Expensebot مراجعة وتقييم

يرغب الموظفون في أن تكون عملية برنامج تتبع النفقات بسيطة للغاية بحيث لا يحتاجون إلى قراءة دليل. ومع ذلك ، يريد المسؤولون والمحاسبون تحكمًا دقيقًا في سياسات العمل وسير عمل الموافقة. بالنسبة لمعظم التقنيات في هذا الموقف ، قد تقول "لن يجتمع التوأم" ، ولكن مع ExpenseBot (الذي يبدأ بـ 9 دولارات في الشهر) والذي قد لا يتم الاحتفاظ به. لا يطغى تطبيق محاسبة النفقات على الموظفين بالاختيارات ، لكنه يقدم خيارات تخصيص فريدة لموظفي المحاسبة. فقط عملية التصدير التي تتسم بدرجة عالية من التشويش والافتقار إلى عملية شراء ذاتية الخدمة تجعلها وراء الفائزين في اختيار المحررين.

التسعير والميزات

يكلف اشتراك ExpenseBot 9 دولارات شهريًا لكل مستخدم نشط ، بحد أدنى 99 دولارًا شهريًا. هناك خصومات غير معلنة لعقد سنوي أو شركات بها أكثر من 1000 مستخدم. لا يمكنك تجربة معرفة ما إذا كان ExpenseBot هو البرنامج المناسب لك ، لأنه لا يحتوي على نسخة مجانية أو نسخة تجريبية مجانية. الشروع في العمل يتطلب محادثة بريد إلكتروني مع الشركة ؛ انها ليست خدمة ذاتية.

لن يعثر الموظفون على أي فنانين متميزين بالميزة الهائلة ، وسيكون معظمهم ممتنين. يمكنك إدخال بيانات المصاريف في ExpenseBot عبر مستعرض ويب ، من خلال تطبيق الهاتف المحمول ، عن طريق إعادة توجيه إيصال إلى معرف بريد إلكتروني مخصص ، أو مباشرة عبر معاملة بطاقة ائتمان (باستخدام شركة مسجلة أو بطاقة ائتمان شخصية). يلتقط كل منهم البيانات المحاسبية ذات الصلة ، مثل اسم البائع ، وفئة المصروفات ، وتاريخ المعاملة ، قبل تعيين المصروفات لتقرير. يمكن تمييز النفقات على أنها قابلة للفوترة ، حتى تتمكن من نقل التكاليف إلى العميل.

كما هو الحال مع كل هذه التطبيقات ، يتحول معظم الأشخاص أولاً إلى تطبيق الجوال لالتقاط الإيصالات. إن لم يكن في نقطة البيع ، ثم في نهاية كل يوم ، في حين لا يزال بإمكانك العثور على الورقة المنكمشة في جيبك وتذكر ما كانت عليه. تطبيق الجوال بسيط إلى حد ما ، مع فئات للتقارير والنفقات والإيصالات والإعدادات. بينما يحاول الآخرون (مثل Expensify) تزويدك بجميع الأدوات في متناول يدك ، لا يقوم ExpenseBot بإدخال كل شيء في التطبيق.

ليس هناك سبب للشكوى من إمكانات المسح استلام ، على الرغم من. قام ExpenseBot بالتحليل الدقيق للعديد من الإيصالات ، بما في ذلك النصائح الخربشة ، وتذكر الفئات المستخدمة سابقًا وأسماء البائعين. العملية تتساهل وتقلل من اتخاذ القرارات. إذا قمت بربط بطاقة ائتمان شخصية أو شركة ، بعد أن يقوم ExpenseBot بمسح إيصال ونسخه ، فإنه يحاول مطابقة الإيصال بمعاملات بطاقات الائتمان.

يمكنك تقديم نفقات الأميال يدويا. أو ، إذا كتبت عنوان البداية والنهاية ، فإن ExpenseBot تستدعي خرائط Google لمعرفة المسافة الفعلية (ميزة تشترك فيها ExpensePoint). هذا أمر مفيد بالتأكيد لرحلة في اتجاه واحد ، على الرغم من أنه سيكون من الأفضل أن تقول ، "الآن ضاعفت حساب الأميال ، حيث قابلت شخصًا ما في وسط المدينة ثم عدت إلى المكتب". قد تكون هناك إجابة أفضل على الطريق: بحلول نهاية العام ، تقول الشركة ، سيكون لدى ExpenseBot نظام GPS وتقويم. وبالتالي ، إذا كان لديك اجتماع مقرر ، فستقول: "أنت ذاهب إلى Client-A على بعد 53 ميلاً ، هل تريد إضافته إلى تقريرك؟"

واحد لطيف غير عادي: يمكن لأي موظف تعيين مندوب ، وإعطاء هذا الفرد القدرة على إنشاء النفقات والتقارير. إذا كنت محظوظًا بما فيه الكفاية لوجود موظفين لدعم المكاتب لإدارة النفقات الخاصة بك ، فهذا يعد بمثابة نعمة كبيرة.

