العودة إلى العمل: قائمة مرجعية بداية من العام لل smbs

إذا كنت تدير مكتبًا صغيرًا متوسط ​​الحجم للأعمال (SMB) ، فمن المهم أن تبدأ العام بالقدم اليمنى. تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى التحرك بسرعة للاستجابة للفرص الجديدة عند نشوئها ، كما أن وجود أساس متين للمكتب للقيام بهذه الأعمال يعد أمرًا ضروريًا لتحقيق النجاح. لحسن الحظ ، يمكن التأكد من أن عملك في حالة جيدة يمكن إنجازه بسرعة إلى حد ما. صحيح ، إنها وفرة من عمليات التدقيق. فقط نكون شاكرين أن أيا منهم من مصلحة الضرائب. اتبع قائمة المراجعة المكونة من ست نقاط أدناه وسيكون مكتبك جاهزًا لمواجهة أي تحد قد يجلبه عام 2016.

1. الاستعداد للموسم الضريبي

في عالم الأعمال ، أنت تستعد دائمًا لدفع الضرائب بطريقة أو بأخرى. لكن بداية العام (إذا تزامنت مع السنة المالية لشركتك) مهمة بشكل خاص. ابدأ بالجلوس مع رئيسك المالي لإجراء مراجعة صور كبيرة لكتب العام الماضي.

بالتأكيد ، يمكنك اقتحام العرق البارد عند استخدام كلمة "التدقيق" و "الشؤون المالية" في الجملة نفسها ولكن تخطيناها: لا نتحدث عن استرضاء عملاء مصلحة الضرائب بشكل مؤكد. إنها عملية تدقيق مصممة لإعطائك وقيادتك وأي مستثمرين حاليين أو محتملين أن أموالك - ومن ثم مؤسستك - تعمل بالطريقة التي ينبغي أن تكون عليها. إنك تتحقق من أرقام السنة الماضية ، وتقوم بتقييم الإجراءات التجارية والمالية ، وتطابق ما حدث بالفعل مع ما توقعت حدوثه وكذلك ما أبلغت عنه. يمكنك إجراء التدقيق بواسطة عملاء محاسبي داخليين أو شركة خارجية أو CPA. يمكنك حتى إنشاء فرقة عمل صغيرة للقيام بالعمل كمجموعة. ما تبحث عنه يشمل:

جميع الإيرادات المتحققة في العام السابق ومن أي مصدر ،

جميع المصاريف التي تم إجراؤها في السنة السابقة ، باستخدام طرق الدفع ، والتي المستفيدين منها ، والتي تم تعيينها في الميزانية ؛ إيلاء اهتمام خاص لنفقات المكتب والتكنولوجيا وخدمة الطرف الثالث والبنية التحتية للأعمال ،

مراجعات كشف الحساب البنكي ،

مصلحة الضرائب وضريبة الدولة / البلدية (إن وجدت) مراجعة الملفات ،

تحقق من اتباع الإجراءات المحاسبية المناسبة ؛ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فهم السبب في ذلك لأنه قد يكون بسبب عملية تجارية معينة قد تحتاج إلى مراجعة ، و

ضع نتائج التدقيق في تقرير محكم (هذه أداة تريد استخدامها فعليًا خلال العام ، لذا اجعلها قصيرة ومنتظمة وقيمة - وليست هائلة الحجم بحيث لا يمكنك العثور على أي شيء).

لقد تم هذا التدقيق بشكل صحيح ، ويجب ألا يستغرق أكثر من أسبوع ، ويقدم تقريره أداة أساسية لاستخدام كل شيء - بدءًا من خطط الشراء إلى أهداف المبيعات.

