جدول الرواتب استعراض وتقييم

يشتهر Square بأدوات معالجة الدفع الخاصة به ، ويقدم خدمة كشوف المرتبات عبر الإنترنت منذ عام 2015. لقد أضافت بعض الميزات الرئيسية منذ آخر مرة قمنا بمراجعتها ، بما في ذلك تطبيقات الجوال المستقلة وتغطية ضريبة الرواتب الشاملة للدولة. تعتبر "كشوف المرتبات" سهلة الاستخدام بدرجة كافية ، ويتم دعم كل عنصر رئيسي من إدارة كشوف المرتبات ، من الإعداد إلى الدفعات إلى الضرائب وحتى التقارير. ومع ذلك ، تفتقر هذه الخدمة الفتية إلى عمق وتخصيص منافستها. تقاريرها على الجانب الضئيل ، وهي تأتي مع عدد قليل فقط من أنواع الأرباح. لدى "كشوف المرتبات" (Square Payroll) طريق طويل للتنافس مع خيار المحرر لدينا ، Gusto.

التسعير والخطط

السعر الأساسي لدفع رواتب موظفي W-2 والمقاولين مع Square هو 29 دولارًا شهريًا ، مع 5 دولارات لكل عامل رسوم شهريًا ، مما يجعله أحد الخيارات الاقتصادية. العرض الأساسي لبرنامج Patriot Software (10 دولارات شهريًا بالإضافة إلى 4 دولارات لكل موظف شهريًا) أقل تكلفة ، وهذا يتطلب منك تقديم ضرائب الرواتب الخاصة بك. يمكنك أن تدفع ما يصل إلى 80 دولارًا في الشهر بالإضافة إلى 4 دولارات لكل موظف شهريًا إذا اخترت خطة خدمة Quickbooks Payroll الكاملة.

تعد "كشوف المرتبات" فريدة من نوعها حيث توفر خيار المقاول فقط الذي يتكلف 5 دولارات لكل مقاول شهريًا. لا توجد رسوم اشتراك مستحقة لشهور لا تدفع فيها لأي شخص ، والتي أصبحت ممارسة قياسية إلى حد ما. يمكن أن تكون خدمة جيدة للشركات الناشئة التي ليس لديها - أو تخطط لتوظيف - العديد من الموظفين ، والذين يرغبون في استخدام تطبيقات Square المتكاملة الأخرى ، مثل المواعيد ، المدفوعات ، ونقطة البيع - أو منتج الفواتير الجديد.

مدخل جديد

العديد من تطبيقات الأعمال الصغيرة الأخرى - حتى تلك المالية - لا تتطلب منك تعيين خيارات لكل إعداد على الإطلاق قبل البدء في إنجاز بعض الأعمال بالفعل. على سبيل المثال ، يمكنك البدء في إرسال الفواتير باستخدام برنامج المحاسبة قبل إدخال قاعدة بيانات العميل بالكامل. يمكنك إضافة عملائك على الطاير.

كشوف المرتبات ليست هكذا. على الرغم من أنه يمكنك بالتأكيد إضافة موظفين أثناء توظيفهم وفوائدهم أثناء توليهم مهامهم ، إلا أنه لا يمكنك القيام بأول شوط لك حتى تكمل سجلات الموظفين الشاملة وتضيف جميع المعلومات المطلوبة حول المزايا التي تقدمها لموظفيك.

تم اقتطاع أدوات إعداد Square Payroll منذ آخر مرة قمت فيها بمراجعة الخدمة. كان يحتوي سابقًا على معالج شامل قام بتوجيهك خلال جميع الخطوات المطلوبة في إعداد عملية دفع الرواتب الأولى. اختفت هذه الميزة المفيدة ، واستُعيض عنها بعملية قصيرة من أربع خطوات تطلب تفاصيل الاتصال وحجم موظفيك. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يتم فتح واجهة المستخدم الرئيسية للموقع ، وذلك باستخدام جزء عمودي يسار للتنقل. ستكمل مهام الإعداد الخاصة بك من هناك.

مهمة شاقة

أولاً: إنشاء سجلات الموظفين ، والتي تتضمن "كشوف المرتبات في Square" توفير معلومات حول المزايا داخل كل سجل عامل. هذه مهمة تتطلب عمالة ووقتاً طويلاً. ومع ذلك ، يمكنك توفير الكثير من الوقت من خلال دعوة الموظفين لإدخال قدر كبير من المعلومات الخاصة بهم ، مثل تفاصيل الاتصال وتاريخ الميلاد ورقم الضمان الاجتماعي وحالة التسجيل وعدد البدلات المحددة في نموذج W-4. مثل المنافسين تسمح أيضا هذا النوع من وصول الموظفين محدودة.

