استعراض وتصنيف Officetime

قبل بضع سنوات ، عندما صادفت OfficeTime ، أثار هذا التطبيق لتتبع الوقت للعمال الذين يدفعون فاتورة كل ساعة بساطته وسهولة استخدامه وتكلفته المنخفضة. لا يزال OfficeTime خيارًا رائعًا للعاملين منفردين الذين يرغبون في تعقب وقت غير متصل وموثوق به يتضمن أدوات بسيطة لتعقب النفقات وإعداد الفواتير. ومع ذلك ، فهي ليست مثالية للتعاون ولا تتكامل مع العديد من التطبيقات والخدمات الأخرى. لاستخدام الفريق وخيارات الفوترة الأكثر تقدماً ، يعد Harvest تطبيقًا أفضل وخيارًا للمحررين. هناك خيار آخر للعاملين منفردين بميزانية ، وهو الإصدار المجاني من Toggl ، والذي يعد أيضًا اختيار المحررين.

السعر والتوافر

OfficeTime هو تطبيق قابل للتنزيل لنظامي التشغيل Windows و Mac ، مع تطبيقات الأجهزة المحمولة لنظامي التشغيل iOS و Apple Watch أيضًا. تكلفة تطبيقات سطح المكتب 47 دولارًا لكل منها. تُباع معظم تطبيقات تتبع الوقت الأخرى كإشتراكات ، ولكن مع OfficeTime لا تدفع سوى رسوم شراء لمرة واحدة.

نظرًا لأنك لا تدفع سعرًا مستمرًا لـ OfficeTime ، فإن السعر منخفض. عادةً ما تتكلف تطبيقات تتبع الوقت الأخرى في مكان ما بين 8 دولارات إلى 12 دولارًا في الشهر. ومع ذلك ، تدعم العديد من هذه التطبيقات التعاون ، مما يعني أنه يمكنك تتبع وإنشاء فواتير ليس فقط من وقتك الذي تقضيه في المشاريع ولكن من وقت زميلك أيضًا. OfficeTime للاستخدام الفردي فقط.

بالنسبة للمالكين الفرديين ، يوفر OfficeTime قيمة كبيرة ، ولكن هناك إصدارات مجانية من التطبيقات الأخرى التي تقدم قيمة مماثلة. على سبيل المثال ، تعد فئة Toggl المجانية من الخدمة مناسبة للعديد من المستقلين. لا يتضمن Toggl نظام تحرير الفواتير ، ولكن يمكنك توصيله بأي خدمة إعداد فواتير وتكاليف أخرى قد تستخدمها.

Harvest ، التي تكلف 12 دولارًا للشخص الواحد شهريًا ، تقدم أيضًا نسخة مجانية من التطبيق ، على الرغم من أنه يحدك من إدارة مشروع واحد فقط في كل مرة. تطبيق آخر يسمى TopTracker مجاني تمامًا ، لكنه يضيء على الميزات.

الإعداد والبدء

للحصول على OfficeTime ، تقوم بتنزيل تطبيق Windows أو Mac ، والذي يأتي مع فترة تجريبية مجانية لمدة ثلاثة أسابيع قبل أن تضطر إلى إدخال أي معلومات بطاقة الائتمان. عندما تقوم بإعداد الحساب ، يسألك OfficeTime عما إذا كنت تريد البدء ببعض البيانات الوهمية لمساعدتك في الاتجاه ، أو إذا كنت تريد الانتقال إلى إعداد عملك لتعقبه.

لاستخدام OfficeTime (ومعظم تطبيقات تتبع الوقت لهذه المسألة فعليًا) ، يجب عليك قضاء بضع دقائق مع التأكد من أن لديك فهمًا واضحًا لكيفية تنظيم مشاريع عملك. يمتلك العديد من المهنيين هذه المعرفة الضمنية في متناول أيديهم ، لكن في بعض الأحيان يتطلب الأمر القليل من تعلم التجربة والخطأ لتحليل عملك بشكل صحيح. إن OfficeTime ذكي بما يكفي للسماح لك بتصحيح الأخطاء بسرعة كما تذهب.

