كن منظمًا: لا تدع الفوضى الرقمية تدمر حياتك

الفوضى الرقمية ، الفوضى الجسدية ، الفوضى العاطفية… كل ذلك يؤثر سلبًا على حياتك. يونيو Saruwatari يعرف عن فوضى. إنها خبيرة في التنظيم والإنتاجية ، وكذلك مؤلفة كتاب جديد يسمى " وراء الفوضى: الحقيقة". حب. المعنى. الغرض .

إنها امرأة بعد قلبي. تشبه العديد من مبادئها التوجيهية الخاصة بالتنظيم المبادئ الخاصة بي ، والتي لها جذور في ممارسات الفطرة السليمة ، مثل الثقة في نظامك والقضاء على الانحرافات.

لقد رتبت لمقابلة Saruwatari عبر Skype ، لكنني قمت بتحديد مواعيد ومواعيد المقابلة مرة واحدة ، ولكن مرتين. عندما يكون لديك عمود وكتاب عن التنظيم ، كما أفعل ، وكنت تبرز شيئًا بسيطًا مثل موعد ووقت الاجتماع مع خبير آخر في المنظمة ، فالمفارقة في ذلك الأمر تترك مذاقًا مريرًا في فمك.

السبب في أنني ثمل - وهذا هو كل ما يتعلق بعمل Saruwatari - هو أنني كنت أمارس الكثير في حياتي ، أشياء كثيرة في ذهني لا أتذكرها. كان شيء لإعطاء. لقد انتقلت مؤخرًا إلى ولاية جديدة ، وبدأت أسلوب حياة جديد ، وأستعد حاليًا للانتقال إلى بلد جديد. قد تقول Saruwatari أنني في حاجة إلى الإغراق العقلي ، وهي ممارسة يومية تدون فيها كل ما تفعله في ذهنها ، بصرف النظر عما إذا كانت موجودة بالفعل في قائمة مهامها. هذا التطهير ، كما تعتقد ، يحررنا من أن نكون أكثر إنتاجية ، ولكن أيضًا في سلام مع أنفسنا.

عندما وصلنا أخيرًا عبر Skype ، كانت Saruwatari تافهة ، لكنها كانت هادئة وتضحك كثيرًا ، حتى عند وصف الإجراءات الأكثر دنيوية للتنظيم. لقد بدأت حديثنا بالإجابة على سؤالي الأول قبل أن تتاح لي الفرصة لطرحه.

يونيو سارواتاري: فلسفتي حول الفوضى ، سواء كانت رقمية أو مادية ، هي أنها نفس المشكلة. يميل الناس إلى تراكم الفوضى الرقمية لأنهم لا يستطيعون رؤيتها حقًا.

الفوضى هي الأعمال غير المكتملة. يبقى الفوضى في الإيجاز ، وتحملها معك. إذا كانت لديك أشياء رقمية ، ولم تتركها ، ولا تخدم غرضًا ، وقد حددت أنها غير مفيدة ، فهذا فوضى.

العمل غير المكتمل ، على سبيل المثال ، أي مهام في عقلك لم تهتم بها أو عدم مسامحة قلبك أو أي شيء - رسائل شكر لم تكتبها أو الامتنان في حسابك القلب الذي لم يتم التعبير عنه - هذا كل شيء فوضى أيضًا.

لذلك هناك عاطفية ، عقلية ، ومن ثم هناك فوضى رقمية. هناك علاقة بينهما وبين الفوضى المادية ، أيضًا.

جيل دوفي: تحدث أكثر قليلاً عن تكلفة الفوضى ، سواء كانت رقمية أو مادية.

شبيبة: الناس يشعرون بالضعف وعدم النشاط ، وليسوا متفائلين ، كما لو أنهم في دوامة نزولية في حياتهم. يخبرني الناس أنهم يشعرون جسديًا أنهم يختنقون عندما يكون لديهم الكثير من الفوضى. وهذا لا يمكن أن يكون مجرد فوضى جسدية ، ولكن فوضى في رأسك. انها ساحقة. لا يمكنك المضي قدما! يشعر الناس بالشلل ، والشلل ، وعدم تنشيط الطاقة.

