Rubex بواسطة efilecabinet استعراض وتقييم

Rubex by eFileCabinet (الذي يبدأ بـ 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا) هو إدارة مستندات Software-as-a-Service (SaaS) ، وحفظ التخزين السحابي ، ومشاركة الملفات المصممة لمساعدة الشركات على العمل بدون أوراق وتنظيم ملفاتها وفعاليتها مستندات. يُعد Rubex by eFileCabinet مثاليًا للشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم التي تتطلب حلاً يستند إلى مجموعة النظراء ، مما يجعل من السهل مشاركة المستندات بأمان داخل المؤسسة وخارجها وكذلك إعداد الاحتفاظ بالوثائق والامتثال لها. يحتفظ Rubex by eFileCabinet تلقائيًا بتاريخ من عمر المستند ، بما في ذلك التغييرات التي تم إجراؤها ومن قام بذلك ومتى. إنه يحفظ بشكل استباقي جميع المعلومات اللازمة لآثار التدقيق في المستقبل.

تفتخر Rubex by eFileCabinet بميزة بحث شاملة ، وتدفقات عمل آلية ، وإنشاء قوالب ، ومشاركة الملفات مع التحكم في الإصدار بهدف زيادة الكفاءة التي تتوافق بشكل جيد مع Microsoft SharePoint Online ، حلول المحررين الخاصة بنا. ستجد أيضًا مجموعة واسعة من خيارات التعاون من Ascensio System OnlyOffice ، وهو خيار اختيار المحررين الثاني في تقرير مراجعة برنامج DM الخاص بنا.

إدارة الوثائق والتخزين الآمن

Rubex by eFileCabinet عبارة عن بوابة إلكترونية متكاملة لمشاركة الملفات وملفات DM والتي تضع ميزات خدمات eFileCabinet Online و SecureDrawer الخاصة بالشركة في حل واحد قائم على الويب. بهدف مساعدة الشركات الصغيرة والمتوسطة على عدم استخدام الورق وزيادة كفاءتها ، يتميز Rubex by eFileCabinet بوظائف تنظيم المستندات والتخزين والمشاركة الذكية. ويضيف أيضًا عناصر تحكم دقيقة لأذونات الملفات وإدارة سياسات الاحتفاظ بالبيانات.

تم تصميم Rubex بواسطة eFileCabinet حول التعاون ، وهو أحدث تطور لـ eFileCabinet Online ، والذي يتميز بمجموعة كاملة من وظائف DM لمشاركة الملفات بشكل آمن. لتعزيز أمان تخزين المستندات ومشاركتها ، يستخدم Rubex by eFileCabinet تشفير 256 بت ويستخدم Amazon Web Services (AWS).

Rubex بواسطة eFileCabinet جديد جدًا ؛ لا يزال موقع eFileCabinet يسلط الضوء على خدمات eFileCabinet و SecureDrawer الأقدم والأكثر شهرة ، والتي يمكن أن تكون مربكة. من الواضح أن Rubex by eFileCabinet ، والذي يوفر ظاهريًا كل الميزات التي يمتلكها هذان التطبيقان ولكن في واجهة مستخدم جديدة (UI) جديدة. تشير تطبيقات eFileCabinet Online Android و iOS بالمثل إلى eFileCabinet Online ، حتى لو كان ما يقومون بالوصول إليه هو Rubex بواسطة eFileCabinet.

