الحصول على المنظمة: كيفية العمل مع تاريخ المراجعة في مستندات google

تتمثل إحدى ميزات استخدام مُحرر مستندات Google في أنه يحفظ عملك دائمًا تلقائيًا. آخر هو أن جوجل تحتفظ بسجل لجميع التغييرات التي تجريها على وثيقة. نظرًا لأن لديك حق الوصول إلى محفوظات الإصدار الخاص بك في محرّر مستندات Google ، يمكنك استعادة إصدار قديم من ملف أو إنشاء نسخة من إصدار سابق وتدويره في مشروع مختلف.

لاحظ أنه يمكنك فقط مشاهدة واسترجاع الإصدارات السابقة من الملفات إذا كان لديك إذن التحرير. إذا قام شخص ما بمشاركة ملف معك ومنحك إذنًا للقراءة فقط ، فلن تتمكن من رؤية سجله. لاحظ أيضًا أن إصدار الأعمال من محرّر مستندات Google يسمى G Suite ؛ يجب أن تعمل هذه النصائح لأي من الإصدارين.

وإليك كيف يعمل.

كيفية الاطلاع على الإصدارات الأقدم من مستند Google

يمكنك الاطلاع على قائمة محفوظات المراجعة لأي مستند من وثائق Google بثلاث طرق.

1. من القائمة ، اختر ملف> محفوظات الإصدار> راجع محفوظات الإصدار.

2. استخدم اختصار Windows Ctrl + Alt + Shift + H أو Command + Option + Shift + H على macOS.

3. انقر فوق مجموعة الكلمات التي تحتها خط فقط على يمين قائمة "المساعدة". هذه الكلمات تتغير تبعا لحالة الملف. عندما تعمل بنشاط على وثيقة ، فإنها تقرأ "حفظ…" وهذه هي المرة الوحيدة التي لا يمكنك فيها النقر عليها. وإلا ، فإنه يشير إلى "جميع التغييرات المحفوظة في Drive" أو "آخر تعديل تم على" متبوعًا بالتاريخ. انقر فوق أي من هذين ، وسيظهر محفوظات الإصدار الخاص بك.

تظهر قائمة محفوظات المستند في عمود جديد على اليمين. تنهار إصدارات الأفراد تحت رأس لكل تاريخ. توسيع أي واحد منهم لرؤية المزيد من التفاصيل في التغييرات.

للعودة إلى الإصدار الحالي ، انقر فوق السهم "السابق" في الجزء العلوي الأيسر من النافذة.

ومع ذلك ، عليك أن تدرك أنه قد لا يكون لديك سجل مثالي ، حيث تذكر Google في وثائقها أن "المراجعات الخاصة بملفك قد يتم دمجها من حين إلى آخر لتوفير مساحة التخزين".

كيفية استعادة نسخة من جوجل الوثيقة

بمجرد أن تتمكن من الوصول إلى محفوظات الإصدار من مستند Google ، يمكنك استعادة أي إصدار سابق. من قائمة الإصدارات التي تظهر على اليمين ، ما عليك سوى النقر فوق الملف الذي تريد فتحه.

يظهر زر أزرق كبير في الجزء العلوي من النافذة يقول "استعادة هذا الإصدار". إذا قمت باستعادة الإصدار المحدد ، فلا تزال تحتفظ بجميع الإصدارات الأخرى ، حتى تلك التي تم إنشاؤها بعد الإصدار المحدد حاليًا.

كيفية عمل نسخة من نسخة سابقة من وثيقة جوجل

بالإضافة إلى استعادة نسخة قديمة من الملف ، يمكنك عمل نسخة منه. يتيح لك إنشاء نسخة أن تخرج بسرعة إصدارات مختلفة من نفس الملف. على سبيل المثال ، إنها خدعة رائعة عند التقدم للوظائف وتريد جعل كل سيرة ذاتية ورسالة غلاف فريدة من نوعها ، لكنك لا تريد أن تبدأ من نقطة الصفر في كل مرة.

لإنشاء نسخة ، افتح سجل الملف الخاص بك ، واختر الذي تريده ، وانقر على أيقونة ثلاث نقاط مكدسة ، وحدد "إنشاء نسخة".