2. مراجعة الأجهزة

من وجهة نظر مدير المكتب ، تصبح معرفة مكان الأموال مجرد الخطوة الأولى. أنت الآن بحاجة إلى معرفة مكان كل شيء آخر أيضًا. ابدأ بأجهزة التكنولوجيا. قد يبدو هذا واضحًا ولكنه أصبح سريعًا منطقة خطر للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة - خاصة تلك التي تميل أكثر نحو الشركات الصغيرة والمتوسطة. هذا بسبب العبارة "إحضار جهازك الخاص (BYOD)". يكره الكثير من محترفي تكنولوجيا المعلومات ويستخدمهم الكثير من المستخدمين للاستفادة من أي جهاز يمكنهم الحصول عليه بأيديهم - من أي مصدر وغالبًا ما يتم الدفع مقابل ذلك بطرق غريبة أو ملتوية. على الأقل ، ضع هذه المعلومات في جدول بيانات منظم يمكنك الرجوع إليه خلال هذا العام والتالي. أفضل من ذلك ، ضع المعلومات في تطبيق مخصص لإدارة سطح المكتب مثل Microsoft System Center Configuration Manager أو MMSoft Pulseway.

ابدأ بتقرير التدقيق من الخطوة 1 حيث يجب أن يوفر ذلك قائمة رسمية بمشترياتك من الأجهزة. بعد ذلك ، قم بتتبع الأجهزة المستخدمة بالفعل (من المضمون أن تجد بعض المفاجآت). سيستخدم بعض الموظفين الأجهزة الشخصية التي دفعوا مقابلها للقيام بالعمل بينما يستخدم آخرون الأجهزة الاستهلاكية لكل من العمل والمهام الشخصية التي دفعتها الشركة. تعرف على من لديه ، ما إذا كان يتم استخدامه بشكل مناسب ، وسيساعدك ذلك في تحديد ما إذا كان هناك طريقة أفضل لدفع ثمنها.

وبمجرد الخوض في هذه المجموعة من التكنولوجيا الجديدة ، لا تنسَ القيام بمراجعة الأجهزة التقليدية للبحث عن أجهزة الكمبيوتر والخوادم والطابعات وغيرها من أجهزة المكتب التي تقترب من نهاية العمر الافتراضي أو نهاية الخدمة. استئجار حتى تعرف ما سوف تحتاج إلى تحديث هذا العام ومتى. اعمل مع مندوبي مبيعات الأجهزة وقسم المحاسبة لوضع خطة لسحب هذا الجهاز القديم واستبداله بوحدات جديدة.

3. تدقيق البرمجيات

يكون لمراجعة حسابات البرنامج نفس الهدف الأساسي المتمثل في تدقيق الأجهزة: تعرف على ما قمت بتثبيته ، ومكان تثبيته ، وكيف تم سداده (بمعنى ، إلى أي ميزانية تم تخصيصها لها) ، وأي تراخيص أو اشتراكات يتم طرحها للتجديد. تأكد من تحديد تلك الموجودة في التقويم الخاص بك.

تماما مثل التدقيق في الأجهزة ، ومع ذلك ، جعلت العصر الحديث مراجعة البرمجيات أكثر تعقيدا قليلا. على غرار الموظفين الذين يستخدمون الأجهزة الشخصية للعمل ، يستخدم الكثيرون أيضًا خدماتهم المستندة إلى مجموعة النظراء. يمكن أن يحدث هذا لأن مستخدمًا واحدًا يقرر الاشتراك في خدمة معينة ، أو حتى فريق بأكمله ينشر خدمة سحابية فقط فيما بينهم.

في كثير من الأحيان ، يتم دفع هذه الخدمات عن طريق الرسوم المتكررة المخصصة لبطاقات الائتمان الشخصية أو للشركات ، ويمكن أن يكون للمحاسبة صعوبة في تحديد ما يتم شراؤه. يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث أخطاء محاسبية ولكن تلك بسيطة إذا ما قورنت بمشاكل تقنية المعلومات المحتملة عندما تطلب هذه الخدمات السحابية من المستخدمين تنزيل البرامج (لم يتم اختبارها من قِبل تكنولوجيا المعلومات فحسب ، بل تجاوزتها تمامًا). قم بإخراج هذه البرامج ، وتأكد من أنه يتم الدفع مقابلها بشكل صحيح ، ثم قرر الاحتفاظ بها أو استبدالها بحل أكثر فعالية.

