الحصول على المنظمة: استخدام asana في الأعمال التجارية

محتويات

• الحصول على المنظمة: استخدام Asana في الأعمال التجارية
• الحصول على المنظمة: تابع أسانا في الأعمال

مع استمرار البريد الإلكتروني والاجتماعات في إضاعة وقتنا ، فإن الشركات والفرق داخل الشركات تسعى بشدة لإيجاد طرق جديدة للعمل تعتمد بشكل أقل على هذين الشيطانين. يقول مارك أرنولدي ، الرئيس التنفيذي لـ Nyaya Health ، وهي منظمة تقدمية لا تهدف للربح تتبنى الكفاءة في ثقافة الشركة باسم تقديم الرعاية الصحية لسكان الريف النيبالي ، "Asana or bust". تستخدم Nyaya Health أداة لإدارة سير العمل وإدارة المشاريع تسمى Asana في كل جانب من جوانب أعمالها. يستخدمونها لتتبع حملات جمع الأموال ، والتخطيط لكيفية نقل المرضى من ريف نيبال إلى المستشفيات في كاتماندو ، وحتى استخدامها لاختبار معرفة القراءة والكتابة بالكمبيوتر لطالبي العمل.

يقول كيني فان زانت ، المسؤول عن الأعمال والعمليات في أسانا: "البريد الإلكتروني هو الأداة رقم واحد التي يتوقف الناس عن استخدامها داخل شركتهم عندما يبدأون استخدام أسانا". تؤكد تجربة أرنولد هذا: لا يشكل بريده الإلكتروني الداخلي الآن سوى حوالي 20 في المائة من رسائله ، والعديد من هذه الرسائل مخصصة للمتعة فقط. العمل الحقيقي والتواصل يحدث في أسانا.

على الرغم من أنني استعملت Asana بنفسي لبعض الوقت ، إلا أنني أردت أن أستكشف بشكل كامل كيف يمكن استخدامه في الشركات لتبسيط الاتصالات وجعل الفرق أكثر كفاءة. زرت أرنولد والمساعد التنفيذي مونيكا لاندي في مقر نايا هيلث في نيويورك للتعرف بشكل أفضل على كيفية عمل الأداة بالفعل في بيئة عمل حقيقية.

ما هي اسانا؟

لوصف Asana يستغرق بعض التفريغ لأولئك الذين لم تستخدمها. إنها إلى حد ما قائمة مهام ، وجزئيًا أداة تعاون معقدة. يمكنك استخدامه لإدارة المشاريع ، أو لتتبع مقدم الطلب الموظف من خلال عملية التوظيف. إنه مفتوح ومرن إلى حد كبير بنفس طريقة إفرنوت ، وهو ما يعني في بعض الأحيان أن المستخدمين لأول مرة ينتهي بهم الأمر يحدقون في قائمة فارغة ، غير متأكدين من كيفية البدء. ولكن بمجرد دخولك ، يمكن أن تصبح Asana ، مثل Evernote ، كل ما تحتاج إليه.

تعيش Asana في السحابة ، والواجهة الأساسية متصلة (في asana.com). هناك بعض تطبيقات الأجهزة المحمولة ، لكن واجهة الويب أفضل بكثير وأكثر قدرة. Asana مجاني لما يصل إلى 15 شخصًا للتعاون ، مع حسابات مدفوعة تبدأ من 50 دولارًا شهريًا وترتفع من هناك بناءً على عدد أعضاء الفريق. أوصي باستخدام حساب مجاني لمدة شهرين أو ثلاثة أشهر على الأقل مع مجموعة صغيرة من الأشخاص لاختبار مياهه ومعرفة الحبال ، لأن استخدام Asana يعتمد بشكل فعال كثيرًا على مطابقته لسير العمل والاحتياجات الخاصة بك.

كما ترى في الفيديو أعلى هذا المقال ، في جوهره ، يتيح لك Asana تدوين المهام وتعيينها لشخص ما (بما في ذلك أنت نفسك) وإضافة تاريخ استحقاق وتدوين ملاحظات حول المهمة وإضافة متابعين يمكنهم راقب تقدمك أو ساهم في المحادثة حوله.

يمكن أن يكون المهام المهام الفرعية. يمكن سحب جميع المهام وإسقاطها في الموقع المناسب. ويمكنك إضافة رؤوس الأقسام داخل قوائم المهام الخاصة بك للإشارة ، حسناً ، إلى أي شيء تريده. رؤوس الأقسام عبارة عن خطوط ترسيم الحدود ، وهي تأتي في متناول اليد مما يساعدك على تحطيم الأجزاء المكونة لعملية كبيرة أو معقدة للغاية. يمكنك معرفة المزيد حول كيفية عمل Asana بشكل عام من خلال مشاهدة بعض مقاطع الفيديو التعليمية التي توفرها Asana.

بعض الاستخدامات العامة لأسانا في الأعمال التجارية تشمل

• التوظيف والتوظيف وتتبع المتقدمين
• تدريب الموظفين الجدد وقائمة مرجعية للبدء في الشركة
• ادارة مشروع
• إدارة تتابع الأعمال
• قائمة إدارة
.

عندما التقيت بفريق Nyaya Health ، أظهروا لي كيف أن بعض هذه الاستخدامات تبدو بالفعل وتعمل في حسابات Asana الخاصة بهم.

