التنظيم: فكر بشكل مختلف في البيانات

الحصول على والبقاء منظم مثل فقدان الوزن. الحلول قصيرة الأجل لا تعمل. يجب عليك إجراء تغييرات في نمط الحياة تستطيع أنت وموظفوك أو شركاؤك في العمل الالتزام بها على المدى الطويل.

في هذه السلسلة ، سأقدم نصائح حول كيفية تنظيم عملك وبياناتك الشخصية عن طريق معالجة:

1. كيف يفكر عملك في المعلومات.

2. اصطلاحات التسمية للمجلدات وكيفية التفكير فيها.

3. اصطلاحات التسمية للملفات.

4. تبادل المعلومات.

5. كيفية إدارة البريد الإلكتروني.

اتباع نظام غذائي لكونك منظمة

عندما يتعلق الأمر بفقدان الوزن ، يجد بعض الأشخاص أن اتباع نظام غذائي يتكون من خمس أو ست وجبات صغيرة على مدار اليوم يناسبهم ، في حين يحتاج البعض الآخر إلى ثلاث وجبات طعام خالية من الوجبات الخفيفة وعدم تناول وجبات خفيفة على الإطلاق. يشتري بعض الأشخاص عضوية الصالة الرياضية (قد يأتي الدافع للذهاب فعليًا من الأموال التي أنفقوها) في حين أن الآخرين أفضل حالًا في ممارسة بعض التمارين الرياضية في روتين حياتهم اليومي ، مثل أخذ الدرج بدلاً من المصعد أو ركوب الدراجات في العمل.

النقطة المهمة هي أن نفس الحلول لا تعمل للجميع. هو نفسه مع تنظيمها.

طرق التفكير في المعلومات

يجب أن يكون التنظيم والبقاء منظمًا التزامًا تجاه أسلوب عملك. كل موظف وأصحاب مصلحة في العمليات اليومية يجب أن يكونوا قادرين على الالتزام بالبرنامج. يجب أن يتكون نظامك للتنظيم من ممارسات تتناسب مع إجراءات كل شخص ، سواء كان ذلك يعني اتخاذ خطوات صغيرة بشكل متسق ، مثل حذف الملفات غير الضرورية أثناء تنقلك ، أو اتخاذ خطوات أكبر في جدول زمني منظم ، مثل حجز كل يوم جمعة للتنظيف البريد الوارد.

لذلك قبل أن تضع نفسك وزملائك في العمل على نظام غذائي جديد لتنظيمهم ، خذ لحظة للتفكير في كيفية عرض عملك لمؤسسة المعلومات. بعض الاحتمالات هي:

• حسب التاريخ أو الشهر ، مثل وقت حدوث شيء ما أو من المقرر إكماله

• حسب اسم المشروع

• باسم الشخص المسؤول

• بحلول الربع المالي

مطابقة الممارسات مع الواقع

من المهم عدم تجربة أحد هذه الأنظمة التنظيمية وتناسبها مع عملك إذا كان ذلك لا يعكس كيفية عمل فريقك بالفعل. اسأل زملائك ، إذا كانوا بحاجة إلى العثور على مستند معين ، أو ربما فاتورة أو عقد ، أين سيبحثون أولاً؟ الأهم من ذلك ، كيف سيبدو؟ هل يبحثون في أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو شبكة الشركة حسب اسم البائع وتاريخه ووصف المنتج؟ هل يقومون بفتح مجلد ومجلد أسماء الملفات ، أو فرز حسب التاريخ ، أو فرز حسب نوع الملف؟ كم من الوقت يستغرقهم للعثور على المعلومات؟ هل يضيعون الوقت لأنهم يبحثون بطريقة لا تساعدهم على تضييق نتائجهم بسرعة؟

لا تحتاج إلى اجتماع رسمي للقيام بذلك. فقط تسقط واسأل. سوف يستغرق الأمر دقيقتين.

قد يكون هناك أكثر من إجابة واحدة. في بعض الأحيان ، قد تتذكر الشهر والسنة التي تم فيها إطلاق مشروع ، بينما قد يتكلم زميلك عن اسم المشروع. وفي كلتا الحالتين ، المعلومات ليست ثابتة بالضرورة. ربما كان للمشروع اسم رمز أثناء تطويره ، وربما تم إطلاقه في وقت متأخر. في المقالة التالية حول اصطلاحات تسمية المجلدات ، سأشرح كيفية تطبيق نظام يمكنه التعامل مع هذه الأنواع من التناقضات.

نم عليه

من المفترض أن يساعد القيام بهذا التمرين على تشكيل فهمك لكيفية تنظيم عملك لمعلوماته - لكن عليك النوم لمدة يوم أو يومين ، ثم حاول مرة أخرى قبل اتخاذ أي قرارات أو تغييرات على هيكلك الحالي. في بعض الأحيان ننسى سبب وجود بعض الممارسات ، وتغييرها بشكل مفاجئ يمكن أن يدمر عن غير قصد بعض الأسباب التجارية الأخرى.

على سبيل المثال ، كنت أعمل في مكتب حيث يتعاقد المستقل حيث يتم فرزه في مجلدي ملفات معلقة فعليين ، أحدهما للفواتير والآخر للنماذج الضريبية. يبدو لي أنه من المنطقي دمجهم في واحدة. لماذا يوجد خزانتان للملفات ومجلدان كلاهما يحمل اسم "Doe، Jane؟" كلما احتجت إلى الوصول إلى الفواتير ، كنت أحتاج أيضًا إلى البحث عن المعلومات الضريبية المستقلة. لماذا ليس فقط تبسيط النظام؟ أحد الأسباب التي تبدو واضحة الآن ولكن لم يكن في ذلك الوقت هو أن العديد من الأشخاص في المؤسسة كانوا بحاجة إلى الوصول إلى الفواتير ، ولكن قلة من الناس يجب أن يكون لديهم حق الوصول إلى البيانات الشخصية ، مثل أرقام الضمان الاجتماعي. إنه أمر جيد أن مديري فهم هذا الأساس المنطقي وتمكن من شرحه لي قبل أن أعيد تنظيم النظام بأكمله.

خذ بعيدا

الخطوات الأولى لاتخاذ هذا المقال هي:

1. اسأل زملائك ونفسك: "كيف أفكر في معلوماتنا؟"

2. دع الإجابات تتدحرج في رأسك لمدة يوم أو يومين قبل التوصل إلى أي استنتاجات.

3. هيكل من نوع ما يجب أن تبدأ في الظهور. عندما يمكنك رؤيته ، لا تقلق بشأن الرد عليه حتى الآن.

تذكر أن التنظيم يشبه الحفاظ على لياقتك البدنية. لن يتغير أي شيء بين عشية وضحاها ، والأهم من ذلك هو تغيير نمط الحياة المناسب لك وللمؤسسة - التغييرات التي ستستمر.