كيفية جمع البيانات الصحية والعافية دون تخويف موظفيك

الآن بعد أن أصبح قسم الموارد البشرية (HR) معلقًا على الأرقام الطاحنة لاتخاذ قرارات أفضل لإدارة الأفراد ، فإنه يثير أسئلة حول خصوصية الموظف. هذا واضح من التقارير الأخيرة التي توضح بالتفصيل كيف يستخدم أرباب العمل وشركات تحليل الرعاية الصحية وشركات التأمين التي يعملون معها - أو يساء استخدامها ، اعتمادًا على من يتحدث - بيانات صحة الموظفين والعافية.

في حين أن بعض برامج إدارة الموارد البشرية توفر بيانات العافية بناءً على إدارة الفوائد ، فإن المزيد والمزيد من الشركات تقوم بتعيين شركات تحليل طرف ثالث لاستخراج البيانات المجمعة من مطالبات التأمين الصحي ، وخطط العافية التي يرعاها صاحب العمل ، وغيرها من المصادر. إنهم يستخدمون المعلومات لتحديد قطاعات من القوى العاملة التي قد تستفيد من المعلومات المتعلقة بحالات صحية أو طبية محددة.

يبدو حميدة. لكن مدير تحليلات كاستل هيلث يمكن أن يحدد الموظفين الذين قد يتعرضون لخطر الإصابة بمرض السكري ، أو الحامل ، أو حتى من قد يحتاجون إلى جراحة في الظهر ، كما أخبر مدير شركة Fortune مؤخراً. قامت بيانات الشركة بإطلاق أجراس الإنذار باستخدام مجموعات الخصوصية. تدعي المنظمات أن أصحاب العمل - خاصة في الشركات الصغيرة - يمكنهم أن يخمنوا تخمينات متعلمة بشأن بيانات الموظف التي يتم تضمينها في النتائج المجمعة. يجادلون بأنهم مسلحون بمثل هذا النوع من المعلومات ، يمكن لأصحاب العمل الأقل من الأخلاقية أن يفصلوا الموظفين الحوامل أو الذين قد يؤدي استخدامهم للرعاية الصحية الثقيلة إلى رفع تكاليف الفوائد الإجمالية.

يمنع القانون الفيدرالي ، أي قانون قابلية نقل المعلومات الصحية والمساءلة لعام 1996 (HIPAA) ، الشركات من مشاركة معلومات الرعاية الصحية السرية للفرد. تؤكد شركات تحليلات الرعاية الصحية أنها لا تنتهك لوائح HIPAA لأنهم يشاركون فقط بيانات صحة وسلامة الموظف في شكل مجمع ، لذلك لا يمكن تتبع أي شيء لشخص واحد. ولكن ، حتى إذا لم تستخدم الشركات شركة تحليل خارجية ، ينبغي أن تأخذ إدارات الموارد البشرية ذلك بمثابة دعوة للاستيقاظ لإعادة فحص الممارسات المتعلقة بجمع بيانات صحة الموظفين والعافية واستخدامها وصونها.

"لا يمكننا التقليل من حساسية المعلومات الصحية - لا سيما في مجالات مثل الحمل حيث تكون النساء بالفعل على دراية شديدة بالتحيز والتمييز المحتملين من صاحب العمل" ، كما كتبت جينيفر بنز ، الرئيس التنفيذي لشركة استشارات الاتصالات الخاصة بفوائد الموظفين.

لكسب الثقة ، كن شفافا

هناك طرق صحيحة وخاطئة لجمع بيانات الصحة والعافية ، وفقًا لمسؤولي الموارد البشرية والمستشارين وخبراء قانون العمل. لكسب ثقة الموظفين ، كن شفافًا تمامًا بشأن ما تفعله ولماذا. عندما قام بوب ميربرغ ، مدير برنامج العافية لدى الموظف في Paychex ، بإعداد برنامج صحي مكثف مع فحص بيومتري وتقييم للمخاطر الصحية ، كان الموظفون الذين يزيد عددهم عن 12000 موظف متشككين. للتصدي لذلك ، كان Paychex مقدمًا حول كيفية استخدام التقييم والبيانات الأخرى - ولم يخفي التفاصيل في اتفاقية الخدمة أو التنازلات.

وقال ميربرغ إن Paychex يستخدم طرفًا ثالثًا لجمع بيانات صحة الموظفين و "نوجههم للاحتفاظ بها مقدسة". "نحن نسعى حقًا لجمعها ونشرها بأقل قدر ممكن."

اليوم ، لا يواجه Paychex مقاومة من الموظفين فيما يتعلق بالخصوصية ، على حد قول Merberg. "لقد أثبتنا أن ما نحاول القيام به هو احترام الخصوصية. ولكن الشيء الأساسي هو أن يكون نمط الشفافية مع مرور الوقت."

السماح للموظفين بالاشتراك

عندما تقوم بإعداد برنامج صحي ، يعد اختيار الموظف ضروريًا. البرامج أو الخطط التي يتم إلغاء اشتراكها افتراضيًا - والتي يتم فيها تسجيل الموظفين تلقائيًا ما لم يطلبوا صراحة إزالتها - ليست كبيرة في الروح المعنوية أو للحصول على التزام الموظف الكامل بالبرنامج.

نظرًا لأنه يتم تخزين الكثير من البيانات اليوم في الشبكة السحابية وأن المعلومات الشخصية في خطر دائمًا ، يجب أن يكون لدى الموظفين خيار الاشتراك. وهذا لضمان فهمهم لهدف البرنامج ، ولكن أيضًا للتوضيح بشأن معنى المشاركة في البرنامج ، وفقًا لمارك ستيلزنر ، المؤسس والمدير الإداري في شركة الاستشارات Inflexion Advisors HR (IA HR) ، والتي تساعد الشركات التي تنفذ تطبيقات تقنية الموارد البشرية.

بمجرد إخبار الموظفين بالبيانات التي تجمعها ، لا تحيد عن ذلك. قد يكون من المغري جمع معلومات جديدة أو استخدام البيانات التي تجمعها بطريقة مختلفة. ومع ذلك ، فإن تغيير المعايير يعني أن الموظفين ليسوا على اطلاع تام ، ويمكن أن يفتح ذلك أمام غزو مطالبات الخصوصية وفقًا لكارلا غروسنباخر ، الشريكة في مكتب واشنطن العاصمة الخاص بشركة Seyfarth Shaw LLP ، والذي يركز على قانون العمل والتوظيف. وهي رئيسة لممارسة العمل والتوظيف في واشنطن العاصمة.

وقال غروسنباخر: "عندما تبدأ في استخدامه لغرض آخر ، يمكن للناس أن يقولوا إنهم لم يوافقوا على ذلك ، ويصرخون". "من المهم حقًا جعل الموظفين يشعرون بالراحة".

تعد خصوصية بيانات الموظفين إحدى المشكلات الكبيرة التي تحيط بأنظمة إدارة الموارد البشرية الأساسية ، وفقًا لشركة أبحاث تكنولوجيا الموارد البشرية Sierra-Cedar. سوف يزداد حجمها فقط مع اكتساب فرق الموارد البشرية خبرة في استخدام التحليلات التنبؤية في المزيد من جوانب إدارة الأفراد ، بما في ذلك تخمينات مستنيرة بشأن سلوك الموظفين في المستقبل.

بصفتك صاحب عمل ، من الأهمية بمكان التأكد من إبقاء الموظفين على اطلاع بما تجمعه وكيف تستخدمه والخيارات المتاحة أمامهم إذا اختاروا ذلك.