في المنزل مع مكتب 365

الكتابة عن Microsoft Office ليست مثل مراجعة أحد المنتجات ؛ الأمر أشبه بكتابة ورقة علمية مدرسية حول "الهواء من حولنا". Office موجود في كل مكان وهو مهيمن في فئته ، كما هو الحال مع Google للبحث أو Adobe Photoshop لتحرير الصور ، أصبحت مجموعات Excel و PowerPoint و Word الخاصة بالجناح اختصارًا لتطبيقات جداول البيانات والعروض التقديمية ومعالجة النصوص.

وبقدر ما يتعلق الأمر بمكاتب الشركات ، أخبرني أحد مديري المنتجات لمنافس محتمل (Lotus SmartSuite ، منذ زمن بعيد) أن المنافسة مع Office لم تكن مثل محاولة التنافس مع ناسخات Xerox أو Konica Minolta. كان مثل محاولة التنافس مع ورقة ناسخة.

الاستعارات ليست دقيقة ، ولكن. على الرغم من عدم وجود بدائل للورق الهوائي أو الناسخ ، يمكن لعمال المكاتب المنزلية الاختيار من بين عدة بدائل لـ Office ، مع ميزات بارعة بما يكفي لتستحق مظهرًا أو تبقي Microsoft على أصابع قدميها. سأقوم بمسحها ، مع التركيز على Windows بدلاً من Mac أو التطبيقات المحمولة ، في سلسلة من أربعة أجزاء لتشغيل كل أسبوع في هذا المكان. لكنني سأبدأ اليوم مع وحوش Microsoft ، على وجه التحديد ، بالحقيقة المربكة المتمثلة في أن هناك طرقًا للحصول على Office أكثر من وجود مواقع ويب لحجز غرفة في فندق.

تأجير مكاتب

يمكنك شراء Office 2016 بالطريقة التي اعتاد معظمنا على شراء معظم برامجنا: باعتبارك عملية شراء لمرة واحدة تقوم بتثبيتها على جهاز كمبيوتر واحد وتلقي الدعم وإصلاحات الأخطاء ، ولكن لا ترقيات إلى الإصدارات المستقبلية. أنفق 149.99 دولارًا على Office Home & Student 2016 وستحصل على Excel و PowerPoint و Word وبرنامج تدوين الملاحظات الرقمي وجمع المحتوى الحر ونموذج البحث المجاني. يضيف Office Home & Business 2016 (229.99 دولارًا) مدير البريد الإلكتروني والتقويم وجهات الاتصال في Outlook ، بينما يلقى Office Professional 2016 (399.99 دولارًا) في تطبيقات النشر المكتبي والوصول إلى قاعدة بيانات Microsoft.

ومع ذلك ، فإن الطريقة المفضلة اليوم للحصول على تطبيقات Office 2016 هي عبر خدمة اشتراك تسمى Office 365 ، والتي تعد بأن تحصل دائمًا على أحدث الترقيات والميزات بالإضافة إلى مساحة التخزين على خوادم Microsoft وترخيص لإصدارات Office المحمولة باليد مثل Office Mobile لمشتركي Office 365. يجمع Office 365 Personal (6.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا أو 69.99 دولارًا أمريكيًا في العام) بين التراخيص لجهاز كمبيوتر شخصي واحد أو Mac وكمبيوتر لوحي واحد وهاتف واحد بسعة تخزينية سحابية Microsoft OneDrive سعة 1 تيرابايت.

تعد الويب أيضًا حيث واجهت Microsoft منافستها الأشد على امتياز Office في العقد الماضي ، من لاعبين آخرين يعتمدون نموذج نشر برنامج الاشتراك المستند إلى المستعرض. في مجال الإنتاجية ، هناك اسمان كبيران يعانيان من الصداع لدى Microsoft وهما Google Suite و Goho Docs.

يعد Microsoft Office 365 Home الخيار الأكثر شيوعًا للمستخدمين الذين لديهم كلاً من كمبيوتر محمول وسطح مكتب أو زميل أو مكتبين في المكتب المنزلي ، وهو ما يزيد من خمسة أجهزة كمبيوتر شخصية أو أجهزة Mac و 5 أجهزة لوحية وخمسة هواتف و 1 تيرابايت من السعة التخزينية لكل مستخدم. يمنحك كلا الإصدارين أيضًا إمكانية الوصول إلى تطبيقات Office Online المجانية المستندة إلى المستعرضات إذا كنت بحاجة إلى إجراء بعض التعديلات السريعة من نظام آخر.

