فيديو: رقص اطÙ�ال يجنن (سبتمبر 2024)
؟ wmode = transparent "ماذا تريد أن تعرف عن التنظيم؟"
هذا سؤال أطلبه من زملائي وأصدقائي دائمًا للحصول على أفكار لهذا العمود. في المرة الأخيرة التي سألت فيها ، أجاب أكثر من شخص واحد ، "كيف يمكنني أن أبدأ؟"
إذا كنت سأكتب دليل المبتدئين للتنظيم ، فسوف يؤدي ذلك بنصيحة واحدة لا غنى عنها: تقسيم المشاريع إلى أجزاء أصغر.
تقسيم الهدف إلى أهداف أصغر والمهام اليومية أمر حاسم لتحقيق النجاح. جميع الأشخاص المنظمين يفعلون ذلك ، لكن ليس كل مقالات المشورة توضح ذلك. أعتقد أنه يجب أن يكون صريحًا. من المهم جدًا ألا يجب أن تتلألأ عليها.
السر الحقيقي للتنظيم هو معرفة كيفية تحفيز نفسك على القيام بالأعمال الضرورية للمنظمة لتستمر في المضي قدمًا. يجب أن تكون قادرًا على تحديد الإجراءات - وهذا هو ما يعنيه كسر الهدف.
من أين تبدأ الحصول على المنظمة
قبل أن تتمكن من التنظيم ، يجب أن يكون لديك هدف.
"أريد أن أكون أكثر تنظيماً" ليس هدفًا. حاول تصوير ما تريده بالفعل. محاولة لوضعها في الكلمات. ومحاولة جعل هذه الكلمات إيجابية وقابلة للتنفيذ ، بدلاً من السلبية.
دعنا نقول أنك تشعر بأن بريدك الإلكتروني خارج عن السيطرة. تريد تنظيم البريد الإلكتروني.
الهدف المحدد سالبًا: "بريدي الإلكتروني عبارة عن فوضى ولا أريدها بهذه الطريقة بعد الآن."
هدف محدد بشكل إيجابي: "أريد أن أكون دائمًا قادرًا على العثور على رسالة بريد إلكتروني بسرعة عندما أحتاج إليها."
يركز الهدف الإيجابي والقابل للتنفيذ على ما تريد أن تكون قادرًا على القيام به ("العثور على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة"). إن الهدف الذي يتم رؤيته من خلال الميل السلبي يكرر المشكلة التي مفادها أن بريدك الإلكتروني فوضوي وغير راضٍ عنه.
إليك مثال آخر:
الهدف المحدد سلبًا : "لدي الكثير من الأوراق. إنهم يتكدسون مكتبي ويسبب انحرافات ، وأنا أكره ذلك". (لاحظ كيف لا توجد صورة واضحة لما تريد حدوثه أو كيف تريد تغيير الموقف.)
هدف محدد بشكل إيجابي: "أريد مساحة عمل أضيق من شأنها أن تساعدني في التركيز. أريد الاستفادة من جهاز الكمبيوتر الخاص بي وقوة التعرف الضوئي على الحروف والبحث ليكون أكثر كفاءة في العثور على مستندات مهمة." (لاحظ التركيز على الكلمات الإيجابية ، مثل "التركيز" و "الكفاءة".)
بكل معنى الكلمة ، يجب عليك تصوير ما تريد ، ووضعه في كلمات إيجابية ، كلمات ملموسة وقابلة للتنفيذ. (انظر المزيد من النصائح حول تحديد الأهداف وتحقيقها.)
كيفية تفكيك الهدف
بمجرد أن يكون لديك هدف وتضعه في كلمات ، يجب عليك تفكيكه.
تتمثل إحدى الطرق السهلة لفك الهدف في التفكير فيما تكتبه في قائمة المهام اليومية من أجل تحقيق الهدف.
لن تضع أبدًا في قائمة المهام "قم بإنشاء مساحة عمل بسيطة تساعد على التركيز". بدلا من ذلك قد تكتب:
- أكواب واضحة وأكواب من المكتب
- مسح الأوراق في البريد الوارد
- أجاد الأوراق الممسوحة ضوئيا
- تصويب أسلاك الكمبيوتر
(إذا كنت تضيع قليلاً بشأن أنواع الأشياء التي تنتمي إليها قائمة المهام في المقام الأول ، فإن لديّ تجديد معلومات حول إنشاء قوائم مهام أفضل.)
