الحصول على المنظمة: تبادل البيانات أكثر ذكاء

التواصل هو شريان الحياة لكل الأعمال. ومع ذلك ، يتجاهل الكثير من قادة الأعمال ، المحاصرين في التحديات اليومية ، الحاجة إلى إعطاء الموظفين طرقًا عملية لمشاركة المعلومات.

ما أقصده عن طريق "مشاركة المعلومات" يشمل الاتصال الشفوي والوثائق المكتوبة وصيانة الخادم وكتابة البريد الإلكتروني والمزيد. لأغراض هذا المقال ، سأركز على المستندات الإلكترونية ، لكن من المهم للغاية التفكير في كيفية مشاركة المعلومات في جميع أنحاء المنظمة وعلى جميع المستويات.

أهمية المشاركة

لماذا تعتبر مشاركة المعلومات مهمة؟ كلما كانت مشاركة معلوماتك أفضل ، كان عملك أكثر فاعلية. إعطاء الموظفين المعلومات التي يحتاجون إليها للنجاح في وظائفهم والقيام بها بشكل أفضل يزيد رضاهم الوظيفي أيضًا.

عندما لا يتم مشاركة المعلومات بشكل جيد ، تعمل الشركات بشكل أقل كفاءة وتهدر الأموال. في كل مرة ينضم الموظف الجديد إلى الفريق - سواء كبديل دائم أو مؤقت (إعاقة أو إجازة أمومة أو إجازة سببية) أو في دور جديد - يحتاج هذا الشخص إلى معرفة قدر كبير من وظيفة وظيفته ، وكذلك كيفية العمل يعمل. عندما يتبادل الموظفون المعلومات جيدًا ، يتعلم أعضاء الفريق الجدد ما يحتاجون إلى معرفته بشكل أسرع. وما يحتاجون إلى معرفته حقًا هو كيف وأين يمكن العثور على المعلومات ، بدلاً من الإجابات المحددة على الأسئلة. إنه مبدأ "علم الرجل بالصيد".

واحدة من أغلى التكاليف في الأعمال التجارية هي توظيف بسبب الوقت الضائع في الحصول على موظفين جدد يصل إلى السرعة. كلما تمكن الموظفون الأسرع من معرفة كيفية الإجابة عن أسئلتهم ، كلما أسرعوا في تقديم مساهمات كبيرة في النتيجة النهائية. هدفك في تحسين تبادل المعلومات عبر الشركة هو تسهيل حل المشكلات الخاصة بهم. الهدف الآخر هو تقليل عدد المرات التي يكرر فيها الأشخاص نفس الأخطاء. تخيل مدى سلاسة وربحية عملك يمكن أن تعمل إذا قمت بتقليل هذه التكاليف.

أنواع المعلومات مشاركة الموظفين

دعنا نأخذ بعين الاعتبار بعض الأنواع المحددة من المعلومات التي يجب مشاركتها: الوثائق الإجرائية ، مخططات منظمة الموظفين ، مخططات سير العمل ، معلومات اتصال الموظفين ، معلومات اتصال العميل ، ونماذج الموارد البشرية. في جميع الاحتمالات ، جعل عملك أشكال الموارد البشرية في متناول جميع الموظفين - عادة لأن القانون يتطلب ذلك. عندما يتعلق الأمر بجميع تلك المستندات الأخرى ، على الرغم من أن فرصها قديمة أو غير موجودة على الإطلاق.

بدلاً من ذلك ، يتم تخزين الكثير من المعلومات التي يجب تدوينها في رأس شخص ما ، وهذا يمثل مشكلة لعدة أسباب. بالنسبة للمبتدئين ، يجب ألا يكون الشخص هو الحارس الوحيد لأية معلومات مهمة للأعمال. انها مجرد مخاطرة كبيرة جدا. إذا مرض ذلك الشخص ، أو ترك المنظمة ، أو استاء من الأشخاص أو الممارسات داخل المنظمة ، فقد يعيد العمل إلى الوراء سنوات! ثانياً ، عندما يتم تخزين المعلومات في رأس شخص ما بدلاً من مكانها المرئي ، لا يمكن لأي شخص آخر المساهمة فيها. ثالثًا ، الأشخاص الآخرون الذين يحتاجون إلى المعلومات ليسوا متأكدين أبدًا إذا كان لديهم أحدث إصدار. الأسباب تطول وتطول.

