كن منظمًا: 10 استراتيجيات لقوائم مهام أفضل وأكثر فاعلية

ما مدى فعالية قائمة المهام الخاصة بك؟ هل يساعدك على التخطيط ليومك؟ هل يساعدك على تحديد الأولويات؟ أم أنها قائمة لا تنتهي أبدًا من الأشياء التي تشعر بالذنب لعدم القيام بها بعد وأنت من غير المرجح أن تفعلها على الإطلاق؟

تتمتع قائمة المهام الواجبة بالقدرة على ليس فقط تشكيل يومك ولكن أيضًا لتركيز انتباهك على ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك. من خلال تدوين مهامك ، تقوم بتقسيم أهدافك الأكبر إلى أجزاء يمكن التحكم فيها بشكل فعال. قد تساعدك مهمة أسبوعية لتنظيف الأوراق التي تراكمت على مكتبك على تحقيق الهدف الأكبر المتمثل في الحفاظ على التنظيم والورق. حتى قائمة تسوق البقالة يمكن أن تكون مؤشرا على هدف أكبر لتناول الطعام بشكل جيد أو الطهي في المنزل أكثر.

عندما تتعلم كيفية إنشاء قائمة مهام فعالة ، يمكنك أن تجعل عقلك أكثر انسجامًا مع أهدافك الحقيقية. يجب أن توفر لك قائمة المهام الجيدة إرشادات ، وليس تملأك بالرهبة. فيما يلي بعض النصائح لإعداد قوائم مهام أفضل.

1. اختر التطبيق المناسب لك

تتمثل الخطوة الأولى في إعداد قائمة مهام أفضل في تحديد مكان الاحتفاظ بها. لا يوجد شيء خاطئ في وجود قائمة مهام الورق. إذا كان يعمل للكم، عظيم. ومع ذلك ، هناك العديد من الأسباب التي تجعل تطبيق قائمة المهام الجيد حقًا هو الأفضل:

• تحتوي التطبيقات الواجبة على تذكيرات مدمجة.
• القوائم الرقمية أسهل في التحرير من القوائم الورقية ، بحيث يمكنك ضبط أولوياتك وتوضيح مهامك حسب الحاجة.
• لا يمكنك فقد قائمة رقمية يتم حفظها في السحابة. إذا لم تكن شخصًا منظمًا بشكل طبيعي ، فقد تكون هذه فائدة رئيسية.
• تتيح لك طرق العرض المختلفة في تطبيق المهام رؤية المهام ذات الصلة في الوقت الحالي.
• يمكن أن تكون تطبيقات قائمة المهام تعاونية ؛ يمكنك تعيين المهام لأشخاص آخرين والحصول على إخطار عند إكمالها.
• يمكنك اختيار تطبيق قائمة مهام مع ميزات تحفزك ، سواء كان تصميمًا جميلًا أو تجربة مبهرة.

هناك عدد هائل من تطبيقات قائمة المهام. قد تفقد الإنتاجية طوال أيام كاملًا لاستكشاف جميع تطبيقات إدارة المهام التي تظهر في البحث في أي متجر تطبيقات. بعد أن اختبرت العديد منهم ، فإن أكثر الأشياء التي أوصي بها هي:

• Todoist
• أي فعل
• أسانا
• أشياء

هناك عدد قليل من التطبيقات الأخرى الرائعة في ظروف معينة هي Google Tasks (للتكامل مع تطبيقات G Suite) ، و Microsoft To-Do (إذا كنت تستخدم Microsoft Office أو Windows 10) ، و Habitica (إذا كنت تحب gamification) ، و Omnifocus (لتلك الذين يضيفون الكثير من التفاصيل إلى مهامهم). هناك الكثير من الآخرين ، ولكن. إذا لم يكن أي من هذه الأشياء رائعًا ، فاطلب من أصدقائك (لا سيما أصدقائكم المنظمين) ما الذي يستخدمونه. جرب عددًا قليلًا واختر واحدة تريدها وتدعم معلوماتك على السحابة بحيث لا تفقد أي شيء أبدًا.

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في تتبع المهام لأنها تبدو دائمًا قيد التقدم أو في الانتظار ، فقد يقدم لك تطبيق kanban board ، مثل Trello ، أفضل من قائمة مهام تقليدية.

2. تقديم أكثر من قائمة واحدة

قلة قليلة من الناس لديهم قائمة مهام واحدة فقط. قم بإنشاء قائمة مهام للعمل وقائمة منفصلة للمهام الشخصية. قد يكون لديك قائمة مشتركة من المهام المنزلية ، وقائمة Someday حيث تدون الأشياء التي ترغب في القيام بها ولكن ليست ملحة ، وأكثر من ذلك.

