الحصول على المنظمة: 7 نصائح سهلة للذهاب أخيرا بلا أوراق

ما عدد القطع الورقية الموجودة على طاولة المطبخ أو طاولة غرفة الطعام أو أي مكان آخر لا ينتمون إليه؟ هل تشبث بالإيصالات في حال احتجت إليها مرة أخرى؟ هل هناك مجموعة من الأوراق من الطبيب البيطري يمكنك الاحتفاظ بها في حال كنت بحاجة إلى أن تتذكر بالضبط ما استغرق meds المفضل لديك قبل ثلاث سنوات؟ كل تلك الورقة موجودة هناك في انتظار الوقت الذي ستتمكن فيه من التعامل معه ، مهما كان ذلك. (وهذا يعني إلقاء نظرة خاطفة على كل صفحة ثم دفعها جميعًا إلى حاوية إعادة التدوير.) لقد حان الوقت للتخلص من الورق وكل الذنب الذي يتراكم معه. حان الوقت للذهاب بلا أوراق.

لقد كنت خالية من الورق منذ ما يقرب من عقد من الزمان. عن طريق خالية من الورق ، لا أقصد أن هناك أي قطع من الورق في حياتي. ما زلت بحاجة إلى شهادة الميلاد الورقية الخاصة بي ، بالطبع ، وأنا أستخدم دفتر ملاحظات ورقيًا صغيرًا لفصل اللغة الذي أحضره. بالنسبة للجزء الأكبر ، ومع ذلك ، أنا لا تشبث ورقة. بدلاً من ذلك ، أقوم بمسح المستندات المهمة ضوئيًا إلى خدمة تخزين وأحتفظ بالملاحظات الرقمية في تطبيق تدوين الملاحظات. أكتب أيضًا قائمة المهام وقائمة التسوق في هاتفي ، وأعلق توصيات المطاعم على خريطة عبر الإنترنت. هناك الكثير من الطرق البسيطة لإزالة الورق من حياتك.

الذهاب الرقمي سهل. الجزء الصعب هو عدم السماح للورقة بالبدء في الزحف مرة أخرى. إذا كنت مستعدًا للتخلص من معظم الورق في حياتك ، فإليك ما تحتاج إلى معرفته لتبدأ وتحافظ عليه.

1) ننسى تراكم

قد يبدو الأمر غير بديهي ، ولكن الخطوة الأولى في عدم استخدام الورق هي نسيان أي تراكم ورقي قمت بتجميعه بالفعل والتركيز بدلاً من ذلك على العادات الجديدة التي تحتاج إلى اعتمادها لتبدأ بلا أوراق الآن. لا تنظر للخلف: اتبع نهجًا للمضي قدمًا.

ستصل إلى أكوام الورق الموجودة لديك يومًا ما - أم لا. الآن ، لا تدع هذه الأوراق تعيقك. إن الاضطرار إلى التعامل مع الأعمال المتراكمة قد يكون غالبًا ، وعندما يشعر الناس بالإرهاق ، فإنهم يتسببون في التسويف. لذلك ننسى الأمر الآن. بدلاً من ذلك ، ضع جهدك في التأكد من عدم تراكم حجم الأعمال المتراكمة.

2) احصل على هذه التطبيقات الخمسة

هناك خمسة تطبيقات أو خدمات تحتاج إلى استخدام الورق. هم انهم:

• تطبيق قائمة المهام ،
• تطبيق المسح ،
• خدمة تخزين عبر الإنترنت ، حيث ستضع ملفاتك الرقمية (المزيد حول هذا في لحظة) ،
• أدوات التوقيع الإلكتروني (يعد Adobe Acrobat مثالًا جيدًا) لتوقيع المستندات الرقمية دون طباعتها و
• خدمة تسليم المستندات لإرسال المستندات الرسمية دون طباعتها.

انظر توصياتي لكل نوع من التطبيق هنا.

3) اختيار خدمة التخزين

دعنا نحصل على المزيد حول التطبيق الثالث ، خدمة التخزين ، لأنه أكثر تعقيدًا من الآخرين. خدمة التخزين هي المكان الذي ستحتفظ فيه بالإصدارات الرقمية من المستندات الورقية.

من الناحية المثالية ، تريد خدمة تخزين تجعل ملفاتك قابلة للوصول بغض النظر عن مكانك وتدعمها. يتمثل أحد الخيارات في استخدام خدمة التخزين ومشاركة الملفات عبر الإنترنت ، مثل Dropbox أو Microsoft OneDrive.

خيار آخر هو استخدام خدمة مصممة خصيصًا للأشخاص الذين يرغبون في عدم استخدام الورق. أنيق و FileThis مثالان. لديهم أدوات خاصة للأشخاص الذين لا يحملون أوراقًا ، مثل القدرة على تصنيف أنواع المستندات وتمييزها تلقائيًا ، مثل الضرائب. يحتوي FileThis أيضًا على خدمة "جلب" تقوم تلقائيًا بنسخ المستندات الهامة التي تعثر عليها في حساب بريدك الإلكتروني.

بغض النظر عن الخدمة التي تختارها ، اختر واحدة والتمسك بها حتى تتمكن من وضع جميع المستندات الرقمية الخاصة بك في مكان واحد.

4) الاشتراك في بيانات البريد الإلكتروني والمدفوعات الرقمية

إذا كنت لا تزال تتلقى الفواتير والبيانات الورقية ، فقم بالتسجيل لاستلامها عبر البريد الإلكتروني بدلاً من ذلك حيثما كان ذلك ممكنًا. إذا كنت لا تزال ترسل الشيكات بانتظام ، معرفة ما إذا كان يمكنك التبديل إلى إجراء الدفع عبر الإنترنت بدلاً من ذلك.

