Evernote استعراض الأعمال والتصنيف

قد تفكر في Evernote كمنصة بسيطة لتدوين الملاحظات ، لكنها امتدت إلى ما هو أبعد من ذلك لتشمل أدوات مشاركة المستندات والتعاون. إنها أداة رائعة لالتقاط جلسات العصف الذهني وتخزين المستندات ودمج الصوت والصور في الملاحظات. ومع ذلك ، فمن الأفضل للفرق الصغيرة ذات الاحتياجات المحدودة. الشركات الكبيرة التي تحتاج إلى أدوات تعاون قوية ستكون بخيبة أمل.

تقدم Evernote Business نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا تتطلب بطاقة ائتمان مقدمًا. بعد ذلك ، ستدفع 12 دولارًا لكل مستخدم شهريًا لما يصل إلى 25 مستخدمًا ؛ إذا كنت بحاجة إلى أكثر من ذلك ، يمكنك الاتصال بالمبيعات للحصول على خطة مخصصة. تقدم Evernote أيضًا خطة أساسية مجانية وخطة Plus (34.99 دولارًا في السنة) وخطة مميزة (69.99 دولارًا في السنة). تضيف خطة العمل ضوابط المسؤول وإدارة المستخدم. على الرغم من أنه يوفر ميزات التعاون ومشاركة المستندات والوصول دون اتصال لجميع الملفات عبر جميع أجهزتك ، إلا أنه لا يزال غير قادر على منافسة Zoho Docs Standard ، اختيار المحررين لدينا في هذه الفئة.

الشروع في العمل مع Evernote للأعمال

التسجيل في Evernote Business أمر بسيط. أولاً ، تقوم بتوفير معلومات الاتصال وإنشاء كلمة مرور ، ثم تقوم بإضافة معلومات الفوترة وتحديد خطة الدفع ، وأخيرا ، توافق على شروط خدمة Evernote. يمكنك الدفع سنويًا بواسطة بطاقة الائتمان (120 دولارًا لكل مستخدم) أو شهريًا بواسطة بطاقة الائتمان (12 دولارًا لكل مستخدم) أو سنويًا عن طريق الفاتورة (120 دولارًا لكل مستخدم). بعد ذلك ، يمكنك دعوة أعضاء الفريق واحدًا تلو الآخر أو جماعيًا أو حفظ ذلك لاحقًا ؛ يمكنك أيضًا إكمال ملف التعريف الخاص بك ، مع صورة ورقم هاتف محمول وحجم شركتك.

تعمل أزرار لوحة القيادة الرياضية على الجانب الأيسر من الشاشة لإضافة ملاحظات ، والبحث ، وفتح محادثة عمل ، وإنشاء اختصارات ، وعرض الملاحظات والدفاتر ، والعلامات. أدناه ، يمكنك عرض تفاصيل حسابك ووحدة تحكم المشرف. توجد على يمين هذه الأزرار قائمة بملاحظاتك ، والتي يتم فصلها إلى ملاحظات شخصية (غير مشتركة) وملاحظات أعمال (مشتركة مع الآخرين). يمكنك فرز القائمة حسب تاريخ الإنشاء أو تاريخ آخر تحديث لها أو حسب العنوان. يؤدي التمرير فوق ملاحظة إلى الكشف عن أزرار للمشاركة أو إعداد تذكيرات أو إضافة اختصارات أو حذف. انقر على ملاحظة ويمكنك عرضها على وحدة التحكم الصحيحة.

مشاركة المستندات والتعاون

على الرغم من أن Evernote قد يُعرف في المقام الأول ببرنامج تدوين الملاحظات ، يمكنك أيضًا استخدامه لتخزين ومشاركة الملفات ، ولكن ليس بنفس طريقة Box for Business أو Dropbox Business. يمكنك إنشاء دفاتر ملاحظات ، وهي في الأساس مجلدات ، والملاحظات الموجودة داخلها ، ولكن لمشاركة المستندات ، يجب إرفاقها في ملاحظة. ثم لتحرير المستندات ، عليك فتحها من تطبيق سطح المكتب Evernote ؛ يمكنك معاينة الملفات فقط من الواجهة عبر الإنترنت. بعد تحرير مستند باستخدام تطبيق سطح المكتب وحفظه ، سيتم تحديث المرفق عبر جميع المنصات والمستخدمين ، بحيث لا تضطر إلى إعادة تحميله. ميزة رائعة واحدة: عندما تقوم بتضمين ملف في Evernote ، يصبح هذا المحتوى قابلاً للبحث بالكامل.

