جدول المحتويات:
فيديو: بنتنا يا بنتنا (شهر نوفمبر 2024)
تم تقديمه بواسطة Epson - إذا قمت بنقل طابعتك إلى حالة النسخ الاحتياطية ، فقد ترغب في العودة لإلقاء نظرة جديدة. بفضل الطباعة المدارة والطباعة الخضراء الخاصة بك سيكون بمقدور قطاع الأعمال تغيير طريقة تعامل موظفيك مع الطباعة تمامًا وكذلك طريقة الدفع مقابل ذلك. فيما يلي ستة أمثلة محددة لتبدأ بها.
الطباعة المدارة
هل تتذكر آخر مرة اضطررت فيها إلى وضع خرطوشة الحبر في طابعة ليزر مكتبك؟ ثم آخر مرة رأيت فيها فاتورة أخرى لهذا الحبر ذاته وتساءلت إلى أين تسير الأمور؟ هذا مجرد مثال واحد على ما يمكن أن تفعله خدمة الطباعة المدارة لك. إذا لم تسمع هذا المصطلح أبدًا ، ففكر في الأمر على أنه مجرد تطور آخر لبرمجيات كخدمة (SaaS) باستثناء هذا هو الطباعة كخدمة (PaaS). ستختلف الميزات ولكن اشترك في مثل هذه الخدمة وستتمكن من اختيار الطابعة المناسبة لبيئتك ودفع رسوم الاشتراك وبدء الطباعة. كل ما تحتاج إلى توفيره هو الورق. ستهتم خدمة الاشتراك بمستلزمات مسحوق الحبر ومشكلات الطابعة وجميع أنواع الصداع الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، ستوفر معظم الخدمات هذه المزايا الإضافية الثلاثة أيضًا:
- تقييم الطباعة: ليس لدى معظم المؤسسات فكرة عن طبيعة عملية الطباعة الخاصة بهم بالفعل - من الذي يقوم بالطباعة وما الذي تقوم بطباعته ومقدار الطباعة. ذلك لأن معظم المكاتب لا تتكون فقط من طابعتين أو ثلاث طابعات مكتبية قياسية في كل طابق ، على سبيل المثال ، ولكن أيضًا عدد لا يحصى من "طابعات الظل" في شكل أجهزة طباعة شخصية قام المستخدمون بتثبيتها على مكاتبهم (إما أنفسهم أو لدعم بعض عملية تجارية غير معروفة). يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة كبيرة في تكاليف الحبر ، ولكن أيضًا تكاليف الورق والأجهزة وتكاليف ساعات العمل أيضًا. عند اختيار خدمة طباعة مُدارة ، ابحث عن إحدى الخدمات التي سترسل متخصصًا في الموقع لمراجعة عدد الطابعات التي قمت بتثبيتها ودراسة كيفية استخدامها. ثم ، قم بتحويل هذه المعرفة إلى توصية بالعدد المناسب للطابعات التي تحتاجها مؤسستك ونوعها.
- الإدارة الحبيبية: يجب أن تكون خدمات الطباعة المدارة ثقيلة على الإدارة. ابحث عن الخدمات التي لا تقوم فقط بإدارة الاتصال وصحة الطابعة ولكن أيضًا تتبع التكلفة والاستخدام. يمكن أن يقدم البعض تفاصيل وصولاً إلى مستوى المستخدم الفردي. لا يمنحك هذا فقط معلومات مفصلة حول من الذي يقوم بالطباعة أكثر من غيره ، ولماذا ، ومدى تكلفة ذلك ، ولكنه يتيح لك استخدام هذه المعلومات (إلى جانب ما تعلمته أثناء تقييم الطباعة) لتعديل عملية الطباعة وتحسينها باستمرار ، دون أن تدفع أكثر من اشتراكك.
- التحكم في التكلفة من خلال الطباعة المبسطة: تتمثل الميزة الأكثر وضوحًا في استخدام خدمة طباعة مُدارة في الاستمتاع بفترة حياة مبسطة. يتم الآن التعامل مع كل هذه الصداع الصغيرة التي أرسلت لك سرعان ما إلى خزانة العرض أو استدعاء تكنولوجيا المعلومات من قبل مزود الخدمة. يستفيد المزود من برامج إدارة متطورة وذات ملكية خاصة تمنحهم هذا النوع من التحكم مع الحفاظ على وجود خارج الموقع من خلال الاستفادة من السحابة. لكن هذه التقنية نفسها غالبًا ما تكون لها فوائد إضافية ، وأبرزها في هذه الحالة هو أنه من المحتمل أن يكون لدى المستخدمين القدرة على الطباعة إلى أي طابعة في اشتراكك بغض النظر عن مكان وجودهم عبر الإنترنت. حتى بالنسبة للموظفين ذوي الحجم المتوسط من محاربي طريق المبيعات ، فإن ذلك لا يوفر الأموال عبر الفاكس فقط ، ولكنه يوفر أيضًا مرونة إضافية للحصول على المستندات للشخص الذي يحتاجون إليه بالضبط ، بشكل أسرع وأكثر موثوقية.
