فيديو: بنتنا يا بنتنا (سبتمبر 2024)
يمكن أن تكون إدارة الأفكار مفيدة في مجموعة متنوعة من سياقات العمل. يمكن للأدوات استخدام الخرائط الذهنية لتنظيم الأفكار والمهام ، والمساعدة بصرياً في فهم البيانات المعقدة ، واستخدام إدارة المعرفة الاجتماعية للمساعدة في تجميع قدرات الموظفين والقوة العقلية التنفيذية معًا وتشجيع الإبداع. على الرغم من أن المراجع وضعناه في تقريرنا عن أفضل برامج إدارة الأفكار المتوفرة حاليًا في السوق ، إلا أن التكنولوجيا أمامها طريق طويل.
لا تزال برامج إدارة الفكرة محدودة بعدد من الطرق. يوفر لك Front & Main Honey واجهة سهلة الاستخدام وسهلة الاستخدام بدون وظائف أكثر عمقا ؛ XMind قادرة وقابلة للنقل ، ولكن لديها طرق للذهاب في سهولة الاستخدام ؛ حتى Editors 'Choice Expert Applications ، تعتبر Mindomo ، التي تضم إمكانيات رسم الخرائط الاجتماعية وقدرات التفكير الذهني ، ما أطلق عليه المراجع "المنتج الأقل عيبًا في المجموعة". تعد إدارة Idea مفهومًا تقنيًا طموحًا ، وبالتالي كان التنفيذ صخريًا بشكل متوقع حيث يعمل مزودو البرامج على حل المشكلة. في هذه الأثناء ، تقع المسؤولية على عاتق مستخدم الأعمال لتجنب الأخطاء الشائعة وفخاخ الإنتاجية. فيما يلي خمس عقبات معينة يجب تجنبها.
1. الحفاظ على الأمن أعلى من العقل
تعالج معظم منصات إدارة الأفكار المستندة إلى مجموعة النظراء الأمان بشكل ساطع من خلال بروتوكولات تسجيل دخول العميل المطورة وأحيانًا القدرة على حماية مستندات أو ملفات محددة بكلمة مرور ؛ المصادقة الثنائية عامل صلب ربما يعتمد على الحل. إنها بعيدة كل البعد عن الأمان على مستوى المؤسسات ، خاصة إذا كنت تتحدث عن طبقات تشفير إضافية لبيانات الشركة الرئيسية أو فكرة رائعة يمكن أن تكون سرًا تجاريًا ذا قيمة في أيدي منافس.
النقطة المهمة ، لا تقبل الأمان الافتراضي في نظام إدارة الأفكار دون بذل العناية الواجبة. إذا لم تكن راضيًا عن مستوى الأمان الموجود في البرنامج ، فهناك بعض الخيارات. اعمل مع قسم تكنولوجيا المعلومات بشركتك لتحديد ما إذا كان ذلك ممكنًا ومنصة إدارة الفكرة التي اخترتها قابلة للتخصيص بدرجة كافية مع واجهات برمجة التطبيقات (APIs) لتعزيز الأمان المدمج وإضافة تشفير ومصادقة أعمق. على الرغم من أنه في أكثر الأحيان ، لن يكون هذا ممكنًا أو سيكون الكثير من المتاعب.
البديل الأكثر قابلية للإدارة هو تصدير المستندات والبيانات الرئيسية - سواء أكانت خريطة ذهنية مبدعة أو وثيقة عصف ذهني أو بيانات استطلاعية اجتماعية ذات قيمة مع استجابات الموظفين السرية - وبدلاً من ذلك تشفير الملف وتخزينه في حل التخزين السحابي. لا تنس حذف البيانات من منصة إدارة الفكرة بمجرد تصديرها وعمل نسخة احتياطية منها. حلول إدارة المستندات من فئة الأعمال مثل Zoho Docs Standard أو Box (for Business) ستقوم بهذه المهمة ، أو يمكنك الذهاب إلى حل التخزين السحابي المشفر مثل CertainSafe لمزيد من تدابير الأمان بجنون العظمة مثل MicroEncryption. الحفاظ على تلك الأفكار الذهبية تحت القفل والمفتاح.
2. خذ وظيفة المحمول مع حبة الملح
عندما كان المراجع الخاص بنا يضع جميع منتجات إدارة الأفكار عبر خطواتهم ، واجه حواجز الطرق عندما يتعلق الأمر بإنتاجية الأجهزة المحمولة. على الرغم من أن معظم برامج إدارة الأفكار لديها تطبيقات Android و iOS ، إلا أنه لا يوجد الكثير من إمكانيات تكامل الأجهزة المحمولة مع التطبيقات الأخرى ، ولا القدرة على مزامنة البيانات والعمل دون اتصال بالإنترنت. تتحسن تطبيقات الجوّال لإدارة Idea مع كل تحديث تدريجي ، ولكن إذا كنت تعمل أثناء التنقل وتتعرض لفكرة العمل ، فأنت بحاجة إلى رسم خريطة لها ، وتحوط رهاناتك.
