Docuware سحابة مراجعة وتقييم

بقدر ما تذهب أنظمة إدارة المستندات ، فإن DocuWare Cloud منذ فترة طويلة تعتبر منافسًا قويًا في هذا المجال ، منذ Microsoft Windows 3.0 يومًا عندما أصبحت إدارة المستندات شيئًا. تبلغ تكلفة DocuWare Cloud 300 دولار شهريًا لمثيل بحجم الأعمال التجارية الصغيرة مع ما يصل إلى أربعة مستخدمين و 20 جيجابايت من السعة التخزينية. يحتوي النظام الأساسي على مجموعة ميزات قوية للمؤسسة ، بما في ذلك إمكانات ممتازة في استيراد المستندات ومعالجة النماذج. على الرغم من كونه من المخضرمين في هذا المجال ، إلا أنه يفتقر إلى وظيفة التكامل والمشاركة الموجودة في الفائزين في اختيار المحررين لدينا Ascensio System OnlyOffice و Microsoft SharePoint Online ، لكنه عرض قوي لا يزال يستحق النظر.

أساسيات

تمامًا مثل Adobe Document Cloud Standard ، يقع DocuWare Cloud في فئة المؤسسة لأنظمة إدارة المستندات مع أجراس وصفارات لتجنيبها. ومع ذلك ، فإنه يتماشى مع واجهة المستخدم الخاصة به (UI) ، مما يمنح المستخدمين الأدوات التي يحتاجونها لأداء مهام شائعة ، مع إزالة خيارات أكثر تقدمًا لمستخدمي الطاقة أو المسؤولين. يتم تقسيم العرض الأساسي الذي يراه معظم المستخدمين باستخدام DocuWare Cloud إلى طريقتين أساسيتين. يمنحك جزء التنقل الموجود على الجانب الأيسر إمكانية الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بك ، والبحث عن المستندات ، والقوائم المتاحة لك ، والمهام. على الجانب الأيمن ، هناك خيارات إضافية تقدم عارض المستندات مع أدوات التعليق التوضيحي. عند تحديد مستند ، يمنحك الجزء الأيمن أيضًا خيار تحرير حقول الفهرس ، إما باليد أو بالنقر فوق نص داخل المستند ، مع ملء حقل الفهرس تلقائيًا.

القوائم هي حاوية المستندات الأساسية المرئية للمستخدمين ، ويتم تحديدها بواسطة المسؤول. يوفر عرض القائمة خيارًا مفيدًا للمستخدمين لإنشاء اختصار مباشرة إلى القائمة دون الحاجة إلى فك الارتباط URL. لا تعرض القوائم المستندات المتوفرة في تلك الحاوية بعينها فحسب ، بل تتيح لك أيضًا عرض حقول الفهرس وتصديرها ومشاركتها لتلك المستندات في شكل ملف CSV.

يوفر جزء التنقل الأيسر خيارين مهمين لربط المستندات معًا: العنصر الرئيسي والمقطع. يجمع كل من التيلة والمقطع بين المستندات لاستخدامها لاحقًا ، ويمكن عكسها. تنطبق الميزة الأساسية فقط على ملفات PDF ، وستجمع إما ملفات PDF متعددة في PDF واحد ، أو تقسم وثيقة PDF متعددة الصفحات إلى صفحات واحدة. يسمح القطع بأن يتم ربط أنواع متعددة من المستندات مع الحفاظ على مستندات مميزة.

استيراد المستندات

هناك العديد من الخيارات للحصول على المستندات في DocuWare Cloud ، عبر مجموعة واسعة من سيناريوهات حالة الاستخدام. يمكن استيراد المستندات من خلال عميل الويب أو يمكن تثبيت تطبيق DocuWare Cloud Scan من أجل مسح المستندات مباشرةً في DocuWare Cloud. بدلاً من ذلك ، يمكن للمسؤولين تكوين برامج تشغيل طابعة مخصصة حتى يتمكن المستخدمون من تنظيم بعض مهام الاستيراد ، مثل الفهرسة ومعالجة النماذج. يتمتع المسؤولون أيضًا بالقدرة على تكوين مجلد FTP بحيث يتم حفظ المستندات فورًا في منطقة معينة في DocuWare Cloud ، مما يتيح العديد من السيناريوهات مثل التحميلات المجمعة أو عمليات الاستيراد البرنامجية أو المجدولة أو التكامل مع برامج الجهات الخارجية.

هناك منطقة أخرى تتفوق فيها DocuWare Cloud وهي التعرف الضوئي على الأحرف (OCR). تدعم معظم أنظمة إدارة المستندات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) ، لكن القدرة على تخصيص المحرك هي ميزة لا تُرى كثيرًا. تتيح DocuWare Cloud للمشرفين تحسين محرك التعرف الضوئي على الحروف من أجل الأداء أو الدقة بناءً على احتياجات العمل الحالية. يمكن أيضًا تعليم محرك التعرف الضوئي على الحروف ، مثل قاموس التدقيق الإملائي ، وتحميل قوائم الكلمات التي يمكن استخدامها بشكل شائع في عملك من أجل تحسين عملية التعرف الضوئي على الحروف.