سواء أكان فوضى جسدية أو رقمية ، فهو مرتبط بالفوضى العاطفية والروحية.

JD: في كتابك ، هل تذهب إلى التكلفة الزمنية للفوضى؟

شبيبة: نعم ، أنا أفعل! أنا متحمس للغاية حول هذا الموضوع. لقد تم تدريس إدارة الوقت ، وأنا أسميها التوسع الوقت ، لسنوات. كل شيء متصل.

عندما يكون لديك فوضى ، فإنه يأخذك وقتًا طويلاً للقيام بشيء ما أو الذهاب إلى مكان ما. إذا كنت تفكر في أن تكون داخل المنزل ، وإذا كان المسار مليئًا بالأشياء ، فسوف يستغرق الأمر منك وقتًا طويلاً للوصول إلى الباب. لا يمكنك حتى الوصول إلى الباب إذا كان هناك الكثير من الفوضى!

بنفس الطريقة ، يمكن تشويش الطريق إلى القيام بنشاط ما. على سبيل المثال ، أنا أتحدث معك ، وأريد أن أجري محادثة جذابة ، ولكن إذا كان هناك فوضى ، سيكون هناك فوضى في رأسي. إذا كنت أفكر في شيء آخر ، فأنا لا أحضر معك حقًا في الوقت الحالي. هذا يمنعنا من إجراء محادثة جذابة. مئات البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بي تجعلني أفكر ، "يا إلهي ، ما الذي لم أصل إليه بعد؟"

هناك 86400 ثانية في اليوم. إذا أعطى شخص ما نفس الرقم بالدولار ، أي 86،400 دولار ، في أحد الأيام وقال لك: "لا يمكنك التراجع عنه ، لا يمكنك أن تقرر ماذا تفعل به في يوم آخر ،" ماذا ستفعل؟ سوف تستثمرها بحكمة. سوف تبدأ بناء الأساس.

الكثير من الأشخاص الذين ينتمون إلى إنتاجية والذين لديهم شغف بالتكنولوجيا ، يشتركون في تطبيقات جديدة وبرامج جديدة ، وهم ينسون أنه يتعين عليهم أولاً البدء في إنشاء مؤسسة. 86،400 ثانية في اليوم ، أو 168 ساعة في الأسبوع ، أو 24 ساعة في اليوم - ماذا تريد أن تفعل به؟

أبدأ بالأدوار. أبدأ مع الأساس. ما هي الأدوار في حياتك؟ فكر الآن في الأمر مثل مخطط دائري. كم من الوقت تريد أن تقضي في لعب كل دور؟ ثم تنظر إلى وقتك مثل اللغز وتنقل الأشياء.

هناك دائما انخفاض. يعتقد الناس أن لديهم 300 ساعة في الأسبوع ، ولكن في الحقيقة ، إنها 168 ساعة.

JD: ما هذا القول؟ لديك ساعات عديدة في الأسبوع مثل بيونسيه؟

شبيبة: أوباما ، مادونا ، غاندي ، بوذا ، يسوع - كل شخص لديه نفس القدر من الوقت في أسبوع! عندما يشتكي الناس من أنه ليس لديهم ما يكفي من الوقت ، أقول ، "أوقفوا ذلك" ، لأنهم يحاربون حقيقة ما هو .

الحقيقة والحب والمعنى والغرض. عندما أعمل مع أشخاص في وقتهم ، أسأل ، "بصدق ، ماذا تفعل مع 168 ساعة؟" أولاً ، يجب عليهم معرفة سبب شعورهم بأن لديهم عجز ولماذا يشعرون بالارتباك. ثم أسأل ما هو المثالي؟ أين تريد أن تكون مع 168 ساعة؟

ها هي الفلسفة: عندما تنشئ حدودًا واضحة في وقتك ، فأنت لا حدود لها خلال هذه الفترة الزمنية. عندما تنشئ حدودًا واضحة على الأشياء ، يمكنك أن تكون بلا حدود داخل تلك المساحة.

