دروببوإكس استعراض الأعمال والتصنيف

مشاركة المستندات والتعاون

يمكن للمستخدمين مشاركة المستندات بعدة طرق مختلفة. أولاً ، سيكون أي ملف تضعه في مجلد الفريق متاحًا تلقائيًا للجميع على نفس الحساب القياسي. ثانيًا ، يمكنك مشاركة مجلد أو رابط مستند ، كما يمكنك مع Google Drive ، حيث يمكنك تعيينه عامًا (يمكن لأي شخص لديه رابط الوصول) أو يمكنك تقييده بعدة طرق. إذا كنت لا تريد أن يكون الملف أو المجلد عامًا ، فيمكنك حمايته بكلمة مرور وتقييده على أعضاء الفريق فقط و / أو تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية. يمكنك أيضًا تعيين أذونات التحرير لكل من المجلدات والملفات.

لا يمكنك تحرير المستندات داخل Dropbox ؛ عند النقر فوق الزر "فتح" في ملف ما ، تتم إعادة توجيهك إلى Microsoft Office 365 عبر الإنترنت حيث يتعين عليك إما إعداد حساب Enterprise أو تسجيل الدخول إلى حساب موجود. هذا ليس مثاليًا خصوصًا لأن Box (for Business) يتضمن الوصول المجاني إلى تطبيقات Microsoft Office عبر الإنترنت. (تشمل حسابات Dropbox Basic و Pro أيضًا الوصول المجاني.)

بدلاً من ذلك ، يمكنك الاشتراك في Dropbox Paper ، والذي يكون في مرحلة تجريبية ولكن مفتوح لجميع مستخدمي Dropbox. باستخدام Dropbox Paper ، يمكنك إنشاء المستندات وتعديلها والتعليق عليها وتعيين المهام ذات الصلة. بمجرد ربط حسابك القياسي بـ Dropbox Paper ، يمكنك الوصول إلى مستندات Dropbox Paper الخاصة بك من لوحة معلومات Dropbox. يمكنك إدراج مستندات Dropbox في مستندات Dropbox Paper لكنها لن تكون قابلة للتحرير. إذا كنت ترغب في التعاون في المستندات ، فمن الأفضل لك إنشائها في Dropbox Paper في المقام الأول.

إن عدم وجود إمكانات حقيقية لتحرير المستندات لا يُقارن بشكل إيجابي مع Google Drive for Work ، الذي يحتوي على التعديلات عبر الإنترنت ويتتبع التغييرات. توفر أنظمة DM الأخرى مثل Ascensio System OnlyOffice و Microsoft SharePoint Online و Zoho Docs Standard هذه الوظائف أيضًا.

إذا قمت بتنزيل تطبيق سطح المكتب Dropbox ، فيمكنك استخدام ميزة تسمى Dropbox Badge ، والتي تمتد بعض ميزات Dropbox إلى ملفات Microsoft Excel و PowerPoint و Word. تظهر شارة على أي من المستندات المحفوظة في Dropbox ، بحيث يمكنك معرفة من يقوم بعرض أو تحرير الملف ، إضافة التعليقات ، مشاركة الملف ، وعرض محفوظات الملف. يوصي Dropbox أيضًا باستخدام تطبيق سطح المكتب لتحميل المجلدات والملفات الكبيرة بأكملها نظرًا لأن برنامج تحميل موقع الويب به حد 10 جيجابايت.

أي ملفات تميزها كمفضلة ستكون متاحة أيضًا في وضع عدم الاتصال ، على الرغم من أنه يتعين عليك القيام بذلك واحداً تلو الآخر ، كما تفعل في Citrix ShareFile. هذه ميزة رائعة ، على الرغم من أن Evernote for Business و Google Drive for Work تتيح لك الوصول إلى جميع ملفاتك دون اتصال بالإنترنت.

