بدء السنة الجديدة مباشرة: smb it checklist

بداية العام مباشرةً من منظور تكنولوجيا المعلومات تعني جلب أكبر قدر ممكن من الفوضى إلى الفوضى. تميل الأسابيع الممتدة بين عيد الميلاد ورأس السنة إلى التباطؤ فيما يتعلق بطلبات المساعدة في مجال تكنولوجيا المعلومات ، وعمليات النشر ، وغيرها من مهام الإدارة العشوائية. يتبع معظم يناير نفس الوقت الذي تعود فيه بقية المنظمة من العطلات وتبني زخمًا ببطء. هذه الأسابيع مفيدة لمديري تكنولوجيا المعلومات الذين يحتاجون إلى وقت لإعداد منازلهم من أجل توفير أساس تقني ثابت لبقية العام. فيما يلي ست خطوات رئيسية ينبغي لمديري تقنية المعلومات اتخاذها في أقرب وقت ممكن في عام 2016.

1. خطة تحديث الأجهزة الخاصة بك الإيجار

نأمل أن تكون قد احتفظت بسجل تدقيق دقيق للأجهزة يغطي كافة البنية الأساسية في الموقع ، بما في ذلك ليس فقط أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ولكن أيضًا أجهزة الشبكة والطابعات وفئة الأجهزة المحمولة التي تتسع باستمرار. من لديه ما ؛ حيث يوجد معلومات التعريف الأساسية مثل الأرقام التسلسلية ، والأهم من ذلك ، تواريخ تحديث التأجير. قم بتدوين الأجهزة التي سيتم تحديثها هذا العام ومتى ، وتأكد من إدراج ذلك في خطط المشروع. انتبه بشكل خاص إلى الأجهزة المحمولة التي يستخدمها الموظفون مع تزايد عدد الأشخاص الذين يستخدمون الأجهزة المحمولة الشخصية للعمل (والتي يمكن أن تحمل أعباء دفع غير ضرورية ومخاطر أمنية).

2. قم بإجراء تدقيق شامل لترخيص البرامج

إذا اتبعت الإجراء المناسب في العام الماضي ، فيجب أن تكون قد أتممت بالفعل تدقيق البرامج. لكن ، إذا لم تفعل ذلك ، فأنت بالتأكيد لا تريد تخطي هذه الخطوة الآن.

كما هو الحال في مراجعة الأجهزة الخاصة بك ، ستجد أن المستخدمين يتخذون خيارات شخصية في حافظات برامجهم أيضًا. على غرار الموظفين الذين يستخدمون الأجهزة الشخصية للعمل ، يستخدم الكثيرون أيضًا خدماتهم المستندة إلى مجموعة النظراء. يمكن أن يحدث هذا لأن مستخدمًا واحدًا يقرر الاشتراك في خدمة معينة ، أو حتى فريق بأكمله ينشر خدمة سحابية فقط فيما بينهم.

في كثير من الأحيان ، يتم دفع هذه الخدمات عن طريق الرسوم المتكررة المخصصة لبطاقات الائتمان الشخصية أو للشركات ، ويمكن أن يكون للمحاسبة وقت صعب في معرفة من الذي يدفع مقابل ما. هذه أخبار سيئة بالنسبة لهم ولكنها قد تعضك أيضًا خلال وقت ميزانية تكنولوجيا المعلومات ، لذلك تقدم عليها الآن قدر الإمكان. يمكن أن يتسبب هذا الاتجاه أيضًا في حدوث صداع كبير من منظور الأمان ، حيث إن العديد من الخدمات السحابية المزعومة تُجبر المستخدمين على تنزيل وحدات من جانب العميل تتخطى بالضرورة عملية الاختبار المعتادة. إذا كنت لا تعرف ما يتم تشغيله على أجهزة المستخدمين لديك ، فلن تتمكن من حمايتهم بشكل كاف.

بمعنى أكثر تقليدية ، تأكد من أن مراجعة برنامجك تغطي القواعد المعتادة أيضًا ، مما يعني إجراء تقييم دقيق للبرنامج الذي يتم تثبيته وأين يتم تشغيله ومن لديه حق الوصول مقابل من لديه تراخيص وعندما تنتهي صلاحية هذه التراخيص. إيلاء اهتمام خاص لبرامج الأمان - مكافحة الفيروسات ، والشبكات الخاصة الافتراضية (VPN) ، والتشفير هي ثلاثة أمثلة.

3. تعاني من خلال هذا التدقيق الأمني

من المؤكد أن عمليات تدقيق أمان تكنولوجيا المعلومات تكون أكثر متعة بشكل هامشي فقط من زيارة من مصلحة الضرائب ، لكن الخبر السار هو أنها مهمة للغاية ومتخصصة للغاية. هذا يعني أن لديك حجة كبيرة لتوظيف خبير استشاري للتغلب على هذه العملية نيابة عنك. ولكن ، سواء أكنت أنت أو بعض الخبراء الخارجيين ، فعليك التأكد من أن ما يلي مغطى بالتفصيل:

أضف عمليات التدقيق - قم بربط العملية في بيانات تدقيق الأجهزة والبرامج الخاصة بك.