ما نقوم به هو وضع نية. على سبيل المثال ، "في هذه الساعة ، سأقوم بإعداد قائمة المهام الخاصة بي للذهاب إلى الهند." وما يحدث هو أن الأمر لا يستغرق خمس ساعات. يستغرق ذلك ساعة واحدة لأنك وضعت هذه النية.

JD: إذن يتعلق الأمر بمنح نفسك حدًا واقعيًا ، ثم العمل ضمن هذا الحد.

شبيبة: نعم. الحد الواقعي ، أو ما فكرتك واقعية. كل شخص لديه فكرتها الخاصة عن ماذا يعني ذلك. عندما تنشئ هذا الوقت وتكون مكرسًا له ، فأنت تركز على الليزر عليه.

JD: ما الذي يراه الناس كمنطقة يرغبون في قضاء وقت أقل فيها ، بمجرد أن ينظروا في كيفية قضاء وقتهم؟

شبيبة: بعض الأمثلة تدخل في حفرة الأرانب في وسائل التواصل الاجتماعي. أيضا ، التحقق من رسائل البريد الإلكتروني طوال اليوم. من الأفضل القيام بذلك مرة واحدة في الصباح ، وربما مرة بعد الظهر بعد العودة من الغداء ، ومرة ​​واحدة في نهاية اليوم.

واحد آخر هو انقطاع. في أحد المكاتب ، يتعرض الكثير من الناس للانقطاع إذا كانت لديك سياسة مفتوحة ، وأقول دائمًا إن عليك أن تعلم الناس كيفية معاملتك. لقد مازحت مع أحد موكلي أن الجميع بحاجة إلى أخذ رقم قبل أن يصلوا إلى مكتبها ، بدلاً من مجرد الدخول في مكتب.

كل شيء عن وجود أنظمة. إذا كان لديك انقطاع في العمل وكنت مديرًا ، فأنت بحاجة إلى تعليم كل شخص يعمل من أجلك أن يحترم وقتك ، ربما عن طريق إغلاق بابك. يمكن أن يكون لديك ساعات عمل ، كما لو كنت أستاذاً ، وربما تقول بين الساعة 10:00 والساعة 12:00 ، أنا مفتوحة لأي شخص لديه أسئلة ، ولكن بين الساعة 2:00 و 3:30 ، سأكون القيام القراءة والبحث.

خصص وقتك الخاص كما لو كان اجتماعًا مع شخص آخر.

JD: إنها نصيحة رائعة ، أن تتعامل مع وقتك كما لو كان اجتماعًا.

شبيبة: نعم ، أو موعد الطبيب. إنه بنفس القدر من الأهمية.

JD: بعض من تطبيقاتي المفضلة وخدماتي عبر الإنترنت هي تلك التي تعمل بشكل غير مرئي ودون الحاجة إلى اتخاذ إجراء ، مثل IFTTT و RescueTime و EasilyDo. هل لديك أي تطبيقات مفضلة تساعدك على زيادة وقتك أو الحفاظ على وقتك الثمين؟

شبيبة: تذكير رائعة. انها مثل وجود مساعد شخصي الظاهري. التوقعات أيضا. إنه نظام مجرب وصحيح. يمكنك ضبط تنبيه. يمكنك قيلولة بعد الظهر. يمكنك إرساله إلى شخص آخر للعناية به. احب هذا.

أحاول أن أبقيه بسيطًا قدر الإمكان وليس لدي الكثير من البرامج. كما يمكنك أن تقول ، أنا مثل طفل من بعض النواحي ، وإذا كان الأمر شديد التعقيد ، أشعر بالملل ، وعقلي ينتقل إلى مكان آخر.