بالإضافة إلى تطبيق سطح المكتب ، يحتوي Dropbox أيضًا على تطبيقات الأجهزة المحمولة لنظامي التشغيل Android و iOS. أضافت Dropbox Business مؤخرًا بعض ميزات الهاتف المحمول الجديدة على نظام التشغيل iOS والتي تتيح للمستخدمين رؤية نشاط الملف وملاحظات الفريق في معاينة الملف. تخطط الشركة لإضافة هذه الميزات على Android قريبًا. تتم مزامنة جميع تطبيقات الجوال هذه مع حسابك عبر الإنترنت. تتيح لك تطبيقات الأجهزة المحمولة إنشاء ملفات ومجلدات ومشاركتها. كما يتضمن إمكانية أخرى مهمة للهاتف المحمول ، وهي المسح الضوئي للوثائق باستخدام هاتفك ، إما من خلال الكاميرا الموجودة لديك أو عن طريق التقاط صورة وتحويلها إلى مستند. تقوم Dropbox بعمل جيد في تحديد أي مستند تحاول مسحه ، سواء كان حجمه كبطاقة أعمال أو صفحة كاملة الحجم. يعمل هذا النظام على ضبط الصورة لأعلى (حتى في حالة الإيصال المنكمش بشكل معتدل الذي ألقينا به أثناء الاختبار) ، ويسمح لك بالتقاط ما يصل إلى 10 صفحات في وقت واحد ، والتي يمكنك حفظها في أي مجلد Dropbox إما بتنسيق PDF أو ملف PNG. كما هو الحال مع المستندات الأخرى في نظام Dropbox ، يمكنك إضافة تعليقات إليه أوmention لإخبارها أنه ينبغي لها إلقاء نظرة.

يعد Dropbox Business ممتازًا فيما يتعلق بمشاركة المستندات أو التعليق عليها بهذه الطريقة طالما كنت لا تزال تعمل مع تطبيق الهاتف المحمول. يمكنك إضافة توقيع إلى المستند إذا كان لديك برنامج Adobe Acrobat مثبتًا أو يمكنك القيام بذلك مباشرةً من التطبيق. يمكنك أيضًا إضافة تعليق توضيحي للصورة بتاريخ أو نص مخصص.

الخطأ الوحيد هو نص التعليمات ، والذي يحتوي فقط على إشارة مختصرة عن كيفية القيام بالتعرف على النص ، وكان هذا الإدخال في الغالب معلومات عديمة الفائدة. لقد اتصلنا بالدعم الفني للحصول على مزيد من المعلومات (دون إبلاغهم بأننا صحافون) ، وقد طلبوا ببساطة المزيد من المعلومات ثم لم يردوا بعد بعد أن قدمناها لهم. سبب الاستعلام هو أن تطبيق الجوال يحتوي على حقل بحث مما يعني أنه يمكنك إجراء بحث نصي على مستند ممسوح ضوئيًا قمت بحفظه في PDF. ومع ذلك ، فإن البحث عن كلمة "شوكولاتة" في وثيقة من صفحتين تهتم بالشوكولاتة على وجه التحديد لم تسفر عن نتائج. بقدر ما يمكننا أن نقول بعد ذلك ، يجب على المستخدمين النظر في ميزة المسح المحمول على أنها آلية لالتقاط الصور أكثر من كونها أداة للتعرف على الحروف البصرية (OCR). إذا كانت مجموعة كبيرة من المستندات التي تحتاج إلى OCR في مستقبلك ، فستكون أفضل حالًا مع أحد الفائزين في اختيار المحررين في تقريرنا حول تطبيق المسح الضوئي المحمول ، أو Abbyy FineScanner أو Evernote Scannable.

تم تشويه القدرات الأخرى بالمثل ، مثل المشاركة. يمكنك إرسال مستند ممسوح ضوئيًا إلى شخص ما عبر البريد الإلكتروني أو إنشاء رابط يمكنك مشاركته عبر أي شيء تقريبًا ، لكنك ستقضي بعض الدقائق المحبطة في العثور على هذه الميزات في الواجهة. بمجرد العثور عليها ، على الرغم من أن المسح المحمول من Dropbox يعد أداة جيدة بما يكفي ، على الرغم من أن التعرف الضوئي على الحروف الكامل سيكون إضافة مطلوبة للغاية في الإصدارات المستقبلية.

التكامل والأمن

دروببوإكس كان في لعبة التخزين السحابي لفترة طويلة ولديه وجود API كبير للتكاملات المخصصة. في الواقع ، كان دعم Dropbox واسع الانتشار بين بعض التطبيقات الأكثر شعبية من شركات مثل Adobe و Microsoft و Salesforce و Slack. كما أنها واحدة من واجهات برمجة التطبيقات التي يمكن الوصول إليها ، والتي تدعم مجموعة واسعة من لغات البرمجة القابلة للدخول. وهذا يترجم مباشرة إلى تلبية متطلبات الأعمال المستقبلية بالإضافة إلى احتياجات العملية والتعاون اليوم. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر Dropbox DBX Platform التكامل مع أدوات متعددة ويوفر موقعًا مركزيًا لتوصيل المحتوى والأجهزة والتطبيقات.

