احصل على المنظمة: 11 نصيحة لإدارة البريد الإلكتروني بشكل أكثر كفاءة

يمكن أن يجعلنا البريد الإلكتروني نشعر أننا نكافح للحفاظ على رؤوسنا فوق الماء. هل صفحات البريد الوارد طويلة؟ هل تبدأ كل يوم في قراءة البريد الإلكتروني ، معتقدًا أنك سترد على أهم الرسائل ، فقط للبحث عن الوقت وإدراك أن ساعة قد انقضت ولم تفعل شيئًا حتى الآن؟ هل نفدت مساحة بريدك الإلكتروني كل بضعة أيام؟ هل يشعر البريد الإلكتروني وكأنه مضاعف الإنتاجية ، أو قاتل الإنتاجية؟

لا يتطلب الأمر سوى بعض الحيل البسيطة للحصول على مزيد من الكفاءة في التعامل مع البريد الإلكتروني حتى لا تشعر بالقلق من ذلك. تعتمد بعض هذه النصائح على الوظائف الموجودة في معظم برامج البريد الإلكتروني ، ولكن البعض الآخر عبارة عن طرق لتغيير عاداتك الخاصة حتى تساعدك التفاعلات اليومية الصغيرة التي لديك مع البريد الإلكتروني على الحفاظ على المسار الصحيح في إدارته.

فكر في الأمر مثل تنظيف أسنانك. هناك فرق بين النظافة اليومية للأسنان والذهاب إلى طبيب الأسنان ، ولكن عليك القيام بالأمرين معا. يجب عليك تنظيف الأسنان بالفرشاة مرتين يوميًا والخيط مرة واحدة يوميًا ، وتلك العادات مهمة للغاية في الحصول على أسنان صحية. كل ستة أشهر ، يجب عليك زيارة طبيب الأسنان لإجراء تنظيف أكثر شمولاً ، والأشعة السينية ، وغيرها من الرعاية الوقائية. النظافة اليومية تمنع حدوث مشاكل أكبر. تساعدك زيارات طبيب الأسنان على معالجة المشكلات المتزايدة وتصحيحها قبل أن تخرج عن نطاق السيطرة.

بالطبع ، حتى مع الأسنان ، يمكن أن تسوء الأمور. يمكن أن يؤدي أي حادث إلى صدهم أو قد تؤثر جيناتك في التأثير عليهم ، تمامًا كما قد يؤدي مشروع جديد أو تغيير في الوظيفة إلى فجأة إلى حدوث انفجار في البريد الإلكتروني. بغض النظر عن الحالة ، لا يعني ذلك أنه يجب عليك التوقف عن التنظيف أو رؤية طبيب الأسنان بانتظام - أو تنظيف بريدك الإلكتروني كل يوم. إذا كانت لديك مشكلة غير متوقعة ، فلا تزال بحاجة إلى اتباع عادات جيدة للحفاظ على كل شيء تحت المراقبة.

عندما تغير طريقة تفاعلك مع البريد الإلكتروني على المدى القصير - متى وكيف تتحقق منه ، وعدد المرات التي تحذف فيها الرسائل ، وهكذا - تجعل حياتك أسهل على المدى الطويل.

فيما يلي بعض النصائح الأساسية لجعل البريد الإلكتروني أقل عبئًا. اسمح لي أن أحذرك من أن هذه النصائح متجذرة في المنطق السليم ولا توفر رصاصة سحرية ، مما يعني أنها لن تهب عقلك أو تصبح ضجة كبيرة بين عشية وضحاها. ولكن لا سوف الخيط.

1. حذف أولا

أول ما يجب فعله عند فتح صندوق الوارد الخاص بك هو المسح الضوئي لمعرفة ما يمكنك حذفه. انظر إلى سطر الموضوع والمرسل. هل هو غير المرغوب فيه؟ هل هو بريد إلكتروني ترويجي لن تقرأه أبدًا؟ هل هو إشعار من زميلك في العمل يقول في سطر الموضوع أنهم سيغادرون اليوم ، وليس هناك أي فرصة أن تكون أي معلومات إضافية في نص رسالة البريد الإلكتروني ذات صلة بك؟ إذا كان الأمر كذلك ، قم برميها.

يجب تحديد جميع الرسائل التي تحددها على أنها غير مهمة ونقلها إلى المهملات بكميات كبيرة. إذا لم تكن في عجلة من أمرك في صباح معين ، فقد تحاول حتى تحديد واحد أو اثنين من مرسلي البريد الإلكتروني المعتاد لإلغاء الاشتراك منه.

