كيف تتطور المحاسبة لعالم السحابة الأولى

يؤدي ظهور خدمات محاسبة سحابية أكثر قوة إلى تغيير الطريقة التي يدير بها المحاسبون والعملاء الذين يخدمون إدارة الشؤون المالية للأعمال. تؤثر البرامج المستندة إلى الويب على الشركات من جميع الأحجام ، ولكنها توفر قيمة أكبر للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم وأصحاب الشركات الفردية الذين يحصلون على قدر أكبر من الوصول إلى الأدوات المحاسبية والمالية من أي وقت مضى لتبسيط أعمالهم.

تستفيد "AccountantsWorld" التي تقدم خدمات الحوسبة السحابية من هذا التحول التكنولوجي لتحسين إنتاجية العمل عبر الحسابات المستحقة القبض والمدينين ، ومسك الدفاتر ، والمخزون ، وإعداد التقارير ، والرواتب ، مع فلسفة إعادة القوة إلى أيدي المحاسبين وترك أصحاب الأعمال الصغيرة قلقًا عن العمل بدلا من ذلك. في عام 2003 ، باعت AccountantsWorld أعمالها الخاصة بالبرمجيات الضريبية إلى Thomson Reuters وحولت تركيزها حصريًا إلى إنشاء حلول سحابية للمحاسبين. تقوم الشركة الآن بمعالجة 30000 كشوف رواتب الشركة سنويًا باستخدام برنامجها ، وفقًا للدكتور شاندرا بهنسالي ، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة AccountantsWorld.

تحدثت PCMag إلى Bhansali حول كيفية تغيير الحلول المستندة إلى مجموعة النظراء للطريقة التي يدير بها المحاسبون والشركات الصغيرة والمتوسطة الأعمال التجارية والاتجاهات التكنولوجية التي تؤثر على الصناعة ، وكيف تطور قدرات الهاتف المحمول والاهتمامات الأمنية التي تشكل مستقبل المحاسبة.

PCMag: ما هي بعض المشكلات المحاسبية التي حددتها للتعامل معها باستخدام تقنية السحاب والإنترنت؟

الدكتورة شاندرا بهنسالي: سألنا أنفسنا ، ما هي أنواع المشاكل التي يمكننا حلها باستخدام قوة الإنترنت؟ لقد أدركنا أنها توفر إمكانات هائلة لم يفعلها سطح المكتب. شيء واحد لاحظناه هو أن كشوف المرتبات هي في الأساس وظيفة محاسبية لأنها تتعلق بالضرائب ، لكن في ذلك الوقت ، قدم عدد قليل جدًا من المحاسبين خدمات كشوف المرتبات. يجب أن تكون دقيقًا بنسبة 100 في المائة وأن تفي بالمتطلبات في الوقت المناسب وإلا فإن هناك عقوبات صارمة. لا يمتلك المحاسبون الأدوات اللازمة للقيام بذلك ، لذا اعتادوا توجيه جميع قوائم عملائهم إلى خدمات مثل ADP و Paychex Accounting Online.

قلنا أن هذا ليس له معنى. لقد أدركنا أننا يجب أن نكون قادرين على إنشاء مركز معالجة قوي واستخدام الخوادم مقابل تكلفة استخدام الحاسوب الرئيسي. لذلك أنشأنا أول مركز معالجة كشوف المرتبات المستندة إلى مجموعة النظراء للمحاسبين ، ومنحنا عملاءنا إمكانية الوصول إلى الإنترنت في عام 2004. والآن يمكنهم استخدام ذلك لتقديم خدمات كشوف المرتبات عالية الربح لعملائهم ، مع قيام البرنامج بعمل كل شيء خلف مشاهد لهم: الإيداع المباشر والإيداع الضريبي ونماذج ضريبة الإيداع والنماذج W2 و W3 و 1099 بدقة وفي الوقت المحدد. جميع المحاسبين والعملاء القيام به هو إدخال البيانات. بالنسبة للعديد من المحاسبين ، أصبحت واحدة من خدماتهم الأكثر ربحية. لذلك ، قمنا بتغيير نموذج معالجة كشوف المرتبات باستخدام السحابة ؛ لقد اتبع مزودو حلول كشوف المرتبات حذوها من خلال تقديم نوع من أدوات المحاسبة الآن.

إلى جانب حالات الاستخدام الفوري هذه ، ما هي بعض الاتجاهات التكنولوجية الأخرى التي تؤثر على الصناعة؟

Bhansali: الاتجاه هو في الحقيقة نحو الاندماج في السحابة لجميع هذه الخدمات التي يستخدمها المحاسبون والموظفون على أساس يومي. يمتلك المحاسبون الآن الأدوات اللازمة لتولي الكثير من وظائف المكتب الخلفي لمساعدة الشركات الصغيرة والمتوسطة على أداء ما تقوم به على أفضل وجه ، وإدارة أعمالهم وإدارتها بشكل أكثر كفاءة. إنها مزيج من هذه العوامل. أرى مكاسب الإنتاجية الأكثر أهمية في قطاع الأعمال الصغيرة.

