قراءة هذا قبل التخلي عن البريد الإلكتروني لفترة الركود

البريد الإلكتروني سهل الكراهية. وأوه ، كيف نحب أن نكرهها. كصلة بالعالم الخارجي ، إنه رائع. كوسيلة للتحدث مع زملاء العمل ، وليس ذلك بكثير. إنه ليس في الوقت الفعلي ، فالناس يسيئون استخدامه (مرحبًا ، "رد على الكل") ، ويتم دفن الرسائل المهمة في الحمأة اليومية من النشرات الإخبارية والإعلانات ورسائل البريد الإلكتروني للاشتراك في المنتجات والخدمات التي لا يمكن أن تشترك فيها مطلقًا.

لم يكن دائما بهذه الطريقة. استغرق الأمر أكثر من عقدين من الزمن بعد أن قام مبرمج الكمبيوتر الأمريكي راي توملينسون بتنفيذ أول نظام بريد إلكتروني في عام 1971 للبريد الإلكتروني للاستفادة منه. لكن عندما حدث ذلك ، أحدث ثورة في طريقة تواصل الناس ، داخل وخارج العمل. توفي توملينسون في 6 مارس عن عمر 74 عامًا.

اليوم ، تتخلى الشركات عن البريد الإلكتروني بأعداد كبيرة من أجل أدوات التعاون عبر الإنترنت مثل Atlassian HipChat و Google Hangouts ، وعلى الأخص Slack. من المتوقع أن يدفع النشاط السوق العالمية لما يسميه المحللون الشبكات الاجتماعية للمؤسسات إلى 3.5 مليار دولار بحلول عام 2019 - أي أكثر من ضعف ما كان عليه في عام 2014 ، وفقًا لتقرير IDC الصادر في يوليو 2015.

يعد التبديل إلى Slack أو أداة اتصال داخل المكتب مماثلة لسهولة فتح حساب تجريبي مجاني. يمكن أن يكون Slack رائعًا للتبادلات السريعة بين أعضاء الفريق أو لمشاركة المستندات والتقارير عبر الشركة. ولكن هناك منحنى تعليمي ، يمكن أن يكون مكلفًا ، ويمكن أن يتحول إلى وقت ممتص مثل البريد الإلكتروني ، إن لم يكن أسوأ.

وقال داني جرونر ، مدير Blogger Partnerships and Outreach Manager في موقع Shutterstock الإلكتروني للصور ، والذي يستخدم Slack للاتصالات الداخلية: "إنه يتطلب شراء الموظف". "إذا كان الناس يشتركون فيها ويرغبون في إدراك أن هناك قيمة ، فستكون هذه الطريقة في فترة تتراوح بين ثلاثة وستة أشهر."

فيما يلي بعض العوامل التي تساعدك في تحديد ما إذا كان نشاطك التجاري جاهزًا لتقبيل وداعك للبريد الإلكتروني. إنها تعتمد على مدخلات من أكثر من نصف دزينة من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي قابلتها والتي نقلت رسائل المكتب إلى سلاك أو أداة مماثلة.

1. معرفة لماذا كنت التبديل

لا يكفي لحقيبة البريد الإلكتروني لأنه "سيء". يمكن أن تساعدك الأهداف الملموسة على تحديد كيفية إعداد خدمة جديدة وطرحها. أراد جريج إدواردز ، الرئيس التنفيذي لشركة الأمن السيبراني WatchPoint Data ، طريقة أسرع للحصول على المعلومات من وإلى الموظفين ، ولكن مع القدرة على إرفاق الملفات والتعاون وأرشفة المواد. لقد كان بحاجة إلى وظائف أكثر ثراءً من الرسائل الفورية (IM) التي يقدمها ، لذلك فقد اختبر سلاك ، ووجد أنه "فعل كل شيء كنت أبحث عنه."

2. البنادق الكبيرة يجب أن تقود المعركة

نعم ، ستكون معركة. حتى إذا تم كسر البريد الإلكتروني ، فهذا ما اعتاد عليه معظم الأشخاص. لن يعمل التبديل ما لم يكن كبار المديرين أكبر رؤساء المشجعين - وأول المستخدمين. في شركة أصغر ، يمكن أن يكون المالك أو المدير التنفيذي. في شركة أكبر ، يمكن أن يكون رئيس القسم. بعد الاشتراك في Slack ، كان على إدواردز تذكير موظفيه الثمانية به باستمرار. "لا يزال لديّ أشخاص يرسلون إلي رسالة بالبريد الإلكتروني وأود أن أرد وأقول لهم:" أرسل هذا إليّ في سلاك."

شركات أخرى تأخذ نهجا أكثر يانع. يستخدم صانع تطبيقات رقم الهاتف الظاهري Burner تطبيق دردشة مختلفًا عندما دعا أحد مؤسسي الشركة عددًا قليلاً من الأصدقاء لتجربة Slack. وقال جريج كوهن ، الرئيس التنفيذي لشركة بورنر: "بدأ الجميع استخدام سلاك أكثر وأكثر ، وقمنا بقتل الآخر". ويقدر أن حجم بريده الإلكتروني انخفض بنسبة 30 إلى 50 في المائة نتيجة لذلك - وكان سينخفض ​​أكثر إذا لم تتضمن وظيفته إرسال بريد إلكتروني إلى أشخاص خارج الشركة.