مثال: ترتيبات تنظيم الصور
أريد أن أقدم لكم مثالاً أطول عن كيفية تقسيم مشروع تنظيمي كبير إلى أجزاء أصغر لاستكشاف كيف يحدث.
لقد كنت أعمل مع زميل ، ستيفاني ، على إجراء ترتيبات شاملة لتنظيم الصور الرقمية (والتي سأكتب عنها بشكل مكثف في عمود مستقبلي). لديها الآلاف من الصور المنتشرة عبر أجهزة كمبيوتر متعددة وخدمات التخزين عبر الإنترنت ، وتريد فقط تنظيمها.
1. تحديد الهدف. في المرة الأولى التي جلسنا فيها لمناقشة المشروع ، سألتها: "ما الذي تريده؟ ما هو هدفك؟" أوقفتها قبل أن تتمكن من الإجابة. "اسمحوا لي أن أعيد صياغة ذلك. ماذا تريد أن تكون قادرًا على فعل صورك التي لا يمكنك القيام بها الآن؟"
قالت ستيفاني بشكل أساسي إنها تريد أن تكون قادرة على العثور على الصور بسهولة ، بغض النظر عن الجهاز الذي تستخدمه.
2. فهم المشكلة. كان سؤالي للمتابعة هو: "في الوقت الحالي ، عندما تبحث عن صورة ، كيف تبدو؟ هل تتذكر التاريخ أو الأشخاص الموجودين في الصورة أو حدث عندما تم التقاط الصورة؟"
ما طرحه هذا السؤال حقًا كان: "أي نوع من الحلول يجب أن نصممه بحيث يناسب احتياجاتك؟"
قالت إنها تتذكر صورها عادة تقريبًا حسب التاريخ ، مثل "في الكلية" ، ولكن أيضًا في بعض الأحيان من قِبل الأشخاص في الصورة.
فكرنا في بعض الحلول الممكنة ، لكننا لم نستقر على أي شيء حتى الآن. في كثير من الأحيان ، يساعد على المضي قدمًا في بضع أجزاء من مشروع المؤسسة ، لذا تعرف على ما إذا كان تعريفك للهدف يتغير كلما تعلمت المشكلة.
3. كلف نفسك بمهام صغيرة. بناءً على اجتماعنا ، خرج ستيفاني بقائمة قصيرة من المهام. بدا الأمر مثل هذا:
كانت هذه المهام الأربع هي مدى "الخطوات التالية" لستيفاني. لاحظ قائمتها ليست سوى بضع عناصر طويلة. يمكنها بسهولة القيام بكل هذه المهام في يوم واحد إذا تراجعت ، أو أقل من أسبوع إذا كانت تقوم بمهمة واحدة في اليوم.
4. تحديد المواعيد النهائية. طريقة متابعة المهام البسيطة والقصيرة هي تحديد المواعيد النهائية. أحب استخدام تطبيق إدارة المهام ، مثل Awesome Note أو Any.do لتتبع مهام المهام وتعيين مواعيد نهائية لها. من خلال مشروع ستيفاني ، لا أعرف ما إذا كانت تعطي المواعيد النهائية لنفسها ، لكن لديها مواعيد نهائية بسيطة بناءً على الوقت الذي نقرر فيه أننا سنلتقي مع بعضنا البعض لمواصلة المشروع. أفترض أن اجتماعنا القادم يلوح في أجندة التقويم ويجعلها تشعر بالمسؤولية عن فعل ما قالت إنها ستفعله.
إنه القيام بهذا صعب
ليس كل شخص يشعر بالمسؤولية تجاه نفسه أو نفسها. أعتقد أن لدينا جميعًا استراتيجيات لجعل أنفسنا نشعر بالمساءلة ، مثل إخبار شخص آخر بخططنا ، أو المراهنة على الأموال التي سنفعلها أو لن نفعلها. تذكر مهمة ليست صعبة. فقط أرسل رسالة تذكير على هاتفك الذكي. انها تفعل هذا صعب. إذا كانت لديك مهام صغيرة محددة للغاية ، فأنت على الأقل تزيد من فرصك في المتابعة.
القول المأثور "كل رحلة تبدأ بخطوة واحدة" صحيح تمامًا. أو إذا كنت تفضل ذلك ، فإن "الظهور هو نصف المعركة" يتحدث عن نفس الهدف. عليك أن تعطي لنفسك أشياء واضحة وقابلة للتنفيذ للقيام بها ومقدار معقول من الوقت للقيام بها. خلاف ذلك ، فلن تكون أبدا بقدر ما تبدأ.