- الأمان المعزز: إن تطبيق الطباعة المدارة يعني أيضًا تعزيز الأمان ، وهو أمر بالغ الأهمية عندما تتحدث عن الطباعة المتصلة. يمكن أن تساعد الطباعة المدارة في المصادقة وإدارة الهوية بالإضافة إلى المزيد من ميزات الأمان العملية ، مثل رموز PIN أو تصفية IP.
الطباعة المستدامة
تبدو الطباعة المستدامة وكأنها كلمة طنانة للتسويق والتي ستجني القليل من الفوائد الملموسة لعملك. لكن في الممارسة العملية ، لا يساعد البيئة فحسب ، بل يمكن أن يوفر لك أيضًا مبالغ نقدية كبيرة. أحد حلول الطباعة "الخضراء" التي من شأنها أن تساعد معظم الشركات ولكن لا تتبادر إلى الذهن فورًا عندما تفكر في منشآت صديقة للبيئة هي طابعة متعددة الوظائف أو طابعة متعددة الإمكانات. بالانتقال إلى مثل هذا الجهاز ، لا توفر فقط الكهرباء (جهاز واحد مقابل اثنين على الأقل وغالبًا ثلاثة) ، ولكن يمكنك أيضًا توفير المساحة واستخدامك للمواد الاستهلاكية. بالإضافة إلى ذلك ، إذا انتقلت إلى مثل هذا الجهاز من خلال خدمة طباعة مُدارة (مثل تلك الموضحة أعلاه) ، فلن تحصل فقط على أحدث تقنيات الطباعة ولكن أيضًا على أحدث التقنيات الخضراء أيضًا. بقدر ما تذهب الطابعات ، ينقسم ذلك إلى فئتين عامتين من الفوائد المحتملة:
تقليل الحبر وخرطوشة الحبر: طورت معظم الشركات المصنعة للطابعات ذات الاسماء الكبيرة محركات طباعة جديدة على مدار السنوات القليلة الماضية تهدف إلى تقليل استخدام الحبر والحبر وكذلك تقليل أو حتى القضاء على عدد خراطيش الطباعة المستخدمة التي تنتهي أعمالها في مقالب القمامة. تمتلك كل من Canon و Epson خطوطًا خالية من الخراطيش وخطوط طابعة صديقة للبيئة ، بينما يحتوي Brother و HP و Xerox على برامج لإعادة تدوير الخراطيش يمكن أن تساعدك بسهولة في التخلص من الخراطيش المستخدمة ، مما يقلل من التأثير على البيئة.
الاستفادة من البرامج الأكثر ذكاءً: إنها في الواقع فائدة جانبية لاستراتيجية الطباعة السحابية المحسنة. سيقدم معظم موفري الطباعة المدارة هذه الأنواع من الحلول ، لكن يمكنك تهيئتها بنفسك أيضًا ، إذا كان لديك بعض شرائح تكنولوجيا المعلومات. إنها ببساطة مسألة تعيين العمليات التجارية التي تشمل الطابعات على أكبر عدد ممكن من البرامج بدلاً من الورق. على سبيل المثال ، هل تحتاج حقًا إلى طباعة أمر الشراء هذا للمحاسبة؟ أم هل ستكون الطابعة بنفس القدر من الفعالية ، إن لم تكن أكثر فاعلية وموثوقية وأمان ، أن تنشئ الطابعة ببساطة ملفًا يظهر في مجلد التخزين السحابي الذي يمكن الوصول إلى المحاسبة به؟ يمكنهم بعد ذلك ببساطة فتحه في أي برنامج يستخدمونه ويواصلون العملية التجارية من هناك. لا يمكن لهذا النوع من التحول أن يشمل فقط التخزين السحابي ولكن التطبيقات الأخرى أيضًا ، بما في ذلك إدارة المستندات وإدارة علاقات العملاء (CRM) وتخطيط موارد المؤسسة (ERP) وحتى البريد الإلكتروني أو برنامج التعاون عبر الإنترنت ، على سبيل المثال لا الحصر. يمكن أن تقضي تمامًا على تقنيات الشيخوخة ، وخاصةً الفاكس والنسخ ، وتتيح لك إضافة طبقة من التنظيم الفوري وأمن البيانات لا يمكن للورقة توفيره. يمكن أن يشمل أيضًا بسهولة وأمان الأجهزة المحمولة والعاملين عن بُعد ، وهو أمر يصعب عادةً القيام به مع الأجهزة القديمة.
قد لا تكون الطباعة تكنولوجيا المعلومات التي نسمع عنها أكثر من ذلك ولكن هذا لا يعني أن الفئة قد توقفت عن الابتكار. إذا كنت لا تزال تستخدم طابعات المكاتب العملاقة التي تتبخر مسحوق الحبر وتمضغ غابات الأشجار ، فقد حان الوقت لإلقاء نظرة فاحصة على ما هو متاح اليوم. اجلس مع الأشخاص في مؤسستك الذين يستخدمون طابعاتك أكثر من غيرهم ورسم بعناية لماذا وكيف يتم استخدام هذه الأجهزة. ثم ، قم بمطابقة ذلك بما تقدمه شركات تصنيع الطابعات اليوم بالاقتران مع الخدمات السحابية وتطبيقات الأعمال المستندة إلى SaaS. قد تشعر بالصدمة إزاء مدى كفاءة عملك الذي يمكن أن يعمل ، مع توفير الكثير من المال في وقت واحد.