يحفظ OfficeTime جميع بيانات حسابك محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو أي مستودع تخزين تشير إليه أثناء الإعداد. إذا اخترت استخدام كل من تطبيق سطح المكتب وتطبيق iOS ، فيمكنك مزامنة حسابك بين هذه الأجهزة ، ولكن فقط عندما تكون متصلاً بالشبكة نفسها (مثل شبكة Wi-Fi نفسها). لا يوجد خيار للمزامنة بين تطبيق سطح مكتب Windows من OfficeTime وإصدار Mac من التطبيق. تظهر عناصر التحكم في المزامنة في تطبيق iOS فقط ، وليس في تطبيقات سطح المكتب.

المميزات

في OfficeTime ، لديك مشاريع وعناصر سطر وفئات. تعتبر العناصر السطرية هي نفس المهام الموجودة في المهام ، إلى حد ما ، على الرغم من أنها يمكن أن تكون أيضًا نفقات. يحتوي كل مشروع على عناصر سطر ، ويمكن تعيين كل عنصر في فئة ، مثل التسويق أو التصميم أو البحث أو أي شيء آخر تنشئه. يمكنك تعيين مشاريع إلى فئات أيضًا.

عندما تكون مستعدًا للبدء في العمل ، تقوم بإنشاء عنصر سطر والضغط على زر التشغيل في الجانب الأيسر الأقصى. سيبدأ مؤقتك في تتبع الوقت بالدقيقة ، والتي يمكنك أن ترى في الوقت الحقيقي إذا تركت النافذة في العرض. في إصدار Mac ، يعرض أيضًا الموقت النشط في قائمة الحالة ، حتى تتمكن من إلقاء نظرة على الوقت الذي تقضيه في مهمة ما. من أيقونة قائمة الحالة نفسها ، يمكنك أيضًا إيقاف تتبع الوقت مؤقتًا واستئنافه ، والبدء بسرعة في تعقب وقت جديد مهمة، وخلق تذكير.

تتيح لك ميزة التذكير ، وهي ميزة فريدة لـ OfficeTime بقدر ما أعرف ، إدخال أي نص حر تريده. سيقوم OfficeTime بتذكيرك به عبر رسالة منبثقة في وقت تقوم بتعيينه.

يعد تطبيق OfficeTime تطبيقًا لسطح المكتب ، حيث يعمل كل شيء في وضع عدم الاتصال. بعض متتبعي الوقت عبر الإنترنت ، مثل Toggl ، لديهم إمكانيات غير متصلة بالإنترنت ، لكن ليس كلهم ​​يفعلون ذلك. عند اختبار Toggl ، قمت بإيقاف تشغيل الإنترنت الخاص بي فجأة لمعرفة ما يمكن أن يحدث للموقت ، واستمرت في الانتظار. لم يكن هذا هو الحال مع Everhour ، الذي أوقف مؤقته على الفور في اللحظة التي اكتشف فيها الكمبيوتر أنه غير متصل بالإنترنت.

إذا بدأت في تسجيل مهمة جديدة في OfficeTime عندما يكون لديك مؤقتًا يعمل بالفعل ، فإن التطبيق يقوم تلقائيًا بإيقاف العنصر النشط مؤقتًا ، مما يجعل من المستحيل بالنسبة لك إصدار فواتير عميلين أو تسجيل وقت لمهمتين بشكل متزامن. هناك طريقة لتجاوز هذا الإعداد إذا كنت بحاجة إلى.

يمكن أن تكون عناصر السطر نفقات أيضًا ، مثل التصوير الفوتوغرافي للأوراق المالية الذي اشتريته لعمل عميل أو وسيلة نقل للوصول إلى اجتماع. تقوم بتسجيل النفقات كما لو كانت أي بند آخر ، مما يعني أنك تراه مدرجًا في القائمة جنبًا إلى جنب مع كل وقتك المتعقب لأي مشروع معين.