على الجانب الأكثر تقليدية ، استخدم تدقيق البرنامج الخاص بك لإيلاء اهتمام خاص لبرامج الأمان - مكافحة الفيروسات ، والشبكة الخاصة الافتراضية (VPN) ، والتشفير هي ثلاثة أمثلة. هذه هي لبنات بناء الحلول التي يمكنها إيقاف العملية في مساراتها إذا كانت تراخيصها تنزلق ، لذا تأكد من معرفة متى يجب تجديد التراخيص والاشتراكات وأي المستخدمين سيحتاجون إليها.

حول وقت تدقيق البرنامج ، من الجيد أيضًا فحص إجراءات النسخ الاحتياطي للبيانات وسلامة البيانات. يشتمل هذا عادةً على كل من الأجهزة والبرمجيات ، لكنه يعد أمرًا ضروريًا لمعظم عمليات البرنامج ، لذا لا تعطيه أعباء قصيرة. قم بإجراء اختبار لخطط النسخ الاحتياطي واسترداد البيانات (DR) للتأكد من أنها لا تزال تعمل ، وتدقيق البيانات التي تم نسخها احتياطيًا محليًا وفي السحابة للتأكد من عدم تلفها ، وإلقاء نظرة على ما دفعته مقابل هذه الحلول في العام السابق معرفة ما إذا كان يمكنك القيام بعمل أفضل.

4. شبكة التدقيق

ستحتاج إلى قيادتك لتقنية المعلومات للمساعدة في هذا. تسمح لك مراجعة الشبكة بما يلي:

تعرف على البنية الأساسية للشبكة التي تستخدمها حاليًا (الفعلية والموجودة على السحاب) ،

تطابق تلك البنية التحتية مع العمليات التجارية التي تعمل عليها للتحقق من السعة ، و

تقييم ليس فقط ما تدفعه ولكن ما إذا كنت تحصل على ما دفعته مقابل ؛ هذا مهم بشكل خاص لجميع مزودي شبكة الإنترنت والهاتف المحمول.

قم بتحليل اتصالك بالإنترنت ، ليس فقط للمكتب ولكن أيضًا لأي خوادم ويب خارجية أو خدمات سحابية أو عن بعد ومواقع بعيدة. هل تم الحصول على الأداء الذي دفعت مقابله؟ إذا كان قسم تكنولوجيا المعلومات الداخلي لديك غير متأكد من كيفية اختبار هذه المعلومات ، فتحدث إلى مستشار شبكة تابع لجهة خارجية. أخيرًا ، تأكد من قيام تكنولوجيا المعلومات بتحديث أجهزة التوجيه والمفاتيح وأجهزة الشبكات الأخرى الخاصة بالمكتب بحيث تقوم بتشغيل أحدث البرامج الثابتة وتأكد من اختبارها جميعًا باستخدام المجموعة الحالية من تطبيقات الأعمال الهامة قبل نشرها بالكامل. إذا كان لديك مواقع بعيدة أو أجهزة اتصال عن بُعد تتصل من المنزل ، فتأكد من وميض أجهزة الشبكات الخاصة بها وتأمينها أيضًا.

5. قم بالسير حول المكتب

قد يبدو هذا انعكاسًا لكنها خطوة خطيرة. لا يمكنك معرفة كل ما تحتاج لمعرفته حول عملك من خلال جدول بيانات أو لوحة تحكم إدارة. الحصول على ما يصل واتخاذ الجولة. تحدث إلى الموظفين حول كيفية قيامهم بوظائفهم ، خاصةً فريق العمل والعملاء المتوقعين. يعد فهم كيفية إنجاز العمل أمرًا رئيسيًا ليس فقط في نشر الأداة المناسبة للوظيفة المناسبة ، ولكن في كثير من الأحيان لاكتشاف فرص جديدة للادخار أو الإيرادات.

