محرك جوجل لاستعراض وتقييم العمل

يبدأ Google Drive for Work بسعر 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا لخطته الأساسية ويمثل خيارًا قويًا لعملاء الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMB) الذين يبحثون عن حل التخزين السحابي للأعمال أو أداة إدارة المستندات المتميزة. على جانب خدمة التخزين ، يحتوي Google Drive for Work على مجموعة ميزات ممتازة ، ولكن الدفع القوي ، الذي لا مفر منه في بعض الأحيان ، نحو Google G Suite سيضيف بعض الأعباء غير الضرورية لبعض المؤسسات ، مما يؤدي إلى احتلاله المرتبة قليلاً بعد الفائزين في خيار المحررين Dropbox Business و ايجنيت الأعمال.

يمكنك تجربتها مجانًا عبر نسخة تجريبية مدتها 30 يومًا دون الحاجة إلى بطاقة ائتمان. بعد انتهاء الفترة التجريبية ، هناك خطتان للاختيار من بينها: G Suite Basic و G Suite Business. يمنحك G Suite Basic مساحة تخزينية تبلغ 30 غيغابايت وتقويمات متكاملة وعناوين بريد إلكتروني للنشاط التجاري وأدوات تحكم إدارية ومسؤول أمان أساسي. يمنحك G Suite Business (10 دولارات لكل مستخدم شهريًا) كل ما تفعله الخطة الأساسية ويضيف ضوابط متقدمة للمشرف وأرشفة آمنة لمستندات العمل الحيوية وتخزين غير محدود (أو 1 تيرابايت لكل مستخدم إذا كان لديك أقل من خمسة مستخدمين). توفر لك كل من الخطط الأساسية وخطط الأعمال دعمًا عبر البريد الإلكتروني والهاتف على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. يعد Google Drive for Work أداة ممتازة للتعاون في المستندات وتحريرها.

من ناحية إدارة المستندات ، يكون المنتج جيدًا أيضًا ولكن إذا كنت بحاجة إلى إدارة المهام وسير العمل ، فإن اختيار المحررين Zoho Docs Standard الخاص بنا هو الاختيار الأفضل.

الشروع في العمل مع Google Drive

للاشتراك ، يجب عليك تقديم معلومات الاتصال واسم عملك وعدد الموظفين واختيار اسم المجال الخاص بك. إذا لم يكن لديك مجال ، فيمكنك شراء مجال عبر Google أو أي خدمة استضافة ويب أخرى. أخيرًا ، تقوم بإعداد كلمة مرور ثم تثبت أنك لست روبوتًا من خلال تحديد سلسلة من الصور. قبل أن تذهب أبعد من ذلك ، يجب عليك التحقق من نطاقك ، والذي يمكنك القيام به بطرق متنوعة ، بما في ذلك إضافة بعض تعليمات HTML البرمجية إلى موقع الويب الخاص بك وتحميل ملف نصي إلى خدمة الاستضافة الخاصة بك. لقد جربنا بعض الطرق المختلفة وكان ناجحًا فقط مع خيار HTML. والخبر السار هو أنه إذا لم تنجح ، فيمكنك (كونك مسؤول الحساب) الوصول إلى دعم Google عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الدردشة.

واجهة مستخدم Google Drive for Work (UI) بسيطة. كمسؤول ، لديك لوحة القيادة الخاصة بك حيث يمكنك إعداد ملف تعريف الشركة ، والنظر في تقارير الاستخدام ، وإدارة الأجهزة ، واختيار تطبيقات Google التي ستستخدمها شركتك ، وإعداد الشبكات ، وإضافة المستخدمين وإدارتهم. يمكنك أيضًا ترحيل بيانات البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والتقويم إلى حسابك.

يبدو Google Drive for Business تمامًا مثل Google Drive. الفارق الوحيد هو ، عند تسجيل الدخول لأول مرة ، يتم تنبيهك إلى أن لديك مساحة تخزين غير محدودة ، على عكس المنتج الاستهلاكي الذي يبلغ الحد الأقصى المسموح به وهو 15 جيجابايت. ومع ذلك ، يمكنك الترقية إلى 100 جيجابايت (1.99 دولار شهريًا) أو 1 تيرابايت (9.99 دولارًا شهريًا).

مشاركة المستندات والتعاون

تعمل المشاركة بنفس الطريقة التي تعمل بها على Google Drive المواجهة للمستهلك. يمكنك مشاركة الملفات واحدا تلو الآخر أو المجلدات بأكملها في وقت واحد. يمكنك تحرير ملفات Microsoft Excel و Microsoft PowerPoint و Microsoft Word دون تحويلها. هذه ترقية لطيفة ، على الرغم من أنه يمكنك فقط التعليق على ملفات Google. لكل مجلد وملف ، يمكنك تعديل إعدادات المشاركة ، إما جعلها عامة ومرئية لمستخدمين محددين أو لأي شخص لديه رابط. لا توجد طريقة واضحة لمشاركة الملفات والمجلدات الجديدة. لذلك ، فإن أفضل رهان لك هو إنشاء مجلد واحد لإيواء كافة الملفات والمجلدات الفرعية التي تريد مشاركتها. إذا كان لديك عدد كبير من الموظفين ، فيمكنك إنشاء مجموعات لتسهيل المشاركة. في الواقع ، يجب عليك إنشاء مجموعات وإلا عليك أن تتذكر عنوان البريد الإلكتروني للجميع وتخاطر في ترك شخص ما خارج.