رسميًا ، إذا كنت تدير شركة صغيرة ومتوسطة الحجم (SMB) مع العديد من الموظفين ، فإن المنتج الخاص بك هو Office 365 Business (8.25 دولار لكل مستخدم شهريًا). أو ، إذا لم تكن راضيًا عن البريد الإلكتروني لمزود خدمة الإنترنت أو البريد الإلكتروني لمضيف الويب ، فيجب عليك اختيار Office 365 Business Premium ، الذي يضيف بريدًا إلكترونيًا مع صندوق بريد سعة 50 جيجابايت ودعم مؤتمرات الفيديو عالية الدقة مقابل 12.50 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. ولكن طالما كنت في مكتب منزلي بدلاً من مبنى للمكاتب ، سأستفيد من قيمة Office 365 Home المتفوقة.

شارك وشارك الكثير

لذلك ، مع عدم وجود كل هذه الخيارات ، ما الذي يجب على Office تقديمه؟ شيئين: بعض من أحدث التطبيقات ، والتطبيقات القوية بعمق وبعض القدرات الرائعة للتعاون في الفريق. قد لا يكون هذا الأخير أولوية بالنسبة لعمال المكاتب المنزلية المنفردون ، ولكنه مثال جيد على نهج Microsoft متعدد الخيارات: يمكنك مشاركة ملف أو مجلد مع حقوق للقراءة فقط أو تحرير عبر البريد الإلكتروني أو ارتباط قص ولصق من OneDrive ، عبر رابط تم إنشاؤه بواسطة رسالة Outlook ، أو قم بإعداد تحرير متعدد المستخدمين باستخدام تتبع الإصدار. يمكنك حتى الدردشة الصوتية أو المرئية عبر Skype بين المتعاونين داخل Office. تظليل OneDrive المدني في OneDrive for Business لحسابات الأعمال ، والذي يتحول إلى SharePoint جاهز للمؤسسات.

أثبت التحرير مع شخص باستخدام Office Online وشخص آخر باستخدام Office Desktop أنه بطيء بشكل مؤلم. وعند نقطة ما ، شعرت بالضيق عندما خرج Word تمامًا بعد مطالبتي ببدء عملية المشاركة عن طريق حفظ ملف محلي في OneDrive. ولكن من الواضح أن مايكروسوفت جعلت العمل الجماعي أولوية قصوى.

كما سبق للعثور على المعلومات داخل وحول المكتب. تنبثق ميزة Smart Lookup المستندة إلى Bing عن تعريفات الكلمات والعبارات ويكيبيديا والقاموس ، بينما يشير سطر "أخبرني ماذا تريد أن تفعل" أعلى شريط واجهة المستخدم (UI) إلى ميزات البرنامج أثناء كتابة الاستعلامات (على الرغم من أن الأخير ليس كذلك أنا نفسي ؛ لقد تعثرت على عبارة "ضع مربعًا حول فقرة" عندما كان من المفترض أن أكتب "ضع حدًا").

تطبيقات كل النجوم

أما بالنسبة لمكونات الجناح ، فهي تتراوح بين أبطال لا يُقاسون ولا جدال في فئاتهم إلى التطبيقات التي يهتم بها عدد قليل من المستخدمين بالفعل. يقع Access و Publisher في الفئة الأخيرة ، وليس فقط بسبب عدم توفرهما لنظام Mac.

لدي بقعة سهلة لبرنامج تخطيط الصفحات من Microsoft ، والذي لم يتغير كثيرًا منذ Office 2010 ، لأنه سهل الاستخدام نسبيًا واعتمدت عليه ذات مرة لإنشاء نشرات إخبارية. لكن المهنيين اليوم يتجاهلون ذلك لصالح Adobe InDesign و QuarkXPress الأكثر قدرة. لا يزال الوصول وسيلة فعالة إذا كانت غير بديهية لإنشاء تطبيقات قواعد البيانات العلائقية ذات الوزن الثقيل (لست متأكدًا من وجود شيء ما كطريقة بديهية لإنشاء تطبيقات قواعد البيانات العلائقية.)

