العداد استعراض وتقييم

يوفر تطبيق تتبع نفقات قوي القدرة على التعامل مع مهام متعددة. خاصةً عندما يعتمد عائد الاستثمار على مشاريع الفريق والعملاء ؛ في هذه الحالة ، تحتاج إلى مساعدة الإدارة المالية للشركة والمديرين على تسوية النفقات بعدة طرق. تقوم شركة Abacus (التي تبدأ بسعر 9 دولارات لكل مستخدم شهريًا) بعمل رائع في تغطية جميع هذه القواعد للشركات التي تمارس أعمالًا تجارية في الولايات المتحدة بواجهة عصرية سهلة الاستخدام. تأتي واجهة الهاتف المحمول Abacus في وقت قريب من واجهة Editors 'Choices Certify و Rydoo. على الرغم من أنه لا يمكن أن يتطابق تمامًا مع النطاق الدولي أو قدرات وضع السياسات والقواعد ، إلا أن أداة استرداد العداد تعد من أعلى المستويات كجزء من نظام شامل لتتبع النفقات للشركات المحلية.

التسعير والخطط

يبدأ تسعير العداد من 9 دولارات لكل مستخدم شهريًا لحزمة Starter الخاصة به ، والتي تتضمن ضوابط آلية للسياسة والتكامل مع Intuit QuickBooks ، وتخزين غير محدود للبيانات ، من بين أمور أخرى. مقابل 12 دولارًا لكل مستخدم نشط شهريًا (يتم إصدار الفواتير سنويًا) ، يضيف Abacus توجيه الموافقة القابلة للبرمجة وتكامل البطاقة التجارية ودعم إضافي. كما يقدم خطة مخصصة للشركات. المستخدم "النشط" يعني أنك تدفع فقط للمستخدمين عندما يكون لديهم حساب معتمد في الشهر.

العداد لا يفرض رسومًا إضافية على الموظف الذي يتكبد نفقات كبيرة أيضًا. لا يقوم Abacus أيضًا بفرض رسوم على المحاسب الخاص بك ، أو التنفيذ ، أو الدعم المستمر (البريد الإلكتروني لخطة Starter ، والدردشة الهاتفية والمحترفة لـ Professional و Enterprise). كما تغطي الشركة رسوم الدفع الآلي لغرفة المقاصة (ACH) دون رسوم إضافية.

يمكنك الاشتراك في نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا من خطة Starter عن طريق الاتصال بالشركة. جزء من خدمة Abacus والقيمة المقترحة هو اعتقاد الشركة بأن ما تقوم بتسليمه هو تعويض ACH المباشر للنفقات المعتمدة. في الوقت الحالي ، يعمل Abacus فقط مع البنوك الأمريكية ، لذا فإن المعاملات الدولية قد توقفت. بخلاف ExpensePath ، يقوم العميل بجميع إدخالات بيانات إعداد الحساب الخاصة به. لأسباب أمنية ، تم ملء حساب الحساب التجريبي Abacus باستخدام بياناته المالية. بمجرد إعداد الحساب الأولي ، دعوت نفسي كمستخدم للانضمام عبر عناوين البريد الإلكتروني الأخرى.

نظرة جديدة والشعور

الشركة شابة. كنتيجة لذلك ، تم تصميم كل من واجهات الويب والجوال مع مراعاة أحدث أشكال المظهر والشعور وخبرة الأجهزة المحمولة ، وهو ما يميزها عن المنافسين ذوي واجهات المستخدم الأكثر صعوبة ، مثل Expensify. تعمل واجهة الويب على إعادة تجميع واجهة الهاتف بشكل كبير في الشكل وحجم الخط وسهولة الاستخدام وميزة البحث لأسفل. تشابه الواجهة يجعل من السهل الانتقال من واحدة إلى أخرى.

يشتمل رأس لوحة معلومات مسؤول الويب الخاص بـ Abacus على قائمة منسدلة "قائمة المصروفات" و "عرض المخطط" و "عرض الاستلام" بالإضافة إلى مربع "بحث". يوجد على الجانب الأيمن أقصى زر لإدخال خيارات حساب وتصفية وفرز وتصدير جديدة. على الجانب الأيسر ، يمكنك التبديل بسهولة من المسؤول إلى الوظائف الشخصية الخاصة بك. فيما يلي روابط إلى الشاشات الرئيسية: البريد الوارد والمعلقة والموافق عليها والبريد الوارد مع التحذيرات والبريد الوارد بدون تحذيرات والموافق عليها - آخر 6 أشهر. يمكنك أيضًا الاطلاع على تقارير المصروفات الخاصة بالرحلات المختلفة ، والتحقق من بطاقات الائتمان المخصصة لفريقك ، ورؤية كل الأشخاص في فريقك ، وإدارة سياسة مصروفات شركتك ، وقرص حسابك وإعداداتك العامة.

تتوفر تطبيقات الأجهزة المحمولة لنظامي Android و ioS. واجهة المحمول بسيطة وسهلة الفهم. بعد الرد على دعوة المدير للتسجيل في Abacus ، ستتم دعوتك بعد ذلك لتنزيل التطبيق ؛ لقد قمت بتنزيل تطبيق Android.