لماذا من المهم القيام بهذه الخطوة أولاً؟ عندما تقوم بحذف الرسائل غير ذات الصلة فورًا ، فإنك تسهل رؤية الرسائل المتبقية. عندما ترى الرسائل المتبقية ، يمكنك فرز الرسائل المهمة بشكل أسرع. إذا تمكنت من تحديد حتى خمسة أو عشرة بالمائة من بريدك الوارد اليومي على أنه "من المحتمل جدًا ألا يتطلب إجراءً" حتى تتمكن من حذفه على الفور ، فستكون في وضع أفضل بكثير لتبدأ يومك بشكل منتج.

2. استخدام أكثر من عنوان بريد إلكتروني واحد

لا يمكنني الوقوف على رسائل البريد الإلكتروني التسويقية أو تأكيدات الشحن ، وأقل تذكيرًا من البنك الذي أتعامل معه لدفع فاتورة بطاقتي الائتمانية عند إعدادها للدفع التلقائي. (Grr.) كل هذه الرسائل من شأنها أن تشوش في صندوق الوارد الخاص بي وتجعل من الصعب اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني المهمة ، إلا أن لديّ استراتيجية للتعامل معها.

يمكنني استخدام عنوان بريد إلكتروني منفصل لجميع هذه الرسائل ذات الأهمية المنخفضة.

هناك عدة طرق للقيام بذلك. يمكنك إعداد حساب بريد إلكتروني جديد بالكامل لهذا الغرض ، وهو كيفية القيام بذلك ، أو يمكنك إنشاء عنوان مستعار باستخدام حسابك الحالي. يتيح لك معظم مزودي البريد الإلكتروني القيام بذلك. بعد ذلك ، يمكنك إنشاء قاعدة أو تصفية في حساب البريد الإلكتروني الخاص بك بحيث تتخطى جميع الرسائل المرسلة إلى الاسم المستعار علبة الوارد وتذهب إلى مجلد مختلف. نسميها صندوق الوارد 2 أو أهمية منخفضة أو ما تريد.

تتمثل إحدى فوائد استخدام عنوان بريد إلكتروني منفصل لهذا الغرض في الاحتفاظ بهذا البريد غير المهم ، والذي يسمى أحيانًا البريد الرمادي ، منفصلة عن بريدك المهم. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قامت الشركة ببيع عنوان بريدك الإلكتروني إلى قائمة توزيع أخرى ، فلن ينتهي الأمر بأي رسائل تسويقية جديدة وغير مرغوب فيها في صندوق الوارد الأساسي الخاص بك أيضًا. فائدة ثالثة هي أنك لا تشتت انتباهك عن هذه الرسائل ، مع مراعاة أنه يتعين عليك تسجيل الدخول إلى برنامج بريد إلكتروني آخر أو الانتقال إلى صندوق بريد مختلف للوصول إليها.

3. اكتب قصيرة

عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني ، قل ما تعنيه ، وكن واضحًا ، وكن موجزًا. لماذا ا؟ الكتابة القصيرة تساعد الأشخاص الذين يقرؤون رسالتك على الوصول إلى النقطة ومعالجة بريدهم الإلكتروني بشكل أكثر كفاءة. قد تلتقط نغمتك وترد بالمثل ، مما يجعل الحياة أسهل بالنسبة لك.

تتطلب بعض المواقف جمل كاملة ولغة رسمية ، لكن الشظايا يمكن أن تكون فعالة للغاية في البريد الإلكتروني. استخدامها عندما يكون من المنطقي. شرطة القواعد لن تأتي بعدك. بالتأكيد ، في بعض الأحيان تحتاج إلى أن تكون مفصلاً للغاية وأن تستفيد من الجانب المتعلق بتجربة الورق في البريد الإلكتروني - فهناك سجل بكل شيء. بشكل عام ، ومع ذلك ، الافتراضي للغة موجزة ، واضحة ، ومباشرة.

ليس كل شخص بارع في الإيجاز ويمكن أن يؤتي ثماره. لتجنب السبر بشكل غير ودي ، يمكنك إضافة رموز تعبيرية أو علامات تعجب. أو ما عليك سوى إعلام الناس أنك تحاول أن تكون مختصراً في البريد الإلكتروني وأنهم يجب ألا يأخذوها شخصيًا.

4. استخدام مجموعات أو قوائم التوزيع

إذا قمت بإرسال رسالة إلى نفس مجموعة الأشخاص بشكل متكرر ، فقم بإعداد اسم مستعار للمجموعة أو البريد الإلكتروني. في Outlook ، يطلق عليه قائمة التوزيع. في Gmail ، انتقل إلى جهات الاتصال (contacts.google.com) ، وحدد الأشخاص الذين تريد إضافتهم إلى مجموعة ، وانقر على رمز التصنيف. إعطاء مجموعتك اسم. بمجرد حفظه ، يمكنك كتابة هذا الاسم لإنشاء رسالة تلقائيًا إلى الجميع في المجموعة.

