الاستعداد للوائح الإبلاغ عن إصابة مكان العمل الجديد

يعرف Brooke Zimet ما الذي يعبّر عن الفوضى في ملء نماذج السلامة في مكان العمل. اليوم ، Zimet هي جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) - مستشار موارد بشرية مهنية (HR) وكبار مالك شركة TalentShip LLC في بورتلاند ، أوري ، لكن في وظيفتها الأولى كمساعد للموارد البشرية ، تم تغريم صاحب عملها بسبب Zimet hadn تم تعليمهم كيفية إكمال سجلات إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) بشكل صحيح عندما يمرض العمال أو يصابون في الوظيفة. كشفت مراجعة مفاجئة من قبل مفتشي OSHA أخطائها. وقال زيميت "إذا لم يحدث هذا من قبل ، فهناك الكثير مما لا تدرك أنك بحاجة إلى معرفته".

بدءًا من عام 2017 ، سيكون من المهم للغاية بالنسبة للشركات الحصول على وثائق السلامة في مكان العمل بشكل صحيح. وذلك عندما تبدأ لائحة OSHA جديدة ، والتي تتطلب ما يقرب من 750،000 صاحب العمل لتقديم إلكترونياً تقارير الأمراض والإصابة العمال إلى الوكالة ، والتي سوف تنشر البيانات على موقعها على شبكة الإنترنت.

لا ينبغي أن يكون من الصعب للغاية على أرباب العمل الامتثال. ولكن ، كما تعلمت من بائعي التكنولوجيا والعاملين في الصناعة ، لا يمكن للشركات الاعتماد فقط على برامج الموارد البشرية للقيام بهذه المهمة. إن ارتكاب الأخطاء - أو حتى أن تكون دقيقًا جدًا - يمكن أن يعيدك.

موردو تكنولوجيا الموارد البشرية يبحثون تحديثات البرامج

تؤثر لائحة OSHA الجديدة ، التي صيغت في وقت سابق من شهر مايو ، على الشركات الأمريكية التي يعمل بها أكثر من 250 موظفًا ، بالإضافة إلى الشركات التي تضم 20 عاملاً أو أكثر في عشرات الصناعات الشديدة الخطورة ، بما في ذلك البناء ومحلات البقالة والتصنيع ودور رعاية المسنين.

وفقًا للمتطلبات الجديدة ، ستقوم OSHA بنشر بيانات سلامة العمال على موقعها على الويب ، مع توقع أن "الكشف العلني عن بيانات إصابة العمل سيشجع أصحاب العمل على زيادة جهودهم لمنع الإصابات والأمراض المرتبطة بالعمل" ، وفقًا لبيان الوكالة. توجه القاعدة الجديدة أرباب العمل لإبلاغ العمال بكيفية الإبلاغ عن الإصابات ومنعهم من الانتقام من الموظفين بسبب قيامهم بذلك.

بعد إصدار OSHA للوائح المحدّثة ، راجعت أكثر من نصف دزينة من البائعين التقنيين ، بما في ذلك موردي إدارة الموارد البشرية القائمة على السحابة وبرامج الوقت والحضور. أردت أن أعرف ما إذا كانوا يخططون تحديثات أم لا لمساعدة العملاء على الامتثال.

تلقيت مجموعة متنوعة من الإجابات. يعمل ADP على إضافة القدرة ، وفقًا لمتحدث باسم عمولة معالجة كشوف المرتبات. يقول متحدث باسم SAP SuccessFactors Perform and Reward إن وحدة "الموظف المركزي للوقت والحضور" يمكن تهيئتها لتتبع وتجميع الغياب حسب النوع ، بما في ذلك الأمراض والإصابات المرتبطة بالعمل. ومع ذلك ، سيتعين على المستخدمين تنزيل البيانات في تنسيق إلكتروني مقبول من OSHA لنقلها إلى الوكالة.

لا يزال باعة تقنية الموارد البشرية الآخرون يتفهمون ما الذي سيفعلونه. يريد Jonathan Rejholec ، كبير مديري المنتجات في BambooHR ، معرفة ما إذا كان العملاء يعتقدون أنها ميزة مهمة قبل اتخاذ أي إجراء. تتبع Ultimate Software أيضًا نهج الانتظار والترقب قبل أن تقرر ترقية خدمة إدارة الموارد البشرية UltiPro أم لا. تبحث Kronos في ذلك عن منتج Kronos SaaShr. تتحدث PlanSource ، التي تقدم برامج إدارة الفوائد بشكل أساسي ، مع البائعين التقنيين الذين تتعاون معهم في وظائف الموارد البشرية الأخرى من أجل تحديد أفضل السبل لمعالجة الموقف. يحاول Nir Leibovich ، الرئيس التنفيذي لشركة GoCo ، وهي شركة ناشئة من منصة HR مقرها فريميوم تنافس Zenefits ، تقدير عدد عملائه الذين سيؤثر هذا التنظيم. عادة ما يكون لدى عملاء GoCo من خمسة إلى 300 موظف ، ويقول ليبوفيتش إنه لم يكن قادرًا على العثور على بيانات حول عدد الشركات من هذا الحجم تدخل في تصنيف الصناعة الأكثر خطورة في OSHA.

