كن منظمًا: كيف يتم شطب العناصر العنيدة من قائمة مهامك

عندما بدأت في كتابة هذا المقال ، كان لدي مهمتين في قائمة المهام الخاصة بي والتي لن تتزحزح. أنا وضعت لهم هناك في ديسمبر كانون الاول. واحد كان له علاقة مع بوليصة التأمين على المنزل ، والآخر مع نقل بعض صناديق التقاعد. لن يكون أحد من المهم للغاية. ليس لديه مهلة حقيقية وذات مغزى. إنها أشياء يجب علي فعلها حقًا ، لكنني لا أريد فعل ذلك أبدًا.

معظمنا لديه عناصر عنيدة مثل هذه في تطبيقاتنا الواجبة ، تلك المهام التي يبدو أنها لم تنجز أبدًا ، مثل ارتداء بدلة للتنظيف الجاف أو تنظيف الكلب. لا يحدث أي شيء سيئ عندما لا نفعلها ، لذلك لا نفعلها ، حتى لو كانت أدمغتنا العقلانية تعلم أنه ينبغي القيام بها.

ماذا يمكنك أن تفعل لإخراج هذه الأعمال من قائمتك؟ تتبادر إلى الذهن بعض الخيارات التي سأشاركها هنا. بالإضافة إلى ذلك ، سوف أخبرك ما الحيل التي ساعدتني أخيرًا في التحقق من تحركاتي.

افعل ذلك الشيء الأول في الصباح

أقسم العديد من المتحمسين للإنتاجية بمعالجة تلك المهام المزعجة الصغيرة أول شيء في الصباح. تتمثل الفكرة في التخلص من المهام البسيطة في وقت مبكر قبل الانتهاء من العمل الأكثر أهمية ، مثل أصعب المهام والبريد الإلكتروني والاجتماعات وأي شيء آخر يصرف انتباهك.

هذه الخدعة رائعة إذا كانت المهمة تستغرق أقل من دقيقتين ولا تعتمد على الوقت أو المكان. إذا اعتدت على القيام بأي مهمة تستغرق أقل من دقيقتين حتى قبل أن تفتح برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ، فقد ترى الكثير من الحركة في قائمة المهام.

عندما تستغرق المهمة وقتًا أطول من بضع دقائق ، أو عندما لا يمكن القيام بها إلا في وقت معين أو مكان معين ، لا تعمل قاعدة الدقائق هذه. الأمران اللذان لا يمكنني القيام بهما ، على سبيل المثال ، يجب أن يحدث الاثنان أثناء وقت المحيط الهادئ للولايات المتحدة ، ولا تتفق هاتان الساعات مع صباحي في الخارج. أحتاج إلى المزيد من الخيارات.

جعل شخص آخر تفعل ذلك

إذا لم تنجح في البداية ، فامنح الوظيفة لشخص آخر. أنا أمزح مع هذا الخط ، لكنني لا أمزح بشأن تفويض المهام التي لم تكن ترغب في استكمالها حتى الآن.

بصراحة ، أنا فظيع في التفويض. لدي صعوبة في طلب المساعدة. أنا قلق بشأن إزعاج الناس. أحب أن أكون في السيطرة. ربما تشعر بنفس الطريقة.

كيف يمكن للأشخاص مثلي أن يتحسنوا في التفويض؟ بالنسبة للمبتدئين ، يمكننا التفكير في قائمة المفوضين المحتملين حتى قبل أن نقرر تفويض المهمة على الإطلاق. لا تستبعد الزملاء أو أفراد الأسرة (بما في ذلك الأطفال المسؤولون في سن مناسب) أو المربيات أو القائمين بالرعاية ، وفي بعض الحالات ، الجيران. كما أنه يساعد على وضع الحذاء على القدم الأخرى. كيف سيكون شعوري إذا ، على سبيل المثال ، طلب مني جيراني التوقيع على حزمة أو السماح لشخص يعمل بالكابلات إذا لم يتمكنوا من العودة إلى المنزل للقيام بذلك؟ إذا كانت المهمة تتناسب مع جدول أعمالي ، فلن تكون هناك مشكلة. جميع تجارب التفكير البسيطة هذه تجعل التفويض يبدو كخيار معقول.