نصائح للتحرير والتحكم في الإصدار في محرّر مستندات Google

1) اسم الإصدارات الخاصة بك

الآن بعد أن عرفت كيفية العثور على سجل المراجع في محرّر مستندات Google ، يمكنك الحصول على المزيد منه بتسمية إصدارات مختلفة. من خلال تسميتها ، يمكنك بسهولة تحديد الإصدارات التي قد ترغب في استعادتها لاحقًا أو تدويرها لغرض آخر. إذا لم تقم بإعادة تسميتها ، فسيكون الاسم الافتراضي هو ختم التاريخ والوقت. يمكنك إعادة تسميتها باستخدام إحدى الطرق التالية:

• افتح محفوظات الإصدار الخاص بك ، وانقر فوق الرمز بثلاث نقاط ، وحدد اسم هذا الإصدار.
• من القائمة ، اختر ملف> محفوظات الإصدار> اسم الإصدار الحالي.

2) تتبع التغييرات في محرّر مستندات Google

في الجانب العلوي الأيمن من شريط القائمة ، يوجد زر قائمة يقول التحرير افتراضيًا. انقر فوقه ، وسيظهر خياران جديدان: اقتراح وعرض.

عندما تقوم بالتبديل إلى الاقتراح ، فإنه يمكّن بشكل أساسي تعقب التغييرات في المستند. عندما تستخدمها أنت والمتعاونون معك ، يحفظ محرّر مستندات Google جميع المواد الجديدة والتغييرات كاقتراحات. تظهر بلون مختلف لجعلها مرئية بسهولة. يمكنك قبولها أو رفضها واحدة تلو الأخرى أو بشكل جماعي .

3) استخدم أداة التعليق للأسئلة والمناقشات

غالبًا ما يتعلم الكتاب والمحررون بالطريقة الصعبة المتمثلة في جعل التعليقات متوافقة مع المادة التي يتم إنتاجها تعني أنه يمكن نشرها عن طريق الخطأ مع النسخة النهائية. لدى محرّر مستندات Google أداة للتعليق تتيح للمؤلفين والمحررين مناقشة المحتوى دون وضع كلمات غير ضرورية على الصفحة. سوف تكون شاكرا لك استخدمته.

4) استخدام @ التراسل

لفت انتباه شخص ما إلى تعديل أو تعليق باستخدام @ messaging - أو ربما يجب أن أقول + messaging ، لأن Google تستخدم رمزًا مختلفًا في معظم التطبيقات الأخرى. في الواقع ، إذا كتبت @ بدلاً من + ، فإن Google يغيرها لك.

للإشارة إلى انتباه شخص ما ، قم بإنشاء تعليق ، ثم اكتب علامة الجمع (+) متبوعة باسم الشخص أو عنوان بريده الإلكتروني. يقترح Google تلقائيًا الأقرب مطابقة من جهات الاتصال الخاصة بك. إذا لم يكن الشخص في جهات الاتصال الخاصة بك حتى الآن ، فما عليك سوى إدخال عنوان بريده الإلكتروني. خذ وقتك واحصل عليه بشكل صحيح قبل الدخول. كل ما تكتبه يذهب إلى هذا الشخص عبر البريد الإلكتروني على الفور ، إلى جانب رابط إلى المستند. إذا قمت بإجراء تغييرات على التعليق ، فسيحصل الشخص على تنبيهات حول هذه أيضًا. لذا تجنبهم البريد المزعج والتفكير في التعليقات الخاصة بك قبل الضغط على إدخال.

5) كتابة وتحرير غير متصل في مستندات جوجل / محرك

هل تعلم أنه يمكنك استخدام مُحرر مستندات Google حتى إذا كان جهاز الكمبيوتر أو الجهاز المحمول غير متصل بالإنترنت؟ تستطيع. كتب زميلي إريك رافين كرافت مقالًا كاملاً عن كيفية إعداد Google Drive في وضع عدم الاتصال بالإنترنت ، مع استكمال التعليمات خطوة بخطوة.

6) تعطيل تنبيهات البريد الإلكتروني

إذا كنت تستخدم G Suite للكتابة والتحرير كثيرًا ، فقد يكون الحصول على بريد إلكتروني لكل تغيير في مستند مصدر إزعاج. إليك كيفية تعطيل هذه الإشعارات. انتقل إلى Google Drive. انقر أيقونة الترس في الجزء العلوي الأيمن وافتح الإعدادات. على الجانب الأيسر ، حدد الإشعارات ، ثم قم بإلغاء تحديد مربع البريد الإلكتروني.

التعليمات القصيرة هي: Google Drive> الإعدادات> الإشعارات> البريد الإلكتروني

المزيد من نصائح G Suite

إذا كنت تستخدم محرّر مستندات Google يوميًا ، فإن تعلم بعض النصائح المفيدة لـ G Suite سيساعدك على توفير الوقت وتكون أكثر فاعلية مع البرنامج. عندما تعرف ما يمكن أن يفعله البرنامج ، فإنه يمكن أيضًا فتح أفكار جديدة لما يمكنك القيام به في عملك.