التسعير والقدرات

بدءًا من 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ، يتميز Rubex by eFileCabinet بمشاركة آمنة للملفات مع 25 جيجابايت للتخزين ، ولكن لا توجد ميزات أو وظائف DM. الاشتراك في الخطوة هو مستوى الميزة الذي يتكلف 30 دولارًا لكل مستخدم شهريًا مع سعة تخزينية 1 تيرابايت. يعد هذا عرضًا أقوى من شأنه أن يروق لمعظم الشركات الصغيرة والمتوسطة ، ولكن لا يمكن الوصول إليه إلا مع ثلاثة مستخدمين على الأقل. تشمل اشتراكات Advantage نظام eFileCabinet DM ومشاركة الملفات بشكل آمن وتطبيق SideKick والاحتفاظ (الحوكمة) والمصادقة ثنائية العوامل (2FA) وإعدادات الأمان الفردية وأدوات التوافق وتكامل التوقيع الإلكتروني. ويشمل أيضًا تكامل Microsoft Office ، والوصول إلى تكامل واجهة برمجة التطبيقات (API) ، ومسار التدقيق ، والدعم والخدمات ، والوصول إلى الأجهزة المحمولة. ستكون مجموعة ميزات هذه الفئة مثالية لمعظم الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تلبي احتياجاتها السحابية من DM. التسعير متوسط ​​تقريبًا بالنسبة لمنتج من هذا النطاق ، لكن شرط امتلاك ما لا يقل عن ثلاثة مستخدمين للوصول إليه يبدو وكأنه استراتيجية لإجبار المستخدمين على رفع المستوى التالي.

المستوى التالي هو اشتراك الأعمال ، والذي يكلف 55 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ويتضمن 5 تيرابايت من السعة التخزينية. يحتوي Business tier على كافة ميزات الطبقة Advantage ، ويتضمن أيضًا أتمتة العمليات التجارية والتقاط التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) وأتمتة سير العمل ومصمم سير العمل ومكتبات الأتمتة. تشمل هذه الفئة أيضًا الأدوات الداخلية والموافقات وعملية الإطار الزمني والتصعيد التلقائي للعملية ذات الأولوية وتوجيه الملفات الخاصة بالبيانات وتسمية الملفات وتخزينها تلقائيًا. يوجد أيضًا خيار مؤسسة متاح ، لكن تحديد السعر يعتمد على متطلبات التخصيص والتخزين المحددة. تتم محاسبة جميع خطط التسعير الخاصة بـ Rubex من قبل eFileCabinet على أساس سنوي.

وظيفة تركز على المنظمة

يركز Rubex by eFileCabinet على التنظيم والكفاءة في رقمنة وإدارة ومشاركة المستندات. تبدأ الوظيفة الرئيسية والتحكم في موقع الويب من الجانب الأيسر من الشاشة وتصبح أكثر دقة أثناء التحرك نحو الجانب الأيمن. يقدم الحل عبر الإنترنت تجربة مستخدم جذابة وبديهية (UX). يشتمل الشريط العلوي ، الملون باللون الأزرق الداكن ، على قائمة همبرغر من ثلاثة أشرطة للوصول إلى القوائم الفرعية الرئيسية ، والمسؤول ، والبحث ، وطلبات الملفات ، والمغادرة ، وإعداداتي. يمكن إخفاء هذه القائمة بسهولة لزيادة مساحة الشاشة.

قسم المسؤول هو المكان الذي يمكنك فيه إضافة مستخدمين وضيوف ومجموعات. من هنا ، يمكنك إدارة التراخيص للمستخدمين والضيوف ، ومشاهدة جلسات المستخدم. قسم المسؤول هو المكان الذي يمكن فيه إضافة القوالب ، وحيث يمكن تحديد سياسات الحوكمة والأمن. خيارات سياسة الأمان شاملة مع متطلبات كلمة المرور المعقدة المختلفة ، وتكرار تغيير كلمة المرور ، والتحقق من المصادقة ثنائية (2FA) المتاحة لتوفير الأمن الأمثل.

يحتوي الشريط الأزرق أيضًا على قوائم منسدلة جديدة ومشاركة وتحرير واختصار لتطبيق القوالب. برتقالي "هل تريد المساعدة؟" يستدعي الزر "الأسئلة المتداولة" (FAQs) ويظهر مربع بحث كبير على الجانب الأيسر. هناك أيضًا روابط إلى دليل التشغيل السريع للمستخدمين الجدد ويكشف رمز المهام عن قسم مركز النشاط الذي يسرد عمليات التحميل والإشعارات الحديثة.