أشكال المناولة

تقوم DocuWare Cloud بعمل رائع في تمكين النماذج الإلكترونية إما للاستخدام الداخلي أو السيناريوهات التي تواجه العملاء. تبدأ العملية بمسؤول يقوم بإنشاء قالب نموذج باستخدام أدوات مصمم النماذج. هناك نوعان من النماذج في DocuWare Cloud. تعد نماذج الويب أساسية إلى حد ما ، حيث يأخذ المنتج النهائي شكل ومظهر القالب الذي صممه المسؤول. النماذج المدمجة ، من ناحية أخرى ، تأخذ البيانات التي تم جمعها من خلال قالب النموذج ، ثم تراكب تلك البيانات في مستند موجود بناءً على تفضيل المسؤول. يستخدم كلا النوعين أيضًا لملء حقول الفهرس ، ويمكن الاستفادة من المهام والتكاملات الأخرى المتعلقة بالبيانات أيضًا.

باستخدام مصمم نماذج DocuWare Cloud ، يمكنك سحب عناصر متعددة على النموذج ووضعها بسرعة في المكان الذي تريده. يمكنك تسمية الحقول ووضع علامة عليها كما هو مطلوب ، ويمكنك أيضًا وضع الإرشادات بسرعة حيث تريدها أيضًا. يتطلب دمج النماذج تحميل قالب الإخراج ، ودمج الحقول من قالب النموذج في قالب الإخراج ، وخيارات تنسيق النص الأساسية المراد تكوينها لكل حقل. يؤدي كلا النوعين من النماذج في النهاية إلى وضع النموذج المكتوب حديثًا في مخزن المستندات الذي تختاره ، فضلاً عن ملء حقول الفهرس ببيانات النموذج أو القيم الثابتة. أخيرًا ، يمكنك تكوين الأذونات أثناء هذه العملية ، مما يتيح للمستخدمين الفرديين إدارة النموذج أو استخدامه. لديك أيضًا القدرة على جعل النماذج عامة ، والسماح للمستخدمين الخارجيين بملء النماذج وإرسالها.

الميزات الإدارية

سيكون مسؤولو المؤسسة قدرات أمان DocuWare Cloud للغاية. يمكن تكوين الأذونات على عدد من المستويات ، ولكن ، على غرار Dokmee ، هي الأكثر انتشارًا في خزائن الملفات. يمكن أن تحتوي هذه على مربعات حوار متعددة ، وهي عناصر تتيح للمستخدمين الوصول إلى المستندات أو تخزينها. مربعات حوار القائمة هي مجموعات المستندات المستندة إلى الاستعلام التي تم تكوينها باستخدام محرر رسومي أو باستخدام عبارة SQL. تُستخدم مربعات حوار المتجر لتحديد حقول الفهرس المستخدمة عند تخزين المستند في التخزين ، بينما تحدد مربعات حوار قائمة النتائج الحقول المستخدمة لعرض قائمة المستندات ونماذج تحرير حقل الفهرس. أخيرًا ، يتم استخدام مربعات حوار المجلدات لتحديد بنية المجلد المستخدمة لتخزين المستندات والتنقل. بنيت بنية المجلد عن طريق وضع حقول الفهرس أو القيم الثابتة في مستويات مختلفة من المجلدات من أجل بناء التسلسل الهرمي الذي يرضيك.

للمسؤولين الذين يتطلعون إلى جعل الحياة أسهل على مستخدميهم ، تقدم DocuWare Cloud بعض المساعدة أيضًا. مثالان هما فرض خيارات حقل الفهرس وأتمتة العمليات التجارية. يمكن تكوين الحقول لأنواع المستندات المختلفة لاستخدام قوائم القيم لأغراض البحث والتحقق ، إما من قائمة ثابتة ، أو واحدة تم إنشاؤها من البيانات داخل DocuWare Cloud ، أو حتى القيم من مصدر بيانات خارجي. يمكن تعريف علاقات المستندات ، إما داخل خزانة واحدة أو بين خزانتين ، من خلال مقارنة الحقول الرئيسية.

النظر في التكلفة

الجانب السلبي مع DocuWare Cloud هو تسعيرها الغامض إلى حد ما. على عكس معظم منافسيها ، ستحتاج إلى الاتصال بالشركة للحصول على السعر المحدد نظرًا لأن DocuWare Cloud مسعرة بحجم المثيل وليس لكل مستخدم. كما ذكرنا سابقًا ، فإن مثيل DocuWare Cloud بحجم الأعمال التجارية الصغيرة ، مع ما يصل إلى أربعة مستخدمين و 20 جيجابايت من المساحة التخزينية سيشغل 300 دولار شهريًا. مثيل أكبر يدعم 40 مستخدمًا و 100 جيجابايت للتخزين يكلف أقرب إلى 1500 دولار شهريًا. بغض النظر عن احتياجات المستخدم والتخزين ، ستحتاج إلى الاتصال بفريق مبيعات DocuWare Cloud لمناقشة متطلبات عملك وكيف ستؤثر هذه على معدلك الشهري.

ككل ، تقدم DocuWare Cloud ميزات كافية لجعلها خيارًا جذابًا في مساحة إدارة المستندات. تعتبر الإمكانات المحيطة بالنماذج الإلكترونية مفيدة بشكل خاص للعديد من الشركات ، والعديد من الميزات الإدارية مقنعة أيضًا. بينما يتخلف قليلاً عن خيارات المحررين Ascensio System OnlyOffice و Microsoft SharePoint Online من حيث التكامل وسهولة الاستخدام ، فإن التأخر ليس كثيرًا. لهذا السبب ، تظل DocuWare Cloud خيارًا لإدارة المستندات يستحق التحقيق.