5 أشياء يجب مراعاتها عند اختيار برنامج تتبع الوقت

إذا كانت شركتك تبحث عن حل لتتبع الوقت يمكن أن يساعدها في مراقبة الوقت الذي يقضيه الموظفون في مهام محددة بشكل أفضل ، فستسعد عندما تسمع أن هناك العشرات من الحلول التي يمكن أن تساعد. لسوء الحظ ، نظرًا لوجود العديد من الخدمات ، قد يكون العثور على الأداة المناسبة أمرًا مخيفًا. عوامل مثل وظيفة إدارة المشاريع (PM) ، ومراقبة الموظف ، والتخصيص ، وبالطبع السعر هي اعتبارات تتطلب إجراء تحقيقات متساوية ومكثفة.

، سنقوم بتفصيل أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج تتبع الوقت. سنشرح لك كل عامل بالتفصيل وسنخبرك بما يجب عليك البحث عنه لاتخاذ القرار الصحيح. صيد سعيد!

1 1. بعد الظهر مقابل اللعب النقي

برنامج تتبع الوقت يأتي في اثنين من النكهات المميزة. يمكنك شراء الأدوات التي تعد أجزاء صغيرة من مجموعات PM الشاملة أو يمكنك شراء برامج لا تزيد عن مجرد التسجيل والتتبع والمساعدة في الدفع مقابل وقت العمل. تعد أدوات إدارة المشروعات مثالية لشركات الخدمات الاحترافية التي ترغب في القيام بأشياء مثل مشاركة الملفات المستندة إلى مجموعة النظراء ، وتفويض إدارة المهام ، وتحليل المشروع ، وإعداد تقارير النفقات ، والتنبؤ بالميزانية ، والفوترة ، وتسديد المدفوعات ، وتتبع الساعات القابلة للفوترة ، وتقديم توقعات لاحتياجات التوظيف المستقبلية. تميل الشركات متوسطة الحجم إلى استخدام هذه الأدوات أكثر من الشركات الصغيرة والمقاولين المستقلين. في هذه الفئة ، ستجد أدوات مثل Mavenlink و Wrike و Zoho Projects - كل منها يمثل أفضل ما في سوق PM ، مع تتبع الوقت في الجودة.

بالنسبة إلى أصحاب الأعمال الحرة والشركات الأكثر تصميماً لتتبع من عمل ومتى ، هناك فئة أخرى من برامج تتبع الوقت ربما تكون أكثر منطقية. في هذه الفئة ، ستجد برامج مثل Hubstaff وأوراق اختيار أداة المحررين لدينا. تعمل هذه الأدوات بأكثر من مجرد السماح لك بإضافة الوقت وتعقبه ، وتحرير الوقت الذي تم تسجيله بالفعل ، والإبلاغ عن وقت العمل ، والإشراف على طاقم من العاملين. كلا الأدوات أداء هذه المهام بشكل جيد للغاية. لسوء الحظ ، فإن أدوات تتبع وقت اللعب الخالص لن تمنحك وظيفة PM التي ستجدها في الفئة الأخيرة. هذا يعني أن الشركات الكبرى التي تحتاج إلى أدوات PM ستضطر إلى استخدام أداة تابعة لجهة خارجية إذا اختارت وقتًا لتتبع اللعب الخالص.



2 2. السعر والخطط

تعتبر حلول تتبع وقت اللعب الخالص أقل تكلفة من حلول تتبع الوقت المرتبطة بأجنحة PM. تبدأ الأوراق في خطة مجانية موجهة نحو مستخدم واحد. هذه الخطة مثالية لأصحاب الأعمال الحرة الذين يحتاجون إلى تتبع الوقت أثناء العمل في المشاريع. لدى TSheets أيضًا خطة لما يصل إلى 99 مستخدمًا تتكلف 4 دولارات لكل مستخدم شهريًا ، مع رسم أساسي قدره 16 دولارًا في الشهر. يبدأ Hubstaff بخطة أساسية بقيمة 5 دولارات شهريًا تتيح لك الوصول إلى أدوات تتبع الوقت البسيطة ومدير جدول مدفوعات الموظفين والدعم على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع وإعدادات المستخدم التي يمكن إدارتها على أساس كل موظف على حدة. تقدم Hubstaff أيضًا خطة Premium تبلغ تكلفتها 9 دولارات لكل مستخدم ، والتي تتضمن كل ما ستجده في الخطة الأساسية ، لكنك ستحصل أيضًا على إمكانية الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بـ Hubstaff وأداة الجدولة الأساسية.

نظرًا لأنك تحصل على وظائف أكثر من ذلك بكثير من الأدوات التي تركز على PM ، فليس من المستغرب أن تدفع أكثر. أرخص خطة من Mavenlink تتضمن تتبع الوقت تكلف 39 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. تبلغ تكلفة خطة تتبع الوقت في Zoho 25 دولارًا شهريًا لعدد غير محدود من المستخدمين ولكن 20 مشروعًا فقط. تبلغ تكلفة خطة تتبع وقت Wrike 24.80 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.