على الإطلاق ، افتح تطبيق Mindomo لتكوين خريطة ذهنية أو Bloomfire للبدء في صياغة سؤال طرح الأفكار لموظفيك. فقط احفظ عملك في ملاحظة أو مستند في تطبيق آخر أيضًا. ثم عندما تواجه مشكلة في التنسيق ، أو خطأ في المزامنة ، أو فشل في الحفظ في تطبيق جوالك لإدارة الفكرة - بعيدًا عن اليقين ولكن هناك مخاطرة تستحق التخفيف بالتأكيد - فلن تترك جالسًا في قطار الأنفاق مع فكرة رائعة تنزلق بعيدا ولا شيء ملموس لاظهار لذلك.
3. كن حذرا مع تكامل التطبيق
واحدة من أكبر القيود الحالية مع برنامج إدارة الأفكار هو الافتقار إلى وثائق واضحة أو حتى تكامل أفضل تم إنشاؤه مسبقًا مع برامج المؤسسة الشائعة الأخرى حيث الأفكار المتشكلة في النظام الأساسي سوف تتجذر وتتحول إلى مشاريع ومبادرات فعلية. تتكامل Bloomfire مع Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition لإدارة علاقات العملاء (CRM) ، لكن معظم المنصات الاجتماعية الأولى لا تتكامل مع أنظمة إدارة CRM أو موارد بشرية أصليًا ، ولا حتى مع شركة Wiki الداخلية حيث يوجد الكثير من بيانات الاقتراع ستنتهي حتما.
ينطبق الأمر نفسه على المنصات التي تركز على الخريطة الذهنية ، حيث يكون الاندماج مع أداة تصور البيانات من أجل تمثيل مفاهيمي أكثر إقناعًا مفيدًا في النظر إلى الأفكار المعينة بطريقة مختلفة. ومع ذلك ، حتى بالنسبة لمبرمج قادر ، لا ينصح تمامًا بمحاولة بناء تكامل بنفسك بدون مجموعة تطوير البرامج مفتوحة المصدر (SDK) وتعليمات أو وثائق واضحة لدمج نظام أساسي آخر. أفضل خيار لديك هو ، مرة أخرى ، تصدير بيانات يدوي واستيرادها من منصة إدارة الأفكار إلى تطبيق الأعمال ذي الصلة الذي تحتاجه. تتبع سير العمل اليدوي - ما هي البيانات التي يجب تصديرها واستيرادها ومن المسؤول - في أداة مثل Asana للحفاظ على كل شيء مستقيماً.
4. لا تحاول التحديثية لإدارة المشاريع
يمكن أن تكون إدارة الأفكار والخرائط الذهنية طريقة رائعة لدحض إدارة مشروعك عن طريق تفويض المهام وتنظيم الأفكار من خلال صور تفاعلية واختصار الرموز المفيدة. لا يكمن الخطر في استخدام إدارة الأفكار لتنفيذ إدارة المشروع بشكل أفضل ، ولكن في استخدام نظام إدارة المشروع لشيء لا يصنع القيام به. إذا كان قسم تكنولوجيا المعلومات مستثمرًا بالفعل في نظام إدارة المشروع أو تعاونه ، فإن المسار الفعال من حيث التكلفة هو رفع هذه التقنية إلى إدارة الأفكار أيضًا.
في هذه الحالة ، ستنتهي بمزيج مربك للمشاريع متعددة الأغراض أو غرف الدردشة أو القنوات التي تولد ضوضاء غير مفهومة في شكل تعليقات على رأس التعليقات دون تنظيم مفاهيمي. ستنتهي الأعمال مع صندوق بريد إلكتروني آخر ، حيث ينتهي التحميل الزائد للفكرة بدون بنية بعدد كبير للغاية مدفون تحت الكومة. برنامج إدارة Idea ليس ناضجًا بشكل عام من منظور الميزة مثل أداة إدارة المشروع أو التعاون ، لكنه يفعل ما هو مصمم للقيام به - يوفر الطريق الأقل مقاومة لإسقاط الفكرة واستنباطها ، وإدارة التداخل فقاعات الفكر من كل مستخدم المساهمة في ذلك.
5. الفكرة ليست كافية ، افعل شيئًا معها
على المستوى الجمالي ، فإن إدارة الأفكار جذابة لأنها تبدو رائعة. تعد المنصات مثل Mindomo و Bloomfire أفكارًا جذابة وتعرض بصريًا في خرائط ذهنية مصممة بذكاء ورسوم بيانية تفاعلية للاستجابة الاجتماعية على التوالي. الخطر مع هذه الأنواع من المنصات هو النظر إلى تصوراتهم الأنيقة والتفكير في إنجاز المهمة.
تلك الخريطة الذهنية ونتائج الاستطلاعات لا تعني شيئًا إذا لم يتم تحصيل تلك البصيرة وتحويلها لغرض تجاري أعلى. من بين الأنظمة الأساسية الخمسة التي قمنا بمراجعتها ، يحتوي Bloomfire فقط على تحليلات مضمّنة ، لكن جميعها باستثناء Front & Main Honey تتكامل مباشرة مع Microsoft Office 365. لذا ، سواء كنت تقوم بتصدير البيانات إلى CRM أو إدارة المشروع أو تطبيق ذكاء الأعمال أو إرساله مباشرةً إلى Office 365 لإنشاء استراتيجية حول فكرة ما ، قم بإنهاء المهمة. يُعد تجميع الأفكار جزءًا مهمًا في ابتكار أي وجميع جوانب عملك ، لكنه الجزء الأول فقط.
