Fluix مراجعة وتقييم

Fluix (التي تبدأ بـ 20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا لخطة Starter) هي أداة لإدارة المستندات (DM) تمت الإشارة إليها لتبسيط المهام عن بُعد حول مستندات الشركة ، وتحسين كفاءة القوى العاملة ، وتمكين الامتثال لعمليات الأعمال والمتطلبات القانونية. على الرغم من أنه يوفر تطبيق ويب ، إلا أنه محدود الميزات والوظائف مقارنة بتطبيق iPad ، والذي يوفر مجموعة الميزات الكاملة. ومع ذلك ، لا يوجد إصدار Android ، مما قد يكون نقطة تعارض للمؤسسات التي لا تركز على Apple iPad. بينما ينصب تركيز Fluix على مهام المستندات ، مثل إكمال النموذج ، والتوجيه ، والموافقات ، والتوقيعات ، يدعم Fluix أيضًا تخزين المستندات بأذونات تستند إلى الأدوار بالإضافة إلى الاتصالات مع العديد من موفري التخزين السحابي أو التخزين الداخلي الموجود من خلال البروتوكولات القياسية. ومع ذلك ، فإن أوجه القصور في خيارات الجهاز وحتى قدرات التعاون الأساسية تجعلها وراء الفائزين في اختيار المحررين Ascensio System OnlyOffice و Microsoft SharePoint Online في تقرير مراجعة برنامج DM الخاص بنا.

الابتداء مع Fluix

للاستفادة بشكل كامل من Fluix ، هناك بعض مهام الإدارة الأساسية التي تريد تنفيذها في وقت مبكر من العملية. يمكن إضافة المستخدمين إما واحدًا تلو الآخر أو عن طريق استيراد ملف CSV. يتم تقديم التكامل مع Active Directory من Microsoft (AD) فقط مع خطة خدمة المؤسسة ، ولكن العملاء الذين يختارون عدم الذهاب مع فئة المؤسسة يجب ألا يفوتوا الميزة أكثر من اللازم. بالنسبة لأولئك الذين لا يحتاجون إلى اتصال ببيئة مؤسسة AD ، فإن الخطوة المنطقية التالية بعد إنشاء المستخدمين هي إنشاء مجموعات. يستخدم Fluix مجموعات للتعامل مع مهام سير العمل بالإضافة إلى توفير المزيد من التفاصيل على بعض عناصر التكوين ، بما في ذلك سير العمل وسلوك تطبيق الجوال بالإضافة إلى خيارات المشاركة.

عملية التكوين الأكثر تعقيدًا التي ستجدها في Fluix ، كما هو الحال مع معظم أنظمة إدارة المستندات ، ستقوم ببناء سير عملك. جزء كبير من إنشاء سير عمل في أي نظام ينطوي على فهم وتحديد العمليات التجارية التي يدعمها سير العمل. بمجرد وضع هذا التعريف ، يمكنك البدء في إنشاء قواعد. نظرًا لتأكيد Fluix على Apple iPad ، إذا لم تتضمن العملية ذلك الجهاز ، فمن الأفضل أن تقرر ما إذا كان بإمكانك ذلك أم لا ، ثم ما إذا كان ينبغي ذلك أم لا. إذا كانت الإجابة على كلاهما بنعم ، فيمكنك متابعة Fluix.

للمساعدة في سير العمل ، يتيح لك Fluix إنشاء قواعد لاسترداد المستندات من مجلدات مختلفة في وحدة التخزين السحابية Fluix وأيًا كان التخزين البعيد الذي تستخدمه شركتك. لتسهيل ذلك ، تقدم Fluix الدعم المباشر إلى مجموعة متنوعة من أنظمة التخزين السحابية الشهيرة التابعة لجهات خارجية ، بما في ذلك Dropbox Business و Google Drive for Work و Microsoft OneDrive for Business ، بالإضافة إلى السعة التخزينية الأخرى المستضافة ، طالما أنه يمكن الوصول إليها باستخدام إما بروتوكولات نقل الملفات (FTP) أو Webdav. تعتبر المرونة في الوصول إلى التخزين السحابي أو الموارد الداخلية ميزة مفيدة بشكل خاص وتعطي بعض المرونة التي تشتد الحاجة إليها لـ Fluix بالنظر إلى تركيزها الضيق على الجهاز.

Fluix الأمن

توفر معظم أنظمة إدارة المستندات مستوى من الأمان ، إما عن طريق تقييد الوصول إلى مجلدات معينة ، أو تقييد الميزات ، أو توفير الوصول إلى الوظائف الإدارية. يعالج Fluix هذا من خلال استخدام الأدوار ، والتي تختلف وظيفيًا عن المجموعات. يمكن إنشاء الأدوار باستخدام قوالب مصممة لمختلف الأدوار الإدارية أو أدوار المستخدمين ، أو من قالب فارغ يمكنك تخصيصه بنفسك. يتم تعيين الأدوار للمستخدمين (وليس المجموعات) وتغطي فئات أذونات مختلفة. تتضمن الأذونات العامة الوصول إلى المناطق في Fluix التي تقتصر عمومًا على المستخدمين الإداريين أو المستخدمين ، مثل الفوترة ولوحات المعلومات والتخزين عن بُعد والتقارير والأدوار والإعدادات. يمكن أيضًا استخدام الأدوار لإدارة أذونات المستخدم عندما يتعلق الأمر بتنفيذ المهام الإدارية على مجلدات التخزين والمجموعات وسير العمل.