يمكنك دعوة المستخدمين لإعداد حساب أو إضافة مستخدمين ، وفي هذه الحالة ، ستعين لهم كلمة مرور مؤقتة. يمكنك أيضًا إضافة مستخدمين جماعيًا عن طريق تحميل ملف CSV. من وحدة تحكم المشرف ، يمكنك إعادة تعيين كلمة مرور المستخدم وإعادة تسمية المستخدم أو حذفه أو تعليقه. عندما تدعو مستخدمين جدد ، فإنهم يتلقون عنوان بريد إلكتروني مع نطاقك. يمكن لجميع المستخدمين الوصول إلى محرك الأقراص الخاص بهم ، والذي يضم ملفاتهم ومجلدًا يسمى "Shared with Me" ، وهو مكتشف ذاتيًا. يمكنك أيضًا عرض الملفات التي تم فتحها مؤخرًا والملفات المميزة بنجمة (وهي تلك التي حددتها كمفضلة).

إذا كنت من مستخدمي Google Drive بشكل متكرر ، فمن المحتمل أنك لاحظت أنك لا تتمتع دائمًا بالتحكم الكامل في المستندات والمجلدات التي تمت مشاركتها معك. لقد سهلت Google هذا التجاعيد وأصبح بإمكان المستخدمين الآن نقل الملفات المشتركة إلى مجلدات مختلفة وإضافة ملفات إلى مجلدات مشتركة. في السابق ، واجهنا في كثير من الأحيان مشكلة في العثور على الملفات المشتركة لأنها لم تكن منظمة بالطريقة التي أحببناها.

بالإضافة إلى Google Drive ، يتضمن Google App for Work البريد الإلكتروني والتقويم وبرامج Google الأخرى. ومع ذلك ، لا تملك Google حاليًا أداة لإدارة المشاريع أو وسيلة لإدارة المهام كفريق واحد. لذلك ، من الأفضل أن تنظر إلى Zoho Docs Standard ، واختيار المحررين لدينا في إدارة المستندات ونظيرتها Zoho Projects ، والتي اكتسبت أيضًا خيار المحررين لدينا.

يحتوي Google Drive for Work على تطبيقات لنظامي Android و iOS ، حيث يمكنك عرض الملفات وتعديلها ومشاركتها بنفس قدر استطاعتك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكن لمالكي الحساب أيضًا تنزيل تطبيق Google Admin لنظامي التشغيل Android و iOS. يمكن الآن لمستخدمي Android الاستفادة من الوظائف الإضافية للمستندات والأوراق ، مثل DocuSign للتوقيعات الإلكترونية و Scanbot لمسح الأجهزة المحمولة. بالإضافة إلى ذلك ، بالنسبة لمالكي Google Pixel ، هناك خيار نسخ احتياطي يستحق نظرة فاحصة.

ومع ذلك ، يحتوي Google Drive for Work أيضًا على مسح ضوئي للمستندات في إصدار الهاتف المحمول الخاص به. باستخدام هاتفك ، يمكنك مسح صورة ضوئية ثم تفسير النص باستخدام التعرف الضوئي على الأحرف (OCR). تعمل هذه الإمكانية أيضًا على أي ملفات PDF ربما تكون قد قمت بتخزينها على Google Drive. بشكل عام ، فإن وظيفة المسح هذه لديها واجهة مستخدم مريحة وغير مرهقة أيضًا. يعد مسح صورة أمرًا سهلاً مثل اختيار "استخدام الكاميرا" في مربع الحوار "إضافة مستند جديد".

ومع ذلك ، على الرغم من أن Google تعرّف OCR بأنها متكاملة مع إمكانية المسح هذه ، إلا أن اختباراتنا لم تسفر عن نتائج دقيقة للغاية. يتم تحويل عمليات البحث عن النص إلى ملفات PDF ، وإذا قمت بفتح PDF بعد التعرف البصري على الحروف ، فإنه يمكن أن تظهر بعض النص الخام إلى حد ما. على سبيل المثال ، لا نريد تجربة الطهي من خلال هذا الجهد الأفضل:

لا يمكنك إخبار تطبيق Google Drive على الأجهزة المحمولة بحفظ هذه الوصفة كملف PDF أو حتى تحويلها إلى واحدة فيما بعد باستخدام واجهة المستخدم على الويب. ربما يمكنك العثور على وظيفة إضافية تابعة لجهة خارجية ستقوم بذلك في Chrome ، لكننا اختبرنا فقط إمكانيات تطبيق الجوال لهذا الاستعراض. من الناحية الواقعية ، فكر في ميزة المسح الضوئي للجوال في Google Drive كوسيلة لاستيراد الصور بدلاً من إجراء عمليات التعرف الضوئي على الحروف ، خاصةً في مجموعة كبيرة من المستندات. إذا كانت هذه هي مهمتك ، فستكون أفضل حالًا في استخدام أحد الفائزين في اختيارات المحررين في تطبيق خيار المسح المحمول Abbyy FineScanner أو Evernote Scannable.