على الرغم من تكريم شركات المرافق والبنوك للمدفوعات الرقمية لسنوات ، فإن آخر الشركات التي لا تقبلها دائمًا هي الملاك وشركات الإدارة. إذا كنت عالقًا في هذا المأزق ، فحاول توضيح أنهم سيحصلون على أموالهم بشكل أسرع وأكثر موثوقية عندما يقبلون الدفعات الرقمية. حتى أصغر الشركات يمكنها قبول التحويلات المصرفية المباشرة مع رسوم ضئيلة أو معدومة. عندما تتمكن من دفع جميع فواتيرك رقميًا بدلاً من الشيكات والأظرف ، فستقترب خطوة واحدة من كونك بلا أوراق.

5) المسح الضوئي والأجاد

الآن حان الوقت للبدء في تطوير عادات جديدة. يعد المسح والتقطيع أو إعادة التدوير هو الشيء الذي من المحتمل أن تفعل أكثر. أفضل بكثير إجراء المسح الضوئي باستخدام تطبيق جوال ، ولكن يمكنك أيضًا استخدام ماسح ضوئي لسطح المكتب أو وظيفة المسح الضوئي على طابعة متعددة الوظائف.

حدد لنفسك قاعدة تسير على النحو التالي: عندما أحصل على قطعة ورق جديدة أحتاج إلى ترقيمها ، سأستخدم هاتفي لمسحها ضوئيًا على الفور ثم قم بوضع الورق في كومة إعادة التدوير أو التقطيع. الأفضل من ذلك ، التخلص منه مباشرة في التقطيع. لماذا الانتظار؟

إجبار نفسك على اتباع هذه العادة قد يكون صعبا. "ليس لدي وقت لمسح هذا الآن" ، قد تقول. مارس عادة جديدة عن طريق المسح الضوئي لمستند أو اثنين من تراكمك ، فقط لتجربته. كم من الوقت تستغرق؟ ما التطبيق الذي استخدمته؟ قد تجد أيضًا أن مسح المستندات ضوئيًا في الضوء الطبيعي يتم بسلاسة أكبر من القيام بذلك باستخدام الإضاءة الداخلية. بمجرد أن تشعر بالتعرف على كيفية القيام بذلك والوقت الذي تستغرقه ، قد يكون لديك وقت أسهل في المتابعة.

6) تطوير سير العمل الأخرى

المسح والتقطيع هو سير عمل واحد. كلما شعرت بالراحة مع نمط حياتك اللاورقي ، ستجد أنك بحاجة إلى مزيد من مهام سير العمل في المواقف الأخرى.

إليك مثال: عندما تشتري منتجًا جديدًا ، يمكنك التقاط صور لدليل المالك أو إيصاله أو ضمانه أو رقمه المسلسل أو أي معلومات أخرى ذات صلة. قم بتحميل هذه الصور على خدمة التخزين الخاصة بك ثم تخلص من الأوراق الخارجية.

هناك سير عمل آخر قد تقوم بإنشائه وهو حفظ كومة من الأوراق التي تعتقد أنه يجب عليك تمزيقها ولكنك غير متأكد في الوقت الحالي ، ثم انتقل إليها في يوم مخصص. اختر وقتًا وتاريخًا ، سواء كان كل يوم سبت أو الأحد الأول من الشهر ، واستخدم هذا الوقت لإزالة مجموعتك.

في بعض الأحيان قد ترغب في مسح الأوراق مع الاحتفاظ بالأصول الأصلية ، في حالة شهادات التأمين ، ووثائق مالك المنزل ، وما إلى ذلك. من خلال رقمنتهم ، تقوم بإنشاء نسخة احتياطية وضمان حصولك على المعلومات التي تحتوي عليها ، حتى لو لم تتمكن من الحصول على يديك الأصلية.

7) لا أفكر فيه

هناك بعض المستندات التي سوف تسألها عما إذا كنت تريد الاحتفاظ بالأصول الأصلية أو ترقيمها وتقطيعها. عندما تواجه مكالمة صعبة ، لا تفهمها. إن كونك بلا أوراق ينبغي أن يجعل حياتك أكثر بساطة وأسهل - وليس أكثر إرهاقًا. خبأ الأصلي في مجلد ، الموثق الأكورديون ، أو خزانة الملفات. لا أحد سيأتي ويأخذ بطاقة Paperless Club بعيدًا إذا علقت على بعض الأوراق.

السجلات الطبية صعبة ، حيث من المفترض فقط أن تقوم برقمنة وتخزينها إلكترونيًا إذا كان لديك نظام متوافق مع HIPAA. قد تقرر ببساطة إدخالها في مجلد أو مجلد الأكورديون وتصفحها مرة واحدة سنويًا لأي شيء جاهز للقذف.

بعد قولي هذا ، لا تمسك أو تهتم بالأوراق التي ليس لها أي غرض. إذا كنت من الأشخاص الذين تمسكوا بجد على الورق معتقدين أنك تقوم بالأمر المسؤول ، فقد تشعر بالخوف من تمزيق أي شيء وإعادة تدويره. ولكن هل ستحتاج هذا الإيصال إلى سندوتش أو شرح لبيانات المنافع قبل عامين؟ أجاد لهم والسماح لها بالرحيل.