إليك مثال على ذلك: مسح التطبيقات. كل برامج المسح الرائعة هذه تخرج كل يوم. كان عندي أربعة كنت أحقق فيها ، وأردت العثور على شيء حتى أتمكن من التخلص من أحد أجهزتي. لقد وجدت واحدة على الفور ، لذلك مع الآخرين ، لم يستغرق الكثير من الوقت لتجربتها. عندما جربت الآخرين ، حالما أدركت أنه لم يكن بالنسبة لي ، احذف!

إذا كنت تبحث عن تطبيقات وأنظمة مختلفة مختلفة ، ووجدت أن شيئًا ما لا يصلح لك ، فأنت بحاجة إلى حذفه ، حتى لو دفعت المال مقابل ذلك. ركز على الشخص الذي تشعر أنه يتردد صداك معك ، واستمر في ذلك. ما يحدث للكثير من الناس بعد أسبوعين ، يجربون شيئًا آخر ، ثم مرة أخرى لديهم فوضى رقمية.

JD: لقد لاحظت هذا النمط نفسه. يرغب الأشخاص الذين يحبون التكنولوجيا في تجربة كل شيء جديد بدلاً من اختيار تطبيق واحد وتكون مخصصة لاستخدامه. لا ينظرون إليها كاستثمار في وقتهم.

شبيبة: إنهم لا ندعه يذهب! سوف ألق نظرة على هاتف شخص ما المزدحم ، وسيكون لديهم تطبيقات قاموا بتنزيلها قبل عام ولم يستخدموها مطلقًا. أقول لهم ، "حذف ، حذف ، حذف!"

يخشى الناس حذف البرامج التي اشتروها. ولكن سوف يعود مرة أخرى إذا كانوا في حاجة إليها.

البرنامج الآخر الذي أحبه هو PaperKarma. إذا تلقيت بريدًا فعليًا غير هام ، فعليك فقط التقاط صورة للتسمية البريدية مع الباركود ، وستخرجك من القائمة. ثم يعود إليك ويقول "النجاح!" عندما يعمل

JD: أريد العودة إلى Outlook لثانية واحدة. قلت أنك تستخدم تذكير الكثير. هل يمكنك إعطاء مثال على يوم وما أنواع الأشياء التي تضعها كتذكير ، وما هي كتل الوقت ، وما إلى ذلك؟

شبيبة: نعم ، لنبدأ بكيفية وصول تلك التذكيرات إلى هناك. في بداية كل يوم ، ترغب في القيام بإلقاء عقلية لجميع الأشياء التي في رأسك والتي عليك القيام بها. لا تصنف فقط بعد. في نهاية دقيقتين أو ثلاث دقائق ، قد يكون لديك 25 أشياء هناك. ثم ، استنادًا إلى الحدس الخاص بك والمكان الذي تتواجد فيه اليوم ، قم بتعيين تاريخ تأليف لكل واحد ، لذلك فإنك تلتزم به. بعد ذلك ، يجب عليك إعداد بعض الفئات لقائمة المهام الخاصة بك ، وستقوم بتعيين فئة لكل فئة. هذا جزء واحد منه.

ثم الجزء الآخر هو عندما تقوم بإعداد الجدول الزمني الخاص بك ، يجب أن يكون لديك حدود واضحة لوقتك. في بداية ونهاية كل يوم ، تريد إلقاء نظرة على قائمة مهامك وتحديد أولوياتها التي ترغب في القيام بها. دعنا نقول لك ككاتب ، لديك "الكتابة أو البحث" كفئة. قد لا تقوم بهذه الفئة من المهام كل يوم. قد تفعل ذلك فقط يومي الثلاثاء والخميس.

JD: يبدو أن الإغراق العقلي يهدف إلى تحرير الفوضى في المخ ، لإبعاد تلك الأشياء عن عقلك ، عن صدرك ، وإزالتها ، ثم التعامل معها واحدة تلو الأخرى بطريقة منظمة ومنتظمة للغاية.