لا يؤدي استخدام المجموعات فقط إلى توفير الوقت عن طريق إلغاء الحاجة إلى كتابة اسم كل شخص عند إرسال بريد إلكتروني إلى المجموعة ، ولكن أيضًا إعدادك لأساليب حذف سهلة ، كما أوضح لاحقًا.

5. إنشاء قوالب أو الردود المعلبة

إذا كانت هناك رسالة ترسلها مرارًا وتكرارًا ، فلا تكتبها من نقطة الصفر في كل مرة. أعد استخدام ما كتبته بالفعل عن طريق إنشاء قالب أو استجابة معلبة ، كما يطلق عليها Gmail.

توجد أمثلة قليلة من الرسائل التي يرسلها الأشخاص بشكل متكرر على غرار:

• شكرا للتواصل ، لكنني غير مهتم ،
• تأكيد الاستلام شكرا لك واسمحوا لي أن أعرف إذا كنت بحاجة إلى أي شيء آخر من نهايتي ، و
• هذا يبدو وكأنه وظيفة لقسمنا القانوني. أفضل نقطة اتصال هي…

بمجرد إعداد بعض القوالب ، يمكنك الرد على الرسائل التي تستغرق عادة وقتًا غير ضروري دون التفكير كثيرًا في الأمر ، مما يتيح لك مواصلة العمل الأكثر أهمية.

6. إعادة استخدام خطوط الموضوع

إن إعادة استخدام الرسائل المرسلة عبر القوالب والاستجابات المعلبة يزيد من كفاءتك عن طريق تقليل الكتابة. يتيح لك إعادة استخدام سطور المواضيع حذف الرسائل القديمة أو أرشفتها بسرعة أكبر. ساوضح كيف المقبل.

7. ترتيب للحذف

يمكن أن تتسلل حدود البيانات إلى أي شخص ، حتى الأشخاص ذوي التنظيم العالي. تتمثل طريقة تحرير بعض المساحة في حذف الرسائل التي لا تحتاجها جماعيًا. هذا هو النوع من العمل الرتيب الذي يمكنك التفكير فيه على أنه مشابه للذهاب إلى طبيب الأسنان. ليس عليك القيام بذلك كل يوم ، لكن القيام بذلك بشكل دوري ومنتظم سيساعد على منع حدوث مشاكل أكبر. أجد ثلاث طرق للحذف لتكون مفيدة بشكل خاص.

أولاً ، قم بتصنيف بريدك المرسل حسب حجم الملف أو المرفق وتخلص من أكبر الرسائل التي لا تحتاج إليها. السبب الذي يجعلني أركز على الرسائل المرسلة هو أنه إذا قمت بإرسال مرفق ، فهناك فرصة جيدة لامتلاك الملف وبالتالي لدي نسخة أخرى محفوظة في مكان آخر.

الطريقة الثانية هي فرز البريد المرسل حسب سطر الموضوع والبحث عن الرسائل التي ترسلها بانتظام. إذا أرسلت رسالة أسبوعية بعنوان "تنظيف الثلاجات في الساعة 4 مساء اليوم" ، فيمكنك رؤيتها وتحديدها وحذفها بسرعة مرة واحدة.

ثالثًا ، فرز الرسائل حسب المستلم. ربما لديك عدد قليل من الزملاء أو الأصدقاء أو مجموعات من الأشخاص الذين ترسل إليهم بريدًا إلكترونيًا كثيرًا. من المحتمل أن العديد من الرسائل المرسلة بينك وبينهم ليست مهمة للغاية. إذا كنت لن تحتاج إليها أبدًا مرة أخرى ، فحدد رسائل متعددة مرة واحدة وحذفها بشكل جماعي.

8. إيقاف تشغيل الإخطارات ، إغلاق البريد الإلكتروني للتركيز

الحصول على تنبيه على الشاشة حول كل رسالة واردة هو انقطاع وتشتيت بشكل لا يصدق. أعتقد أن الغالبية العظمى من العمال ستكون في وضع أفضل مع تعطيل تنبيهات البريد الإلكتروني تمامًا. إنه مفيد فقط في أندر الحالات. لذلك ، قم بإيقاف تشغيل الإشعارات الخاصة بك.

وبالمثل ، أغلق تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك أو علامة تبويب المتصفح الخاصة به عندما تحتاج إلى القيام بعمل شديد التركيز لمدة 30 دقيقة على الأقل. يؤلمني أن أكتب هذه النصيحة ، مع العلم أنه لن يتابعها أحد تقريبًا. قلة قليلة من الناس تفعل ذلك بالفعل ، لكنني أتمنى أن أقنع المزيد من الناس بالمحاولة. تخيل مدى سهولة العثور على التدفق عندما لا تشتت انتباهك عن طريق البريد الإلكتروني.