يقول فيل سايمون ، مؤلف ومتحدث الأعمال والتكنولوجيا ، إن صانعي برامج الموارد البشرية سيضيفون الوظيفة إذا أرادوا أن يُنظر إليهم كمنافسين شرعيين لأمثال ADP ، و Oracle ، و Workday ، وغيرها من الأسماء الصناعية الكبيرة. من ناحية أخرى ، "أنا متأكد من أنه سيكون هناك الكثير من الشركات التي تحتفظ بهذا في جدول بيانات أو لا تعرف أن تكنولوجيا الموارد البشرية لديها يمكنها القيام بذلك" ، قال سايمون ، الذي كان يعمل سابقًا في شركة Lawson Software لتسويق الموارد البشرية (الآن جزء من Infor).

تنظيف البيانات ، والحصول على التدريب ، وطرق أخرى للتحضير

لا يتم غرق أرباب العمل تمامًا إذا لم يقم مورد تقنية الموارد البشرية الذي يشترون منه بتحديث برنامجه لاستيعاب قاعدة التقارير الإلكترونية الجديدة. على غرار SAP SuccessFactors Perform and Reward ، فإن الكثير من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (HRP) وبرامج إدارة الموارد البشرية (HR) وأنظمة الإدارة بالفعل تنشئ تقارير عن الغياب. من هناك ، يتعين على الشركات اتخاذ الخطوة الإضافية لاستخراج البيانات ذات الصلة من النظام وفي شكل يقبله OSHA.

قبل أن تتمكن الشركات من تقديم البيانات ، يتعين عليها التأكد من أنها نظيفة. قد يكون الوصول إلى هذه النقطة أصعب مما يبدو. في بعض المنظمات ، عندما يصاب عامل ما ، يقوم المشرف أو المدير في طابق المصنع بملء تقرير عن الحادث أو ينتظر HR لإخبارهم بما يجب عليهم فعله. نتيجة لذلك ، في بعض الأحيان لا يتم ملء النماذج بشكل صحيح أو أنها غير مكتملة. وقال سايمون: "خمسة وتسعون في المئة من الوقت في تجربتي ، فإن النظام لا يعمل بشكل صحيح لأن شخصًا ما لم يهتم بجودة البيانات".

للتأكد من عدم حدوث ذلك في المستقبل ، يمكن للشركات تعيين الموظفين الذين يقومون بشكل روتيني بملء نماذج السلامة في مكان العمل من خلال التدريب ذي الصلة. توفر وكالات سلامة العمال في الولاية مثل أوريغون أوشا دروسًا عبر الإنترنت. وكذلك الأمر بالنسبة إلى OSHA ، من خلال المراكز التعليمية لمعهد OSHA للتدريب ، وهي شبكة وطنية من المنظمات غير الربحية التي تقدم دروسًا معتمدة من الوكالة.

يقول Zimet أن المنظمات تحتاج أيضًا إلى توخي الحذر بشأن كمية المعلومات التي تشاركها. قبل التغيير ، أخطأ أصحاب العمل إلى جانب الحذر والإفراط في الإبلاغ. وحذرت قائلة "لكن إذا فعلت ذلك الآن ، فيمكنك معاقبتك. لا تريد أن تحصل على الكثير من الحوادث والحوادث لأنها ستؤدي إلى التفتيش".

إذا كان لدى الشركات الصغيرة منافسين أكبر يتعين عليهم الامتثال للوائح الجديدة ، فإن Zimet تقول إنها يمكن أن تؤدي إلى المزيد من تحقيقات OSHA في صناعتها. وقالت "لذلك يحتاج الصغار إلى الالتزام ، أيضًا".

عملت Zimet في فريق عمل (أو متعاقد) لعدة شركات في مجال الرعاية الصحية والتعليم في مرحلة الطفولة المبكرة ، وهما صناعتان تعتبر OSHA خطراً كبيراً للإصابة بمرض وإصابة مكان العمل ، وبالتالي يتفقد أكثر من مرة. إنها تعتقد أنها مرت بثمانية عمليات تفتيش على الأقل على مر السنين. إذا أدت قاعدة التقارير الجديدة عبر الإنترنت إلى إجراء تدقيق OSHA ، فإنها تقترح على الشركات إنشاء قائمة مرجعية يمكن لأمناء السجلات الرجوع إليها. يجب أن تتضمن قائمة المراجعة توجيهات إلى مكان تخزين البيانات والأسئلة التي تطرحها OSHA عادة في عمليات التدقيق. وقالت: "قد يكون هذا بسيطًا مثل وجود قسم أمان على إنترانت الشركة أو إنشاء ويكي". "العديد من الشركات لديها هذه الأشياء التي عفا عليها الزمن في المجلدات.