كيف تقتل البريد الإلكتروني باستخدام برنامج إدارة المشاريع المناسب

البريد الإلكتروني يزيد من التوتر ، ويخلق العمل غير الضروري ، ويجعل الناس يشعرون بالارتباك. لا يمكن لأحد أن يكون أفضل نسخة من أنفسهم في العمل في ظل هذه الظروف. في السنوات القليلة الماضية ، بدأت المؤسسات بالابتعاد عن البريد الإلكتروني لصالح تطبيقات المراسلة الجماعية ، مثل Slack وأدوات التواصل الأخرى في مكان العمل. يؤثر العثور على الأداة المناسبة ، أو مجموعة الأدوات ، على ما إذا كان فريقك سيكون قادرًا على التخلي عن صناديق البريد الوارد التقليدية. بالنسبة للعديد من الفرق ، يجب أن يكون برنامج إدارة المشاريع جزءًا من الحل.

ما هو برنامج إدارة المشاريع؟

برامج إدارة المشاريع ، والتي تسمى أيضًا تطبيقات إدارة المشاريع ، هي أدوات عبر الإنترنت تستخدمها الفرق لتتبع العمل. بالمعنى الأوسع ، يمكن أن يكون تطبيق إدارة المشروع أي شيء من قطعة معقدة من البرامج لإدارة العمل ، مثل Microsoft Project ، إلى تطبيق أساسي للمهام. تتضمن التطبيقات الأحدث أدوات عمل أخرى لإدارة الموارد أو تتبع الوقت الذي تستغرقه المهمة أو حتى إعداد الفواتير.

غالبًا ما نميز الأنواع المختلفة من أدوات التعاون عن تطبيقات إدارة المشاريع لتسهيل التوصية بالتطبيق المناسب للغرض الصحيح. ومع ذلك ، تتداخل هاتان الفئتان وبعض الفئات الأخرى (مثل تطبيقات kanban board وتطبيقات إدارة العمل) بشكل كبير. لذلك ، بينما أقوم أحيانًا بتوضيح أن التطبيقات مثل Asana و Trello و Airtable و Basecamp ليست تطبيقات إدارة للمشروعات بشكل صارم ، يمكننا تضمينها هنا.

ماذا تفعل في برامج إدارة المشاريع؟

يختلف كل تطبيق لإدارة المشروع عن بعض الشيء ، لكن معظمهم يتيح لك رؤية جوانب مختلفة من عمل فريقك دون أن يطلب منك سؤال زملائك عنها.

عند تسجيل الدخول ، ترى كل المهام التي يجب على فريقك إكمالها والمواعيد النهائية. سترى من الذي تم تعيينه لأي مهمة ، وما إذا كان قد أتمها ، وما إذا كان لديهم أي تعليقات حولها. إذا كان أحد زملائك خارج الخدمة بشكل غير متوقع ، فيمكنك تسجيل الدخول إلى تطبيق إدارة المشروع والتحقق مما إذا كان قد تم تعيين أي شيء عاجل اليوم والذي يجب على عضو آخر في الفريق التقاطه. إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني حاليًا لإخبار شخص ما بأن المهمة قد تم القيام بها أو طرح أسئلة حول مهمة ما أو إرسال شيء ما للموافقة عليه ، فمن المحتمل أن تستفيد من تطبيق إدارة المشروع.

هناك ما هو أكثر من ذلك. أثناء استخدامك أنت وزملائك لتطبيق إدارة المشروع ، يحتفظ التطبيق بعدد العمل الذي يتم إنجازه. كم عدد المهام التي أنجزت في الوقت المحدد؟ هل ما زال المشروع على الطريق الصحيح يكتمل بحلول الموعد النهائي؟ تأتي تطبيقات إدارة المشاريع القوية مع جميع أنواع المخططات والرسوم البيانية لمساعدتك في متابعة هذا النوع من الأشياء. بهذه الطريقة ، إذا بدأ المشروع في الانزلاق ، يمكنك اكتشافه مبكرًا والعمل على منعه. ولكن دعنا لا ننحرف. دعنا نلتزم بكيفية مساعدة تطبيقات إدارة المشاريع في التواصل.

