الحصول على المنظمة: 5 استخدامات مبتكرة لصندوق الإسقاط في العمل

غالبًا ما تنجذب الشركات الصغيرة نحو خدمات التخزين المستندة إلى مجموعة النظراء ، مثل Dropbox ، لأنها توفر الكثير من القيمة - ولكن فقط إذا كانت الشركات تستفيد منها إلى أقصى حد.

إليك خمس طرق ذكية لاستخدام Dropbox في عملك.

1. استخدام دروببوإكس مثل خادم. تعزيز الشفافية

ربما تكون الطريقة الأكثر وضوحًا لاستخدام Dropbox في بيئة العمل كبديل لخادم مشترك. خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة ، يمكن أن تكون تكلفة حساب Dropbox Business أقل بكثير من شراء خادم داخلي وتعيين موظفين لصيانته.

يتيح استخدام Dropbox مثل الخادم ، سواء كان خادم FTP أو شبكة مشتركة ذات سعة تخزين متصلة ، للأشخاص إمكانية الحصول على أيديهم على نفس الملفات حتى يتمكنوا من التعاون والحصول على تحكم أفضل في الإصدار. يمكن أن يصبح مكانًا مركزيًا لتخزين أدلة قواعد السلوك ومعلومات الفوائد وأدلة النمط ، بالإضافة إلى الملفات الأكثر نموذجية المتعلقة بالعمل التي تتطلب التعاون.

إذا كان عملك يهدف إلى تعزيز ثقافة الشفافية ، فإن إتاحة أنواع أخرى من مستندات العمل لجميع الموظفين من خلال Dropbox ، مثل التقارير المالية وعروض الشرائح المقدمة إلى المستثمرين أو أعضاء مجلس الإدارة ، يمكن أن يكون خطوة ممتازة في الاتجاه الصحيح.

2. حصة مسارات السفر. الحفاظ عليها دون اتصال على الأجهزة المحمولة

قد يحتاج أصحاب الأعمال والموظفون الذين يسافرون بشكل متكرر إلى مشاركة مساراتهم مع الآخرين في المكتب. قد يعتمدون على شخص آخر لحجز السفر لهم. من خلال إعداد مجلد لمسارات السفر ، يمكن لأي شخص يحتاج إلى معرفة مكان أو تفاصيل ترتيبات سفر زميل العمل الوصول.

علاوة على ذلك ، باستخدام تطبيق Dropbox للجوال ، يمكن للمسافر وضع علامة على مساراته ذات الصلة كـ "المفضلة" لجعلها في وضع عدم الاتصال ، بحيث تكون متاحة حتى على ارتفاع 30،000 قدم. (إذا كنت الشخص المسؤول عن حجز سفر شخص آخر ، تخيل مدى بساطة هذا الحل من إرسال نسخة من خط سير الرحلة إلى المسافر في كل مرة يتعذر عليه العثور عليها ، وهو أمر يحدث بلا شك طوال الوقت.)

3. جمع الفاكسات

في بعض الأحيان ، للتعرف على كيفية استخدام الشركات لبرامج وخدمات مختلفة ، أقوم بزيارة الشركات وإجراء مقابلات معهم حول ما يقومون به. في العام الماضي ، أثناء التحدث إلى Vert (وهي وكالة تسويق وإعلان ذكية في عالم الهواتف المحمولة) ، أوضح لي المؤسس المشارك كيفين بلانوفسكي كيف تقوم شركته بتجميع رسائل الفاكس في مستودع تخزين قائم على السحابة - يستخدم Vert فعليًا Box بدلاً من Dropbox ، ولكن يدعم الإعداد إما - باستخدام HelloFax.

في كل مرة يقوم شخص ما بإرسال فاكس ، يضع HelloFax الإخراج الرقمي في مجلد معين على Dropbox أو Box. يخطو خطوة إلى الأمام عن طريق توصيل أداة إدارة مكان العمل Podio بالنظام أيضًا. كل فاكس وارد يخلق تلقائيا مهمة في Podio يخبر Planovsky ومؤسسه المشارك لمراجعة الإرسال.