تتجه التكنولوجيا نحو إعطاء المحاسبين القدرة على تقديم خدمات كاملة لعملائهم. يتعلق الأمر بملء جميع الروابط أو المكونات المفقودة في هذه السلسلة. في الوقت الحالي ، تعد إدارة العمليات التجارية (BPM) مجالًا للنمو. ما مدى فعالية المحاسبين إدارة ذلك؟ لذلك ، بالنسبة للشركات الصغيرة ، فإن معظم المحاسبة حتى الآن كانت تعمل بنفسك (DIY). سيقوم العملاء بعمل شيء ما عند نهايتهم ويقوم المحاسبون بتنظيفه. هناك تحول كبير يحدث نحو "لا تفعل بنفسك" (DDIY). بدلاً من ذلك ، اعمل مع المحاسب الخاص بك. نحن نشاهد بالفعل كشوف المرتبات ، التي تم الاستغناء عنها من المحاسبين ، والعودة من خلال البرامج السحابية. ليس فقط للمحاسبين ولكن بالنسبة لجميع مقدمي الخدمات الآخرين ، فإن مقدار الوقت الذي يقضيه في أعمال المكتب الخلفي لأصحاب الأعمال الصغيرة والموظفين يتقلص بشكل كبير لأنهم يكتسبون القدرة على تفريغ العمل للمحاسبين.

من وجهة نظر المحاسب والعميل ، كيف تغير الحلول المستندة إلى مجموعة النظراء كيفية قيامهم بأعمالهم؟

بهنسالي: مكاتب خدمة كشوف المرتبات الكبيرة لا تمنح المحاسبين نفس المستوى من الكفاءة والإنتاجية ، وهم يفرضون رسومًا كبيرة على العملاء. الآن يمكن للمحاسبين الذين يثقون بهم أكثر من والذين تربطهم علاقات أن يقدموا لعملائهم من الشركات الصغيرة خدمة كشوف مرتبات قابلة للتخصيص بفعالية عالية من حيث التكلفة ، ومع تكامل بين أنظمة المحاسبة والرواتب لضمان تدفق بيانات مباشر وآمن.

مع أنظمة المحاسبة ، مشكلة واحدة هي مسك الدفاتر العميل. كنت أتحدث مع صديق لي من سلطة الائتلاف المؤقتة قبل بضع سنوات كان يدخن أحد زبائنه ، الذي أخبره ألا يدخل أي شيء بعد أن أغلق الكتب. وأضاف العميل إدخال آخر وألقى كل شيء من التوازن. وقال إنه أمضى ما بين 20 إلى 30 في المائة من وقته لإصلاح الفوضى التي تحدثها هذه الشركات الصغيرة عندما لا يكون لديهم أدنى فكرة عن المحاسبة ولا ينبغي أن يكون لهم حق الوصول. بدأنا نسأل المحاسبين ووجدنا أن هذا النوع من مسك الدفاتر العميل يمثل عقبة كبيرة. إذا حضرت أي مؤتمر محاسبي أو محاسب قانوني ، فستكون دائمًا واحدة من أعلى الجلسات حضرًا. لحل هذه المشكلة ، نستخدم السحابة لتمكين التحول لإعطاء المحاسبين تحكمًا أكبر بدلاً من الأنظمة المصممة للاستخدام من قبل عملاء الشركات الصغيرة أنفسهم. لقد قدمنا ​​للمحاسبين القدرة على تخصيص الأنظمة والأذونات لكل عميل على حدة.

من المفترض أن يكون المحاسبون مستشارين مهمين لعملائهم ، لكن حتى الآن لم يتمكنوا من أداء هذا الدور بفعالية للشركات الصغيرة. لذلك ، بالنسبة للسباك الذي لا يعرف شيئًا عن المحاسبة ، فإن المحاسب سوف يمنحهم حق الوصول فقط إلى كتابة الشيكات وإدخال الإيصالات النقدية ؛ هذا كل ما يجب عليهم القلق بشأنه. إذا كان العميل أمين مكتبة ، فيمكنه منحهم حق الوصول إلى الحسابات المستحقة القبض والمستحقة القبض ، وأكثر من ذلك. على مر السنين تطور هذا لأن المحاسبة من جانب العميل هي شر لا لزوم له للشركات الصغيرة. مع هذه الأنظمة المستندة إلى مجموعة النظراء ، يمكن للمحاسبين تولي العمل المحاسبي الكامل.