ماذا يفعل مدير المشروع؟

المشروع عبارة عن سلسلة من المهام. مدير المشروع هو الشخص الذي يعرف كل هذه المهام - أو على الأقل يشرف عليها. في بعض الأحيان ، يستبعد مدير المشروع المهام أو يضعها في مجموعة لكي يطالب بها الأشخاص. بعد ذلك ، يراقب مدير المشروع المهام والأشخاص الذين يقومون بها حتى يتم إنجازها جميعًا.

ليس كل فريق لديه مدير مشروع في حد ذاته ، ولكن معظمهم لديه شخص مسؤول. قد يكون صاحب عمل أو مدير أو قائد فريق. من هو الشخص المسؤول عنك أو صانع القرار اليومي ، فهذا هو مدير مشروعك.

لماذا البريد الإلكتروني سيئ للمشاريع

البريد الإلكتروني هو البريد الإلكتروني ، الذي أعرفه يبدو واضحًا ، لكن ابق معي هنا. البريد هو وسيلة رهيبة لتعيين العمل. تخيل لو جاءت مهامك إليك عن طريق البريد الحلزون. انها سخيفة تقريبا. ومع ذلك ، فإن البريد الإلكتروني لا يختلف عن البريد العادي ، إلا أنه أسرع.

فكر في البريد الإلكتروني الجيد في توفير:

• التواصل غير المتزامن مع درب الورق
• تسليم الوثائق

الآن فكر في ما يحتاج مدير المشروع إلى معرفته عندما يدير سلسلة من المهام:

• من هو متاح
• مقدار العمل الذي قام كل عامل بتعيينه لهم حاليًا وعندما يحين موعده
• تقدم العمل الذي تم تعيينه بالفعل (على سبيل المثال ، "لدى جون مهمتان مهمته له وكلاهما تم إنجاز 90 بالمائة منه")
• تقويم المواعيد النهائية
• القدرة على تحديد أولويات المهام وترتيب أولوياتها بناءً على احتياجات المشروع

القيام بهذا النوع من العمل عن طريق البريد أمر مثير للضحك.

والأهم من ذلك ، أن الطريقة التي يستخدم بها معظم العاملين في المكاتب البريد الإلكتروني تخلق انقطاعات. عند وصول رسائل بريد إلكتروني جديدة مع الإخطارات أو الإخطارات المنبثقة ، يتحقق العاملون عادة للتأكد من أن الرسالة الواردة ليست ملحة. ثم يعودون إلى ما كنا نفعله حتى الانقطاع التالي. يفعل الناس ذلك طوال اليوم ، ويفحصون ويفحصون بريدهم الإلكتروني. تشير العديد من الدراسات إلى أن استخدام البريد الإلكتروني يستغرق حوالي 30 في المائة من يوم عامل المعرفة ، وينتشر هذا الوقت بالتساوي على مدار اليوم ، بدلاً من أن يكون في مجموعات منفصلة. بمعنى آخر ، البريد الإلكتروني يقطعنا باستمرار.

عادة ما يكون للمقاطعات تأثير سلبي صاف ، على الرغم من أنه قد لا يكون بالطريقة التي تفترضها. إن الانقطاعات تجعل الناس يشعرون بمزيد من الإجهاد ، ولأنهم يعانون من عبء عمل أكبر مما يشعرون به بالفعل. يشعر الناس أيضًا بقدر أكبر من الإحباط وضغط الوقت.

تؤدي الطريقة التي يتفاعل بها الأشخاص مع البريد الإلكتروني أيضًا إلى إضاعة الوقت. نفقد الوقت عندما يتعين علينا إعادة قراءة نفس البريد الإلكتروني الذي قمنا بمسحه ضوئيًا في وقت مبكر من اليوم لأننا نسينا ما قالته. إذا نسيت التاريخ المحدد لتسليم المفتاح ، فإن استخراجه من البريد الإلكتروني يستغرق وقتًا. وماذا إذا كان البريد الإلكتروني الذي تقوم بحفره هو بريد قديم وتم نقل التاريخ منذ أسبوع؟

هذا كله يعني أن البريد الإلكتروني لم يكن مصممًا لإدارة المهام. إنها الأداة الخاطئة لهذا المنصب.