عندما تحتاج إلى مساعدة ، يمكنك الوصول إلى قاعدة المعرفة الشاملة ومنتديات المجتمع من Google. نظرًا لأن Google تقدم كلاً من برنامج المستهلك والبرامج التجارية بنفس الاسم ، فقد يكون من الصعب أحيانًا العثور على ما تحتاجه. يمكن للمسؤولين أيضًا الحصول على دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الدردشة.

الأمن والتكامل

يتبع Google Drive إرشادات الصناعة فيما يتعلق بالأمان ، مما يعني أنه متوافق مع ISO 27001 و SOC2 و SOC3. بالإضافة إلى ذلك ، ستوقع Google اتفاقية امتثال لقابلية قابلية التأمين الصحي وقابلية المساءلة (HIPAA) ، وهو الحد الأدنى من المتطلبات لاستخدام أي منتج للتخزين السحابي في صناعة الرعاية الصحية. يتم تشفير البيانات بالراحة باستخدام معيار التشفير المتقدم (AES) ذي الدرجة العسكرية 256 بت ، كما أن المعلومات المنقولة من وإلى Google محمية دائمًا باستخدام طبقة مآخذ التوصيل الآمنة (SSL). الجانب السلبي الوحيد هو أنه لا توجد آلية حالية لمفاتيح التشفير التي يديرها العملاء. يقدم Google Drive أيضًا الدعم الكامل للمصادقة متعددة العوامل (MFA) لإبعاد المهاجمين. إلى جانب حل ممتاز لتدقيق الملفات ، من السهل أن تشعر بالأمان مع هذا المنتج.

تعتمد جميع تقنيات Google على مجموعتها الخاصة من واجهات برمجة التطبيقات المصقولة (API). Google Drive ليست استثناء من ذلك. تتوفر مزامنة كلمة مرور الدليل النشط (AD) لمستخدمي المؤسسات من خلال G Suite Password Sync (GSPS) لجعل إدارة حسابات G Suite أسهل قليلاً. إنه ليس تكامل مباشر مع الإدارة الكاملة للحساب ولكنه يعمل بشكل جيد بما فيه الكفاية. هناك أيضًا مجموعة كبيرة ومتنوعة من روابط تطبيقات الجهات الخارجية المتاحة لأولئك الذين يحتاجون إليها. بالنسبة للمؤسسات التي تحتاج إلى المزيد ، يمكنك الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات العامة بعد عملية تسجيل قصيرة ، ثم استخدام مطوّري البرامج لديك لزيادة دمج تجربة Google Drive for Work وتخصيصها.

تبادل المستندات المثالي والوصول دون اتصال

بشكل عام ، يوفر Google Drive for Work حلاً شاملاً لتخزين البيانات بالإضافة إلى منصة تطبيقات G Suite الآمنة والعالية الأداء بالفعل. تتمثل أفضل أدوات Google Drive for Work في أدوات التحرير والمشاركة بالإضافة إلى إمكانية الوصول غير المقيد إلى وضع عدم الاتصال بالإنترنت ، وهو أمر رائع لأولئك الذين يحتاجون إلى العمل على الطريق عندما لا يمكن الاعتماد على اتصالات الإنترنت. من الرائع أيضًا ، على عكس معظم منتجات Google الأخرى ، الوصول إلى الدعم المباشر عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة بدلاً من الاعتماد على مقالات ومنتديات المساعدة. تتميز جميع مكونات G Suite بجودة عالية ويمكن الوصول إليها ، لذلك فهو خيار جذاب للعملاء في السوق لمنصة إنتاجية جديدة بالإضافة إلى إدارة المستندات أو التخزين السحابي. ولأولئك الذين يستخدمون بالفعل تطبيقات Google Apps من Google ، فهي لعبة غير مطلقة.

ومع ذلك ، يتطلب استخدامه إلى أقصى استفادة منه شراء ما لا يقل عن مجموعة منتجات Google ، وهو ما لا يناسب كل الأعمال التجارية حيث أن العديد منهم توحدوا بالفعل على حلول أخرى لتلك المشكلات ولا يحتاجون إلى الترحيل. لذلك ، إذا كنت تبحث فقط عن حل مخصص لإدارة المستندات أو منصة تخزين سحابية تجارية بسيطة ، فإن Google Drive for Work قد تواجه مشكلة في التنافس مع خيارات المحررين Zoho Docs Standard أو Dropbox Business و Egnyte Business ، على التوالي ، حتى مع جاذبيتها السعر وميزة مجموعة.