الضغط لصفر البريد الإلكتروني

محتويات

• The Push for Zero Email
• بلا بلا اتصال البريد الإلكتروني

في عام 2011 ، أدلى تيري بريتون ، الرئيس التنفيذي ورئيس Atos ومقره فرنسا ، بتصريح جريء بأنه خطط للقضاء على البريد الإلكتروني للشركة في غضون ثلاث سنوات. أثارت الفكرة الكثير من الجدل مثل الأوسمة. الآن ، هذه السنوات الثلاث قد انتهت. فكيف فعلت الشركة؟

لقد تعرفت على مارك بوفنز ، مدير برنامج Zero Email Global Program في Atos ، عبر الهاتف لمعرفة ما إذا كانت الشركة قد وصلت إلى مكانتها. أوضح بوفنز أن الدفع نحو الصفر البريد الإلكتروني كان في الواقع جزء من التركيز أكبر على العافية الموظف. شعر الأشخاص في Atos (مثل أي شخص آخر يجلس أمام محطة الكمبيوتر طوال اليوم) بالإرهاق من البريد الإلكتروني ، أو بشكل أكثر دقة ، بسبب الحمل الزائد للمعلومات التي تسببها البريد الإلكتروني.

Atos ليس بدء التشغيل صغير. توظف الشركة أكثر من 76000 شخص في 52 دولة. Atos هي شركة عالمية لخدمات تكنولوجيا المعلومات ، تعمل مع مجموعة واسعة من الشركات - كل شيء من القطاع المصرفي إلى الدفاع والأمن. كيف يمكنك الحصول على كل هؤلاء الناس ، مع مجموعة كبيرة من العمل الذي يقومون به ، بعيدا عن التواصل مع بعضهم البعض عن طريق البريد الإلكتروني؟

جيل دوفي: كان عام 2011 عندما أعلن أتوس عن هدف التخلص من جميع رسائل البريد الإلكتروني الداخلية في غضون ثلاث سنوات. لقد مرت علامة السنوات الثلاث هذه ، وأنا أتساءل: كيف الحال؟

مارك بوفنز: انتهت فترة الثلاث سنوات في وقت سابق من هذا العام في فبراير. لقد حققنا بالفعل بعض المعالم المهمة للبرنامج ، وأهمها معالجة الحمل الزائد للمعلومات.

لقد نشرنا بالفعل وتحدثنا أننا حققنا انخفاضًا بنسبة 60 في المائة في البريد الإلكتروني. وبالطبع ، يتم تعويض ذلك عن طريق العمل بطريقة مختلفة واستخدام مجموعة جديدة من الأدوات بجانب Outlook للبريد الإلكتروني.

JD: هل يمكن أن تخبرني عن بعض تلك الأدوات التي تستخدمها؟

MB: نعم. إنها مزيج من الأدوات. نسميها ZEN: Zero Email Network. إنه في الواقع تطبيق لـ Microsoft SharePoint ، إلى جانب Lync [أداة اتصال عبر الإنترنت من Microsoft] ، بالإضافة إلى برنامج يسمى BlueKiwi ، وهي شركة استحوذنا عليها في عام 2012. وهي توفر الشبكة الاجتماعية.

من الواضح أن هؤلاء الثلاثة متكاملون جيدًا. من داخل منصة ZEN-BlueKiwi ، على سبيل المثال ، قمنا بدمج Lync للتواجد. يمكن للأشخاص النقر فوق أي صورة وبدء المراسلة الفورية أو بدء مكالمة عبر الإنترنت. لدينا تكامل جيد بين المجتمعات ومواقع SharePoint حتى يتمكن الناس من الاتصال بسهولة بمجتمع تعاون BlueKiwi.

لكي نتناول قليلاً مسألة ما هي مراحل [البدء في خطة البريد الإلكتروني الصفري] ، في السنة الأولى ، قضينا الكثير من الوقت على ما نسميه "آداب البريد الإلكتروني". بدأنا أيضًا في تدريب فرق الإدارة لدينا.

JD: عندما تقول "آداب البريد الإلكتروني" ، هل تعني عندما يكون ذلك مناسبًا عندما يكون من غير المناسب استخدام البريد الإلكتروني للاتصال؟

MB: صحيح. بطريقة إيجابية ، أردنا تحفيز الناس على التحدث وجهاً لوجه ، على سبيل المثال ، عندما يكون ذلك مناسبًا جدًا. حصلنا على زيادة حادة في اعتماد Lync. بدأ الأشخاص حقًا في استخدام المراسلة الفورية ، ولكن أيضًا مشاركة التطبيقات وعقد مؤتمرات الفيديو عبر Lync. حقًا ، لقد كان تغييرًا في السلوك باستخدام الأداة المناسبة للتطبيق الصحيح.

