Papertracer مراجعة وتقييم

تم تصميم PaperTracer (الذي يبدأ بتكلفة 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا) ، وهو مصمم لتغطية احتياجات إدارة المستندات (DM) للشركات ، وهو حل معقول وقابل للتخصيص بشكل كبير حول إعداد المستندات والتقاطها وإدارتها. إن التحكم الدقيق والمرونة في التعامل مع البيانات الأولية للوثيقة تجعلها حلاً لإدارة الوثائق بفعالية. يتجاوز PaperTracer الاحتفاظ بالمستند ، ويوفر للمستخدمين أدوات لجمع وتتبع البيانات. لا تتقاسم ميزات التعاون والمشاركة ويمكن أن يتزايد السعر بسرعة إذا زادت إمكانيات التخزين. يقع PaperTracer خلف الفائزين في اختيار المحررين لدينا Ascensio System OnlyOffice و Microsoft SharePoint Online في تقرير مراجعة برنامج DM الخاص بنا بسبب نقصه في تلك المناطق.

المستخدمين ، الأدوار ، والأمن

من وجهة نظر مسؤول تكنولوجيا المعلومات ، فإن تقييم أي نظام DM يعني إيلاء اهتمام وثيق بالأمان ، لأن ضعف الأمن لا يمكن أن يؤدي إلى فقدان البيانات فحسب ، بل يمكن أن يعرض المؤسسة أيضًا للانتهاكات عندما يتعلق الأمر باللوائح أو معايير الصناعة أو سياسات الشركة. معظم أنظمة DM التي تركز على المؤسسات التي استعرضناها في هذه الجولة ، بما في ذلك ليس فقط الفائزون في اختيار المحررين ولكن أيضًا Adobe Document Cloud Standard ، تولي اهتمامًا وثيقًا بالأمان لهذه الأسباب.

سوف PaperTracer تلبية متطلبات الأمان لمعظم الشركات بسبب مجموعة واسعة من الضوابط الأمنية. أكثر ما هو مرغوب فيه هو إدارة المستخدمين والمجموعات ، ومهلة الجلسة ، وفرض طول كلمة المرور (لكن تعقيد كلمة المرور غير قابل للتكوين). نظام PaperTracer متوافق مع قانون قابلية التأمين الصحي وقابلية المساءلة (HIPAA) ، مع سجل دائم لجميع وصول البيانات. يحتوي النظام على بيئة تشفير 2048 بت ، ويستخدم مصادقة مستخدم آمنة ، ولديه القدرة على إنتاج سجل تدقيق كامل لجميع الوصول إلى البيانات والتحديثات والتوجيه.

أذونات داخل PaperTracer قوية بالمثل. يتمتع المشرفون بالقدرة على التحكم في وصول المستخدم أو المجموعة إلى القسم أو بواسطة حقول البيانات الفردية. يتمكن المستخدمون من الوصول إلى حقوقهم ويمكنهم عرض أو إضافة / تحرير حقوق على مستوى محبب. من الممكن أيضًا إدارة الأذونات لسجلات محددة ، والتي تتجاوز بفعالية الأذونات التي تم تعيينها لذلك السجل مسبقًا باستخدام طرق أخرى.

بالإضافة إلى إمكانيات الإذن الشاملة ، يقدم PaperTracer إعداد التقارير الموجهة نحو ضمان وضع أمان مناسب. يحدد تقرير الوصول الأذونات المعينة لمختلف الموارد ، وكذلك الوصول المتاح للمستخدمين والمجموعات الفردية. يمكن استخدام وظيفة سجل التدقيق لتتبع الإجراءات المختلفة التي يتم تنفيذها خلال فترة زمنية معينة و / أو بواسطة مستخدم معين. يمكن إخفاء السجلات المتعلقة بعرض أو توجيه المستندات من أجل تقليل كمية البيانات المراد فحصها. من الناحية المثالية ، يمكن تصدير بيانات التدقيق إلى ملف PDF أو ملف Microsoft Excel ، لكن هذه الإمكانية غير متوفرة.

كل شيء عن البيانات

ميزة أخرى مهمة لـ PaperTracer هي القدرة على تخصيص حقول البيانات الأولية بدرجة عالية بشكل استثنائي. حيث تتيح لك أنظمة إدارة المستندات الأخرى تخصيص هذه الحقول ، يعالج PaperTracer هذه الحقول مثل نظام قاعدة بيانات تقليدي ، مما يتيح لك تحديد نوع الحقل أو القيم التلقائية (استنادًا إلى المعلمات أو الطوابع الزمنية أو المستخدم الذي يقوم بإجراء ما) أو القيم المحتملة في النموذج قائمة القيم ، وحتى تكوين الحقول كما هو مطلوب أو للقراءة فقط. يمكن أيضًا تجميع الحقول لتزويد المستخدم بعرض إدخال بيانات مبوب ، ويمكن تهيئته كما هو مع التسلسل الهرمي لهم ، بحيث إذا تم تحديد قيمة معينة ، يتم توفير حقول إضافية.