على الجانب الأكثر دنيوية ، قم بتقييم كيف يبدو مكتبك ووظائفه على المستوى المادي. انتبه على:

أثاث المكاتب،

استراحة غرفة اللوازم وأدوات المطبخ ،

ألواح الكتابة في غرفة الاجتماعات والشاشات والهواتف وأجهزة الكمبيوتر

الأجهزة المكتبية المشتركة - أجهزة التقطيع والطابعات وأجهزة الفاكس.

تأكد من أن هذه الأشياء ضرورية ، في حالة عمل جيدة ، وتخزينها باللوازم التي تحتاجها للتشغيل (على سبيل المثال ، الحبر ، الورق ، إلخ).

6. تحليل خطط عملك والتسويق

لقد ذهبت إلى أسفل على الأرقام. الآن حان الوقت لتوجيه انتباهك والنظر إلى الصورة الكبيرة لمؤسستك ، والتي تبدأ دائمًا بخطة عملك. الجلوس مع موظفي القيادة الخاصة بك وتصفح خطتك بالتفصيل. هل أنت أين يجب أن تكون (بمعنى ، حيث تقول خطتك أنك ستكون)؟ هل الطريقة التي تمارس بها عملك هي الأكثر فعالية؟ اطرح هذا السؤال بصرف النظر عما إذا كان أداء العمل أم لا أم لا ؛ يمكن أن يكون هناك دائما وسيلة أفضل. قم بإدراج العمليات التجارية الخاصة بك ، والتشاور مع الموظفين الرئيسيين حول هذه العمليات ، قم بتعيينها خطوة بخطوة ، ثم فكر فيها بالتفصيل. هل هناك أدوات أو برامج أو خدمات أكثر فاعلية يمكنك استخدامها لتكون أكثر تنافسية؟ هل الأشخاص المناسبون يقومون بهذه الوظائف؟ هي عمليات فعالة أو زائدة عن الحاجة؟ الهدف هنا ليس إطلاق النار على الأشخاص أو الإدارة الدقيقة ؛ هو أن نفهم تماما كيف عملك عملك ، حساء المكسرات.

تابع خطة التسويق للعام الماضي بنظرة مشابهة. تحقق من النتائج واسأل عما إذا كنت حقًا أين يجب أن تكون عندما تقارن النتائج بالنفقات. أين أنت ضعيف وكيف يمكنك تحسين؟ انتبه بشكل خاص إلى:

البحث عن المتجر،

الترويج والإعلان ،

الأحداث و

العلاقات مع الصحافة.

كجزء من هذا التمرين ، لا تنس تحليل ملفات تعريف الويب والشبكات الاجتماعية عبر الإنترنت. هل يصلون إلى العملاء المناسبين؟ هل هم محدثون؟ هل تم تحديث المنتجات أو أوصاف الخدمة ، والتسعير ، وحتى الأسماء التنفيذية؟ تحقق من هذه التفاصيل بقوة لأن لا شيء يوقف عملاء الإنترنت بشكل أسرع من الوصول إلى موقع ويب يعتقدون أنه لا تتم صيانته.

بالتأكيد ، من الأسهل لكتابة هذه الخطوات الست أكثر من القيام بها. نحن نتحدث عن قدر كبير من العمل ، لا شك. ولكن ، إذا كنت ربطت حزام الأمان وحصلت على الأشخاص المناسبين للمساعدة ، فيمكن تحقيق كل ذلك في غضون أسبوعين. ويمكن لهذين الأسبوعين دفع أرباح كبيرة من العمليات والنفقات وحتى الأرباح لأعمالك لبقية العام.