إن أحد الأعمال الروتينية الخاصة بي مناسب تمامًا لشريكي للقيام به ، على الرغم من أنه يفكر في ذلك ، كان من المفترض أن يقوم بذلك في البداية ولم يفعل ، لذلك قمت بتفويضه إلى نفسي! بالنسبة إلى مهمتي المالية ، لا يمكنني سوى القيام بذلك لأنني سأحتاج إلى التحقق من هويتي وتوقيع بعض الأوراق في هذه العملية.

إنشاء مكافأة

بقدر ما لا أرغب في القيام بمهمتي ، يمكنني التفكير في بعض الأشياء التي أرغب فيها أكثر ، مثل بضع ساعات في المنتجع الصحي أو 15 دولارًا إضافيًا في ميزانيتي الشهرية للمقهى. تحديد مكافأة لنفسك يمكن أن يزيد من الدافع.

تشير الأبحاث إلى أن الدافع أعلى عندما لا نعرف دفعاتنا. على سبيل المثال ، في إحدى الدراسات ، كان على المشاركين إكمال مهمة شرب الماء. لقد تلقوا إما 1 دولار أو 2 دولار لإنجاز المهمة. عندما عرفوا أنهم سيحصلون على دولارين ، تم إكمال حوالي 43 بالمائة من الموضوعات بنجاح. عندما لا يعرفون ما إذا كانوا سيكسبون دولارًا واحدًا أو دولارين ، تم الانتهاء من 70 بالمائة.

كيف يمكنك استخدام المكافآت وعدم اليقين لصالحك؟ يمكنك كتابة جائزتين محتملتين لإنجاز مهامك ، وبعد الانتهاء من ذلك ، اقلب عملة معدنية لمعرفة أي منها ستحصل عليه. أو يمكنك طلب المساعدة في إنشاء العشوائية في المكافأة الخاصة بك. "عزيزتي ، إليك مغلفان مليئان بمبالغ نقدية مختلفة. عندما أختم مهمتي أخيرًا ، أريدك أن تعطيني أحدهما ويعيد الآخر إلى البنك".

لديّ مشاعر مختلطة حول استخدام الطعام كمكافأة لأنه غالبًا ما يتعارض مع أهداف أخرى ، مثل فقدان الوزن أو الحفاظ عليه. كما أنني لا أعرف كم أريد أن يكون الدافع وراء الطعام. لكنني حصلت على مرزبانية ألمانية رائعة مغطاة بالشوكولاتة كنت أدخرها لمناسبة خاصة ، وتذكرتها أثناء كتابة هذا المقال. قررت أنه إذا اهتمت بوضع التأمين ، فسأقوم بمعالجتي بجانب كوب من القهوة المفضلة لدي. وماذا تعرف؟ حصلت على هذا مصاصة القيام به. واحد لأسفل، واحدة للذهاب!

إغراء تجميع

هناك طريقة أخرى تعتمد على المكافآت ، تسمى التجميع التجميعي (كما وصفها كاثرين ميلكمان ، الأستاذ المساعد في مدرسة وارتون بجامعة بنسلفانيا) ، وهي مفيدة بشكل خاص للتكرار العنيد والمتكرر. مثال على ذلك هو الحصول على اختبار مسحة عنق الرحم ، والذي يجب إجراؤه سنويًا.

حزمة الإغراء هي فعل لمنح نفسك مكافأة أثناء قيامك بالمهمة التي لا تريد القيام بها ، وليس بعدها. في بحث ميلكمان ، تمنح طلاب الجامعات الوصول إلى الكتب الصوتية الأكثر مبيعًا فقط أثناء وجودهم في صالة الألعاب الرياضية. أظهر بحثها أن الطلاب الذين حصلوا على الكتب المسموعة ذهبوا إلى صالة الألعاب الرياضية أكثر من مجرد مجموعة تحكم ، واستمروا في الذهاب كثيرًا حتى بعد انتهاء برنامج الكتب الصوتية. ابتكر الطلاب عادة تم تعزيزها بشكل إيجابي.

لنفترض أنك تكره الذهاب إلى موعدك السنوي في OBGYN. يمكنك تجميع متعة مذنبة ، مثل قراءة المجلات المهجورة أو الاستمتاع بحلب الشوكولاتة المزدوج (إذا كنت بخير مع المكافآت الغذائية) ، وتسمح لنفسك أن تنغمس وأنت في غرفة انتظار الطبيب. يجب أن يحدث الإجراءان اللذان تقوم بجمعهما في وقت واحد ، على الرغم من أنني في مثالي ، سأقول إن التواجد في غرفة انتظار الطبيب قريب بما فيه الكفاية لأنه لا يمكنك فعل الكثير من أي شيء أثناء قيام شخص ما بمسح عنق الرحم.