واحدة من أروع الأصول للقوة العاملة المبتدئة هي أنهم يعرفون كيفية البحث عن الأشياء. إذا كانوا بحاجة إلى معرفة شيء ما (مثل كيفية كتابة الصيغ في Excel) ويمكنهم التعرف على المصطلحات الأساسية المستخدمة لوصفها (على سبيل المثال ، المجموع ، والمنتج ، وجداول البيانات المرتبطة) ، يمكنهم العثور على الإجابة عبر الإنترنت.

في كثير من الأحيان ، لا يتم تصميم الشركات لدعم هذا النوع من الاكتفاء الذاتي. في مكان العمل ، لا يمكنك دائمًا البحث عن الإجابة. في بعض الأحيان ، يجب عليك تعقب الأشخاص وهز المعلومات التي تحتاج إليها ، كما ذكرت في القسم السابق. لا يتم تخزين الإجابات في مكان يمكن البحث فيه. لكن يجب أن يكونوا!

حمل الناس على المشاركة

إذا كنت تقرأ هذا المقال وتفكر فيه ، "إن عملي في الحشائش. لن يكون لديك الوقت أو الموارد اللازمة للقيام بهذا النوع من السجل الخلفي" ، لا تخف. إليك كيفية تقسيمها إلى مشروع يمكن إدارته من أربع خطوات.

1. اشرح أهمية المشاركة. أخبر بصراحة الأشخاص في مؤسستك ، في اجتماع مدته 15 دقيقة ، عن أهمية مشاركة المستندات.

2. خصص نصف يوم لمشروع التوثيق. اشتري وجبة غداء للجميع إذا كان لديك لتحلية الصفقة.

3. إذا تم ترتيب عملك في فرق ، فيجب أن يجتمع كل فريق لمناقشة الوثائق التي يحتاجون إلى تجميعها أو تحديثها. يمكنهم أيضًا تحديد أولويات المستندات الأكثر أهمية لإنشاءها استنادًا إلى المعرفة التي تعيش فقط في رأس شخص واحد.

4. خلال مشروع نصف يوم ، سيكون كل شخص مسؤولاً عن وثيقة واحدة فقط. بالنسبة للعمليات المعقدة ، يمكن أن يكون هناك شخصان أو أكثر مسؤولين. الهدف من المشروع هو إعداد المستندات التي يحتاجها العمل - وليس الانتهاء من كل واحدة في ذلك اليوم.

في نهاية المشروع الذي يستمر لمدة نصف يوم ، يجب على أعضاء الفريق (أو المؤسسة بأكملها ، إذا كان نشاطك التجاري صغيرًا) مشاركة بعضهم بعضًا فيما قاموا بإنشائه ومدى تقدمهم. تأكد من أن الجميع يفهم أن جميع الوثائق تهدف إلى أن تصبح وثائق حية.

هذه الخطوة الأخيرة ضرورية وتستحق كلمة أو كلمتين من الشرح.

الوثائق الحية

المستند المباشر هو المستند الذي يتغير مع الوقت وعادة ما يمكن تغييره بواسطة مجموعة من الأشخاص ، وليس مسؤول واحد فقط. من الأهمية بمكان أن يتمتع كل شخص متأثر بالوثائق بفرصة التفكير في كيفية معالجتها وما يوجد فيها ، حتى الموظفين المبتدئين الذين قد يكونون في الحقيقة أكثر الأشخاص دراية بمهام معينة.