لا يزال يتعين على المالك تقديم الكثير من المعلومات في سجلات الموظفين ، بما في ذلك ما إذا كان الموظف يعمل بالساعة أو براتب ، وما هو معدل أجره ، وما إذا كان قد تم طلب شيك ورقي أو إيداع مباشر وما إلى ذلك. إذا كنت تستخدم Square Point of Sale وتخطط لاستيراد Timecards من هناك ، فيجب عليك تعيين رمز مرور للموظف.

إذا كنت شركة صغيرة أو بدأت للتو في تقديم مزايا ، فلديك خياران. يمكنك الاستفادة من الشراكات التي تربط Square Payroll بمسؤولي مزايا الطرف الثالث لأشياء مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد. أو يمكنك إحضار الخاصة بك وإدخال هذه الخصومات على الموقع بحيث يتم دمجها في عملية الرواتب.

لإضافة فائدة مثل التأمين الصحي ، يمكنك فتح سجل الموظف والنقر فوق إضافة مخصص ، ثم إنشاء جديد. أدخل الاسم الذي ترغب في ظهوره على قوائم الدفع ، مثل التأمين الصحي أو 401 (ك) ، ثم حدد نوع الفائدة من القائمة المنسدلة. يمكنك اختيار خصم نسبة من أجر العامل أو تحديد مبلغ ثابت. إذا كان هناك حد سنوي ، فأنت تدخل ذلك. يتم التعامل مع مساهمات الشركة بالمثل. ثم تظهر الفائدة الجديدة كخيار في سجلات كل موظف. تقدم خدمة كشوف المرتبات (Pay Pay) أنواع الاستقطاعات الأكثر شيوعًا ، ولكنها ليست مرنة مثل OnPay ، على سبيل المثال.

هل سيكون بمقدور موظفيك كسب إجازة مدفوعة الأجر (PTO) أو إجازة مرضية؟ حتى كتابة هذه السطور ، تدعم خدمة كشوف المرتبات (Square Payroll) واحدة فقط أو أخرى. إنه يساعدك في إنشاء سياسات لتتبع ذلك ويقوم بالحسابات المستمرة في الخلفية. يجب عليك تحديد عدد الساعات التي يحتاجها الموظفون للعمل قبل أن يكونوا مؤهلين. كما يدعم الموقع الزخارف وغيرها من الخصومات بعد خصم الضرائب.

المزيد من الخطوات

قبل أن تتمكن من تشغيل كشوف المرتبات ، ستحتاج إلى إدخال معلومات ضريبة الرواتب لحالتك (جميعها 50 مدعومة الآن ، ويوفر الموقع جداول ضريبية حالية). يتضمن هذا أرقام حالة حجب الحساب وأرقام واجهة المستخدم ، ومعدلات ضرائب واجهة المستخدم الحكومية. سيتعين عليك القيام ببعض مهام التدبير المنزلي ، مثل ربط "كشوف المرتبات المستحقة الدفع" بحسابك المصرفي حتى يتمكن من سحب الأموال للضرائب والإيداع المباشر. يمكن أن تستغرق هذه العملية بضعة أيام ، لأن على سكوير تقديم ودائعين صغيرتين للغاية في حسابك للتحقق من الاتصال. ومع ذلك ، يمكنك استخدام Plaid - خدمة يمكنها مصادقة الحسابات على الفور وتتكامل مع Square. يتيح لك ذلك تشغيل كشوف المرتبات في نفس اليوم الذي تشترك فيه. كشوف الرواتب في نفس اليوم هي ميزة ممتازة ، والتي أضافها بعض المنافسين أيضًا.

إذا كنت تدفع بالفعل موظفين أو مقاولين ، فستحتاج إلى إدخال سجل كشوف المرتبات ، وهي مهمة مرهقة للغاية. مثل منافسيها ، لدى Square متخصصون على متن الطائرة تحت تصرفكم يمكنهم المساعدة في هذا الإعداد وأعمال الإعداد الأخرى.