وجود أكثر من قائمة واحدة يساعدك على التركيز. عندما تكون في العمل ومستعدة للقيام ببعض المهام ذات الصلة بالعمل ، لا ترغب في أن يصرف انتباهك عن حقيقة أنه يتعين عليك خبز كعكة عيد ميلاد في إجازتك اليومية.

تتيح لك جميع تطبيقات المهام الواجبة عمل قوائم متعددة. ابدأ باستخدام عدد قليل من الأشياء السهلة والواضحة ، مثل:

• عمل
• شخصي
• منزلي

ربما من المنطقي أن يكون لديك مشروع أ والمشروع ب بدلاً من قائمة عمل عامة. ماذا تريد ايضا؟ يمكنك دائمًا تغيير قائمة القوائم لاحقًا.

3. إضافة مهام جديدة بأسرع ما يمكن

عندما تنبثق مهمة جديدة في رأسك ، اكتبها في قائمة مهامك في أسرع وقت ممكن. إذا كان تطبيق المهام الواجبة يحتوي على نوع من اختصارات لوحة المفاتيح لإضافة مهمة جديدة ، فتعلم ذلك. إذا كان التطبيق الخاص بك يحتوي على اختصار للهاتف المحمول ، فقم بإعداده.

عندما تضيف المهام إلى قائمة المهام الخاصة بك بمجرد التفكير فيها ، يمكنك منع نفسك من الإدلاء بها. بمجرد كتابتها ، لن تحتاج إلى تذكرها بعد الآن.

4. تعيين تواريخ الاستحقاق

عندما يكون للمهمة تاريخ استحقاق ، فأضفها إلى قائمة مهامك. تواريخ الاستحقاق تساعدك في تحديد الأولويات.

ليست كل مهمة تحتاج إلى تاريخ استحقاق صعب وسريع في الحياة الحقيقية لتلقي واحدة في قائمة المهام الخاصة بك. قم بتعيين تاريخ للمهام كلما كنت تعرف تقريبًا عندما تعتقد أنه يمكنك إنجازه.

هذا فعال لسببين: أولاً ، تتيح لك معظم التطبيقات التي تود القيام بها رؤية ما هو "اليوم" و "غدًا" و "هذا الأسبوع" بغض النظر عن القائمة الموجودة فيها. لذا ، يمكنك رؤية كل شيء مستحق " اليوم "عبر قائمة العمل الخاصة بك ، والقائمة الشخصية ، وهلم جرا. وثانياً ، من خلال تحديد مواعيد استحقاق المهام ، فإنك تخطط فعلياً لأسبوعك ، وهي استراتيجية ممتازة لإدارة الوقت.

5. مراجعة يوميا

ابدأ كل يوم من خلال إلقاء نظرة على قائمة مهامك لليوم وتقييم ما إذا كانت معقولة. ثم مراجعة ذلك. إذا كان لديك الكثير من المهام اليوم وأنت تعلم أنك لن تتمكن من الوصول إليها جميعًا ، فأنت تجهز نفسك للفشل.

6. قصر نفسك على ما بين ثلاث وخمس مهام يومية

في يوم متوسط ​​، أتحقق من ثلاث إلى خمس مهام. إذا قمت بتحديد 12 مهمة عن غير قصد لهذا اليوم ، فأنا أعلم أنني لن أحصل عليها جميعًا ، مما يعني أنه يجب علي إعادة تحديد أولوياتها وتغيير تواريخ الاستحقاق. إذا اكتشفت هذه المشكلة المحتملة قبل بدء يومي ، فيمكنني ضبط كل تلك المهام التي كنت أقصد القيام بها ولم أكن أشعر بالتوتر.

ما هو الحد الأقصى للمهام اليومية؟ يعتمد ذلك على أنواع المهام التي تكتبها ومدى صعوبة إكمالها. بمرور الوقت ، إذا كنت تتعقب عدد المهام التي تقوم بإيقافها كل يوم - أفضل التطبيقات التي تفعلها لك - فسوف تتعلم الحد الأقصى. بمجرد معرفة الحد الأقصى الخاص بك ، يمكنك قصر مهامك اليومية على عدد معقول.