يحتوي PaperTracer أيضًا على إمكانات إدارة البيانات التي تتجاوز تكوين الحقول المخصصة. من ناحية ، تتوافق إمكانات إعداد التقارير مع ما تتوقعه من أداة مساعدة لإدارة البيانات ، حيث تقدم قدرًا كبيرًا من التخصيص من حيث الحقول المستخدمة للعرض والترشيح والفرز والتجميع. علاوة على ذلك ، يمكن للمديرين إجراء عمليات الاستيراد المجمعة باستخدام Microsoft Excel أو تغييرات كبيرة باستخدام أداة التحرير المجمعة ، والتي تتيح لك العثور على سجلات تحتوي على حقل ذي قيمة معينة ، وتحديث هذه الحقول بشكل فردي أو كليًا مرة واحدة. أضف إمكانات منصة البيانات هذه معًا ويمكن للعديد من الشركات استخدام PaperTracer ، ليس فقط لإدارة المستندات ولكن لإدارة جميع عمليات تجميع البيانات الخاصة بهم.

التركيز على إدارة العقود

إدارة العقود لها تداعيات قانونية خطيرة بطبيعتها ، وعادة ما تكون عملية مراقبة عن كثب من حيث الأمن ليس فقط ولكن سلامة سير العمل والتكامل ، أيضًا. يتضمن PaperTracer إمكانية تأليف العقد من أجل تبسيط العلاقة بين التعاقد وإدارة المستندات.

يمكن تمكين ميزة تأليف عقد PaperTracer بواسطة مسؤول ، وتستخدم قوالب معرفة من قبل المسؤول باستخدام أقسام وشروط العقد ، كل منها يمكن أن يكون مزودًا مسبقًا بلغة مشتركة يوفرها الفريق القانوني للشركة. بمجرد إنشاء هذه الأقسام والجمل ، فإنها ترتبط بنوع واحد أو أكثر من أنواع العقود. يمكن إنشاء قوالب العقود هذه باستخدام حقول إدخال المستخدم ، والتي تتيح للمستخدمين ملء العقد بسرعة بالمعلومات ذات الصلة ، إما من الحقول في PaperTracer أو من خلال الإدخال اليدوي.

يمكن للمستخدمين الذين لديهم أذونات مناسبة بدء عقد ، وملء حقول البيانات التي تغذي لغة العقد ، ودمج الأقسام والبنود المعمول بها ، بالإضافة إلى إسهاب لغرض محدد في نية العقد. بمجرد تأليف عقد داخل PaperTracer ، يمكن بعد ذلك توجيهه للموافقات والتوقيعات مثل أي مستند آخر. يمكن أن تكون هذه عملية يدوية ، يتم تشغيلها بواسطة المستخدم ، أو يمكن دمج سير العمل ، بالتنسيق مع المستخدمين سواء داخل المؤسسة أو خارجها.

التسعير والقدرات

تأتي PaperTracer في نسختين: Express و Enterprise. يستهدف الإصدار Express الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB) ، ويتم تسعيره بناءً على اختيار قالب سير العمل والمستخدمين والتخزين. تبلغ تكلفة كل قالب سير عمل 30 دولارًا شهريًا ، ويشمل خيارات الصناعة مثل إدارة الأصول ، وإدارة العيادات ، واستيعاب الموظفين ، وإدارة العقود ، وإدارة مكتب المحاماة. يُعد المستخدمون 15 دولارًا إضافيًا شهريًا لكل مستخدم ، ووحدة التخزين 25 دولارًا لكل جيجابايت.

يتضمن الإصدار Enterprise منهجًا عمليًا أكثر للتنفيذ ، حيث يساعد PaperTracer عملك على تخصيص سير العمل ، واستيراد البيانات ، وإعداد النظام للعمل. يعتمد تسعير هذا الإصدار على متطلبات عملك ، ولكن نموذجًا للاقتباس تم تزويدنا به تكاليف إعداد تبلغ 2000 دولار للإعداد والترخيص المبدئيين ، و 1000 دولار لتدريب المشرفين ، و 30 يومًا من الدعم المطلوب ، بالإضافة إلى 300 دولار شهريًا مقابل 3 جيجابايت سعة التخزين المستضافة وخمسة مستخدمين داخليين ومستخدمين خارجيين غير محدودين.

هناك بالتأكيد سوق لـ PaperTracer ، لا سيما بين الشركات التي تبحث عن نظام لالتقاط البيانات ، وليس فقط المستندات. ومع ذلك ، فإن تكلفة PaperTracer هي بالتأكيد شيء يجب مراعاته ، خاصة إذا كانت متطلبات التخزين الخاصة بك ستكون عاملاً هامًا. خلاصة القول: تأكد من أن تحدد بدقة احتياجاتك لقدرات PaperTracer قبل الشراء. إذا كانوا يصطفون ، فهذا هو الحل القوي. ولكن إذا كانت احتياجاتك أكثر شيوعًا ، فقد ترغب في متابعة البحث.