منذ عام تقريبًا ، قدمنا ​​تطبيقًا يسمح للعميل بالتقاط صورة لفاتورة ، والتي يتم تحويلها مباشرة إلى النظام ليتم دفعها. تعتبر عمليات الدمج مفتاحًا أساسيًا هنا نظرًا لأنه يمكنهم أيضًا توصيل ذلك ببوابة الويب العميل ونظام إدارة المستندات. وبالتالي ، تنتقل الفاتورة إلى المجلد الصحيح في نظام إدارة المستندات ، وفي الوقت نفسه ، يمكن فحص أي مدفوعات ومعاملات بطاقات الائتمان وتحديدها. عندما يقوم المحاسبون بتسجيل الدخول لتسجيل المدفوعات ، يتم إدراج جميع المعاملات. هناك أيضًا تكامل مع أنظمة دفع الفواتير الأكثر تطوراً وأنظمة الوقت والفوترة وأنظمة الوقت والحضور ومقدمي 401 كيلو. نحن بصدد إنشاء واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة للتكامل مع كل شيء تقريبًا.

يمكن لمستخدمي برامج المحاسبة السحابية أن يكونوا شركة صغيرة وشركة خدمات للمحاسبة تقدم لهم الخدمات أو مؤسسة أعمال أكبر مع قسم محاسبة داخلي. كيف تختلف حالات الاستخدام هذه ، أم أنها تختلف؟

بهنسالي: ما يحدث مع هذه الحلول هو أن هناك الكثير من الأدوات التحليلية المدمجة. تحتاج الشركات الصغيرة إلى مشورة على مستوى CFO ، ولكن الشركات المتوسطة والكبيرة لديها قسم محاسبي خاص بها وقدرات في نظامها للقيام بهذه الأنواع من التحليلات ، مع المدير المالي والمديرين التنفيذيين لتوفير المدخلات. الشركات الصغيرة لا تملك ذلك. لذلك ، في الحلول السحابية حيث يعمل المحاسبون مع البيانات الحية ولديهم الأدوات اللازمة لتحليلها ، يمكن للمحاسبين أداء هذا النوع من وظائف المدير المالي للشركات الأصغر. الأمر كله يتعلق بمساعدة المحاسبين على الاستفادة من السحابة ، ويمنح البرنامج المحاسبين (وبالتالي ، الشركات الصغيرة) قدرات لم يتمكنوا من تحملها من قبل.

ما هو تأثير نمو الحوسبة المتنقلة على المحاسبة السحابية؟

بهنسالي: بالتأكيد الهواتف الذكية تغير الطريقة التي ندير بها أعمالنا. خاصة بالنسبة لشركات محاسبة الممارسين الوحيدين ، كان أحد أسباب عدم قيامهم برواتبهم من قبل هو أنه ، إذا كانوا في إجازة ، فلنقل أنه لا توجد وسيلة لهم للوصول إليها. الآن ، من خلال تطبيقات المحاسبة والمحاسبة المرتبات ، يمكنهم القيام بذلك من أي مكان. يحتوي تطبيقنا على شاشة بسيطة جدًا لإدخال بيانات الجوال. هناك أيضًا القدرة على مسح الفواتير والشيكات ، وهناك تطبيق آخر للهاتف المحمول نعمل عليه هو نفقات الموظفين حتى يتمكنوا من التقاط صورة لإيصالاتهم لحسابات المصاريف.

الجانب الآخر المهم للجوال للمحاسبين والعملاء هو التنبيهات. لكل الأعمال ، هناك عتبات. قد يحدد البعض أنه إذا تجاوزت حسابات القبض 50000 دولار ، فهذه مشكلة. بالنسبة إلى الأعمال الأكبر حجمًا ، ربما يكون هذا مبلغ 300،000 دولار ونفس الشيء للحسابات المستحقة الدفع أو النقدية في البنك. يمكن للمحاسبين تعيين عتبات لكل برامج التشغيل المهمة هذه لعملائهم ، وعندما يتم تجاوز العتبات ، يمكن للمحاسب تعيين تنبيه لتلقي النص أولاً ثم الاتصال بالعميل لمناقشة بالتفصيل ، أو تعيين تنبيه للخروج لكل منهما والعميل في نفس الوقت. تحتوي بوابات المحاسب أيضًا على شاشات يمكن من خلالها مشاهدة نظرة عابرة لطابع عتبة كل عميل.

عند الانتقال إلى هذه الحلول المستندة إلى مجموعة النظراء ومعالجة البيانات المالية الحساسة ، كيف تتعامل مع جانب الأمان لضمان النقل الآمن ونقل الملفات وتخزينها؟

بهنسالي: إنه أمر بالغ الأهمية. بالنسبة لنا ، قمنا بهذه الخطوة قبل خمس سنوات إلى Amazon Web Services (AWS) ، والتي كانت خطوة لوضع بيانات عملائنا في بنية تحتية ذات مستوى عالٍ جدًا من الأمان. علاوة على ذلك ، نقوم بتشفير جميع البيانات الحساسة ، من أرقام الضمان الاجتماعي وأرقام تعريف الموظفين إلى المعلومات المصرفية. نحن أيضًا نقوم بتجميع الكثير من تقنيات تكنولوجيا المعلومات والأمان (ITS) علاوة على ذلك لتقليل المخاطر ، وجعل نظامنا وبيانات العميل آمنة قدر الإمكان.