أسانا في العمل في العمل

يوجد في Nyaya Health خمسة أشخاص في نيويورك وأربعة في بوسطن وواحد في كاتماندو وحوالي 165 من الموظفين والمتطوعين على أرض الواقع في نيبال ، حيث لا تتوفر دائمًا إمكانية الاتصال بالإنترنت. أعضاء فريق المكتب الرئيسي في الولايات المتحدة هم المستخدمون الأساسيون لـ Asana ، على الرغم من أن عددًا قليلاً من المديرين في نيبال يستخدمون النظام للتنسيق أيضًا.

بدأ المدير التنفيذي مارك أرنولد في استخدام Asana في مهامه الشخصية في عام 2012 ، وبعد بضعة أشهر ، أدخل الأداة في المنزل. في العام الذي تلا ذلك ، ابتكر ثقافة شركة حول أسانا ، أخبر موظفيه أنها لن تنجح إلا إذا كان لديه اشتراك كامل من الجميع. وبالتالي ، "أسانا أو تمثال نصفي".

فيما يلي بعض الطرق التي استخدموا بها Asana والتي وجدتها مبتكرة إلى حد ما:

قائمة: مجالات المسؤولية. إحدى الطرق التي يستخدمها فريق Arnoldy Asana هي الاحتفاظ بقائمة من المسؤوليات داخل المنظمة ولمن يقعون عليها. لديهم مشروع يسمى مجالات المسؤولية ، والتي يكون فيها كل عنصر أو مهمة في القائمة مسؤولية ، مثل برنامج المتدربين في مدينة نيويورك ، وتنسيق تمويل الجماعي ، وتدقيق 501c3. يتم سرد الشخص المسؤول كمنازل للمهمة المناسبة. كل شخص في Nyaya لديه حق الوصول إلى هذا المشروع. عندما يحتاج شخص ما إلى تحديد من هو الشخص المناسب داخل المنظمة لمسألة في متناول اليد ، يمكنهم فقط الرجوع إلى القائمة. يقول أرنولدلي إن الفائدة الثانوية لهذه القائمة هي أن الناس يشعرون بملكية أكبر لمناطق مسؤوليتهم عندما يظهر اسمهم بجوار واحد ، واضح تمامًا ليوم ، ليراه الجميع.

تتبع: المتقدمين الوظيفة . عندما يكون أحد الوظائف في Nyaya مفتوحًا ، يتحول فريق التوظيف إلى مشروع لديهم لتتبع المتقدمين للوظائف. تعرض رؤوس الأقسام في هذا المشروع المراحل المختلفة لمراجعة المرشحين. "المهمة" هي اسم طالب الوظيفة. تبقى جميع الملاحظات المتعلقة بمقدم الطلب ومقابلاته مع المهمة كتعليقات. عندما يمر المرشح في كل مرحلة ، يقوم فريق التوظيف بسحب الشخص / المهمة إلى أسفل السلسلة لتظهر أسفل رأس القسم التالي المناسب. على سبيل المثال ، إذا نجح مرشح يدعى Sandeep في متابعة البريد الإلكتروني ومقابلته عبر الهاتف ، يتم نقل مهمة "Sandeep" إلى المرحلة التالية ، "مقابلة شخصية" ، وما إلى ذلك حتى يتم تمريره حتى يتم تقديم عرض عمل. عندما يجد Nyaya عددًا كبيرًا من الموظفين المحتملين الذين لا يستطيعون شغل مناصب في الوقت الحالي ، فإنهم ينقلونهم إلى مشروع آخر (مرة أخرى ، باستخدام قدرات السحب والإفلات). والنتيجة هي تجمع atalent لفرص التوظيف في المستقبل. لا تزال جميع الملاحظات المتعلقة بمقابلة المرشح مخزّنة مع مهمة حفظها ، لذا فمن السهل الرجوع إلى ملف حتى لو كان يشير إلى مقابلة تمت قبل عام.

اختبار: مهارات تأجير جديدة. استخدام مبتكر آخر Asana في عملية التوظيف Nyaya Health هو دعوة المرشحين إلى مساحة عمل Asana وتعيينهم بعض المهام. كيف يجيبون على المهام؟ ما مدى جوابهم على الأسئلة التي طرحت في التعليقات على المهام؟ هل يمكنهم معرفة كيفية استخدام Asana بناءً على ما يرونه في الواجهة؟ وفقًا لأرنولد ولاندي ، فإن هذا الاختبار لا يتيح لهم فقط رؤية كيف يفكر المرشحون في المشكلات الصعبة ، ولكن أيضًا يختبرون معرفة الكمبيوتر لديهم. إنهم لا يبحثون عن الخبرة في Asana ، لكنهم يريدون تأكيدًا بأن الأشخاص الذين يقومون بتعيينهم يتسمون بالكفاءة في التعلم واستخدام التقنيات الجديدة.

تكرار البرمجيات. اعترف أرنولدى أن شركته تحقق في بعض الأحيان في برامج إنتاجية أخرى قد لا يريدها صاحب الربح ، ولكن يمكنها عادةً تكرار وظائفها الأساسية في Asana ، دون إنفاق أي أموال إضافية. سيقوم موظفو Nyaya بإنشاء قوالب في Asana لوظيفة معينة ، ثم تكرار القالب وإعادة تسميته عندما يكون لديهم مشروع فعلي لتنفيذه. اصطلاحات التسمية ، أي كيفية تسمية المشروع ، موجودة في عنوان القالب. على سبيل المثال ، يسمى قالب لمشروع تطوير جديد: "نموذج التقديم ؛ الكيان: عنوان المشروع: DUE DATE (مدير المشروع)." لا يمكنك الحصول على أكثر وضوحا من ذلك.