على جانب أمان البيانات ، يحتفظ Dropbox بشهادات ISO 27001 و ISO 27017 و ISO 27018 و ISO 22301. كما أنه يحتفظ بضمانات SOC1 و SOC2 و SOC3. الامتثال لقانون قابلية التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) غير نشط بشكل افتراضي ويتطلب اتفاقية ارتباط عمل (BAA) مع مؤسستك قبل الامتثال. سجلات تدقيق النشاط متاحة أيضًا للمسؤولين ، مما قد يكون مفيدًا للحفاظ على امتثال Sarbanes-Oxley Act (SOX). يروج Dropbox إلى هذا النجاح التنظيمي ويعزوهم إلى حد كبير إلى استثماراته في مراكز البيانات الخاصة. على عكس Jungle Disk ، على سبيل المثال ، الذي يقدم ببساطة حل البرنامج الخاص به على قمة خدمات تخزين الويب Amazon (AWS) أو Rackspace Managed Cloud ، استثمر Dropbox في مراكز البيانات الخاصة به. وهذا يمنحه مزيدًا من التحكم المباشر في سلامة البيانات وقضايا الامتثال التنظيمي المحتملة من المنافسين الذين يتركون ذلك لأطراف ثالثة.

دروببوإكس لم تنتج بعد ميزة إدارة مفتاح تشفير المستخدم لذلك أي مفاتيح تحت سيطرة دروببوإكس. ومع ذلك ، فقد وضعت ضوابط مشددة للغاية على ما هي البيانات المتاحة للفنيين لأغراض استكشاف الأخطاء وإصلاحها وفقط عندما تكون مطلوبة تماما. إنها ليست خصوصية كاملة ولكنها عملت بجد لضمان الحصول على ثقتهم. في حين أن هذا قد لا يكون كافياً للتأهل إلى FedRAMP ، إلا أنه على الأرجح جيد بما فيه الكفاية للعديد من الحالات.

يدعم Dropbox أيضًا العديد من استراتيجيات المصادقة ثنائية العوامل والمتعددة العوامل (MFA) التي تتضمن استخدام رسالة نصية قصيرة SMS توفر رمزًا منفصلًا لجهاز المستخدم المحمول أو Google Authenticator أو Duo Mobile أو Amazon AWS MFA أو Windows Authenticator. يوصي Dropbox بشدة أن يستفيد المستخدمون من هذه الميزات لأنهم يضيفون طبقة لطيفة من الأمان حول البيانات الحساسة.

تقريبا وقفة واحدة للتسوق

يقدم Dropbox الكثير من المساعدة إذا واجهتك مشكلات ، بما في ذلك دليل PDF ، والدعم الذاتي التوجيه ، ومركز المساعدة القابل للبحث والدعم عبر الدردشة الحية ، والبريد الإلكتروني ، والهاتف (أيام الأسبوع ، من 8 صباحًا إلى 8 مساءً بالتوقيت الشرقي). للحصول على الدعم عبر الهاتف ، يجب عليك إنشاء رمز سري ، يمكنك القيام به مباشرةً من صفحة المساعدة الرئيسية.

من خلال واجهة مستخدم بسيطة (UI) ، تخزين غير محدود واسترجاع الملفات ، وأذونات مستخدم واسعة ، يساعد Dropbox Business فريقك على التعاون بشكل أكثر كفاءة. في الواقع ، تفتخر Dropbox بأن 300000 فريق يستخدمون Dropbox Business. لتحرير الملفات عبر الإنترنت ، يجب أن تحصل على حساب Microsoft 365 منفصل ، مما قد يؤدي إلى رفع التكاليف ، أو استخدام Dropbox Paper ، وهو غير متكامل تمامًا. للحصول على أفضل برنامج لإدارة المستندات ، انظر إلى Editors 'Choice Zoho Docs Standard. ولكن بالنسبة إلى حلول التخزين السحابي ومشاركة الملفات من فئة الأعمال لجميع الأغراض ، فإن Dropbox Business يعد حلاً ممتازًا ويستحق تمامًا تعيين خيار PCMag Editors.