تجربة مستخدم مربع الرواتب

يعرض مربع كشوف المرتبات جميع حقول بيانات الموظف على شاشة واحدة طويلة تتطلب الكثير من التمرير. يقوم المنافسون مثل SurePayroll بفصل المعلومات ذات الصلة وعرضها على شاشات فردية يمكن الوصول إليها عن طريق النقر فوق علامات التبويب. يعمل ذلك على تسهيل الإنشاء الأولي للسجلات ، وكذلك الاسترداد والتحرير اللاحقين.

هذا ليس الغريب الوحيد في الموقع. عند تسجيل الدخول ، سترى لوحة معلومات تتضمن روابط إلى منتجات وخدمات Square الأخرى. يجب عليك النقر على أيقونة Payroll للوصول إلى Dashboard Square Payroll ، والتي ليست شبه شاملة مثل OnPay ، على سبيل المثال. يعرض رسمًا بيانيًا لمدة ثلاثة أشهر يوضح إجمالي تكاليف العمالة وروابط قوائم الرواتب الحديثة. يوجد تنبيه بشأن كشوف المرتبات القادمة في الجزء العلوي الأيمن ، إلى جانب رابط Pay My Team ، الذي تنقر عليه في وقت كشوف المرتبات.

بشكل عام ، الموقع متناثر للغاية ، مع وجود روابط تنقل قليلة ؛ في الواقع ، لا يوجد الكثير من التنقل على الإطلاق ، باستثناء أزرار "متابعة" أثناء تشغيل كشوف المرتبات. تحتوي القائمة الرئيسية على روابط إلى أقسام الموقع: نظرة عامة (لوحة القيادة) ، السجل (كشوف المرتبات السابقة) ، الفريق (قائمة الموظفين وسجلاتهم) ، الفوائد (مثل الجهات الخارجية التي يمكنها المساعدة في إعداد خطط التأمين الصحي) ، نماذج الضرائب (ضريبة الرواتب المودعة النماذج) ، والإعدادات. الأخير لا يشمل الكثير ، وذلك بسبب بساطة الموقع. ستستخدم القائمة الرئيسية بشكل حصري تقريبًا للملاحة ، على الرغم من أنك عندما تكون على شاشة عمل داخلية ، فيجب عليك أحيانًا النقر فوق علامة X في الزاوية العلوية اليسرى لإغلاقها والعودة إلى القائمة الرئيسية.

تشغيل كشوف المرتبات والحصول على المساعدة

بمجرد الانتهاء من عملية الإعداد والتحقق من حسابك المصرفي ، تكون على استعداد لدفع الناس. على الشاشة الرئيسية ، انقر فوق Pay My Team ، الذي يقوم بتشغيل المعالج. يتم منحك ثلاثة خيارات: تشغيل كشوف رواتب منتظمة ، أو تشغيل مدفوعات خارج الدورة ، أو دفع مقاول. تعرض الشاشة التالية جميع الموظفين في جدول ، بالإضافة إلى معدلات رواتبهم. هنا يمكنك إدخال عدد ساعات العمل في الأعمدة الصحيحة: العادية ، والعمل الإضافي (1.5x العادية) ، ومزدوجة (2x العادية) ، إضافية ، نصائح الراتب ، والنصائح النقدية. الخيار الإضافي مخصص للعمولات والمكافآت وما إلى ذلك ، ولكن التصنيف يقول فقط إضافي ، ولا يمكنك تعديله ليكون أكثر تحديدًا.

يمكنك أيضًا إدخال PTO أو ساعات الدفع المرضية. انقر على النقاط الثلاثة في نهاية كل صف لإضافة ملاحظات ، مثل شرح للعمود الإضافي. يحسب الموقع إجمالي الأجور لكل عامل ويودعها في العمود الأخير. يؤدي النقر فوق "متابعة" إلى نقلك إلى صفحة "التعديلات" ، حيث سترى جدول الموظفين مرة أخرى. تُعرض الأعمدة هنا المبالغ المحجوزة للضرائب والخصومات ومساهمات الشركة ، والسداد ، وأخيراً صافي الأجر.

الشاشة التالية ، تأكيد الانسحاب ، كافية ، بالنظر إلى مجموعة ميزات الموقع. يلخص المدى الذي أنت على وشك الموافقة عليه. تظهر إجماليات جميع أنواع الأجور ، وضرائب صاحب العمل ، ومساهمات الشركة في الجانب العلوي الأيسر من الصفحة. ملخص السحب إلى اليمين يكسر كشوف المرتبات لأسفل في الديون والمدفوعات المجدولة التي ستحتاج إلى معالجتها. يمكنك أيضًا مشاهدة معاينة لعناصر الدفع الفردية عن طريق النقر فوق الارتباط.