دينار أردني: كيف تعتقد أن هذا قد غير ثقافة الشركة؟

MB: لقد أصبح من الأسهل أن تصبح أكثر تركيزًا على العملاء. أتوس ، كما تعلمون ، هي شركة كبيرة حقًا. لقد نمت الكثير على مر السنين عن طريق الاستحواذ. نحن نركز على ما نسميه الإيرادات المتكررة ، لذلك الاتصالات طويلة الأجل. إن هذا [الانتقال إلى استخدام أدوات الاتصال الأخرى] قد جلب مستوى جديد من التركيز على العملاء. لماذا ا؟ نظرًا لأنه من السهل جدًا الآن على الأشخاص إنشاء مجتمعات العملاء والعمل الجماعي على مستوى العالم للتصدي لتحديات العملاء في المجتمع. في الماضي ، عبر البريد الإلكتروني ، ستتلقى كمية غير ضرورية من الرسائل ، على سبيل المثال ، بسبب عدم عمل الأشخاص معًا بشكل كامل. وهذا هو أحد النتائج الرئيسية لهذا البرنامج.

والآخر هو أننا جعلنا أتوس صغيرًا مرة أخرى. الحقيقة البسيطة المتمثلة في امتلاكك لقائمة من الملفات الشخصية التي يحتفظ بها الأشخاص على الشبكة الاجتماعية للمؤسسة ، جنبًا إلى جنب مع وجود Lync ، تجعل من السهل جدًا العثور على نظرائك لبدء مناقشة أو الانضمام إلى مجتمع تعتقد أنه مثير للإعجاب. لذلك يجعل Atos صغيرًا ويبني الثقة.

لدينا الكثير من الخبراء في مجالات مختلفة ، لكنهم منتشرون في جميع أنحاء العالم. من السهل على الناس العمل معًا عندما يكون لديك القليل من الثقة في العلاقة ، وقليلًا من فهم خبرات بعضهم البعض ، والقدرة على العمل معًا بشكل أسهل كثيرًا. لقد أعاد هذا الأمر - وربما أنا حزين للغاية - لكنه أعاد هذا الشعور المريح لشركة يمكن للناس من خلالها العمل معًا. هذا ليس شيئًا يمكنك فعله باستخدام البريد الإلكتروني فقط أو SharePoint فقط.

إنها حقًا نتيجة للطريقة التي قمنا بها ، والتي لا تزال فريدة من نوعها. بدأت العديد من الشركات مبادرات التعاون الاجتماعي. يفعلون الطيار. ثم يقومون بعمل تجريبي آخر ، ويحاولون توسيعه لينتهي به المطاف في نهاية المطاف باعتماد على مستوى الشركة. لكننا فعلنا ذلك بطريقة مختلفة. لقد قضينا الكثير من الوقت في البداية لنوضح للناس أننا بحاجة إلى تغيير سلوكنا التعاوني ، وأننا نحتاج ، على سبيل المثال ، للمديرين لتغيير أسلوبهم الإداري.

لدينا برنامج تدريبي كبير للمديرين لفهم فوائد التعاون ، ولهم أيضًا العمل بشكل أكثر ذكاءً في هذا السياق من العمل معًا في المجتمعات في الشبكة الاجتماعية للمؤسسات.

JD: عندما قررت تقليل البريد الإلكتروني الداخلي - ويسرني أن أسمع 60 بالمائة ؛ هذا رقم مثير للإعجاب حقًا - ما هو الدافع الأصلي للقيام بذلك؟

MB: كان ما نسميه البرنامج. تتمثل إحدى طموحات Atos في التقدم في تصنيفات كونك مكانًا رائعًا للعمل من خلال قضاء الوقت والاهتمام بما يحتاج إلى تحسين استنادًا إلى المدخلات والتعليقات التي نحصل عليها من موظفينا.

في ذلك الوقت ، تلقينا بالفعل إشارات قوية إلى أن البريد الإلكتروني أصبح مشكلة - أو ربما ليس "بريدًا إلكترونيًا" ولكن زيادة التحميل بسبب البريد الإلكتروني.

نتج عن كل إساءة استخدام البريد الإلكتروني هذه حقيقة أن الناس كانوا غير مرتاحين للغاية. كان الوقت الذي يقضيه الأشخاص على البريد الإلكتروني يقترب ، في بعض فرقنا ، 30 أو حتى 40 في المائة من وقت الشركة!

بالاقتران مع حقيقة أننا بدأنا في طرح جميع أنواع الأسئلة مثل ، "هل تعتقد أن هذا هو الوقت المناسب الذي تقضيه؟" لأنه ربما لا يمثل ذلك مشكلة في قضاء 40٪ من وقتنا في العمل مع رسائل البريد الإلكتروني وفرز رسائل البريد الإلكتروني والرد على البريد الإلكتروني. ولكن بشكل عام ، كان هذا يعتبر في الغالب غير مثمر.

إذن نحن هنا ، إدارة شركة كبيرة ، ويوضح موظفوك أن 40 بالمائة مما يفعلونه مشكوك فيه من حيث القيمة للشركة.