كن منظمًا: إدارة مستندات العائلة الرقمية

الناس يائسون للتخلص من الورق في حياتهم. المحفوظات الرقمية تأتي مع العديد من المزايا. يمكنك البحث عنها بكفاءة. يمكنك نسخ المستندات الإلكترونية احتياطيًا إلى مواقع متعددة حتى تتمكن من الوصول إليها في أي وقت وفي أي مكان. إن مشاركة المستندات الرقمية مع أفراد الأسرة والمحامين وأي شخص آخر يحتاج إليها ، أسهل بكثير من نسخ المستندات أو الفاكس.

ولكن قبل أن تبدأ في فحص الفعل إلى منزلك ودفع جميع الفواتير والبيانات الشهرية للبريد الإلكتروني ، من المهم أن تفكر فيما تأمل إنجازه من خلال الانتقال إلى تنسيق رقمي بالكامل ، حيث أن الخدمات المختلفة التي يمكن أن تساعدك القيام بذلك سوف أتمتة الكثير من العملية. ستحتاج أيضًا إلى معرفة ما تفعله هذه الحلول المختلفة تمامًا لأنها جميعًا تمنحك نتائج مختلفة جدًا. سواء كنت سعيدًا بهذه النتائج يعتمد بشكل كبير على أهدافك الأصلية.

خدمات مزامنة الملفات (الحل DIY)

يمكنك بسهولة تخزين وإدارة المستندات العائلية عبر الإنترنت باستخدام Dropbox أو Box أو SugarSync أو أي حل آخر للتخزين السحابي ، ولكن هناك إيجابيات وسلبيات لهذه الطريقة.

الايجابيات. من المحتمل أن يكون استخدام خدمة مزامنة الملفات رخيصًا (يمكنك بسهولة الحصول على 5 جيجا بايت مجانًا) وبسيط للغاية بالنسبة لأنواع معينة من المستندات ( مثل المستندات الفردية ، بدلاً من الفواتير أو البيانات المتكررة) ، خاصة إذا كان لديك بالفعل مزامنة ملفات اعدادات الحساب. تقدم خدمات مزامنة الملفات ميزات تعاونية ، حتى تتمكن من جعل الملفات في متناول الآخرين من عائلتك أو محاميك وما إلى ذلك.

سلبيات. إذا كنت تريد حفظ الفواتير الشهرية والبيانات في هذا الحساب ، فلن يكون تلقائيًا. يجب عليك تسجيل الدخول كل شهر إلى جميع حساباتك وحفظ ملفات PDF محليًا في مجلد مزامنة الملفات. كما أنك لن تتلقى أي تذكيرات لاتخاذ هذا الإجراء ، أقل من ذلك بكثير لدفع الفواتير الخاصة بك. أخيرًا ، يجب عليك التحقق من أمان الخدمة التي اخترتها للتأكد من أن مستنداتك ستكون آمنة.

في الواقع ، هناك حل بديل لهذه السلبيات ، وهو FileThis (حاليًا في مرحلة تجريبية). يتصل FileThis بحساباتك عبر الإنترنت ويقوم بتفريغ جميع المستندات المهمة في مستودع تخزين متصل به. تتضمن الخيارات Box و Dropbox و Google Drive و Evernote وحتى جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

الخدمات المتخصصة: المالية المركزة

هناك عدد من الخدمات المتخصصة لمساعدتك في إدارة المستندات المنزلية بدون أوراق ، لكنها تميل إلى تقديم أغراض مختلفة قليلاً ، لذلك من المهم حقًا التفكير فيما تحتاج فعله حقًا.

Manilla (مجاني) ، على سبيل المثال ، هو حساب عبر الإنترنت يمكنك إعداده للاحتفاظ تلقائيًا بسجلات لجميع بياناتك الشهرية ، بالإضافة إلى تذكيرك بدفع الفواتير. كما أنه يحتوي على ميزة أنيقة تتيح لك تتبع برامج المكافآت ، مثل أميال المسافر الدائم ، ويمكنها دفعك لاتخاذ إجراء على حساب قبل انتهاء صلاحية نقاطك. تعتبر Manilla ميزة رائعة للأشخاص الذين يحتاجون إلى مساعدة في سداد الفواتير في الوقت المحدد ، أو أي شخص يريد تركيز جميع هذه البيانات من مزودي الخدمة ، لكنه لا يفعل أكثر من ذلك بكثير.