على الرغم من أن OfficeTime يتضمن أدوات إعداد الفواتير والتكاليف ، إلا أنه لا يغطي جميع المواقف والشروط التي تنشأ أحيانًا لحسابهم الخاص. على سبيل المثال ، لا تتعامل أدوات إعداد الفواتير والمشاريع الخاصة بـ OfficeTime مع المشروعات ذات المعدل الثابت. دعنا نقول أنني أتقاضى سعرًا ثابتًا قدره 200 دولار لجلسة استشارية وجهاً لوجه ، أو 5000 دولار لبناء موقع ويب ، بغض النظر عن مقدار الوقت الذي يقضيه في المشروع. توفر تطبيقات أخرى ، مثل Harvest و Paydirt ، طرقًا لتتبع أعمال المشروع وفواتيره بشكل مناسب ، بينما يعمل OfficeTime فقط لساعات قابلة للفوترة. السبب في أنك قد لا تزال ترغب في تتبع الوقت في مشروع بسعر ثابت هو التأكد من أنك لا تنفق الكثير من الوقت عليه وبالتالي جعله أقل ربحية.

ميزة أخرى مفقودة في OfficeTime تظهر في العديد من تطبيقات تتبع الوقت عبر الإنترنت هي القدرة على تقدير مقدار الوقت الذي تستغرقه مهمة أو مشروع. يساعد هذا النوع من المعلومات الأشخاص على تحسين مهاراتهم في إدارة الوقت ، مما قد يؤدي إلى تولي أو رفض العمل الجديد بشكل مناسب.

التقارير والفواتير

تعمل أدوات إعداد التقارير والفوترة في OfficeTime بشكل جيد وواضح. أنا دائمًا سعيد بأن أدوات إعداد التقارير لا تتطلب مني الحصول على درجة علمية متقدمة في المصطلحات التجارية لفهم ما سوف يعرضونه.

كما ذكرنا ، لا يعد OfficeTime مثالياً للاستخدام الجماعي ، على الرغم من أنه من الممكن إنشاء تقارير متعددة الأشخاص عن طريق تحميل بيانات شخص آخر إلى حساب OfficeTime الخاص بك. هذه عملية غير ضرورية بشكل غير ضروري وعرضة للأخطاء ، لا سيما عند مقارنتها بالخدمات التي تدعم أشخاصًا متعددين في حساب واحد. الحصاد ، Toggl ، Paydirt ، Everhour ، ساعات ، وتطبيقات أخرى تقدم جميعها خدمات حقيقية لتتبع الوقت للفريق.

في أي حال ، من السهل إنشاء التقارير ، كما هي الفواتير . من القائمة ، يمكنك تحديد تقرير ، مثل الشهر الماضي ، ومشاهدة ملخص للعمل والوقت الذي يتم تتبعه يظهر بجانب مخطط دائري. يمكنك ضبط ما يظهر في التقرير ، وعند الاستعداد ، اضغط على زر في الأسفل لإنشاء فاتورة أو تصدير البيانات.

عند إنشاء الفواتير ، يمكن لـ OfficeTime ملء التفاصيل تلقائيًا مثل معلومات الاتصال لشركتك والعميل ، فضلاً عن التفاصيل القياسية الأخرى. ليس لديها نظام متقدم لتتبع وقت استلام المدفوعات ، ومع ذلك ، فإن Paydirt يقدمه عند التسجيل لتمكين عملائك من الدفع من خلال PayPal أو Stripe.

التكامل

لا يدعم OfficeTime العديد من عمليات الدمج مع التطبيقات والخدمات الأخرى. يمكنك توصيل التطبيق بـ iCal ، ولكن هذا هو الأمر. تتيح لك تطبيقات تتبع الوقت الأخرى ، ولا سيما Toggl و Harvest ، توصيلها بخدمات الأعمال الأخرى شائعة الاستخدام ، مثل QuickBooks و Basecamp و Trello و SmartSheet وغيرها.

لتتبع ساعات قابلة للفوترة غير متصل

يظل OfficeTime تطبيقًا قويًا لتتبع الوقت إذا كان ما تحتاجه هو أداة موثوقة تعمل بلا اتصال للحفاظ على سجلات الساعات القابلة للفوترة والنفقات. إنه ليس مثاليًا إذا كنت تعمل مع فريق ، أو إذا كنت تتقاضى العملاء في بعض الأحيان معدل مشروع بدلاً من ساعة واحدة. إذا لم يلبي OfficeTime احتياجاتك ، ففكر في Harvest أو Toggl ، خيارات المحررين في هذه الفئة.