الحصول على المنظمة: كيفية استخدام تعقب التغييرات في مستندات google

منذ عام 2014 ، سمحت مستندات Google للأشخاص بتتبع التغييرات أثناء التحرير أو التعاون في عملهم مع الآخرين. تمنحك القدرة على تتبع التغييرات مزيدًا من قوة التحرير بطريقتين. أولاً ، يمكنك تعديل عملك دون الالتزام بالتغييرات ، في حالة رغبتك أنت أو أي شخص آخر في مراجعتها. ثانيًا ، يمكنك إنشاء مستند ومشاركته مع الآخرين ، ويمكنهم اقتراح تغييرات على الملف ، والتي يمكن أن يراها أو يقبلها أي شخص آخر ويقبلها أو يرفضها أو يغيرها. يجعل عملية التعاون أكثر شفافية وأسهل في الإدارة.

بينما يشير العديد من الأشخاص إلى هذه الوظيفة على أنها "تعقب التغييرات" - وهذا ما يطلق عليه في Microsoft Word ، وكان موجودًا هناك لفترة أطول - إلا أن Google تصفه بأنه "اقتراح". إنه يعمل بشكل مشابه للميزة الموجودة في Microsoft Office. في الواقع ، إذا قمت باستيراد مستند Google إلى Microsoft Word أو العكس ، فسيتم حفظ جميع التغييرات أو الاقتراحات المتعقبة ومرئية.

إليك كيفية استخدام "اقتراح" في مُحرر مستندات Google.

كيفية تمكين وضع الاقتراح

إذا كنت تكتب وتحرر منفرداً ، أو تقترح تغييرات على عمل شخص آخر ، ابدأ بتمكين وضع الاقتراح. على سطح المكتب ، ابحث في الركن الأيمن العلوي من الشاشة للحصول على رمز القلم وكلمة التحرير. انقر فوقه واختر "اقتراح". على الأجهزة المحمولة ، انظر إلى قائمة الإعدادات ، حيث يطلق عليها "اقتراح تغييرات". تبديل عليه.

بمجرد تمكين الاقتراح ، تظهر تعديلاتك الجديدة على الصفحة كتعديلات بدلاً من النص الملتزم. على سبيل المثال ، تظهر كل عملية حذف كنص يتوسطه خط. تظهر الكلمات الجديدة التي تكتبها بلون جديد (في هذه الحالة باللون الأخضر).

لكل تغيير تقترحه ، تنشئ محرّر مستندات Google مربع ملخص صغير بالهامش الأيمن يعرض من اقترح التغيير وما هو عليه. تمنحك مربعات الملخص هذه أيضًا والمحررين الآخرين القدرة على قبول التغييرات أو رفضها ، والتي أغطيها بمزيد من التفاصيل لاحقًا.

كيف تشارك وثيقتك

إذا كنت ترغب في تلقي التغييرات المقترحة من أشخاص آخرين ، يجب عليك أولاً مشاركة المستند وتمكين التحرير. في الركن الأيمن العلوي على سطح المكتب ، انقر فوق الزر "مشاركة الأزرق". على الهاتف المحمول ، يكون الخيار في الإعدادات ضمن مشاركة وتصدير. يمكنك مشاركة المستند مع الأشخاص الذين تختارهم فقط أو عن طريق إنشاء رابط يجعل المستند مرئيًا لأي شخص لديه هذا الارتباط.

إليك الجزء الأكثر أهمية: يجب أن تمنح المتعاونين إذن التحرير. حدد Can Edit من الخيار المناسب.

عندما يتلقى المتعاونون المستند ، يجب عليهم التحقق من أنهم يقترحون بدلاً من التحرير حتى يتمكن الجميع من رؤية التغييرات. عندما تعمل الفرق بهذه الطريقة بشكل متكرر ، سيتم استخدام الجميع لرؤية تعديلاتهم على الشاشة وسيعرفون على الفور ما إذا كان الاقتراح غير ممكن. إذا كان الأشخاص جددًا في تتبع التغييرات ، فقد تحتاج إلى تذكيرهم.

كيفية استخدام التعليقات

من القواعد الشائعة للتحرير (التي يقسمها الجميع طوال الوقت) ألا تكتب أبدًا في المستند شيئًا لا ترغب في نشره. على سبيل المثال ، لا تضع نكتة أبدًا كنص نائب ، ولا تكتب أبدًا تعليق في السطر. الأسئلة والأفكار الأطول للمناقشة تنتمي إلى التعليقات.

لإضافة تعليق ، ابحث عن الرمز في شريط الأدوات الذي يشبه مربع الكلام مع علامة الجمع في الوسط. بدلاً من ذلك ، يمكنك تمييز بعض النصوص ويظهر زر التعليق في الهامش الأيمن. انقر فوقه ، ويمكنك إضافة تعليقك.

