الحصول على المنظمة: استخدم المجلدات لفك سطح المكتب

الحصول على والبقاء منظم مثل فقدان الوزن. الحلول قصيرة الأجل لا تعمل. يجب عليك إجراء تغييرات في نمط الحياة تستطيع أنت وموظفوك أو شركاؤك في العمل الالتزام بها على المدى الطويل.

في هذه السلسلة ، سأقدم نصائح حول كيفية تنظيم عملك وبياناتك الشخصية. أوضح المقال السابق أهمية فهم كيف يفكر عملك بشأن المعلومات. سأوضح لك الآن كيفية وضع هذا العمل الأساسي موضع التنفيذ مع اصطلاحات وهياكل تسمية مجلد الكمبيوتر. ستنفذ معظم الشركات هذه الهياكل للمجلدات إما على خوادمها أو ضمن مجموعة إدارة المشاريع ، ولكنها قابلة للتطبيق بنفس الدرجة على سطح المكتب الخاص بك أو في عميل بريد إلكتروني.

ما هي المجلدات ، حقا؟

المجلدات هي الهيكل العظمي لعملك. مثل هيكل المبنى ، فإنهم يدعمون كل شيء آخر يحيط بهم ، من التصميم الإبداعي إلى الوظيفة المباشرة.

لقد عملت في سبعة مكاتب مختلفة في مسيرتي المهنية. الفرق التي كان لها بنية مجلدات نظيفة وحساسة كانت دائمًا هي الأفضل وضعًا للنجاح والنمو المستمر.

يجب أن تلاحظ الشركات الصغيرة على وجه الخصوص هذه الحقيقة: إن الشركة المنظمة هي الشركة التي يمكنها أن تحقق النمو. قد تعتقد أنه نظرًا لوجود شخصين فقط في الشركة الآن ، يمكنك الاحتفاظ بالكثير من المعلومات في رأسك وعدم تعيينها في بنية مجلد. لسوء الحظ ، عندما حان الوقت لتوظيف موظفين جدد وتنمية أعمالك ، فإنك تضيع الكثير من الوقت لتعليمهم نظامك المعقد. سوف تضيع المزيد من الوقت والمال لتصحيح الأخطاء ، والوقت والمال الذي يجب أن تنفقه على النمو.

هيكل المجلد الخاص بك هو انعكاس لهيكل عملك. يتم تداخل المجلدات داخل مجلدات أخرى في نظام هرمي يحتاج إلى مطابقة الترتيب الهرمي لعملك.

عند مناقشة كيفية تفكيرك أنت والأشخاص الآخرين في عملك حول المعلومات (لقد قمت بهذا الجزء ، أليس كذلك؟) ، ربما بدأت ترى تسلسل هرمي من نوع ما. أوصي رسم هذا الهيكل. لا يهم ما إذا كنت ترسمه على الورق أو بالنقاط أو في تطبيق تدوين مثل Evernote for Windows (مجاني إلى 45 دولارًا سنويًا أو 4.5 نجوم) أو استخدام برنامج رسم الخرائط الذهنية. سيساعدك وضعه كتابيًا على معرفة ما إذا كانت هناك حالات تضارب أو تداخل.

مثال هيكل

ستكون بنية التصميم فريدة من نوعها ، ولكن لأنها تساعد بشكل كبير على رؤية مثال ، سأريك الهيكل الأساسي الذي أستخدمه على سطح المكتب الخاص بي.

ككاتب ، أعمل بشكل أساسي على مراجعات المنتجات. عندما أفكر في المراجعات ، أرى ثلاث فئات في رأيي: 1) أفكار للمنتجات المراد مراجعتها ، 2) المقالات قيد التقدم ، و 3) المراجعات التي تم إنهاؤها. ضمن الفئة "المكتملة" ، أميل إلى تذكر المراجعات حسب تاريخ نشرها ، والتي أبسطها إلى شهر وسنة لأنه لا يوجد الكثير في غضون شهر واحد مما أفقده. ضمن فئة "الأفكار" ، فإن الأمور نوع من السوائل. تشمل بعض الأفكار أكثر من منتج واحد ، في حين أن البعض الآخر يتعلق بشيء واحد. لكن لمجرد أنها سائلة ، لا يعني أنه لا يمكنني امتلاك نظام للحفاظ على تنظيمها. ضمن فئة "قيد التقدم" ، أفكر في اسم المنتج الذي أراجعه. الآن ، كيف يترجم هذا إلى مجلدات؟

يعمل هذا النظام لأنه من المهم بالنسبة لي رؤية لقطة من الأفكار والأشياء قيد التقدم. تكون صحيحة في اسم المجلدات ، لذلك أراها فورًا عندما أقوم بفتح مجلد "REVIEW". لا أحتاج إلى رؤية جميع أسماء المنتجات التي انتهيت من مراجعتها ، لذا قمت بوضعها في مجلدات وفقًا لتاريخ نشرها. جميع أسماء المجلدات متسقة. عندما تتغير حالة المشروع من كونه قيد التقدم إلى الانتهاء ، فإنني أسحبه وأضعه في المجلد المقابل ، ويكون اصطلاح التسمية الخاص به هو نفسه كل المجلدات الأخرى الموجودة به. على سبيل المثال ، يمكنني سحب مجلد الأرقام الرومانية ، مثل ii ، إلى مستوى c و d دون الحاجة إلى إعادة تسميته وسوف يتناسب مباشرة مع النظام.