أمامك خياران: أولاً ، يمكنك ، إذا كنت ترغب في ذلك ، التقاط صورة لإيصال لاستخدامه لاحقًا. بخلاف تطبيق iOS ، لا يوفر تطبيق Android نسخة من الإيصال على التطبيق. ومع ذلك ، يمكنك استرداد الإيصال على واجهة الويب ، حيث سيتم إدخال البائع والمبلغ نيابة عنك.

اختيارك الآخر هو إدخال المعلومات لكل حساب يدويًا على تطبيق الجوّال. عند إدخال اسم البائع ، سيبحث التطبيق عن المؤسسات التي تحمل الاسم نفسه في منطقتك وسردها (والتي قد تكون غير مريحة إذا كانت المؤسسة المعنية جديدة وليس في منطقتك). يمكنك ربط المصاريف برحلة تم إنشاؤها باستخدام واجهة الويب.

يتم إرسال كل حساب فور الانتهاء منه دون الحاجة إلى الانتظار لإنشاء تقرير. عندما قدمت ثلاثة نفقات باستخدام حساب موظف خيالي ، ظهرت على الفور في البريد الوارد لحساب المدير الخاص بي ؛ واحد ، والذي تم تقديمه دون إيصال ، تم وضع علامة "مناسب عليه مع تحذيرات". يمكنني بعد ذلك إرسال رسالة مرة أخرى للاستفسار عن الإيصال المفقود ، والتي تلقاها الموظف في بريدها الإلكتروني. من هناك ، يمكن للموظف تسجيل الدخول إلى حساب الويب وإرسال الرد.

على الرغم من أن تطبيق Android مصمم بشكل رائع ، إلا أنه لا يفعل أكثر من إنشاء النفقات وإرسالها. هذا على عكس الخدمات مثل Concur Expense ، التي توفر وظائف كاملة على تطبيقات الأجهزة المحمولة الخاصة بهم.

من السهل سداد النفقات

الموظفون الذين يقدمون المصاريف على أساس منتظم سوف يعجبهم العداد. أنا أقدر أنه يمكنني تقديم نفقات واحدة في وقت واحد لسداد التكاليف دون مشاحنات ملء تقرير كامل مع أنواع عديدة من النفقات. تختلف هذه العملية عن تطبيقات مثل ExpensePath ، التي تسمح لك فقط بإرسال النفقات عبر التقارير. والأهم من ذلك ، أن معظم الموظفين لا يريدون أن يكونوا في مكان تحمل نفقات الشركة لأسابيع.

مع العداد ، التحول السداد حوالي يومين. قد يستغرق استغراق الوقت لإنشاء تقرير واحد وقتًا أطول من إرسال حساب واحد في المرة الواحدة ، لكن إذا أعادت عملية الموافقة الموافقة على التقرير بالكامل لسداد مقابل عنصر واحد فقط ، هل سيحب الموظفون ذلك؟ ليس كثيرا

في الجانب المسؤول من المعادلة ، وجدت قواعد الإعداد أسهل من ExpensePath. يحتوي قسم الإعدادات على جميع خيارات التحذير والحظر والمسافة المقطوعة وخيارات الإنفاق التلقائي التي يمكنني استخدامها وبعد ذلك. من السهل للغاية الموافقة على النفقات ، سواء منفردة أو في مجموعة ، وإعادتها إلى الموظف مع تعليق. يتم إخطار الموظف على الفور بالتعليق عبر البريد الإلكتروني ، ويمكنه الرد بدوره. من السهل أيضًا إعادة تعيين موافقة لمدير آخر.

من وجهة نظر المحاسبة ، وأنا أقدر أن أباك أعطاني خيارات أكثر من شهادة. يتم المزامنة التلقائية مع برامج محاسبة Xero و QuickBooks و Oracle NetSuite. أحببت أيضًا أن تقوم شركة Abacus بتخزين البيانات وتسمح بالوصول إلى فترة الـ IRS المطلوبة لمدة 7 سنوات ، مما يوفر مجموعة كاملة من عمليات التدقيق. بمجرد موافقة المدير والمشرف على نفقات السداد ، يتم سداد دفعة ACH خلال فترة 24 ساعة.

يتخذ Abacus أيضًا خطوات أمنية إضافية لضمان حسابات المسؤول الخاصة بالعميل. بعد أيام قليلة من بدء اختبار العداد ، أرسلت لي رسالة بالبريد الإلكتروني تفيد بأن مدفوعات السداد قد تم تعليقها في انتظار التحقق من الهوية ، وطلبت آخر أربعة أرقام من رقم الضمان الاجتماعي الخاص باختبارنا. هذه الخطوات الإضافية مزعجة على مستوى واحد ولكنها مطمئنة على مستوى آخر.

تكلفة ممارسة الأعمال التجارية (بمعنى آخر ، النفقات) هي ثاني أكبر بند تحت مرتبات معظم الشركات. التأكد من القيام بذلك بدقة أمر بالغ الأهمية ، ويبدأ بجعل عملية التقديم أقل صعوبة. يعد الإعداد الذاتي لـ Abacus ، وسهولة الاستخدام ، والسداد المباشر السريع ميزة إضافية ، بشرط أن يكون العميل على ما يرام عند الكشف عن المعلومات المصرفية الحساسة لتحقيق ذلك. إنه خيار قوي للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم دون وجود دولي يبحث عن تتبع سريع للمكالمات وتعويضات الموظفين.