يمكنك استخدام العديد من إعدادات الأمان للتحكم في أشياء مثل سلوك تطبيق iOS والمصادقة الثنائية (2FA) لبوابة المشرف وتعقيد كلمة المرور وفترات الاحتفاظ بالمستندات. الإعدادات الأخرى التي تتضمن مشاركة الملفات وتحريرها وتزامنها لها تأثيرات أمنية أيضًا ويمكن تهيئتها عالميًا أو على مستوى المجموعة.

تمكين القوى العاملة اللاورقية

حيث تتفوق Fluix في التعامل مع أنواع معينة من تعاون المستندات. نظرًا لتركيز جهاز iPad الخاص به ، فليس من المستغرب أن تكون قدرات تعاونه خاصة بتلك الشائعة في معظم سيناريوهات الأجهزة المحمولة ، مثل إكمال النماذج والتوقيعات الإلكترونية. تعد مجموعات الأدوات في تطبيقات Fluix للأجهزة المحمولة مثالية للعاملين في الأجهزة المحمولة الذين يحتاجون إلى ملء نموذج ، وجمع التوقيعات ، وإرسال النموذج إلكترونيًا باستخدام جهاز محمول. مرة أخرى ، ستجد دعمًا جيدًا لكل هذا في تطبيق Fluix iOS. لسوء الحظ ، على الرغم من توفر تطبيق مستعرض ويب إذا كنت ترغب في استخدام سطح المكتب الخاص بك ، فإنه في الواقع لا يكتمل الميزات مثل إصدار iOS ، لذا قم بتقييمه بعناية للتأكد من توفر الميزات التي تحتاج إليها. بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في استخدام جهاز محمول قائم على نظام Android ، فهو إما متصفح الويب أو لا شيء. لا يتوفر Fluix على إصدار Android من تطبيقه المتاح في وقت كتابة هذا التقرير.

الجانب السلبي الآخر لتركيز جهاز iPad هو أن معظم الأشخاص لا يقومون بإنشاء مستندات على iPad حتى الآن ، ما لم تكن النماذج. هذا واضح في Fluix ، لأن التطبيق لا يمنحك الكثير من حيث إنشاء المستندات ، سواء من حيث التعاون أو أدوات تحرير المستندات. ستحتاج حتى المهام الأساسية مثل تغيير أنماط نص المستند أو اللون إلى إنجازه خارج Fluix ، والمشاركة مقصورة على إرسال بريد إلكتروني مرفق به المستند. يقتصر تحرير ملفات PDF في Fluix على أشياء مثل التعليقات التوضيحية وتغيير ترتيب الصفحة. لا تؤثر عمليات حذف هذه الميزات على التركيز الأساسي الذي تضعه Fluix على تمكين عمليات الأعمال غير الورقية ، ولكنها تمثل حالة استخدام شائعة للعديد من الشركات التي تبحث في نظام أساسي لإدارة المستندات ، وهي ببساطة غير مدعومة مع Fluix. قد يجعل ذلك عملية بيع صعبة عند مقارنتها بالحلول الكاملة ، Microsoft SharePoint Online أو حتى Adobe Document Cloud Standard.

التسعير

لقد غيرت Fluix مؤخرًا خطط التسعير الخاصة بها. تعد خطة Starter هي أدنى مستوى وتبلغ 20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا (بحد أدنى 10 مستخدمين) ، مع دعم لسياسات كلمة المرور ومشاركة المستندات. يذهب Core tier الآن إلى 30 دولارًا شهريًا ، لكنه يضيف مجموعة من الميزات ، بما في ذلك سير العمل ، والأذونات ، والوصول إلى تطبيق الويب ، والامتثال لعدة معايير للخصوصية ، وإدراج الدعم عبر الهاتف. أخيرًا ، هناك خطة متقدمة ، ترتفع تكلفتها إلى 50 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. لكن هذه الخطة تضيف لوحات معلومات للإبلاغ والإدارة ، واتفاقيات مستوى الخدمة المخصصة (SLAs) ، وسجلات التدقيق ، والتكامل مع م ، ودعم التكامل مع خدمات الجهات الخارجية.

الضرب الوحيد ضد طبقة Starter في Fluix هو أن الحد الأقصى للتخزين هو 5 غيغابايت فقط وأن هذه الطبقة تفتقر أيضًا إلى إمكانات مخصصة للاحتفاظ بالمستندات. يعد هذا مجالًا رئيسيًا للشركات التي تتطلع إلى الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية ، لأنها غالبًا إجراء رئيسي ضد التداعيات القانونية الخطيرة. لحسن الحظ ، فإن كلا من المستويات الأساسية و المتقدمة تدعم هذه الميزة.

نظرًا لتأكيدها المحدد على بعض إمكانيات إدارة المستندات فقط وكذلك اعتمادها الشديد على نظام التشغيل iOS ، فإن Fluix حقًا فقط منطقي بالنسبة للشركات التي تشارك بشكل كبير في معالجة النماذج المحمولة باستخدام iPad. يكمن التحدي في أن حلول إدارة المستندات الأخرى يمكنها أيضًا تبسيط تلك المهام ، ربما مع قدر أقل من التلميع والتعقيد أكثر قليلاً ، ولكن غالبًا مع تسعير أكثر تنافسية وبالتأكيد مع مساحة أكبر لنمو العملية إذا تغيرت احتياجات الأعمال.