النصائح والحيل

أعداد. لاحظ كيف تبدأ مجلدات الشهر بأربعة أرقام. أول رقمين مخصص للسنة ، والثاني يتعلق بالشهر. أحب أن أرى أسماء الأشهر أيضًا ، لذا فقد وضعتها في النهاية بعد تسطير أسفل السطر. أنا مؤيد كبير لاستخدام الأرقام المكونة من أربعة أو ستة أرقام للتمور لعدة أسباب. أولاً ، أنا شخصياً أميل إلى التذكر عندما حدثت الأشياء ، لذلك من السهل بالنسبة لي أن أجد أشياء إذا كان بإمكاني البحث عنها حسب التاريخ. ثانيًا ، تظهر المجلدات دائمًا بالترتيب حسب التاريخ عندما أفرزها حسب الاسم لأن 1101 أبجديًا تأتي قبل 1102 قبل 1103 ، إلخ.

يصبح استخدام التواريخ مفيدًا للغاية عندما تضطر إلى أرشفة ، والتي سأتحدث عنها في مقالة قادمة حول إدارة البريد الإلكتروني.

الكلمات. في المثال الخاص بي ، أستخدم جميع الأحرف الكبيرة للمجلدات التي تبدأ بـ "IDEAS_" لأنني أريد أن "تلتزم" الأفكار معًا عند الفرز حسب الاسم. أفكر في هذه كعلامات. بالنسبة إلى المراجعات الجارية ، لا أزعج العلامة. أنا فقط اسم المجلد حسب اسم المنتج. إذا كان لدي أكثر من 20 تقييمًا للمنتج قيد التقدم في كل مرة ، فمن المحتمل أن أقوم بتغيير اصطلاح تسمية المجلد الخاص بي وإضافة علامة للسماح بتعليق جميع العناصر قيد التنفيذ. من المحتمل أن يكون "IN-PROGRESS_" طويلًا جدًا ، لكن ربما يكون شيء بسيط مثل "IN_".

اتضح أن "IN_" على وجه الخصوص لن ينجح ، وهنا السبب: عندما أرسمت بنيات المجلد بالكامل ، استخدمت الكلمة "في" في مكان آخر ليعني شيئًا محددًا للغاية. ترى ما مدى أهمية رسم كل شيء أولاً؟

فريد. أحد أسباب استخدام العلامات والأرقام هو أنه يساعد في الحفاظ على أسماء الملفات فريدة من نوعها. لا تريد أبدًا تسمية ملفين أو مجلدين بالشيء نفسه لأنه إذا قمت بسحبها وإفلاتها عن طريق الخطأ إلى نفس الموقع ، يمكن للمرء الكتابة فوق الآخر. وبطبيعة الحال ، الأمر مربك.

شخصيات خاصة. Underscores هي أفضل صديق لي في اصطلاحات تسمية المجلد. إنها نظيفة والحفاظ على النص سهل القراءة. يستخدم بعض الأشخاص مسافات ووصلة في أسماء المجلدات الخاصة بهم - الأمر متروك لكم. أيا كان اختيارك ، فابق دائمًا على وعي بكيفية تأثير الأحرف على فرز الأسماء الأبجدي. أحيانًا أستخدم تسطير أسفل السطر في بداية اسم المجلد عندما أرغب دائمًا في ظهور هذا المجلد في الأعلى ، مثل "_DONE". ثم يمكنني بسهولة سحب وإسقاط أي شيء مكتمل إلى المجلد العلوي. بدلاً من ذلك ، إذا أردت ذلك في الأسفل ، يمكنني تسميته "z_DONE".

اللون. يعد نظام التشغيل Mac OS رائعًا في إتاحة مجلدات التعليمات البرمجية الملونة بسرعة بالنقر بزر الماوس الأيمن. يمكنك القيام بذلك على جهاز كمبيوتر ، ولكن هذا أمر مشدود. لقد اعتمدت على الترميز اللوني عندما عملت في مشاريع تصميم تعاونية للغاية - لقد وصفت أنا وزميلي المجلدات على خادم مشترك بأنها صفراء عندما كانت المحتويات جديدة ولم يتم تلميعها بعد ، البرتقالي بعد أن مرت الملفات بمرحلة التصميم الأولى ، وهكذا على من خلال الأرجواني ، مما يدل على أن العمل قد تم.

أيا كان النظام الذي تنفذه ، التمسك به! الاتساق هو مفتاح البقاء منظم. تذكر أن التنظيم ، مثل الحفاظ على لياقتك البدنية ، يتطلب تغييرات طويلة المدى في نمط الحياة ، وليس إصلاحات سريعة. حاول قدر الإمكان ، وبقدر ما يكون منطقيًا ، استخدام نفس المبادئ الأساسية في جميع المشاريع والفرق والإدارات في العمل بالكامل.

خذ بعيدا

الخطوات التي يجب تذكرها من هذه المقالة هي:

1. ارسم هيكل المجلد الخاص بك قبل تنفيذه.

2. تنظيم المعلومات بشكل هرمي ، والتفكير في ما سوف تحتاج إلى رؤيته ومعرفته في طريقة عرض لقطة عندما تبحث في مجلد.

3. استخدم الحروف والأرقام والأحرف الخاصة في أسماء المجلدات الخاصة بك لجعلها تظهر في ترتيب ذكي.

4. أن تكون متسقة مع اصطلاحات التسمية عند إنشاء مجلدات جديدة.