تقع ثلاثة أيقونات رئيسية تحت شعار Rubex. الأول هو رمز House for Home ، والذي يعرض حسابي ، والذي يحتوي على رمز بناء لتعيين شركة. يمكن للمستخدمين إنشاء خزانات متعددة لتخزين ملفاتهم ؛ من الممكن إنشاء أدراج متداخلة داخل خزائن الملفات. بناء هيكل ملف بديهية ومنطقية واضح ومباشر.

الرمز الرئيسي الثاني هو My Shares. وهي تتألف من نقاط مترابطة وقوائم بجميع المستندات المشتركة وحالتها حول ما إذا كان قد تم الوصول إليها أم لا ، والوقت الذي تبقى فيه متاحة. الأيقونة الثالثة ، "حقيبة الملفات" ، تخص My Portfolios ، حيث يمكنك تخزين جميع المستندات المرفقة بمشروع أو عميل محدد.

في قسم "حسابي" ، توجد أيقونات منبثقة في أقصى اليمين بما في ذلك التفاصيل والتعليقات (حيث يمكن للمستخدمين ترك ملاحظات Post-It الافتراضية) ، الملف الشخصي ، والأذونات (للتبديل بين أذونات القراءة والكتابة والحذف لـ المستخدمين والمجموعات). هناك نافذة منبثقة Governance لحماية الملفات من أن يتم تحريرها (أو حذفها) ، وسجلات التنفيذ التلقائي ، ومراجعة الحسابات. تصبح الحوكمة ميزة حرجة مع وصول المزيد من الموظفين إلى المستندات المهمة. يضمن إعداد الحوكمة الجيد أن يتمكن المديرون من عرض الملفات التي تم حذفها ومن قام بها ، بالإضافة إلى أنه يتطلب موافقات من المديرين قبل أن يتم تقسيم الملفات بالكامل من النظام.

إن مزيج عناصر التحكم الواضحة والمستندة إلى الأيقونات والملاحة القائمة على الأيقونات تجعل من السهل على المستخدمين من أي مستوى مهارة التعرف على Rubex بواسطة eFileCabinet. ولكن سيكون هناك منحنى تعليمي للمستخدمين القادمين من واجهة مستخدم eFileCabinet Online UI الأقدم والتي لديها المزيد من الأدوات والخيارات المتاحة للوهلة الأولى. بالمقارنة مع واجهة مستخدم eFileCabinet Online ، فإن Rubex by eFileCabinet هو الحد الأدنى بصريًا ولكنه أكثر ديناميكية من الناحية الوظيفية. بينما يبدو eFileCabinet Online ويبدو وكأنه تطبيق أصلي على طراز Microsoft Office ، يكمله واجهة مستخدم للشريط ، يبدو Rubex by eFileCabinet بمثابة تطبيق جوال يتطلب بضع نقرات أخرى للوصول إلى بعض عناصر القائمة. قد يقدر بعض المستخدمين المظهر النظيف ، ولكن هناك ميزة لوجود المزيد من خيارات القائمة في جميع الأوقات.

يضيف رفيقا eFileCabinet iOS و Android للجوال بعض الراحة ، مما يتيح للمستخدمين تحميل الصور والمستندات مباشرة من أجهزتهم المحمولة. ومع ذلك ، أبلغ العديد من المستخدمين عن مشكلات في تسجيل الدخول أو تحميل ملفاتهم. لقد استخدمت تطبيق Android أثناء الاختبار وواجهت مشكلات في تحميل الملفات أيضًا.