تظهر التعليقات في الهامش الأيمن إلى جانب جميع التغييرات المتعقبة الأخرى. يمكن للمتعاونين الرد على التعليقات ، والتي تتيح لك إجراء مناقشة مباشرة في المستند حول التغييرات التي قد تجريها.

كيفية قبول ورفض وحل التعليقات

بمجرد أن تدخل جميع الاقتراحات ، يمكن لأي شخص لديه الكلمة الأخيرة في العمل قراءة المستند وقبول التغييرات أو رفضها.

للتعليقات ، لديك خيار "حل" كل واحد. يؤدي حل تعليق إلى حذف سجل المحادثة نهائيًا وللجميع ، لذا تأكد من حل المشكلة بالفعل قبل الضغط على هذا الزر.

ماذا يرى الآخرون؟

ما يجب مراعاته أثناء اقتراح تغييرات وإبداء تعليقات على مستند هو ما يراه الآخرون إذا كان لديهم إمكانية الوصول إلى نفس الملف. على سبيل المثال ، ما لم يتم إلغاء الاشتراك ، يتلقى المؤلف أو المؤلفون الأصليون إشعارًا بالبريد الإلكتروني فيما يتعلق بكل اقتراح فردي تقدمه وتضيفه في الوقت الفعلي. هذا يعني أنه إذا اقترح شخص ما تعديلاً ثم غير رأيه ، فلا يزال المؤلف يرى الاقتراح الأصلي عبر البريد الإلكتروني. إنه رجس.

أوصي بشدة بتعطيل هذه الإشعارات ، خاصةً إذا وجدت أن عملية التحرير صعبة. بدلاً من تعذب نفسك بمعرفة كل فكرة صغيرة تعبر عن عقول المحررين ، انتقل إلى Google Drive ، وانقر فوق رمز الترس ، واختر الإعدادات. ضمن الإعلامات ، تأكد من إلغاء تحديد الخانتين.

كيفية استخدام تاريخ الإصدار

هناك أداة أخرى ليست جزءًا من الاقتراح ولكنها مفيدة مع ذلك للكتابة والتحرير التعاونية ، وهي "محفوظات الإصدارات".

انظر تحت ملف> تاريخ الإصدار. يظهر خياران: اسم الإصدار الحالي وراجع محفوظات الإصدار.

يمكنك استخدام اسم الإصدار الحالي لحفظ نسخة من ملفك قبل فتحه لأشخاص آخرين للتحرير. بهذه الطريقة ، إذا حدث خطأ ما ، مثل أن ينسى أحد المتعاونين تشغيل الاقتراح ، فيمكنك العودة بسرعة وسهولة إلى مسودتك السابقة.

يعرض الخيار الآخر ، راجع محفوظات الإصدار ، الإصدارات المحفوظة مسبقًا للملف الذي يحمل اسم التاريخ والوقت. يمكنك تغيير الأسماء إلى شيء وصفي أكثر إذا ساعد. أثناء النظر إلى الإصدارات السابقة من الملف ، ترى التغييرات المميزة بلون مختلف. إنها أداة مفيدة لإعادة عقارب الساعة إلى الوراء عندما ربما تكون قد قبلت التغييرات أو رفضتها ، والآن أتمنى ألا تكون قد فعلت ذلك.

كيفية مقارنة المستندات

الأداة الأخيرة الجديرة بالذكر هي أداة جديدة تسمى مقارنة المستندات. إنها تحت قائمة الأدوات (أدوات> مقارنة المستندات). باستخدام هذه الأداة ، يمكنك مقارنة وثيقتين لمعرفة الاختلاف بينهما. من السهل العثور على التغييرات التي تمت إضافتها (عن قصد أو غير ذلك) إلى المستند ، سواء بواسطتك أو بواسطة شخص آخر. يمكن لطريقة العرض هذه أيضًا سحب التعليقات على الملفات أيضًا.

إذا كنت تتعاون مع مجموعة من الأشخاص غير المعتادين على تحرير المجموعة ، فيمكنك دائمًا حفظ مسودة عملك ومقارنتها بالإصدار الذي تم تعديله للتأكد من عدم حدوث أي تغييرات بطريق الخطأ.

المزيد من نصائح محرّر مستندات Google

هناك بعض النصائح الأخرى التي تستحق معرفة ما إذا كنت تستخدم محرّر مستندات Google كثيرًا. بالنسبة للمبتدئين ، تأكد من معرفة كيفية حفظ مستندات Google في وضع عدم الاتصال. بهذه الطريقة ، لن يؤدي انقطاع خدمة الإنترنت وغيره من الأحداث غير المتوقعة إلى تعطيل عملك. يمكنك أيضًا تشفير مستندات Google المخزنة في Drive ، نصيحة مفيدة أخرى. تأكد من استكشاف قائمتنا لأفضل نصائح مُحرر مستندات Google ، أيضًا.