Shoeboxed مراجعة وتقييم

تخدم معظم تطبيقات مسح الأجهزة المحمولة التي قمنا بتقييمها في هذه الجولة دورًا مختلفًا. يضع Shoeboxed (الذي يبدأ على مستوى تسعير مجاني) اهتمامه بشكل أساسي على مساعدة أصحاب الأعمال الصغيرة في إدارة الإيصالات وبطاقات العمل. وثائق أخرى تحظى باهتمام ثانوي. لا يعني هذا أن Shoeboxed يعتبرها غير مهمة ، لكنهم يعاملون بشكل أقل إلحاحًا بشكل ملحوظ. بالنسبة لكثير من الشركات ، هذا جيد تمامًا ؛ ولكن إذا كنت تبحث عن نطاق أوسع من وظائف المسح ، فستحتاج إلى إلقاء نظرة على الفائزين في اختيار المحررين Abbyy FineScanner و Evernote Scannable.

يمكنك البدء باستخدام Shoeboxed مجانًا ، ولكن إذا كنت مهتمًا بالتعرف الضوئي على الأحرف (OCR) ، فإن الإصدار "DIY" المجاني هو أكثر من "هل هذا صحيح بالنسبة لي؟" التجربة؛ يقوم بمعالجة النصوص خمس وثائق فقط وإيصال واحد شهريًا. يمكنك جمع أكبر عدد تريده من المستندات ، ولكن مع إصدار DIY ، يتعين عليك نسخ البيانات من الصورة بنفسك (على سبيل المثال ، كتابة مبلغ الإيصال ، البائع ، الفئة ، وما إلى ذلك).

من الناحية الواقعية ، ستبدأ بإحدى خطط التسعير على مستوى المبتدئين ، مثل خطة المستخدم الفردي (9.95 دولارًا شهريًا) التي تتيح لك مسح 50 مستندًا وإيصالات إلكترونية شهريًا. مقابل 29.95 دولار شهريًا ، يمكن لمستخدمين إضافة 150 وثيقة واكتساب تكامل Intuit QuickBooks Online ؛ خطة 99.95 دولار شهريًا تدعم 1000 مستند وأكثر من 10 مستخدمين.

كل شيء إيصال ، ما لم يكن كذلك

يقوم Shoeboxed (الذي يمكنك تشغيله على Android أو iOS) بضبط جميع ميزاته للشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم (SMB) التي ترغب في إدارة مجموعة الإيصالات الورقية وبطاقات العمل والمعاملات المؤقتة الأخرى التي تتسلل إلى أسفل حقيبة السفر. يمكن الضغط على Shoeboxed في الخدمة كحل مخصص لإدارة الوثائق ، وإن كان محدودا ، ولكن نقاط قوتها تكمن في مكان آخر. إذا كانت احتياجك الأساسي هو معالجة مجموعات الورق ، فستكون أي من خيارات المحررين أفضل من الخيارات ، مع احتمال أن يكون FineScanner على حافة طفيفة فوق Evernote إذا كانت هناك مجموعات كبيرة جدًا من الورق.

ومع ذلك ، فإن Shoeboxed يضيء عند استخدامه كما هو مقصود ، وأيها menas التقاط الإيصالات وتتبع النفقات ، وبدرجة أقل التقاط المعلومات من بطاقات العمل. بشكل افتراضي ، يفترض Shoeboxed أن أي مستند تقوم بتصويره هو إيصال معاملة ؛ إذا كنت ترغب في التعامل معها بشكل مختلف ، فيجب عليك تغيير نوع المستند إلى "بطاقة عمل" أو "أخرى".

لا شك: Shoeboxed يقوم بعمل ممتاز في التقاط الإيصالات ، مع عدة طرق لجمع الصور والبيانات. يمكنك إرسال إيصالات بالبريد الإلكتروني إلى معرف بريد إلكتروني مخصص ، واستيراد الصور الموجودة من ألبوم صور ، وتوجيه Shoeboxed لاستيراد الإيصالات تلقائيًا من حساب Gmail ، واستخدام وظيفة إضافية لمتصفح الويب لقص إيصال على صفحة ويب ، وتحميل ملف من سطح المكتب ، أو عبر البريد الإلكتروني للشركة مغلفًا مدفوعًا بالبريد ومليء بملفات قصاصات الورق (مما يتيح لهم الاستيلاء على الملل). يحتوي Shoeboxed أيضًا على ميزات للهواتف المحمولة مزودة بنظام GPS لتتبع عدد الكيلومترات لأغراض الإبلاغ عن النفقات. ولكن نظرًا لأن هذا الاستعراض يدور حول Shoeboxed باعتباره ماسح ضوئي للهاتف المحمول ، فقد لفتت انتباهي.