تحليل حماية الهوية - كيف تقوم بالتحكم في الوصول إلى موارد وبيانات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركات على حد سواء في أماكن العمل وفي السحابة.

تحليل أمان السحابة - قم بتحليل كل العمليات السحابية الخاصة بك بشكل منفصل ، سواء كان ذلك مجرد عدد قليل من وحدات التخزين خارج الموقع أو تطبيق كامل على البرامج (SaaS) يقوم بتشغيل عملية تجارية رئيسية.

تحليل حماية البيانات واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث (DR) - كيف نجح حل العام الماضي وهل كانت هناك نقاط ضعف أو سيناريوهات غير متوقعة يتعين عليك معالجتها هذا العام؟

تحليل التدقيق الشامل - لا يمكنك إعطاء هذا لأي مستشار ؛ استخدم تقرير تدقيق الأمان لتقييم مستوى أمان عمليات تكنولوجيا المعلومات لديك ، واكتشف ليس فقط أين يجب إجراء التحسينات ولكن أيضًا حيث يمكنك توفير المال باستخدام حلول أو تكتيكات أمنية مختلفة.

4. تعلم عمليات عملك

في شركة صغيرة ، يمكن القيام بذلك في بضع جلسات جلوس فردية. في شركة متوسطة الحجم ، من المحتمل أن تحصل على فرصة لحساب بعض وجبات الغداء. اسم اللعبة هنا هو "كيف تعمل حقًا ؟" الفكرة هي أولاً تحديد العمليات الرئيسية في عملك والتي تجعلها تعمل (أي ، التي تسمح لها بجني الأموال والعمل) ومن يقود تلك العمليات أو يمتلكها. بعد ذلك ، احصل على بعض الوقت مع هؤلاء الناس واطلب منهم أن يمشوك - بالتفصيل - كيف تحدث هذه العمليات ؛ ما هو المهم حقا في تحقيقها ؛ ما هي الأدوات المستخدمة اليوم لإنجاز هذا العمل ؛ وما يود هؤلاء الناس أن يروه ، سيحدث أمنية ، أو يريدون عمومًا التذمر.

فقط مع هذه المعلومات يمكنك حقا إضافة قيمة. خبرتك ليست فقط في معرفة ما يجري في التكنولوجيا ؛ القدرة على تطبيق التكنولوجيا بطريقة إبداعية لإنجاز عمليات جمع الأموال بشكل أسرع أو أرخص أو بشكل أكثر تنافسية. فقط عندما تعرف حقًا كيف تعمل الأشياء ، يمكنك القيام بهذه المهمة بفعالية ، حتى بسهولة. لذا ، خذ بعض الوقت بعيدًا عن شاشتك وتعرف على زملائك في العمل. ستندهش من مدى سعادتهم لإجراء هذه المحادثات والمقدار الذي يمكن أن يرتفع به رصيدك الداخلي كنتيجة لذلك.

5. التحدث إلى التسويق

عادة ما يكون قسم تكنولوجيا المعلومات والتسويق إدارتين لا علاقة لهما ببعضهما البعض ، باستثناء التفاعل السطحي. ولكن مع الإشادة في تسويق وسائل التواصل الاجتماعي ، تلعب التكنولوجيا دوراً متزايد الأهمية في خطة التسويق الشاملة لشركتك. لذا ، فإن إجراء محادثة بداية العام يمكن أن يحقق أرباحًا كبيرة خلال بقية العام. الأشياء الرئيسية التي من المحتمل أن يرغب التسويق في مناقشتها تشمل:

إدارة التواجد عبر الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي - ليس لدى العديد من أقسام التسويق أي فكرة عن مستوى التطور المتاح لها عندما يتعلق الأمر بإدارة حملات التسويق عبر الإنترنت ؛ يمكن أن تؤدي إضافة خبرتك هنا إلى إنشاء خطة تقنية لمدة عام لكلا الجانبين.

جمع البيانات وتخزينها - يميل الأشخاص التسويقيون إلى طلب كل شيء بقصد معرفة كيفية استخدامه لاحقًا. سيكون ذلك جيدًا إذا لم يتضمن "كل شيء" أيضًا عددًا كبيرًا من البيجابايت من بيانات الويب والمعاملات وتتبع العملاء. إن فهم ما يجتمع هؤلاء الأشخاص اليوم وما يعتزمون جمعه غدًا يمكن أن يملي عليك استراتيجية التخزين الخاصة بك طوال العام.

