Computhink contentverse مراجعة وتصنيف

تقوم العديد من أنظمة إدارة المستندات التي استعرضناها ، مثل النسبة المئوية الكبيرة من أنظمة تكنولوجيا المعلومات ككل ، بالانتقال من التطبيقات المحلية وخوادم العميل إلى التطبيقات التي يتم توفيرها في السحابة والتطبيقات البرمجية كخدمة (SaaS). في معظم الحالات ، يوفر هذا فوائد لكل من العميل والبائع. جنبا إلى جنب مع هذا التحول السحابي هو حركة نحو واجهات مستخدم أكثر بساطة (UIs) موجهة نحو جيل نشأ مع أجهزة أبل آي باد.

إن تطبيق Computhink Contentverse (الذي يبدأ بـ 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا للخطة الاحترافية) يستوعب هذه الاتجاهات ، ويفضل بدلاً من ذلك إنشاء بنية خادم عميل في بيئة محلية أو مستضافة. هذا قريب من تطبيق SaaS لكن ليس نفس الشيء تمامًا. وعلى الرغم من أن بعض عناصر التصميم المستخدمة في واجهة المستخدم الخاصة به ستكون مألوفة لمستخدمي نظام التشغيل Windows 10 ، مثل شريط الأدوات على غرار Microsoft Office في الجزء العلوي من الشاشة ، إلا أن صفة واحدة لا يمكنك استخدامها لوصفها "بسيطة". " مع هذه الخصوصيات التي تثقل كاهلها ، على الرغم من أنها توفر بعض الميزات القوية لإدارة المستندات على مستوى المؤسسات ، فقد وجدناها متأخرة بشكل كبير عن الفائزين في اختيار المحررين Ascensio System OnlyOffice و Microsoft SharePoint Online.

ثروة من ميزات المؤسسة

لا يوجد أدنى شك في أن Computhink Contentverse موجه نحو المؤسسات التي تسعى إلى تحقيق الاتساق والامتثال لعملية إدارة المستندات الخاصة بها. يوفر Computhink Contentverse القدرة على إنشاء هيكل تنظيمي موجه للمجلد باستخدام استعارة خزانة / درج / مجلد. يتم استخدام هذا للتعامل مع الأمان وإدارة أنواع المستندات بطريقة يجب أن يتم ملؤها بيانات التعريف الملف بشكل مناسب. تساعد بيانات التعريف للملف هذه ، والمعروفة في Computhink Contentverse باسم "حقول الفهرس" ، في وصف المستند أو الغرض منه أو معلومات الملكية ، وتحريك المزيد من الميزات المتقدمة مثل الاحتفاظ بالملف والبحث وسير العمل. ملاحظة مهمة لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات: يتم تكوين العديد من ميزات المؤسسة الأكثر تعقيدًا باستخدام تطبيق مسؤول منفصل ، مثل تكوين أنواع المستندات والمستخدمين وسياسات الاستبقاء والمزيد.

سياسات الاستبقاء هي مطلب رئيسي للشركات العاملة في الدعاوى القضائية الثقيلة. تعد منع فقد المستندات التجارية الهامة ميزة مهمة لمحلات تكنولوجيا المعلومات التي تسعى إلى الحفاظ على الامتثال والحد من التعرض القانوني. يوفر Computhink Contentverse مجموعة أدوات لإدارة سياسات الاستبقاء من خلال وحدة تحكم المشرف. يتضمن ذلك تكوين مجلد قابل للتطبيق ، ونوع المستند ، والحالة ، والإجراء. تتيح لك هذه السياسات المستندة إلى الشرط وضع علامة على الملفات التي تفي بقاعدة معينة للقراءة فقط ، لمنع التعديل أو لفرض الأرشفة أو الحذف بعد فترة زمنية محددة. اختياريًا ، يمكنك إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني قبل الإجراء الذي يتم تنفيذه. تنطبق كل سياسة على مجلد واحد ويمكن أن يكون لها إجراء واحد فقط ، مما يجعل إدارتها غير فعالة إلى حد ما. من الناحية المثالية ، يمكنك تطبيق شروط وإجراءات متعددة على سياسة واحدة ، ثم فرض هذه السياسة على الصعيد العالمي أو عبر عدة مجلدات ؛ هذا شيء نأمل أن نراه في الطبعات المستقبلية.

ميزة أخرى لإدارة المستندات التي تتطلع معظم الشركات إلى تنفيذها هي سير العمل ، وهو أمر جيد في Microsoft SharePoint مع مشغل Ademero Content Central الأقل شهرة. عند تنفيذها بشكل صحيح ، يمكن لسير عمل إدارة المستندات تحسين الكفاءة والامتثال من خلال التشغيل الآلي ، والذي يتم تشغيله في حقول أو مجلدات الفهرس. تعد سير العمل أكثر تعقيدًا قليلاً من التهيئة من سياسات الاستبقاء ، ولكن Computhink Contentverse يوفر وحدة تكوين سير العمل في تطبيق المسؤول. بدءًا من عقدة البدء ، والتي يتم تشغيلها في مستند جديد في مجلد ، أو تعيين قيمة فهرس ، أو اختيار مستخدم لسير العمل يدويًا ، يمكن معالجة المستندات بشكل مناسب استنادًا إلى المعايير التي حددها مسؤول تكنولوجيا المعلومات. يمكن أن تكون مهام سير العمل بسيطة مثل توجيه المستند إلى مستخدم واحد للموافقة عليه ، أو معقدة بما فيه الكفاية للتعامل مع القرارات الشرطية والتوجيه إلى عدة موقّعين للموافقة على الطبقات.