انقر فوق تأكيد الانسحاب ، وتم الانتهاء من التشغيل (على الرغم من أنه يمكنك إلغاءه حتى الساعة 7 مساءً بتوقيت المحيط الهادئ في اليوم السابق ليوم الدفع). تتيح لك الارتباطات الموجودة في الصفحة التالية طباعة الشيكات وتنزيل قوائم الدفع وتصدير الملف بتنسيق CSV. إذا كنت تواجه مشكلة في تشغيل كشوف المرتبات (أو إكمال أي مهام أخرى) ، يمكنك الاتصال بدعم Square عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو Twitter ؛ بدلاً من ذلك ، يمكنك تصفح المساعدة عبر الإنترنت ومجتمع المستخدمين. مساعدة الموقع عبر الإنترنت ليست تكاد تكون شاملة مثل مساعدة بعض المنافسين ، بما في ذلك SurePayroll ، وستكون المساعدة الأكثر حساسية للسياق موضع ترحيب.

التقارير والجوال

إذا كنت تبحث عن خدمة تقدم الكثير من التقارير المنسقة مسبقًا ، فستجد أن مواقع مثل Gusto تستوعب أكثر بكثير من خدمة Payroll التي توفر خيار تقرير مخصص فقط. يمكنك تصدير تفاصيل Paycheck أو إجماليات الموظفين أو Paystubs أو إجماليات الشركة بتنسيق CSV. يتكامل Square أيضًا مع QuickBooks Online ، وكما تتوقع ، فهو متكامل تمامًا مع خدمات Square الأخرى.

أضافت الشركة تطبيقات الأجهزة المحمولة لنظامي التشغيل iOS و Android منذ آخر مرة استعرضتها فيه. يعمل كلاهما بشكل مشابه للواجهة المستندة إلى المستعرض من حيث الإعداد والعمليات ، مع بعض الاستثناءات. تفتقد النظرة العامة (Dashboard) إلى الرسم البياني لتكاليف العمالة وروابط إلى قوائم الرواتب السابقة. أيضًا ، يتم تقسيم الإدخالات التي تظهر في قائمة التنقل على الجانب الأيسر من إصدار سطح المكتب بين قائمة منسدلة يمكن الوصول إليها من أيقونة في أعلى اليسار وثلاثة أيقونات التنقل التي تعمل على طول الجزء السفلي: نظرة عامة ، الفريق ، والسجل. تمكنت من الوصول إلى سجلات الموظفين والمقاولين في التطبيق وتشغيل كشوف المرتبات دون أي مشاكل.

مبتدئ الموقع

قد يكون "كشوف المرتبات" خيارًا جيدًا للشركات التي تستخدم بالفعل "بيع نقطة بيع" ، حيث يمكنك استيراد بطاقات زمنية للموظفين منه إلى موقع كشوف المرتبات. كما أنه يميز نفسه عن المنافسة من خلال تقديم خيار للمقاول فقط ، مقابل 5 دولارات لكل مقاول شهريًا. يوفر هذا طريقًا صعوديًا سهلاً للأعمال التجارية الصغيرة جدًا التي تستخدم مقاولين مستقلين فقط من البداية.

في الواقع ، نوصي حقًا "كشوف المرتبات" فقط بشركة صغيرة للغاية مع عدد قليل من الموظفين ، أو شركة توظف فقط المقاولين. الخدمة سهلة الاستخدام إلى حد ما ، لكن الشركة التي لديها أي تعقيد ستعثر على الميزات المطلوبة مفقودة ، مثل أنواع الأرباح القابلة للتخصيص والمزيد من التقارير. في هذه المرحلة ، لا يمكنها المنافسة مع Gusto ، خيار المحررين لدينا. يجمع Gusto بين تجربة المستخدم الاستثنائية والميزات التي من المرجح أن تستخدمها العديد من الشركات الصغيرة. من المؤكد أن "كشوف المرتبات في Square Payroll" تبشر بالوعد ، لكن لديها طريقة للذهاب من حيث التقارير ، والتخصيص ، وعمق عروضها.

أثناء وجودك في عقلية المال ، تحقق من تقريرنا حول أفضل خدمات المحاسبة عبر الإنترنت وبرامج الضرائب.