يساعدك تطبيق الجوال على تصوير مستند ووضع علامة عليه لمعالجته لاحقًا ، مثل "قابلة للاسترداد" أو فئة الأعمال الضريبية ("الوجبات" أو "التذاكر"). يحتوي تطبيق Android و iPhone على واجهات مستخدم مختلفة بعض الشيء ؛ يفترض تطبيق Android أن كل شيء هو إيصال ، في حين أن تطبيق iPhone يطلب منك تحديد ما إذا كانت الصورة عبارة عن إيصال أو بطاقة أعمال. في كلتا الحالتين ، قمت (اختياريًا) بإضافة فئات ومذكرة ("غداء العميل") عند إدخال الإيصال ، أو لاحقًا.

دقة النص المستخرج عالية للغاية ، لأنه يشرف عليه البشر. عندما ترسل إيصالًا أو بطاقة أعمال إلى Shoeboxed للمعالجة ، فإنها تخضع لاستخراج البيانات ثم يتم التحقق منها بواسطة أشخاص فعليين. تقول الشركة إن المعالجة قد تستغرق ما يصل إلى 24 ساعة ولكنها عادة ما تكون أسرع بكثير ؛ بينما وجدت ادعاء اليوم التالي دقيقًا أثناء الاختبار.

لذلك إذا كنت غير صبور ، فقد تكون هذه مشكلة ، على الرغم من أن النتائج النهائية ممتازة. أيضًا ، نظرًا لأن كل تحليل نصي يتم احتسابه مقابل الحد الشهري للاستخدام في خطتك ، فقد لا ترغب في الدفع مقابل كل مستند. في أي حال ، يمنحك Shoeboxed خيار إدخال البيانات يدويًا ، وهو ما يناسب الكثير من احتياجات الشركات الصغيرة. معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة ترغب فقط في تتبع المبلغ الذي تم إنفاقه في متجر البطاريات ووضعه في مجموعة ضريبية من "اللوازم المكتبية" دون الشعور بأنهم مضطرون لتسجيل بطاقة الائتمان التي تم استخدامها حتى لو كانت مطبوعة على الإيصال.

إدارة البيانات في تطبيق ويب

مهما كانت الصور أو البيانات التي تُدخلها ، بأي طريقة كانت ، يتم تخزين كل شيء في مستودع مركزي في تطبيق الويب Shoeboxed ، حيث يتم تنظيم البيانات والصور وتصنيفها وقابلية البحث فيها.

تنظم لوحة المعلومات المستندات كإيصالات وبطاقات أعمال وغيرها ، مع معاينة جيدة تعرض وصفًا نصيًا للمستند (أي ، أي شيء كتبته أو الشركة التي قمت بمعالجته) والصورة المرتبطة به. من السهل معرفة ما هو معلق للمعالجة اليدوية أو النص التلقائي ، ووضع علامة على العناصر الفردية لـ "سأفعل ذلك بنفسي فقط". على الرغم من أنه يمكنك إدخال نص يدويًا على تطبيق الهاتف المحمول ، فمن المؤكد أنه من الأسرع القيام بذلك باستخدام لوحة مفاتيح وشاشة حقيقية ، مثل تكبير الصورة لمعرفة تهجئة شخص غامضة أو تمتم حول محارف غريبة لبطاقات العمل.

يمكنك تصدير بطاقات العمل إلى جهات اتصال Google ، كأرشيف لـ Evernote ، أو كملف CSV (وبالتالي الاستيراد إلى LinkedIn ، أو مديري جهات اتصال آخرين ، أو حتى منصات إدارة علاقات العملاء كاملة ، مثل Salesforce).

يمكن تنزيل أي شيء بصيغة PDF ، وهو المصير المحتمل لمعظم عمليات الفحص التي تلتقطها كمستندات "أخرى". لم تعد أي من المستندات "الأخرى" التي قدمتها إلى Shoeboxed for OCR مع أي نص مرفق خارج تسمية النص (في حالة نص الكتاب المؤلف من صفحتين ، كان العنوان "50 Foods" - وليس سطر واحد من نص الكتاب). في أي حال ، لا يتم تنظيم مستندات "الآخر" بأي شكل من الأشكال إلا عن طريق وضع العلامات الخاصة بك.

ولكن ، مرة أخرى ، تذكر أن Shoeboxed تم ضبطه خصيصًا لتتبع النفقات. من السهل للغاية تصنيف إيصالات ووضع العلامات عليها ، وإنشاء تقارير (على سبيل المثال جميع نفقات السفر لهذا الشهر) وتصور أين تذهب الأموال. لدى Shoeboxed أيضًا الكثير من الشراكات مع تطبيقات Software-as-a-Service (SaaS) الأخرى ، مثل الاتصال مباشرة بمخطط Xero للحسابات أو أرشفة المستندات التلقائية إلى Evernote بمجرد معالجتها Shoeboxed.

من الواضح أن Shoeboxed جيد في فعل ما تقول إنه يساعدك - في تحصيل الإيصالات وتتبع النفقات - وأي شيء آخر يحققه يعد إضافة رائعة. لا تطلب منها أن تفعل أكثر مما وعدت به ، ويجب أن تعجبك تمامًا.