3 3. مراقبة الموظفين

تتجاوز بعض الحلول للتأكد من أن الموظفين يعملون في المكان والزمان الذي يقولون فيه. تسجل بعض الأدوات ، مثل Hubstaff ، لقطات شاشة أثناء وجود الموظفين على مدار الساعة ، ثم ترسل تلك الصور إلى المديرين قبل أن يتم إضافة رصيد إلى الموظفين بعد إتمامهم لعملية التحول. يمكن لهذه الأدوات أيضًا تسجيل سجل لوحدات تخزين نشاط لوحة المفاتيح والماوس أثناء التحولات. تتيح لك معظم الأدوات التي اختبرناها مراقبة تحركات الموظفين عبر تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) عندما يستخدمون تطبيقات الأجهزة المحمولة للأداة ، والبعض الآخر يتيح لك مطالبة المستخدمين بالتقاط صورة شخصية عند وصولهم أو مغادرة مواقعهم.

إذا كنت بحاجة إلى هذا المستوى من الرقابة (الزاحف) ، فسيكون مجالك ضيقًا. لن تقدم أداة التتبع في كل مرة هذا كميزة مضمنة ولا تميل الأدوات المستندة إلى PM إلى تقديم هذه الوظيفة على الإطلاق. تأكد من سؤال كل بائع عما إذا كانوا يقدمون ذلك قبل البدء في تجربة المنتجات.



4 4. الحقول المخصصة

تعتمد معظم الأدوات بالكامل على وقت التتبع. ومع ذلك ، تتيح لك بعض الأدوات وضع عامل في مجموعات بيانات إضافية للشركات والأفراد الذين قد يكونون أكثر تركيزًا على الإنتاج بدلاً من المدة. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص لخدمات البناء والنقل والصناعة التي تميل إلى القياس حسب الهياكل التي تم إنشاؤها والمسافات المقطوعة والعناصر المنتجة أثناء ساعات العمل. على سبيل المثال ، تتيح لك TSheets بناء ستة حقول قابلة للتخصيص بالكامل والتي يمكن إضافتها كمطالب لكل ساعة خارج. إذا كنت تدير شركة بناء ، فبإمكانك أن تطلب من السؤال "هل كان هناك حادث؟ نعم أم لا". إذا لم يستجب العمال ، فلن يتمكنوا من الخروج. أو يمكنك أن تسأل سائقي الشاحنات عن عدد الأميال التي قادوها للتو. سيتم بعد ذلك سحب هذه الحقول في التقارير لمنحك رؤية أكثر بعدًا لكيفية القيام بالعمل ، وكيف تكون الفرق المنتجة ، وأي بيانات أخرى متعلقة بمكان العمل قد تحتاجها لإنشاء صورة كاملة عن يوم عمل أو نوبة عمل.

على الرغم من أن Wrike لا يمنحك نفس التعقب المتقدم مثل TSheets ، إلا أنك ستظل قادرًا على جمع البيانات المهمة من الموظفين في بداية ونوبات التحولات. يتيح لك Wrike إضافة حقول مخصصة إلى جزء المهام حتى تتمكن من الاطلاع على أشياء مثل "القابلية للفوترة" وحوادث العمل والمسافة المقطوعة وما إلى ذلك ، لسوء الحظ ، ستظهر هذه العناصر في حسابك عرض مهمة شامل من داخل وحدة التحكم PM لكن البيانات لن تظهر في تقارير إدخال وقتك.

إذا كان عملك أكثر ميلًا إلى قياس الإنتاج من ساعات العمل ، فقد يكون الحل مع الحقول المخصصة هو الأفضل لك. تأكد من سؤال البائع الخاص بك عن التخصيص الذي يقدمه بالإضافة إلى كيفية تضمين هذه التخصيصات في التقارير.



5 5. التكامل والتمديدات

تتمثل أكبر فائدة لمشاريع Zoho في الوصول إلى نظام Zoho البيئي ، والذي يتضمن إدارة علاقات العملاء (CRM) ، وتسويق البريد الإلكتروني ، وأدوات الموارد البشرية (HR) وأدواتها. يمكنك بسهولة تحويل هذه المنتجات إلى حل شامل يغذي البيانات من واحد إلى آخر دون أي تدخل يدوي. يعد هذا أمرًا رائعًا لمعالجة المدفوعات ، وتوظيف المشروع ، والفوترة ، وأي شيء آخر تقريبًا يجمع بين وقت العمل والبيانات التي تظهر في البرامج الأخرى.

تأكد من سؤال البائعين لديك عما إذا كانوا يتكاملون مع أدوات الجهات الخارجية. إذا كنت تحب بائعين على قدم المساواة ولكن أحدهما يوفر أكثر من هذه المكونات العضوية أكثر من الآخر ، فعليك أن تذهب مع الأول. ضع في اعتبارك: توفر معظم حلول تتبع الوقت واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة (API) ، مما يعني أن فريق التطوير الخاص بك يمكنه بناء تكامل مع أدوات API المفتوحة الأخرى. ومع ذلك ، إذا كنت تدير شركة صغيرة أو إذا لم يكن لديك براعة فنية داخلية ، فربما تحتاج إلى تسليم هذه الدمج بشكل عضوي من خلال البائع.