لم تكن مهماتي متكررة ، لذلك لم يتم إعدادها لتجميع الإغراء ، لسوء الحظ.

خلق نتيجة

إذا كان التعزيز الإيجابي لا يقطع الخردل ، فستكون هناك عواقب سلبية. هل تتبرع بدولار إلى أقل الأحزاب السياسية المفضلة لديك في كل يوم لا تقوم فيه بمهمتك؟ سيحتاج معظمنا إلى صديق متشدد على نحو خطير للتأكد من أننا وفينا بوعدنا إذا حاولنا استخدام عواقب سلبية لدفع سلوكيات إيجابية ، لكن هذا ليس مستحيلاً.

هناك قصة شهيرة لامرأة تدعى زيلدا جامسون تركت التدخين عندما صاغها صديقها. وقال العقد إذا تدخن زيلدا مرة أخرى ، فإن الصديق يتبرع بمبلغ ضخم من المال إلى كو كلوكس كلان. زيلدا لم يدخن سيجارة أخرى. وكانت النتيجة كبيرة جدا.

لا أعتقد أن العواقب السلبية ستنجح بالنسبة لي. إنهم صعبون حقًا في الاختيار وحتى أكثر صرامة في التنفيذ. بالإضافة إلى ذلك ، كل يوم لا تنجز فيه مهماتي ، أشعر بالفعل بالسوء حيال ذلك. لماذا أريد المزيد من السلبية؟ ومع ذلك ، قد تكون حوافز جيدة للبعض.

كسرها إلى أسفل

سبب آخر يصطدم الأشخاص بالمهام التي لا يمكنهم إكمالها هو أنهم يكتبون المهمة الخطأ فقط. يقومون بتجميع سلسلة من المهام ذات الصلة بدلاً من تفكيك المشروع الأكبر. نفس الشيء يحدث مع الأهداف. إذا كنت تريد أن تكون ناجحًا في تحقيق الأهداف ، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية تقسيمها إلى أجزاء مكوناتها. يجب أن يكون كل جزء عنصرًا واحدًا قابلاً للتنفيذ وقابل للقياس الكمي. لهذا السبب تعتبر "الركض لمدة 30 دقيقة اليوم" مهمة أفضل من "خسارة خمسة أرطال". خسارة خمسة أرطال هو الهدف وليس المهمة.

اتضح أن مهمتي المالية هي في الواقع ثلاث أو أربع مهام - ربما أكثر. في الحقيقة ، ليس لدي أي فكرة عن حجم المهمة الحقيقية. المشكلة تكمن في أنني كتبت "التحقيق في تحويل حساب التقاعد" بدلاً من الخطوة الأولى التي أحتاج فعلاً إلى اتخاذها. الخطوة الأولى هي جمع الأوراق ورقم الهاتف. في كل مرة كنت أفكر في مهمتي ، قلت لنفسي ، "أرغ! أنا لا أعرف حتى أين هي الأوراق!" لذلك يجب أن تكون المهمة الأولى في هذه السلسلة هي العثور على الأوراق.

المهمة الثانية هي الاتصال بالبنك. المهمة الثالثة هي أن أسأل عن خياراتي. الخطوة الرابعة هي ، حسنًا ، لست متأكدًا بعد. ذلك يعتمد على نتائج الخطوات الأخرى. من الواضح أن لدي المزيد من العمل لأقوم به هنا ، لكن بعد فحص العمل الرتيب لدي ، لدي فكرة أفضل عن كيفية تقسيمها إلى أجزاء يمكن التحكم فيها. هذا تقدم!

الحصيلة النهائية

كما ذكرت ، لقد أنجزت إحدى مهماتي من خلال إغراء مرزباني قليلاً. أنا مرتاح جدًا لدرجة أنه يتم. لا تزال المهمة الأخرى معلقة ، ولكن على الأقل الآن قمت بفصلها وإعادة تنظيمها في مهام متعددة تبدو أقل صعوبة. نأمل أن يكون هذا العنصر وقطاعاته المكونة من قائمتي قريبًا. آمل أن تساعد هذه المقالة بعضًا منكم على إحراز تقدم في مهامكم العنيدة ، وأدعوك لإخباري عن الأساليب التي تستخدمها في التعليقات أدناه.