شبيبة: نعم. وهذا هو الشيء الأكثر أهمية: أنا لا أريدك أن تذهب وتحقق مما إذا كان لديك بالفعل هذه المهمة في القائمة. بيت القصيد هو الإغراق العقلي. إذا كتبت شيئًا ورأيت أنه موجود بالفعل في قائمة المهام الخاصة بك 10 مرات - وهذا أمر مثير للجنون! - فهو يوضح عدد المرات التي تفكر فيها. الآن يتعلق الأمر بتطوير نظام لتذكر المهمة وإنجازها ، والثقة في أن النظام سيعمل من أجلك ، بحيث يمكنك الاعتماد على هذا النظام ، بحيث يمكنك الاعتماد عليه.

الشيء الأول هو معرفة النظام الذي يناسبك. نسيان ما يفعله الجميع.

أتمنى أن يتمكن الناس من إجراء عملية إزالة السموم الرقمية لمدة أسبوع لمعرفة ما هو مهم حقًا. ما يحدث عندما تغمرك الأشياء هو أن كل شيء يصبح "مهمًا".

ما هو إرثك؟ لماذا أنت هنا على الأرض؟ إذا كنت مدير شركة أو رجل أعمال ، فما هو هدفك أو بيان مهمتك؟ تنغمس في أن تكون منتجًا من أجل أن تكون منتجًا بحيث تغفل عن عزمك على النية ولماذا تفعل شيئًا ما.

في غاية البساطة! هل تحب الوقت الذي تقضيه؟ ما حقيقة هذا الدور الذي تلعبه؟ ما هي حقيقة الوقت الذي تقضيه؟ هل لها معنى بالنسبة لك؟ في بعض الأحيان ، نقضي بعض الوقت على أشياء لها معنى بالنسبة للأشخاص الآخرين ، وعلينا أن نعرف الغرض الذي تخدمه. الحقيقة والحب والمعنى والغرض. في غاية البساطة.

JD: لماذا تعتقد أن الكثير من الناس يجدون صعوبة في العودة إلى بيان مهمتهم أو هدفهم؟

شبيبة: لأنها غمرت المياه مع فوضى.

أقول للناس أن يتوقفوا ويتحققوا من صدقهم وحبهم ومعناهم وأهدافهم ، ولديهم يقظة دائمة. بدون فوضى ، يصبح كل شيء واضحًا جدًا.

JD: إذا كنت تستطيع تشجيع المهنيين المشغولين على التخلي عن نوع واحد من الفوضى أو شيء واحد يفسد حياتهم ، فماذا تنصحهم؟

شبيبة: وجود صندوق الوارد الخاص بك في صفر.

JD: هل تنصحهم بعدم وجود أي رسائل ، أو تنصحهم بالتخلي عن هذا الهدف؟

شبيبة: لقد أخبرت أحد العملاء ، "إذا أمكنك مسح صندوق الوارد الخاص بك والحصول عليه بدون أي رسائل في نهاية اليوم ، فستشعر وكأنك مليون دولار". ما أعنيه بذلك هو وجود نظام حتى تتمكن من إلقاء نظرة على الرسالة ، ولمسها ، وتحديد ما إذا كنت ستستجيب لها ، أو تقرر أنك ستقرأها لاحقًا وتضعها في قراءة المجلد ، أو قرر أنك ستقوم بإلغاء الاشتراك من قائمة - أعتقد أن هذا هو الشيء الوحيد للفوضى الرقمية. إذا تمكن المحترفون من الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بهم إلى الصفر ، فأعتقد أن هذا هدف رائع. وأنا لا أقصد أنك ستتحرك في كل شيء. أعتقد فقط أن ذلك سيساعدك على تطهير عقليًا بحيث تكون مستعدًا لأي شيء يواكبه اليوم ، أو تذهب إلى المنزل وتكون حاضرًا بشكل كامل وتشارك في عائلتك ، أو إذا كنت تسير في موعد ، أو تشارك بشكل كامل مع شريك حياتك. إنها ممارسة روحية وعقلية وعاطفية.