فكر في العودة إلى آخر مرة قمت فيها بالعمل دون اتصال بالإنترنت ، سواء كانت على متن طائرة بدون Wi-Fi أو عندما تعطل الإنترنت لديك. أو ربما كنت تعمل من منطقة زمنية لا يوجد فيها الكثير من الزملاء الآخرين ، وبالتالي لم يكن لديك انقطاع في البريد الإلكتروني لفترة طويلة من يومك. من خلال إغلاق البريد الإلكتروني ، تكون على وشك تكرار تجربة عدم المقاطعة ، بينما لا تزال قادرًا على الوصول إلى المعلومات الأخرى عبر الإنترنت حسب الحاجة.

9. شارك في الرد التلقائي

فيما يتعلق بالنصائح السابقة ، دعنا نقول أنك لن تغلق نافذة بريدك الإلكتروني لأنك تخشى أن يحاول شخص ما الاتصال بك بخصوص مسألة ملحة وستفقدها. الحل؟ قم بإعداد رسالة الرد خارج المكتب أو الرد التلقائي التي تقول: "إذا كانت هذه مسألة ملحة للغاية ، فيرجى إرسال رسالة نصية / اتصال / رسالة لي…" وإعطاء رقم هاتفك أو مقبض Slack أو السطر المفضل من الاتصالات.

10. حذف! أو ملف البريد في مجلدات

غالبًا ما تكون رسالة البريد الإلكتروني غير المحذوفة بمثابة نية جيدة لم يتم الوفاء بها. تعرف متى تتركها. لا تشبث بالرسائل إذا كنت لن تفعل شيئًا معهم. ترك الرسائل غير المهمة في صندوق الوارد الخاص بك أمر غير مثمر للغاية ، ومشتت ، ويذكرك فقط بما تريد القيام به في عالم مثالي ، ولكن لا يمكنك ذلك.

إنهم لا يفعلون أي شيء تفضله من خلال البريد الوارد.

إذا بدا حذف الرسائل شديدًا ، فقم بنقلها إلى مجلد جديد بدلاً من ذلك. استدعاء هذا المجلد في انتظار أو النوايا الحسنة. الشيء المهم هو إخراجهم من البريد الوارد. انتظر بضعة أشهر. تعرف على عدد الأشياء التي حفرتها أو استجبت لها. إذا كانت الإجابة صفراً ، فربما تعيد النظر في حذفها في المقام الأول.

11. تفريغ القمامة بشكل دوري

تفريغ القمامة بشكل دوري. حذف القمامة يمسح الفضاء. تحتوي معظم برامج البريد الإلكتروني ، بما في ذلك Outlook ، على إعداد لإلقاء المهملات تلقائيًا عند إنهاء التطبيق. إذا لم تتذكر مطلقًا تفريغ سلة المهملات ، فإنني أوصي بتشغيل هذه الميزة.

معظم الناس ربما لا يحتاجون إلى تفريغ القمامة أكثر من مرة واحدة في الشهر أو مرة واحدة في الربع. هناك خطر في حذف سلة المهملات في كثير من الأحيان ، حيث أن القمامة هي المكان الذي تذهب إليه لإنقاذ رسائل البريد الإلكتروني التي كنت تعتقد أنك لا تحتاج إليها ، ولكن اتضح أنك تفعل ذلك. لقد أنقذت العديد من الرسائل من سلة المهملات ، وعادةً في نفس اليوم ، قمت بوضعها هناك.

كيفية سحب الحبل الطوارئ

الآن ، إذا كنت يائسة للحصول على قائمة نظيفة مع صندوق الوارد الخاص بك ، فإليك خدعة أخيرة يمكنك تجربتها:

1. إنشاء مجلد جديد. قم بتسمية ذلك البريد الوارد القديم أو البريد قبل يوليو 2019 (أو الشهر والسنة الحاليين).

2. حدد كل شيء في صندوق الوارد الخاص بك. انقل كل شيء إلى المجلد الجديد.

• 38 نصائح من شأنها أن تساعدك على قهر البريد الإلكتروني 38 نصائح من شأنها أن تساعدك على قهر البريد الإلكتروني
• The Push for Zero Email دفع للصفر البريد الإلكتروني
• 4 طرق لمكافحة التحميل الزائد للبريد الإلكتروني في Office 4 طرق لمكافحة التحميل الزائد للبريد الإلكتروني في المكتب

فويلا. أنت في صندوق الوارد صفر ، ولم يكن لديك حتى لطرد رسالة واحدة.

لا أحد يتوقع منك إصلاح صندوق الوارد الفوضوي بين عشية وضحاها. التكيف مع بعض العادات الإيجابية شيئا فشيئا. قم ببعض الإجراءات الدورية ، مثل إفراغ سلة المهملات أو حذف البريد المرسل بالجملة ، لمساعدتك على إحراز تقدم.