يشبه Doxo Manilla ، حيث يجمع بياناتك وفواتيرك ، لكنه يتيح لك أيضًا تحميل مستندات منزلية مهمة أخرى ، مما يجعلها خزانة ملفات رقمية أكثر عمومية. يعجبني أن Doxo يجمع بين الأتمتة الموجودة في Manilla مع طريقة DIY لمسح جميع المستندات الأخرى وتحميلها. لسوء الحظ ، يوجد لدى Doxo عدد أقل من الشركاء من Manilla ، لذلك لا يمكنها الاتصال مع اثنين من مقدمي الخدمات الرئيسيين ، مثل Chase Bank و Netflix و CapitalOne وعدد قليل من الأسماء الكبيرة الأخرى. لدى Doxo ميزة واحدة مثيرة للاهتمام لا تملكها Manilla: القدرة على تصدير المستندات التي تم جمعها إلى موقع آخر ، مثل حساب Dropbox ، بحيث يمكنك نسخها احتياطيًا.

Neat ، الذي يجعل كل من NeatDesk ومركز التخزين على الإنترنت NeatCloud (من 5.99 دولارات أمريكية شهريًا) ، يركز على مساعدتك في مسح المستندات الورقية الموجودة في منزلك وتحميلها. إنه سريع وجيد جدًا في تحديد الأوراق الضريبية والمالية على وجه الخصوص ، ويمكنك التصنيف والتنظيم في حساب قائم على السحابة كل شيء آخر. لا تقدم Neat أي أتمتة لسحب المستندات المتكررة كما تفعل Manilla و Doxo.

خدمات متخصصة: تركز على الحياة

يذهب TheDocSafe (5.95 دولارًا شهريًا) في اتجاه مختلف قليلاً. يرشدك عبر قائمة طويلة من المعلومات الشخصية والعائلية التي قد ترغب في مركزتها ، بما في ذلك الكثير من الأشياء التي قد لا تكون لديك على الورق في المقام الأول ، مثل معلومات الاتصال في حالات الطوارئ. عند إعداد الحساب الأولي ، يأخذك في الاعتبار ما هو في الأساس استبيان للتأكد من أنه يغطي جميع الوثائق التي قد تكون لديك: هل تملك منزل؟ هل انت متزوج؟ هل لديك أطفال؟ هل لديك وصية أخيرة وشهادة؟ لكل سؤال من هذه الأسئلة ، يمكنك إدخال إجابات وتحميل الألقاب والأفعال والشهادات والأوراق القانونية ذات الصلة.

يشبه Javont Vault من بعض النواحي ، ولكنه مصمم أكثر للسماح لك بنقل كل هذه التفاصيل إلى مستفيد عند وفاتك. ومع ذلك ، فهو يعمل بشكل رائع من أجل إضفاء الطابع المركزي على الكثير من الأعمال العائلية أو الشخصية المهمة أثناء تواجدك في مكان آمن. يمكنك جرد ممتلكاتك ، وسرد جميع معرفات تسجيل الدخول وكلمات المرور الخاصة بحسابك على الإنترنت ، وترك ملاحظات تفصيلية لأحبائهم حول ما تتوقع منهم أن يفعلوه بكل هذه المعلومات بعد وفاتك. يتم تأمين Javont Vault بواسطة رقم ضمان اجتماعي ، لذلك يقتصر استخدامه على الولايات المتحدة فقط.

الجزء الأكثر أهمية؟ التفكير المسبق

إن الخطوة الأكثر أهمية التي يجب اتخاذها قبل رقمنة وتنظيم مستنداتك المنزلية رقمياً هي التفكير فيما تريد أن تفعله أو المشكلة التي يجب عليك حلها. إذا بدأت في العمل بلا أوراق بدون هدف أو نتيجة واضحة ، فقد تهدر جهودك ، لأن العديد من الحلول المتاحة تقدم خدمات مختلفة تمامًا.