4. شارك الوسائط مع العملاء والعملاء والشركاء

أحد الفوائد الضخمة لاستخدام Dropbox هو أنه يمكنك أن تقرر ، بمرونة كبيرة ، ما إذا كنت تريد مشاركة الملفات مع فريقك الداخلي فقط ، أو مع العملاء والمتعاونين أيضًا. حيث أشاهد مشاركة خارجية لملفات Dropbox هي الأكثر على مواقع المطاعم ، والتي غالباً ما تجعل قوائمهم متاحة من خلال رابط Dropbox العام.

النظر في الأعمال التجارية مطعم صغير. قد تتغير القائمة يوميا. إنها بيئة عالية الضغط لا تعمل على الكثير من المعدات المكتبية. وليس كل الموظفين يجب أن يكونوا أذكياء. إذا أبقى المطعم قائمته اليومية في متناول العملاء عبر Dropbox (بدلاً من ، على سبيل المثال ، صفحة الويب) ، يمكن للموظف إسقاط ملف PDF من قائمة اليوم بسهولة إلى المجلد المناسب ليراه العملاء ، ولا يلزم تشفير HTML. سيكون الرابط من موقع المطعم إلى موقع القائمة على Dropbox هو نفسه دائمًا ، لذلك لا يوجد أي ضجة أو ضجة.

طريقة أخرى شائعة لاستخدام الشركات Dropbox هي التعاون مع الشركاء في مشاريع ذات طبيعة بصرية خاصة ، مثل إعادة تصميم الموقع. من خلال تخزين فن المفاهيم والنماذج الطبيعية في Dropbox ، يمكن لجميع الأطراف المعنية مشاهدتها دون الحاجة إلى إرسال ملفات كبيرة بالبريد الإلكتروني.

ملاحظة واحدة: الروابط الخاصة بحسابات Dropbox Business لها حد عرض نطاق يبلغ 200 جيجابايت في اليوم. إذا بلغ حسابك الحد الأقصى ، فسيتم تعليق روابطك تلقائيًا (ولكن مؤقتًا فقط). يقول Dropbox أنه سيُخطر مسؤول Dropbox عبر البريد الإلكتروني عند حدوث هذه المشكلة ، ولكن في الوقت نفسه ، فإن أي شخص يحاول الوصول إلى الروابط سيرى صفحة خطأ بدلاً من ملفك.

5. اختبار مهارات المتقدمين للوظيفة

المرشحين للوظائف في بعض المجالات ، مثل البرمجة والكتابة ، عادة ما يقومون باختبار أثناء عملية التقديم. لماذا لا تمد هذه الفكرة عن طريق اختبار مهارات الكمبيوتر للمرشحين والقدرة على اتباع التعليمات عن طريق مطالبتهم بتحميل مستندات معينة إلى أحد مجلداتك في Dropbox؟

بمجرد اجتياز المرشح للفحص الأولي ويكون في مرحلة المقابلة ، يمكنك دعوته / ها إلى مجلد مشترك وتقديم إرشادات حول ما يمكن تحميله ، مثل السيرة الذاتية ، عينة الكتابة ، جزء من كود البرمجة ، عمل فني ، فيديو - أنت الحصول على فكرة. أعط مرشحيك إرشادات دقيقة حول كيفية تسمية الملف وحجمه الأقصى وما إلى ذلك لمعرفة مدى سهولة وسرعة إكمال النشاط. وإذا كان هذا الاختبار يعكس الممارسات المعتادة لعملك ، فإن المرشح يتذوق مبكراً كيفية عمل الشركة. (حصلت على هذه الفكرة من منظمة تدعى Nyaya Health. يستخدم فريق التوظيف اختبارًا مشابهًا للتعيينات المحتملة ، فقط مع أداة التعاون وإدارة المهام Asana ، بدلاً من Dropbox.)