الغرض الكامل من المستندات الحية هو جعلها مفتوحة وشفافة لجميع الأشخاص الذين يحتاجون إلى الوصول إليها - وليس فقط الموظفين الحاليين ، ولكن الموظفين في المستقبل أيضًا.

في الآونة الأخيرة ، هناك حاجة إلى صديق لي لإصلاح جدول بيانات كانت منظمته تستخدمه لحساب التكاليف في القسم. احتوى جدول البيانات على صيغ غير صحيحة ، وقام الشخص الذي قام بإعداده بإغلاق الملف - وكان قد تقاعد قبل ذلك بسنوات قليلة. بعد قليل من الصراخ على خادم مشترك ، وجد صديقي مستندًا لم يتمكن سوى كبار الموظفين من الوصول إليه ، والذي تضمن كلمة المرور. لقد كان محظوظًا للغاية لأن الموظف السابق فكر في وضع هذه المعلومات في مكان يمكن للأشخاص المناسبين العثور عليها. ومع ذلك ، حتى في هذه الحالة ، كان من الأفضل أن يعرف صديقي (وجميع كبار الموظفين) في وقت مبكر أن هذه الوثيقة بكلمة المرور موجودة وموقعها وما سميت.

التناسق

يمكن الاحتفاظ بالمستندات الحية على الخوادم المشتركة أو إدارتها على شكل ويكي. إذا تم استضافة الملفات على خادم ، فستحتاج إلى طرح إرشاداتك الخاصة بتسمية اصطلاحات ، بحيث يقوم الأشخاص بإضافة ملفات ومجلدات جديدة إلى الخادم (أو أرشفة الملفات القديمة) ، فإنهم يقومون بذلك بطريقة متسقة. إذا كان الجميع على نفس الصفحة ، فستكون الأسماء متسقة وسيتمكن الجميع من العثور على ما يحتاجونه بسرعة.

الخطوة الأخيرة في مشاركة المعلومات هي إتاحة الوثائق الحية للأشخاص الذين يحتاجون إليها ، ولهذا ، ستحتاج إلى العودة إلى اصطلاحات تسمية الملفات والمجلدات. حتى إذا قمت بإنشاء ويكي ، فأنت تريد أن يكون هناك نوع من المعايير المعمول بها لكيفية تسمية الصفحات وتنظيمها داخل الموقع.

تأكد من أن توضح لجميع الموظفين ما هي اصطلاحات التسمية المستخدمة ولماذا. كن واضحًا فيما تريد أن يفعلوه ولماذا. فيما يلي بعض النقاط الرئيسية للتأكيد:

1. أن نكون منظمين يساعدنا على النجاح كعمل تجاري كفريق واحد.

2. استخدام اصطلاحات التسمية المتناسقة يجعلنا جميعًا في نفس الصفحة ويعزز عقلية فريقنا.

3. وجود نظام يوفر عليك الوقت لأنك ستتمكن من العثور على الأشياء بسرعة.

4. ستقلل من أخطائك ، مثل حذف البيانات أو الكتابة فوق الملفات.

5. مع نمو المنظمة ، سنكون قادرين على التعامل مع أعمال جديدة بشكل أكثر كفاءة.

6. عندما نوظف موظفين جدد ، فإن تدريبهم سيستغرق وقتًا أقل ، وسيحدث دفعهم إلى نمط تفكيرنا بشكل أسرع.

خذ بعيدا

الأفكار المهمة للتخلص من هذه المقالة هي:

1. تعد مشاركة المعلومات ضرورية لنجاح الأعمال وتتطلب مشاركة الجميع.

2. الوثائق الحية يمكن وينبغي أن تتغير مع مرور الوقت ؛ يجب أن تكون المستندات الحية في متناول العديد من الأشخاص القادرين على تغييرها ، وكذلك مرئية لجميع الأشخاص الذين يعتمدون عليها ، ولكن حاضرين ومستقبلاً.

3. يسهل العثور على المستندات التي تم وضع العلامات عليها وتخزينها بطريقة متسقة ، وبالتالي ، سيتم استخدامها بالفعل.