الحصول على المنظمة: 6 نصائح للبدء في إدارة المشاريع

إدارة المشاريع هي مهمة صعبة. تحاول الفرق والمنظمات العمل بشكل أكثر رشاقة ، وهذا يعني في الغالب القضاء على دور مدير مشروع مخصص. على الرغم من أنه لا يزال من الممكن الحصول على درجة متقدمة في الموضوع ، فليس من غير المألوف بالنسبة للأشخاص الذين لديهم خبرة ضئيلة أو معدومة أن يجدوا أنفسهم يندفعون إلى دور مدير المشروع ، وغالبًا ما يتصدرون مهمتهم الرسمية. في حين أن هذه قد تكون تجربة رائعة ، هناك الكثير من البرامج القوية لإدارة المشاريع في السوق بحيث لا يتطلب مشروع صغير أو مشروعان مدير مشروع على الإطلاق.

إذا لم يكن لديك الكثير من الخبرة في إدارة المشاريع ، فإليك بعض المؤشرات للبدء. شكراً جزيلاً لبيتر كلاركسون ، الذي كان سابقًا في Maestro Development ، وجايسون ويستلاند ، الرئيس التنفيذي لشركة ProjectManager.com ، على نظرتهما الثاقبة حول إصدار سابق من هذه المقالة.

1. تأكد من أن لديك مشروع

قبل البدء في محاولة إدارة مشروع ، تأكد من أن لديك مشروعًا! قد تبدو هذه النصيحة بسيطة للغاية ، لكنني سمعت بها مرارًا وتكرارًا من مديري مشاريع خبراء.

المشروع عبارة عن مجموعة من المهام التي لها تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء والتسليم. إن التسليم هو أي شيء يتم تسليمه في نهاية العمل ، مثل منتج مادي أو موقع ويب فعال. بناء منزل هو مشروع. إعادة تصميم موقع ويب (كما هو موضح في الشاشة من ProofHub ، أدناه) هو مشروع. إذا استطعت من الناحية النظرية تسليم جميع مهام المشروع إلى شخص آخر وفي نفس الوقت تلقي شيء من هذا الشخص ، فهذا مشروع.

أحيانًا يخلط الناس بين العمل الجاري والمشاريع ، لذلك اسمحوا لي أن أقدم بعض الأمثلة عن العمل المستمر لتوضيح ذلك. إن كتابة محتوى جديد لموقع ويب كل أسبوع هو عمل مستمر ، على الرغم من أنه يمكنك النظر إلى إنتاج قطعة واحدة من الكتابة كمشروع صغير خاص بها. تقديم دعم الصيانة للرمز عن طريق إصلاحه باستمرار هو عمل مستمر. الرد على رسائل البريد الإلكتروني للعملاء أو المكالمات الهاتفية هو عمل مستمر.

2. لديك فترة الاكتشاف

قبل البدء في مشروع ما ، يوصي بعض الأشخاص بما يسمى بالاكتشاف. يختلف اكتشاف إدارة المشروع عن الاكتشاف بالمعنى القانوني. لأغراضنا ، إنها فترة من الوقت عندما يستكشف الأشخاص الذين يطلبون المشروع ما يريدون القيام به أو القيام به ولماذا. يمكن أن يكون اجتماعًا ، أو سلسلة من الاجتماعات ، أو فترة زمنية مفتوحة للتفكير الحر والاستكشاف.

فيما يلي بعض الأسئلة لاستكشافها أثناء اكتشافك.

• ماذا سيكون المشروع؟ كيف محددة يمكن أن تحصل في تحديد ذلك؟
• ما هو الغرض منه؟
• ما هي النتائج التي تريدها؟
• ما هي الموارد التي لديك لتولي هذا المشروع؟
• متى تحتاج إلى المنتج النهائي ، وهل الموعد النهائي معقول بالنظر إلى مواردك؟

3. تحديد النطاق

قد تسمع مدير مشروع ذو خبرة يقول هذا: "إذا لم يكن في النطاق ، فهو ليس في المشروع."

كل مشروع يحتاج إلى نطاق واضح. يحدد نطاق المشروع بالضبط ما سوف يستلزمه المشروع. إنها قائمة مقفلة تضم جميع الجوانب والأصول والميزات والتسليمات وغيرها من التفاصيل المرتبطة بالمشروع. بمجرد إغلاقها ، لا يمكنك إضافتها. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم ببناء منزل ، فسيحدد النطاق عدد القصص التي سيحتويها المنزل ، ولقطته المربعة ، وعدد النوافذ ، وعدد الدرج ، ومفاتيح الإضاءة ، وما إلى ذلك.

السبب في حاجة المشاريع إلى نطاق واضح قبل البدء فيها هو أن لا أحد يحاول إضافة أي شيء خارج النطاق بمجرد بدء المشروع. تؤدي إضافة نطاق المشروع بعد بدء تشغيله إلى التخلص من الجدول الزمني والميزانية والموارد المتاحة. إذا واصلت إضافة مهام إلى مشروع ، فقد يتوقف عن أن يصبح مشروعًا - فقد يصبح مجرد عمل مستمر.

يمكن أن يحدث تحديد النطاق في اجتماع اكتشاف ، أو قد يأتي ببساطة من محادثات بين العميل أو الشخص الذي يطلب المشروع والرئيس المحتمل أو مدير المشروع المحتمل.

4. عقد اجتماع ضربة البداية

اجتماع الانطلاق هو المكان الذي سيعرض عليه كل من سيعمل في المشروع. يحدد هذا الاجتماع نبرة العمل المقبلة ويتأكد من أن كل فرد في فريق المشروع لديه معلومات واضحة حول ما سيفعلونه ولماذا.