بسيط لا يعني التفكير البسيط

قد يقوم تطبيق ExpenseBot بتطبيق مبدأ "الاحتفاظ به بسيط غبي" (KISS) للموظفين ، ولكنه يمنح المسؤولين والمحاسبين الكثير من القوة القابلة للتخصيص. يمكن للمعارضين رفض مصروفات واحدة والموافقة على بقية التقرير ، بحيث لا يتعين على العنصر الذي تتنازل عنه بمبلغ 5 دولارات أن يعوض عن سداد باقي الـ 2500 دولار التي أنفقتها في رحلة إلى سان فرانسيسكو. يمكن الموافقة على النفقات عن طريق البريد الإلكتروني ، لذلك لا يتعين على مدير القسم قضاء الكثير من الوقت على عميل الويب. يتحقق ExpenseBot من النفقات المكررة المحتملة ، ويقدم عروضًا لدمجها أيضًا. ("زيارتان لستاربكس في نفس اليوم بنفس المقدار؟ هل تناولت الكثير من القهوة ، أو أرسلتها مرتين؟")

يأتي ExpenseBot مع فئات المحاسبة الأساسية التي تم تكوينها مسبقًا ، وبطبيعة الحال يمكنك إضافة المزيد. يمكن ربط كل فئة من فئات المصروفات بدفتر الأستاذ العام أو رمز الحساب ، وتتطلب نطاقات التاريخ أو قوائم الحضور ، ودعم الحقول المخصصة (مثل "رقم المتجر"). يمكنك تنظيم الأشياء بطريقة منطقية أيضًا ، بحيث يتم تتبع رسوم الأمتعة وحقائب السفر ذات الصلة ولكن بشكل منفصل ، مع القواعد والسياسات الخاصة بها.

تتيح لك إدارة السياسات التحكم في مقدار ما ينفقه المستخدم في فئة معينة ، مثل الحد الشهري البالغ 40 دولارًا على تكاليف الإنترنت المنزلية. يمكنك التحكم في ما إذا كان يمكن للمستخدمين إرسال حساب يتجاوز السياسة (وعرض تحذير للموافق) أو منع تقديم التقرير مع وجود انتهاك في مكانه. تمتد التخصيصات إلى التقارير ، وليس فقط النفقات ؛ على سبيل المثال ، قد تتطلب سلسلة الوجبات السريعة رقم المتجر في كل تقرير.

هذه مجرد عينة. يدعم ExpenseBot العديد من الجهات التي وافقت عليها ، وملفات تعريف المستخدمين والمديرين (يحصل الزعماء على معاملة مختلفة) ، وشيخوخة النفقات ("يجب تقديم التقرير في غضون 30 يومًا" وهو مجرد رقم عادي) ، ومجموعة كبيرة من العملات.

لسوء الحظ ، على الرغم من قوتها التخصيصية ، فإن ExpenseBot ضعيفة في التكامل مع أنظمة المحاسبة الخارجية. تعد إدارة تقارير المصروفات عملية منفصلة ، ولكن يجب تسجيل نتائجها في أنظمة أخرى ، وعادة ما يكون ذلك على الأقل في نظام محاسبة وأحيانًا أكثر. مع ExpenseBot ، يمكنك فقط الاندماج مع Intuit QuickBooks عندما يحين وقت تعويض الموظف بالفعل. للأسف ، عند مقارنتها ببعض المنتجات الأخرى التي استعرضتها ، تقر الشركة بأن تكامل QuickBooks الخاص بها "يتطلب استخدام موصل الويب Intuit وقليلًا من الدقة في الإعداد." الخيار الآخر الوحيد هو تصدير البيانات إلى تنسيق CSV ثم فتحها مع تطبيق آخر ، مثل Microsoft Excel.

قارن ذلك مع منافسي ExpenseBot ، مثل تكامل Expensify مع ليس فقط QuickBooks ولكن أيضًا Xero و NetSuite و Intacct من بين آخرين. مع كل هذه القدرات ، ستحصل على الكثير من اليد من الشركة. في الواقع ، لا يمكنك تجنب ذلك ؛ يعمل ExpenseBot مع كل عميل شخصيًا لإعداد الأشياء.

في وقت كتابة هذا التقرير ، يعد ExpenseBot عبارة عن مزيج من "أوه كم هو رائع" و "لماذا لا يفعل ذلك؟" إنه اختيار جيد لأي شخص يريد ببساطة إجراء أشياء للمستخدمين ، دون تقليل عناصر التحكم الإدارية. لكن افتقاره إلى واجهة الخدمة الذاتية ، ودعم تكامل QuickBooks فقط ، والسعر الذي لا يبدو ودودًا كما ينبغي ، يجب أن يجتمعوا جميعًا لإبقائه مجرد مستوى أدنى من أدواتنا الحائزة على الاختيار للمحررين Certify Now and Expensify. ومع ذلك ، إذا لم تضايقك السلبيات على الفور ، فأنا أحثك ​​على النظر في ExpenseBot لعملك. ميزانها من البساطة والقوة هو لطيف حقا.