من الفوضى إلى بلا أوراق في 5 خطوات

إذا كنت تحلم باليوم الذي ستلقي فيه دفاتر ملاحظاتك وبطاقات العمل وغيرها من قصاصات الورق وتصبح حقًا شخصًا بلا أوراق ، فلماذا لا تبدأ اليوم؟ مع بعض النصائح والأدوات المناسبة ، يمكنك البدء في أن تكون بلا أوراق الآن. لكن أولاً ، لاحظ أن التورق الورقي أشبه بفقدان الوزن: إنه أصعب مما يبدو. يستغرق التفاني. إنه خيار حياة أكثر من مجرد مشروع. ولا أحد يتوقع منك أن تكون مثاليًا.

يتطلب الاستمرار بلا أوراق أن يكون لديك غرض وهدف. تمامًا مثل فقدان الوزن ، إذا كان هدفك هو "أن تكون بلا أوراق" فهذا غامض تمامًا مثل "فقدان الوزن". ما مقدار الوزن الذي تحاول خسارته؟ أين تحاول أن تكون بلا أوراق في حياتك؟ والأهم من ذلك ، ما هو الهدف النهائي؟

بعض الأهداف المشتركة هي:

• أقل فوضى
• تصبح أكثر كفاءة أو منظمة
• اجعل مستنداتك وملاحظاتك قابلة للبحث
• احتفظ بسجلات أفضل لحياتك وعملك

قد تبدو بعض هذه الأسئلة تافهة ، ولكن على المدى الطويل ، فهي محفزة. إنها تساعدك على إنشاء أهداف حقيقية يمكنك إعادة النظر فيها في أي وقت تبدأ فيه الخروج عن المسار.

الخطوة 1: المضي قدما ، وليس الى الوراء

عندما تكون مستعدًا للورق ، ابدأ بالمضي قدمًا ، وليس للخلف.

ما أقصده هو التفكير في أن تكون بلا أوراق في كل ما تبدأه الآن ، وهذا يعني أيضًا تجاهل كل تلك الأوراق القديمة ، مثل أكوام الفواتير التي تأمل في يوم واحد وتمزيقه مع دفاتر الملاحظات القديمة بالأمس. أعلم أنه من المغري الرغبة في رقمنة جميع هذه الملفات ، لكنها ليست الخطوة الأولى الصحيحة.

ورقتك القديمة لا تسير في أي مكان. جميع هذه الأوراق القديمة ستكون بمثابة ألم في الرقبة لرقمنة ، حتى مع أفضل الأدوات ، لذلك لا تنشغل بها بشكل صحيح وأنت تبدأ.

بدلاً من ذلك ، فكر في أن تكون بلا أوراق من هنا. وهذا يعني اتخاذ خطوات مثل:

• استخدام تقويم رقمي للمواعيد الجديدة والقادمة
• تدوين الملاحظات في تطبيق تدوين الملاحظات (تظهر بعض الاقتراحات أدناه)
• ضع قائمة المهام في تطبيق تأليف أو تطبيق تدوين ملاحظات.

حتى القيام بهذه الأشياء البسيطة الثلاثة قد يستغرق وقتًا أكثر مما تدرك.

الخطوة 2: اختيار عدد قليل من التطبيقات والبرامج ، والعصا معهم

هناك العديد من التطبيقات الرائعة المتوفرة لتدوين الملاحظات وإدارة المهام. بعض ما أوصي به هو: Evernote و Awesome Note و Asana و Microsoft OneNote و Todoist و Any.do و تذكر the Milk و Wunderlist. هناك الكثير من الخيارات!

يجب عليك أيضًا اختيار برنامج مزامنة الملفات ، أيضًا ، إذا لم يكن لديك برنامج بالفعل. قد لا تبدأ استخدامه على الفور ، ولكن تثبيته وتصبح مرتاحًا لكيفية عمله بشكل عام. بعض المفضلة هي Google Drive و Dropbox و Box و SugarSync.

الخطوة 3: الالتزام!

لا تضيع الكثير من الوقت في محاولة تحديد التطبيق أو التطبيقات الأفضل تمامًا. ابحث عن واحد أو اثنين يقومان بما تحتاج إليهما للعمل مع المنصات التي لديك ، وابدأ استخدامها. أيًا كانت الأدوات التي تختارها ، فكرس نفسك للالتصاق بها لبضعة أسابيع.

ما لا تريده هو تجربة أكثر من عشرة تطبيقات لأن ملفاتك وملاحظاتك ستنتشر في جميع أنحاء المكان. تحتاج إلى موقع واحد أو اثنين من المواقع المركزية حيث تعرف أنه يمكنك العثور على كل ما تبذلونه من الأشياء دون التفكير في الأمر. معرفة مكان العثور على المكافئ الرقمي لأوراقك

الخطوة 4: تطوير سير العمل

والخطوة التالية هي تطوير بعض مهام سير العمل. هذا هو الجانب الأكثر إدراكًا للورق. فكر في الأمر على أنه مشابه لتطوير عاداتك وفقدان روتينك: خطط لوجباتك للأسبوع ، حدد مقدمًا متى ستذهب إلى الجيم أو تحصل على التمرين ، وابدأ في تسجيل ثقلك وما إلى ذلك. في حالة عدم استخدام الورق ، قد تبدأ مهام سير العمل ببعض الإجراءات ، مثل بدء تشغيل تطبيق تدوين الملاحظات قبل بدء الاجتماع. واحد آخر هو مراجعة المهام الخاصة بك في التطبيق الخاص بك أول شيء في الصباح.

يجب أن تصبح هذه الخطوات الصغيرة التي تبدأ سير عملك عادات. تعجبني الطريقة الأولى لمراجعة قائمة مهامك أو مواعيد التقويم أولاً في الصباح لأن الكثير من الأشخاص لديهم بالفعل عادات الصباح (فنجان من القهوة ، والقراءة أثناء التنقل) ، ويمكنك توجيه عادتك الجديدة إلى القائمة الحالية. بمعنى آخر ، عندما تشرب تلك القهوة ، ستتذكر أن الوقت قد حان للنظر في التقويم الخاص بك لهذا اليوم.

تعتمد مهام سير العمل لديك كثيرًا على أهدافك المتعلقة بالورق. قد يكون سير عملك مجرد قاعدة بسيطة ، مثل "عندما أتلقى بطاقة عمل جديدة ، سألتقط لقطة منها على الفور باستخدام هاتفي الذكي وتحميله على تطبيق تدوين الملاحظات الخاص بي."

الخطوة 5: معالجة backlog

بعد بضعة أسابيع أو أشهر ، عندما تشعر بالارتياح تجاه عاداتك الجديدة وسير عملك ، وتلتزم بتطبيقاتك الجديدة ، يمكنك أخيرًا التفكير في عمل مشروع لمسح جميع الأوراق القديمة في حياتك.

لا تحاول القيام بهذه الخطوة حتى تصبح متينًا مع روتينك اليومي من عدم استخدام الورق.

حياة بلا أوراق

تذكر ، الذهاب بلا أوراق تغيير نمط الحياة. تمامًا مثل اتباع نظام غذائي ، فأنت بحاجة إلى تناوله يوميًا في وقت واحد ، وأن تسامح نفسك عندما تفلت من العقاب ، ولكن تعود إلى المسار الصحيح بسرعة.

موارد إضافية

• نصائح للذهاب بلا أوراق
• اختيار الماسح الصحيح للذهاب بلا أوراق
• إدارة المستندات العائلية الرقمية
• اعتماد أوراق بلا أوراق
• إنشاء قوائم مهام أفضل
• نصائح لاستخدام Evernote