وضع قوة البحث في بلدية دبي

يؤدي استخدام أيقونات للخزائن والأدراج والمجلدات إلى جلب ملفات وتنظيم المكاتب في العالم الواقعي إلى حيز رقمي. هذا يجعل العمل على DM مألوفًا ، ومن الممكن إنشاء بنية منظمة ومتداخلة بدقة للملفات. واحدة من أكبر ميزات Rubex by eFileCabinet هو محرك التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) ، والذي يمكنه التقاط المستندات الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF وجعل محتوياتها قابلة للبحث. عند النقر بزر الماوس الأيمن فوق مستند في Rubex بواسطة eFileCabinet ، يمكنك اختيار إعداد "جعله قابلاً للبحث (OCR)" لإضافة محتويات هذا المستند إلى قاعدة البحث. باستخدام Zonal OCR ، الذي تم تضمينه في اشتراك الأعمال بقيمة 55 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ، فإنه يستخرج فقط أهم حقول البيانات من مستند ممسوح ضوئيًا ويخزن القيم المستخرجة في قواعد البيانات المنظمة.

هناك أيضًا القدرة على إضافة البيانات الوصفية والعلامات وأسماء الملفات الشخصية للمساعدة في حفظ المستندات والبحث عنها بشكل أفضل. يوفر البحث الكثير من الوقت مع زيادة حجم الملفات والمستندات. يمكن للمستخدمين تعيين بيانات التعريف والعلامات وأسماء الملفات الشخصية يمكن أن تساعد في تخصيص أكثر ما يتم البحث عنه وفقًا لاحتياجات الشركة. تعمل وظيفة البحث بسرعة وبدقة ، وتساعد أيضًا في العثور على الكلمات الرئيسية الموجودة في مستندات PDF الممسوحة ضوئيًا.

لا يمكن تحرير المستندات والملفات مباشرة من Rubex بواسطة eFileCabinet ، ولكن هناك عملية تسجيل وصول / مغادرة تتيح للمستخدمين التحقق من المستند وإجراء تغييرات في التنسيق الأصلي للوثيقة. بمجرد قيام المستخدمين بفحص المستند مرة أخرى بالتغييرات التي قاموا بها ، ستنشئ Rubex بواسطة eFileCabinet إصدارًا جديدًا من المستند للتحكم في الإصدار وتدقيقه بشكل أكثر دقة. يتيح Rubex by eFileCabinet للمستخدمين التعليق التوضيحي ، والتنقيح ، وتوقيع المستندات الإلكترونية أثناء وجوده في البرنامج ، ولكن يلزم إجراء تغييرات فعلية في الخارج.

من الممكن إضافة التوقيعات الإلكترونية للمستندات ، ولكن الموقع سيرتد المستخدمين خارج الموقع للتحقق من Citrix RightSignature ؛ التكامل مع DocuSign هو متاح أيضا. تم دمج وظيفة المشاركة في قائمة النقر بزر الماوس الأيمن. عند الماوس فوق ملف في درج أو خزانة ، يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن لإظهار المزيد من الخيارات. بمجرد النقر فوق الخيار "مشاركة" ، فإنه يفتح نافذة تبرز الملف المشترك ، وتتيح لك إدخال عنوان بريد إلكتروني ورسالة للمستلم. تكون الملفات المشتركة للقراءة فقط افتراضيًا ، ولكن النقر فوق علامة التبويب خيارات متقدمة يكشف عن خيارات متعددة ، بما في ذلك أذونات القراءة والكتابة والحذف ؛ تحميل وتنزيل وحذف الإشعارات ، بالإضافة إلى تاريخ انتهاء الصلاحية عبر واجهة مستخدم تقويم سهلة الاستخدام.

حل شامل للشركات الصغيرة والمتوسطة

دمج Rubex by eFileCabinet بنجاح براعة eFileCabinet Online ووظيفة التخزين والمشاركة الآمنة لـ SecureDrawer ، ويضيف وظائف OCR قوية وبحث شامل. من خلال التركيز على تنظيم المستندات ، والتدقيق السهل ، والرقابة الإدارية ، يعد Rubex by eFileCabinet حلاً شاملاً إلى حد ما يمكن أن يساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة على تحقيق هدفها المتمثل في التحديث والتحول إلى مكتب بلا أوراق بكفاءة. ولكن إذا كنت بحاجة إلى مجموعة واسعة من خيارات التعاون ، فراجع أولاً خيارات المحررين Ascensio System OnlyOffice و Microsoft SharePoint Online أولاً.