تحليل البيانات - إذا كان مسؤولو قواعد البيانات (DBAs) يجيبون على أسئلة ذكاء الأعمال (BI) حتى الآن ، فاستعد للتغيير. مع ارتفاع ملحوظ في جمع البيانات سوف تأتي نفس الزيادة في استخراج تلك البيانات من أجل القيمة. من المحتمل أن يكون تحميل ذلك على أكتاف واحد أو اثنين من قواعد بيانات العمل المرهقة. بدلاً من ذلك ، تحقق مما إذا كانت أدوات خدمات ذكاء الأعمال ذاتية الخدمة (مثل Microsoft Power BI أو Tableau Desktop) يمكن أن تساعد مؤسستك. تحدث إلى التسويق والمالية والإدارات الأخرى كثيفة الاستخدام للبيانات حول الرؤى التي يبحثون عنها ، ثم تعرف على ما إذا كان يمكنك نشر أدوات للسماح لهم بالبحث عن تلك الشبكات بأنفسهم.

6. الحصول على التخطيط

إذا كنت قد اتبعت الخطوات الموضحة بالفعل ، فلديك الآن فكرة دقيقة عن التكنولوجيا التي تستخدمها شركتك ، وكيف يتم استخدامها ، وكم تكلفتها. لديك أيضًا رؤية جيدة للثقوب التي تثقب هذا الموقف - حيث تدفع أكثر من اللازم ؛ حيث تكمن مخاطر أمنية محتملة ؛ ما الذي يجب تحديثه أو تحديثه هذا العام والمزيد.

استخدم هذه النتائج لبدء تخطيط عام تكنولوجيا المعلومات لديك. يلزمك معرفة عدد المشاريع التي يمكن لوزارتك التعامل معها علاوة على المشروعات التي يجب أن تحدث (مثل تجديد التراخيص ، والقوائم الجديدة للأجهزة بسبب تجديدات التأجير ، وما شابه ذلك). بمجرد تعيين هذه المشروعات غير الاختيارية ، يمكنك بدء تخطيط القيمة المضافة.

ولكن عندما تصل إلى تلك المرحلة ، هناك بعض الخطوات الأساسية التي يجب عليك اتباعها:

لقد قابلت قادة العمليات في الخطوط الأمامية ؛ يجتمع الآن مع الإدارة العليا. لقد أعطاك الأشخاص في الخطوط الأمامية نظرة ثاقبة حول كيفية عمل الأشياء وأين يمكنك تقديم المساعدة ، لكن الإدارة العليا فقط هي التي يمكنها أن تقدم لك صورة كبيرة. تحتاج إلى كلا المنظورين للتوصل إلى خطة تقنية فعالة.

العمل على "بيع" المشاريع قبل قضاء الوقت في التقييم والاختبار. قد يكون اكتشاف الأدوات التي ستعمل بشكل أفضل في مؤسستك مهمة شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً. لا تأخذ ذلك حتى تحصل على موافقة من أصحاب المصلحة في الخطوط الأمامية والإدارة العليا. بمعنى آخر ، قم ببيع فكرة المشروع إلى الأشخاص الذين سيستفيدون قبل قضاء أي ساعات عمل مهمة عليهم.

عند بيع مشاريعك ، لا تركز فقط على توفير التكاليف. يقوم العديد من مديري تقنية المعلومات افتراضيًا بإيجاد حلول أرخص لأي أدوات تستخدم اليوم. في بعض الأحيان ، تكون هذه زاوية جيدة - خاصة بالنسبة لأشياء مثل الاتصال بالهاتف المحمول وخطط البيانات. ولكن بالنسبة للبرامج الموجهة نحو المهام والخدمات السحابية ، فإن التركيز على زيادة الوظائف يعد أفضل أداء. قم بإعداد عروض تجريبية للحلول المقترحة لأصحاب المصلحة للسماح لهم برؤية ما يمكن أن تفعله خطتهم لهم وستحصل على المزيد من الاهتمام أكثر من جدول بيانات الميزانية الأكثر روعة.

لا تبالغي. بمجرد أن تحصل على اهتمام الإدارة العليا والمشتركة من أصحاب المصلحة في العملية ، فمن السهل أن تكتسحها الزخم والإثارة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى المبالغة في الوعود والتي بدورها تؤدي إلى فشل المشروع والاعتماد على شركة Advil. كن حذرًا جدًا في تخطيط مشروعك. قم بتوفير المخزن المؤقت ليس فقط من حيث الوقت ولكن أيضًا من حيث الميزانية ، في حال كنت بحاجة إلى استئجار مساعدة خارجية لإنجاز شيء ما في الوقت المحدد. تذكر أن تكنولوجيا المعلومات تحتاج أيضًا إلى الاستجابة للمواقف غير المتوقعة ، لذلك يعد التأكد من إمكانية نشرها غدًا مع الاستمرار في التعامل بفعالية اليوم أمرًا أساسيًا.