحات تسمية الملفات الأشخاص في العثور على المعلومات بسرعة عن طريق مسح الأسماء أو البحث عن التواريخ أو الدلائل الأخرى في الاسم.

3. الملفات "المرتبة بشكل طبيعي" أسهل في المسح والفرز.

4. أن تكون متسقة مع اصطلاحات التسمية.

5. تجنب مشروع الإصلاح الشامل ببساطة عن طريق أرشفة البيانات القديمة حسب السنة.