خطوة أعلى على سلم الرغبة هي أدوات مجانية. Sway عبارة عن صانع بسيط للصفحات / صفحات الويب يتيح لك ترتيب الملفات والصور والروابط والوسائط والنص. كما أنه يحتوي على زر ريميكس ، والذي يعيد ترتيب الكائنات بطريقة فنية في لوحة التمرير أو خطوة بخطوة المخزنة في السحابة.

يوفر OneNote دفاتر ملاحظات صديقة للفريق مقسمة إلى أقسام تحتوي على مقتطفات مطبوعة (أو خربشات لوحي أو صوتي أو مسجل فيديو أو مقتطفات على الويب). مثله مثل archrival Evernote ، فهو سهل لتدوين الملاحظات أثناء الفصل أو محضر الاجتماع أو مجرد تنظيم عناصر المهام والأفكار العشوائية. ومع ذلك ، سيكون مستخدمو Windows 10 في حيرة للعثور على إصدارين من التطبيق على أنظمتهم ، يطلق عليهم OneNote 2016 و OneNote فقط. السابق لديه المزيد من الميزات. هذا الأخير يكتسب ميزات جديدة كل شهر. التداخل محير.

هذا يترك الثلاثة الكبار أو الثلاثة والنصف الذين يحسبون Outlook ، والذي يظل قويًا إذا كان البريد الإلكتروني في منتصف الطريق والمهام وجهات الاتصال ومدير التقويم - على الرغم من أن القائمة الجديدة للملفات المستخدمة مؤخرًا تظهر عندما انقر لإضافة مرفق مفيد. يمكن لـ PowerPoint أن يتدرب على برنامج Apple Keynote بمقدار نصف خطوة في السباق لإنشاء عروض الشرائح الأكثر روعة ، لكنه لا يزال قوة عرض تقديمي. يحتوي على العديد من الطرق لتنظيم الشرائح والملاحظات وتطبيق التحولات والرسوم المتحركة وإضافة مخططات أو صور أو وسائط متعددة. كما أنها سهلة الاستخدام بشكل مدهش.

وبالمثل ، يصر Corel WordPerfect die-hards على أن برنامجهم المفضل يتصدر برنامج Word 2016 للتحكم الدقيق للغاية في التنسيق وبعض أنواع المستندات المتخصصة مثل المرافعات القانونية. لكن معالج النصوص من Microsoft يعد معيارًا فائق القوة ؛ يضيء في استخدام الأنماط والسمات للتنسيق السريع والمتسق للنص وفي التعامل مع الحواشي السفلية والمراجع (في اختيار APA ، وشيكاغو ، MLA ، وأنماط أخرى). وجعتي الوحيدة حول هذا الموضوع هي أن بعض الوظائف مدفونة حتماً عدة قوائم عميقة (قائمة خيارات الملف موسوعة بشكل خاص) على الرغم من شريط الواجهة ونصائح التحويم الخاصة به.

أخيرًا ، هناك Excel ، التطبيق الأكثر هيمنة في مجموعة مهيمنة ، وهو ببساطة جدول البيانات الوحيد المهم. تعد المخططات البيانية الخاصة بها سهلة ومفيدة ، مثل التوقعات المرئية الجديدة التي تتوقع المستقبل استنادًا إلى البيانات أو التخصصات الموجودة مثل مخططات sunburst أو Pareto. ترشدك مربعات الحوار الخاصة بها عبر عمليات ذات مرة واحدة غامضة مثل إنشاء الجداول المحورية ، في حين أن ترسانة من الوظائف الإضافية ، والمكونات الإضافية ، وتحليلات الأعمال ، ولوحات معلومات التقارير تربطها بكل شيء من Google Analytics إلى MailChimp.

سواء كنت أسميها Office 365 أو Office 2016 ، فإن مجموعة Microsoft تقدم مثالًا رائعًا لحلول الإنتاجية الأخرى. من الصعب ألا تسميها أول 100 دولار التي يجب أن تذهب إلى الميزانية السنوية لمكتب منزلك ، لكننا سنرى كيف تتراكم بعض البدائل في بقية هذه السلسلة.