3. النظر في الخيارات الخاصة بك

سلاك لاعب كبير ، ولكن هناك بدائل. تساعد أدوات Sameroom في مشاركة الرسائل بين منصات الاتصال غير المتوافقة ، وتستخدم الشركة حلولًا متعددة للمراسلات بين المكاتب بما في ذلك Atlassian HipChat و Intercom و Slack ، على الرغم من أنها تستخدم Fleep بشكل أساسي. من بين أشياء أخرى ، يمكن لمستخدمي Fleep كتابة الرسائل داخل النظام الأساسي للتسليم من وإلى البريد الإلكتروني ، وهي ميزة غير متوفرة في الإصدار المجاني من Slack (وفقًا لما قاله Andrei Soroker ، الرئيس التنفيذي لشركة Sameroom).

4. النظر في التكاليف

سلاك مجاني حتى تصل إلى 10000 رسالة وخمس أدوات مدعومة. بعد ذلك ، يكلف المستخدم 8 دولارات شهريًا لكل مستخدم (أو 6.67 دولارات عند الدفع سنويًا). يدفع جيف جلادنيك ، مؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Great Dental Web Sites (GDW) لتطوير الويب ، 200 دولار شهريًا مقابل سلاك مقابل موظفيه الثلاثين. إنه يحب الخدمة ولكنه يحب أن يجد شيئًا أرخص. وقال "أنت تضرب الجدار بطريقة أسرع مما تعتقد" ، ثم يشتكي فريقك عندما يتعذر عليهم العثور على أشياء ويقولون دعنا نعود إلى البريد الإلكتروني ، لذا فأنت تشتري. إنها مثل الهيروين ، تتعثر عليه و لا يمكن النزول ".

5. عرض التدريب

من الصعب أن يتخيل الناس في وقت واحد أن يتعلموا كيفية استخدام البريد الإلكتروني. إنه نفس الشيء بالنسبة لـ Slack. تأكد من أن الموظفين يعرفون أساسيات Slack مثل كيفية عمل القنوات وكيفية الاشتراك فيها أو الخروج منها. إذا كنت تقوم بدمج تطبيق Slack مع تطبيقات إنتاجية المكاتب الحالية ، فتأكد من فهمهم لما هي عليه وكيفية اتصالهم. احصل على المزيد من الإرشادات في 7 تلميحات أساسية لمستخدمي Slack. كلما زاد عدد الموظفين الدائمين لديهم ، قل احتمال وصولهم إلى نوع العادات السيئة التي أوجدت بريد morass الإلكتروني اليوم.

6. حدد مقدار ما تسمح به الثقافات الاجتماعية لغير العمل

بدأ الموظفون في GDW قنوات سلاك للأشخاص الذين يحبون القطط والتزلج والتزلج على الجليد. وقال Gladnick من GDW: "لقد شق الكثير من ثقافتنا طريقنا إلى سلاك".

ولكن الكثير من المرح يمكن أن يكون شيئا سيئا. بدلاً من إعطاء الناس فرصة لتفريغ نشاطهم بين المهام ، يمكن أن تصبح قنوات الأبله هزيلة للوقت هائلة.

أعلنت سلاك مؤخرًا عن الدردشة الصوتية الداخلية الخاصة بها على غرار خطوط Skype.

يقول Soroker إنه كان يعمل في شركة تستخدم Skype ، و "كان هناك أشخاص قضوا يوم عملهم بأكمله فقط في المزاح في غرف الدردشة (Skype) هذه ، وتبادل صور القطط وصور GIF المتحركة" ، على حد قوله. "إذا أصبح هذا هو الواقع ، فهذا أمر خطير." في Sameroom ، قال Soroker إنه لا توجد قنوات مسلية ممتعة. "لا نقول أي شيء على الإطلاق ما لم يكن متعلقًا بالعمل. نحاول أن نكون ممولين عن قصد".

7. لا تتجاهل تطبيقات الاتصال للاتصال بالعملاء

ربما لم تكن أدوات التعاون وتطبيقات المراسلة الداخلية مخصصة للتواصل مع العملاء ، لكن الشركات تستخدمها الآن بهذه الطريقة. يستخدم Cohesion Singapore ، وهو منظم لأحداث بناء الفريق الجماعية ، مثل الليزر وسماعة الفقاعة لكرة القدم ، WhatsApp Messenger و Telegram Messaging للرد على استفسارات العملاء المحتملين. وقال المؤسس المشارك لـ Cohesion Singapore إن الشركة التي تبلغ من العمر 18 شهرًا قد أسقطت رسائل البريد الإلكتروني لصالح تطبيقات المراسلة منذ حوالي عام لأنها سمحت للموظفين بالاستجابة بشكل أسرع. وأشار إلى أن العملاء على استعداد لدفع علاوة على "القيم الجوهرية" مثل الردود السريعة.