يمكن الآن ربط حسابك على Evernote بـ Google Drive ؛ بمجرد تمكينه ، يمكنك بسهولة تضمين ملفات Google في دفاتر ملاحظات Evernote وملاحظاتك. يتم حفظ أي تعديلات على ملف Google تلقائيًا ، والتي تعمل كحل بديل للتحرير التعاوني. وبالمثل ، يمكنك الارتباط بملاحظات Evernote في حساب Google Drive. يمكّنك هذا من الاستفادة من الميزات التي تعجبك في كلا النظامين. يمكنك أيضًا توصيل Evernote بـ Dropbox و Box للتخزين السحابي و Basecamp ، لإدارة المشروع.

يحتوي Evernote Business أيضًا على مجموعة من القوالب المتاحة ، مثل التقويم ومتعقب النفقات وسجل الهاتف والمستندات الأخرى الخاصة بالصناعة.

يمكنك دعوة المستخدمين واحدا تلو الآخر ، أو بكميات كبيرة عن طريق لصق العناوين في مربع. يجب على المدعوين إما إنشاء حساب أو تسجيل الدخول إلى حساب حالي ، وملء ملف تعريف. بعد ذلك ، يُطلب من المستخدم تنزيل تطبيق سطح المكتب ، دون أي وسيلة للتخطي إلا إذا قمت بفتح نافذة جديدة وتسجيل الدخول. كان ذلك مزعجًا بعض الشيء ، حتى لو كان تطبيق سطح المكتب مطلوبًا للوصول إلى بعض الوظائف.

على الرغم من أن Evernote غير متصل بنطاقك مثل Google Drive for Work ، فيمكنك تحديد نطاقك في الإعدادات وسيتمكن أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني ينتهي في هذا المجال من الانضمام تلقائيًا إلى حسابك التجاري ؛ لا دعوة أو موافقة المطلوبة.

لمشاركة دفاتر ملاحظات وملاحظات فردية ، يمكنك استخدام محادثة العمل المضمنة ، والتي وجدت أنها مملة بعض الشيء. اضطررت للبحث في قسم مساعدة Evernote لمعرفة كيفية مشاركة أجهزة الكمبيوتر المحمولة والمحتويات الأخرى مع جميع موظفيك. اتضح أن هذه ميزة أخرى لسطح المكتب فقط. هناك ، يمكنك النقر فوق زر المشاركة على جهاز كمبيوتر محمول واختر "نشر دفتر الملاحظات". ثم يمكنك اختيار الأذونات: عرض أو تحرير أو تحرير ودعوة.

يمكن لأعضاء الفريق التعاون باستخدام الملاحظات ، لكن لا يمكن للمستخدمين تحرير ملاحظة في وقت واحد. يتم تنبيهك إذا حاولت فتح ملاحظة تفيد بأن هناك شخصًا ما يقوم بالتحرير بالفعل ، ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك اختيار فتحه. في هذه الحالة ، إذا قمت بإجراء أي تعديلات ، فسيقوم Evernote بإنشاء نسخة ثانية من الملف ، والتي قد تصبح مربكة. لا توجد طريقة لقفل المستخدمين الآخرين خارج الملف.

تتمثل إحدى المزايا الكبيرة في أنه يمكنك الوصول إلى كافة دفاتر الملاحظات والملفات من أي جهاز ، حتى في حالة عدم الاتصال بالإنترنت. يعد هذا أكثر ملاءمة من تحديد المستندات واحدًا تلو الآخر للوصول دون اتصال بالإنترنت كما يجب عليك القيام به مع Citrix ShareFile و Dropbox Business.

ضمن الملاحظات ، يمكنك إنشاء قوائم تدقيق وتعيين تذكيرات لإدارة المشروع على نطاق صغير. يحتوي Evernote على تطبيقات لأجهزة Android و iOS و Windows ، وكلها توفر وصولاً غير مباشر إلى ملفاتك.

Evernote Business يعطيك إدارة المستندات الأساسية

عندما تحتاج إلى مساعدة ، يمكنك الوصول إلى مركز التعلم الخاص بـ Evernote ، والذي يتضمن أدلة لبدء الاستخدام ، والبرامج التعليمية ، ومقالات استكشاف الأخطاء وإصلاحها. يمكنك أيضًا الاتصال بالدعم باستخدام نموذج ويب ؛ عندما تقدم كلمة رئيسية محددة تتعلق بمشكلتك ، تقدم Evernote روابط لمقالات قد تجيب على سؤالك. تتلقى أيضًا دليل مستخدم الأعمال Evernote بعد التسجيل.

برنامج المستهلك الخاص بـ Evernote سهل الاستخدام ؛ توفر خطة أعمالها المزيد من الوظائف ، وللأسف مزيد من التعقيد. أحب أن يوفر إمكانية الوصول دون اتصال لجميع الملفات عبر جميع أجهزتك ، ولكن الاضطرار إلى الاعتماد على تطبيق سطح المكتب أو Google Drive لتحرير المستندات غير مريح. إذا كنت بحاجة إلى هذه الميزة ، فإنني أوصي بالبحث في Box Business أو Google Drive for Work أو Zohu Docs Standard.