تعد القدرة على تنقيح مستند ، وحظر المعلومات الحساسة ، مطلبًا شائعًا آخر للعديد من المؤسسات التي تحتاج إلى التحكم في المعلومات التي يتم توفيرها لمختلف المستخدمين والعملاء والشركاء ، وغيرها من التصنيفات. تتم إدارة عمليات تصحيح المستند في Computhink Contentverse بواسطة المستعمل، وتنطوي على استخدام أدوات التعليقات التوضيحية للمستند لتحديد محتوى المستند المراد إخفاؤه. يمكن للمستخدمين عرض النسخة المنقحة من المستند باستخدام الأذونات المناسبة ، بينما يمكن فقط للمستخدمين الذين لديهم كلمة مرور التنقيح عرض المستند بالكامل.

أذونات المجلد هي إحدى ميزات المشرف غير الموجودة في تطبيق المسؤول. يمكن للمستخدمين (على افتراض أن لديهم أذونات مناسبة) إدارة الأذونات على بنية المجلد Computhink Contentverse. هذه العملية تنطوي على اختيار مجموعة أو المستعمل، وتطبيق الأذونات مثل إنشاء المستندات وتحريرها ومشاركتها (عبر البريد الإلكتروني والطباعة وما إلى ذلك). يمكن تكوين أذونات المجلد بحيث ترث من المجلد الأصل ، والذي يسمح بالتطبيق الفعال للأذونات.

بالإضافة إلى حلول التوافق والتحكم في المستندات ، تبحث العديد من الشركات عن خيارات لتبسيط مشاركة المستندات والتعاون. لا يوفر Computhink Contentverse قيمة كبيرة في هذا المجال ، ويرجع ذلك أساسًا إلى أن طرق المشاركة الأساسية تتم عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس أو طباعة نسخة ورقية من المستند.

واجهة المستخدم تحتاج إلى عمل

خلاصة القول: نحن لسنا من عشاق واجهة المستخدم التي تقدمها Computhink Contentverse ولدينا قائمة بالأسباب. تستخدم الألواح القابلة للتخصيص استخداماتها ، ولكن نصف الوقت يتم إهدارها ببساطة ، حيث إنها لا تعرض بالفعل أي معلومات حتى يتم تحديد مستند أو تحريره. أيضًا ، من الصعب جدًا العثور على الزر للقيام بوظيفة معينة. أحد الأسباب الرئيسية لتطبيق Microsoft لواجهة الشريط هو توفير منطقة (حساسة للسياق) للأدوات. تتوفر نسبة كبيرة من الوظائف في Computhink Contentverse فقط من خلال قائمة السياق أو النقر بزر الماوس الأيمن. على الرغم من أن قائمة السياق هي أداة قوية في حد ذاتها ، إلا أنها غير فعالة ويصعب تعلمها كأسلوب التنقل الأساسي.

ومن المفارقات ، بالنظر إلى ولع Computhink لمعيار Microsoft UI ، فإن التباين المثالي لواجهة Computhink Contentverse UI هو Microsoft SharePoint Online الفائز في اختيار المحررين. وضعت Microsoft منذ فترة طويلة خبيثة بسبب التعقيد المفرط ونقص قابليتها للاستخدام ، بعض العمل الجاد للتخفيف من آلام البدء في نظام إدارة المستندات. لا يزال لدى المستخدمين والمسؤولين المميزين القدرة على استخدام الميزات المتقدمة ، لكنهم يوضعون بشكل صحيح خلف تصميم يتميز بالأدوات الأكثر شيوعًا التي يحتاجها المستخدمون ويسعى لجعل العمل مع مستندات الشركة أسهل وليس أصعب. لدى Computhink بعض العمل الذي يجب القيام به لمحاكاة هذه القدرات باستخدام Computhink Contentverse.

بشكل عام ، وبخلاف ميزات مشاركة المستندات والتعاون ، والتي تعد إهمالًا كبيرًا ، فإن مجموعة ميزات Computhink Contentverse تتنافس مع أفضل حلول إدارة المستندات التي قمنا بمراجعتها. إذا كان هذا كافيًا بالنسبة لك ، فاعلم أن الطبقة الاحترافية من Computhink Contentverse تكلف 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا في التهيئة المستضافة ، على الرغم من أنها محدودة الميزات. يشتمل إصدار Enterprise (وهو الإصدار الذي قمنا باختباره) على أشياء مثل التعليقات التوضيحية والسحب ، والمزيد من الدعم لتنسيقات الإخراج ، وسيوفر لك 33 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. إذا اخترت إنشاءات النشر في الموقع أو المختلط ، فستحتاج إلى الاتصال بالشركة للحصول على معلومات التسعير.

لسوء الحظ ، فإن واجهة المستخدم معيبة بشكل خطير وينبغي النظر إليها من حيث تكلفتها بسبب فقدان الكفاءة أو حتى متطلبات التدريب بالمقارنة مع أفضل تصميم عروض مثل Microsoft SharePoint Online و Ascensio System OnlyOffice. ما لم تتمكن من التغلب على عدم وجود مشاركة حقيقية للمستندات ويمكن للمستخدمين التعامل مع واجهة مستخدم أقل من بديهية ، فإن معظمهم يريدون الابتعاد عن Computhink Contentverse حتى تقوم الشركة بإعادة تشغيل الواجهة الأمامية.