لاحظ كيف أن عقد اجتماع لبدء المباراة ليس قريبًا من أول شيء تقوم به عند إدارة المشروع! نظرًا لأن البداية تساعد في جعل الجميع على نفس الصفحة ، فأنت تريد أن تتأكد من أن لديك فهمًا واضحًا للمشروع ونطاقه بحيث تقدمه إلى الآخرين بكل ثقة.

أثناء اجتماع البدء ، يجب أن يحدد قائد المشروع هذه الأمور الأربعة على الأقل:

• نطاق المشروع،
• اللاعبون وأدوارهم ،
• التسليمات ، و
• معالم.

لقد تحدثنا بالفعل عن نطاق المشروع. للاعبين وأدوارهم ، سيقدم قائد المشروع الفرق المختلفة والمساهمين لبعضهم البعض. بالإضافة إلى ذلك ، يعد اجتماع البداية بمثابة وقت مثالي لمناقشة التسلسل الهرمي ، أي من يقدم تقارير إلى من الذي يوقع على العمل ومن يوقع عليه.

تتداخل مناقشة التسليمات مع مناقشة التسلسل الهرمي لأنك يجب أن تجيب على السؤال ، "من سيتلقى كل إنجاز؟"

المعالم (كما هو موضح في برنامج إدارة مشاريع اختيار المحررين Teamwork Projects ، أعلاه) هي نقاط في مشروع تُظهر تقدمًا واضحًا نحو الهدف النهائي. عند بناء منزل ، فإن النقطة التي يكون لديك فيها أساس سكب وتعيين قد تكون علامة فارقة. عندما يكون لديك الإطار في مكانه ، فهذا معلم آخر. في وقت اجتماع الانطلاق ، يجب أن تعرف ماهية معالم المشروع حتى لو لم يكن لديك تواريخ مغلقة حتى الآن. في بعض الأحيان ، تحتاج إلى خبراء آخرين في الفريق ، مثل العملاء المتوقعين في البرمجة أو العملاء المتوقعين في التصميم ، للمساعدة في معرفة الوقت الذي يجب أن تسقط فيه تلك المعالم. من الجيد الدخول في اجتماع مبكر مع فكرة تقريبية عن المواعيد النهائية المهمة الخاصة بك ، ولكن إعطاء كل فريق فرصة لوزنها وإجراء تعديلات عليها.

5. خريطة خارج المواعيد النهائية لمشروعك

في وقت سابق ، تحدثنا عن كيف أن كل مشروع له تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء. يمكن أن يكون انطلاق المباراة هو تاريخ البدء الرسمي. يجب أن يكون تاريخ الانتهاء هو الإغلاق النهائي المطلق لجميع الأعمال. لا يوجد عمل في المشروع يحدث بعد ذلك التاريخ. إنها لحظة حقيقية غير مباشرة ، أقلام رصاص.

الآن وبعد أن عقدت اجتماعًا ، يمكن لجميع اللاعبين الأساسيين (مثل مدير المشروع والعملاء المتوقعين للفريق) تحديد المعالم الرئيسية وتواريخ التسليم بدقة ورسمها على تقويم بين تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء.

إذا كنت تستخدم برنامج إدارة المشروع ، فسيتم ذلك عند البدء في استخدامه. ضع كل التواريخ المهمة في التطبيق. يمكنك أيضًا تحميل الوثائق الأخرى التي أنشأتها حتى الآن ، مثل نطاق المشروع. الآن هو الوقت المناسب أيضًا لبدء دعوة جميع اللاعبين للانضمام إلى البرنامج أيضًا. عندما ينضم الأشخاص إلى تطبيق إدارة المشروع ، يمكنهم تلقي المهام وتحديث تقدمهم والتعاون بطرق أخرى. يمكن الاطلاع على مثال على كل هذه المعلومات ، التي تم تخطيطها في مخطط جانت في TeamGantt ، أدناه. لمعرفة المزيد حول مخططات Gantt ، يمكنك قراءة مقالتي حول 5 خطوات بسيطة لـ GG Started with Gantt Charts.

6. تحديد التوقعات للاتصال

بعد اجتماع البداية وخلال المشروع ، من المهم الحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة. سواء كان لدى مجموعتك مدير مشروع بدوام كامل أو لا ، فإن من هو جهة الاتصال الرئيسية للمشروع يجب أن يكون الشخص الذي يشجع ويسهل الاتصالات. ليست فكرة سيئة عقد اجتماع آخر شامل قبل أن يكتمل المشروع حتى يتسنى للناس طرح أي أسئلة متبقية لديهم.

حدد توقعات التواصل مبكرًا. هل سيقود فريق العمل تحديثًا أسبوعيًا عن تقدم فريقهم؟ كم عدد الاجتماعات التي ستعقدها خلال المشروع - أحيانًا لا تكون ضرورية على الإطلاق ؛ ماذا يحتاج مشروعك؟ غالبًا ما يكون للفرق الأصغر ضمن المشروع ، مثل فريق التصميم أو فريق البرمجة ، اجتماعات متكررة لتسجيل الوصول حيث يسترجع الجميع ما فعلوه مؤخرًا ويثير أي مشاكل محتملة. كلما زاد صوت الناس للمشاكل المحتملة في وقت مبكر ، كانت فرص كل فرد أفضل هي إحباطها أو التعامل معها.

تحرك للأمام

مسلحًا بهذه النصائح للبدء ، يمكنك الآن البحث في لحم المشروع. يقطع برنامج إدارة المشروع شوطًا طويلاً في المساعدة على إبقاء جميع المشاركين في المشروع محدثًا بمدى تقدمه. يتطلب أيضًا قدرًا كبيرًا من التفاعل الإنساني ، وكذلك قدر كبير من الوضوح حول المشروع وتفاصيله قدر الإمكان.