7. اكتب المهام ، وليس الأهداف أو الأهداف

ما تكتبه في قائمة مهامك مهم. املأ قوائمك بالمهام ، بدلاً من الأهداف والغايات. للقيام بذلك ، عليك أن تعرف الفرق بين الاثنين.

الأهداف هي إنجازات الصورة الكبيرة أو النتائج المرجوة. عادة ما يكون من الصعب تحديدها. مثال هو "أن يجيد اللغة الهندية". لن يكون وضع ذلك في قائمة مهامك فعالًا للغاية.

الأهداف هي علامات على الطريق للوصول إلى الهدف. من الأسهل الخلط بين هذه المهام والمهام لأن الأهداف أكثر تحديداً وقابلة للقياس الكمي. مثال على هدف قد يكون "إجراء محادثة باللغة الهندية حول أفلامي المفضلة."

إذن ما هي المهام؟ المهام هي الإجراءات التي تتخذها للوصول إلى الهدف. كسر الهدف لأسفل ولديك المهام الخاصة بك. غالبًا ما تكون أحداث فردية ، على الرغم من أنها قد تتكرر. قد تكون المهمة "تعلم ثلاثة أفعال هندية جديدة" أو "دراسة لمدة 30 دقيقة."

المهام - وليس الأهداف أو الأهداف - هي ما ينتمي إلى قائمة المهام.

8. حافظ على أهدافك وغاياتك منفصلة

يعد تحديد أهدافك وغاياتك جزءًا مهمًا من إعداد قوائم مهام أفضل وأكثر فاعلية. في عالم مثالي ، تكون المهام التي تقوم بها في المقام الأول تسعى لتحقيق أهدافك. إذا لم يكن كذلك ، لماذا تضيع وقتك في القيام بها؟ عليك أن تعرف ما هي أهدافك ، لكنك لست بحاجة إليها في قائمة مهامك.

اكتب أهدافك وأهدافك في مكان آخر. إذا كانت قائمة مهامك تحتوي على قسم ملاحظات ، فضعها هناك. إذا احتفظت بمجلة ، فقد تدون أهدافك وتراجعها كل ثلاثة أشهر أو سنوية. ارجع إلى أهدافك من وقت لآخر ، لكن لا تدعهم يصرف انتباهك عن الأشياء المحددة التي عليك القيام بها اليوم.

9. انظر إلى قائمة مهامك في كثير من الأحيان

قائمة مهام فعالة ترشدك طوال يومك. انظر إليها في بداية الأسبوع لتخطيط وقتك. انظر إليها في بداية اليوم لمراجعة خطتك لليوم. انظر إليه بعد الغداء حتى تعرف ما الذي تحتاج إلى التركيز عليه لبقية اليوم. عندما تشعر بالضياع في مهمة ما أو تحتاج إلى استراحة منها ، انظر إلى قائمة مهامك لشيء بسيط وسهل يمكنك معالجته في غضون ذلك.

كلما نظرت إلى قائمتك ، زاد ثقتك بها. كلما زادت ثقتك في ذلك ، قل عليك أن تتذكر المهام التي يجب عليك القيام بها. كلما قل ما تتذكره ، كلما حررت عقلك للتركيز على المهمة التي تقوم بها.

10. اجعل قائمة المهام قابلة للفحص

إذا نظرت إلى قائمة مهامك غالبًا - وأعتقد أنك يجب أن - ستدرك بسرعة مدى فائدة معرفة ما تحتاج إليه في لمحة بدلاً من قراءة عميقة.

استخدم لغة ضيقة أو اختصار لكتابة المهام الخاصة بك. العديد من التطبيقات لها تصنيفات ذات أولوية أو نجوم يمكنك إضافتها تتيح لك تمييز المهام الهامة. لون رمز المهام الخاصة بك إذا كان ذلك يساعد. طبق الرموز التي تمنحك المزيد من المعلومات حول المهمة ، مثل ما إذا كانت تتطلب مكالمة هاتفية أو تتعلق بالرعاية الصحية. بغض النظر عن مدى سرعة إلقاء نظرة على قائمة مهامك ، يجب أن تكون قادرًا على جني الكثير من المعلومات حول ما يجب القيام به.

قلب الإنتاجية

قائمة المهام الواجبة هي جوهر الإنتاجية الشخصية. إنه لمن دواعي سرورنا العثور على تطبيق لإدارة المهام وعملية مناسبة لك. يمنحك فحص العناصر الموجودة في قائمتك شعورًا بالإنجاز وهو عنصر أساسي في التنظيم. نظام المهام الموثوق به يجعل الحياة أسهل وأقل إرهاقًا.