التواصل مع خدمة إدارة المشاريع

تتضمن إدارة المشروع التلاعب بالموارد والموارد ، ومراقبة الوضع في الوقت المحدد ، وإعادة توزيع المهام أو إعادة ترتيب أولوياتها مع تغير الموقف. تم تصميم برنامج إدارة المشروع للتعامل مع هذه الأنواع من القضايا وغيرها التي عادة ما تظهر خلال مشروع.

كيف يبدو التواصل في تطبيق إدارة المشروع مقابل البريد الإلكتروني؟ إنه مثل الفرق بين رؤية شيء بعينيك وقراءة وصف له. في السيناريو الأول ، لديك السيطرة على ما تريد أن ترى ومتى. في الثانية ، تعتمد على أشخاص آخرين لكتابة رسائل تخبرك بما يعتقدون أنه الأكثر أهمية - أو ما هو أسوأ ، ما يعتقدون أنهم تريد أن تسمعه.

تطبيقات إدارة المشاريع المختلفة لديها أدوات مختلفة للتواصل. كلهم تقريبا يدعمون @ يذكر ، على سبيل المثال. نظرًا لأن تطبيق Slack وتطبيقات المراسلة الجماعية الأخرى أصبحت شائعة جدًا ، فيمكنك غالبًا توصيلها بتطبيق إدارة المشروع الخاص بك ، وبالتالي تبسيط محادثاتك في مكان واحد. إذا لم يكن لديك بالفعل تطبيق دردشة جماعي ، فيمكنك تخطيه والبحث عن تطبيق لإدارة المشاريع يتضمن مربع دردشة داخل التطبيق. تقدم كل من Zoho Projects و ProofHub ذلك.

دعنا نقول أن المشروع المعني يحتوي على الكثير من العناصر المرئية ، والفريق الذي يعمل عليه يحتاج إلى مناقشتها. ستكون حياتك أسهل إذا كانت لديك أدوات لترميز الصور في تطبيق إدارة المشروع. وبهذه الطريقة ، يمكنك الخربشة إلكترونياً على صورة وإرفاق التعليقات ، مما يسهل على كل فرد في فريقك تقديم التعليقات وفهمها. Volerro هو أحد أمثلة تطبيق إدارة المشاريع باستخدام أدوات العلامات.

كما ذكرنا سابقًا ، تتعامل تطبيقات إدارة المشروع مع جميع العناصر الأساسية التي تحتاجها للتلاعب والتتبع ، مثل المهام والمواعيد النهائية والتقدم والمحال. كل هذه المعلومات مرئية لأولئك الذين يحتاجون إليها. بهذا المعنى ، هناك حاجة أقل للتواصل حول هذه الأنواع من الأمور. لن تحتاج أبدًا إلى إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما ولجهاز CC لنحو عشرة أشخاص لمعرفة ما إذا كان قد تم إنجازه تقريبًا بمهمة عندما يمكنك تسجيل الدخول إلى النظام ومعرفة أنه تم إنجازه بنسبة 75٪. الكثير من الأشياء التي تتطلب منك أن تقرأ بين السطور عند استخدام البريد الإلكتروني لإدارة المهام تصبح فجأة واضحة تمام الوضوح عند استخدام برنامج إدارة المشروع.

أقل وقت البريد الإلكتروني يعني المزيد من الوقت في العمل

يمكن أن تكون فوائد الحصول على فريق خارج البريد الإلكتروني وفي تطبيق إدارة المشروع للتواصل هائلة. من المؤكد أن التخفيض في البريد الإلكتروني وحده سيجعل الجميع سعداء ، ولكن هذا يتضاءل مقارنةً بالقيمة المضافة المتمثلة في الحصول على رؤية أكبر حول من يفعل ماذا ، وماذا يفعلون ، وحالة كل مهمة. يسهل عليك الحصول على معلومات دقيقة أثناء عملك ، بحيث يمكن لصانعي القرار اتخاذ قرارات جيدة.

للحصول على مزيد من النصائح المحددة حول العمل مع تطبيق إدارة المشروع ، راجع 7 طرق لتبسيط إدارة المشاريع في مشاريع العمل الجماعي و 5 ميزات لمشاريع Zoho لتنظيم أعمالك.