ما يجب مراعاته عند بناء لوحة معلومات من أجل smbs

ما هي لوحة المعلومات؟

تُعد لوحات معلومات تقنية المعلومات مكونًا أساسيًا لإدارة التحديات والفرص اليومية التي تواجهها الشركات من جميع الأحجام. تمامًا مثل مكافئ السيارات ، تجمع لوحات معلومات تقنية المعلومات مقاييس وبيانات الأعمال الرئيسية في لقطة واحدة متماسكة يمكن لمديري تكنولوجيا المعلومات من خلالها الاطلاع بسرعة على فكرة عن كيفية أداء النظام الإيكولوجي للتكنولوجيا الخاصة بهم وما يحتاج إلى عناية فورية. وتحتاج وجهة النظر هذه إلى توسيع نطاق تكنولوجيا الشركات حتى تتمكن لوحة التحكم من العمل كبوابة ، ليس فقط في إدارة البنية التحتية الداخلية والخارجية ، ولكن أيضًا في أداء الخدمة السحابية ، وخاصة خدمات التطبيقات التي يعتمد عليها العمل حقًا.

هذا يعني أنه يجب أن يكون أكثر من مجرد أداة مرئية ؛ تحتاج لوحة المعلومات لتكنولوجيا المعلومات إلى الوصول إلى البيانات الثابتة حتى تتمكن من تقديم نظرة مباشرة على كيفية أداء مؤسستك ، والمساعدة في وضع علامات على مناطق المشاكل ، وتحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين.

في الماضي ، كانت الشركات ستواجه صعوبة في إنشاء لوحات معلومات خاصة بها لأنهم كانوا يعتمدون في الغالب على أدوات إدارة الطرف الثالث وأي مرافق إدارة تم توفيرها مع البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بهم. بشكل عام ، لم تكن تلك الأدوات مرنة بشكل مفرط في كيفية تقديم بيانات مراقبة البنية الأساسية والشبكة.

اليوم ، أتاحت الطبيعة الرسومية للبيانات لمديري تقنية المعلومات المزيد من الخيارات ، بدءًا من حلول البرامج التي تسمح بالتخصيص الرسومي إلى تعيين الاستشاريين لترميز الواجهة الأمامية للإدارة المرئية المخصصة من البداية. لا يكمن التحدي في كيفية تقديم البيانات ، بل هو فهم ما يحتاج قسم تكنولوجيا المعلومات لديك إلى معرفته لإدارة الاحتياجات الفريدة للمؤسسة. في هذه الأيام ، لا يوجد بالفعل حل واحد يناسب الجميع. دعونا نلقي نظرة على بعض النصائح الرئيسية حول كيفية بناء لوحة معلومات مثالية لتلائم احتياجاتك.

مبادئ تصميم لوحة المعلومات الأساسية

على الرغم من أنه لن تكون هناك لوحة معلومات خاصة بشركتي تكنولوجيا المعلومات متطابقة ، إلا أن هناك بعض خصائص التصميم الرئيسية التي يجب على معظم محترفي تكنولوجيا المعلومات مراعاتها عند تصميم لوحة القيادة ، بصرف النظر عن المكونات المحددة.

• يجب أن يتم احتواء البيانات على شاشة واحدة - يسهل التعرف على البيانات وتعقبها إذا تم عرضها على صفحة واحدة دون الحاجة إلى التمرير. يبدو هذا سهلاً ، ولكنه يعني غالبًا اتخاذ خيارات صعبة بشأن اختيار البيانات والتنظيم وتداخل الشاشة.
• يجب أن تكون البيانات ذات صلة - يجب أن تكون البيانات التي تختار عرضها قادرة على إظهار أو تلخيص تقدم أهداف الشركة. قد تكون بعض نقاط التركيز هي النسبة المئوية لإنجاز المشروع أو لقطات من المشاريع متوسطة الأجل أو طويلة الأجل. تعد سرعة نقل البيانات مكونًا مهمًا لإدارة حركة المرور الداخلية ، على سبيل المثال. ولكن إذا كانت شبكتك لديها سجل من مشاكل الارتعاش وكنت تعتمد اعتمادًا كبيرًا على نظام Voice-over-IP (VoIP) المحلي ، فربما تكون متأكدًا من إظهار أرقام الارتعاش بالإضافة إلى الإنتاجية الإجمالية ، لا سيما على الشرائح التي تكون تحمل حمولة الاتصالات عبر بروتوكول الإنترنت الثقيلة.
• يجب أن تكون البيانات سهلة القراءة - سواء كنت تقوم بوضع المخططات أو الرسوم البيانية ، يجب أن تكون البيانات سهلة فك التشفير ، خاصةً فيما يتعلق بجميع المعلومات الأخرى الموجودة على لوحة معلومات تقنية المعلومات. يجب أن تكون النتيجة النهائية تخطيطًا بديهيًا وسريع القراءة. هذا يعني مطابقة نوع البيانات الذي تعرضه مقابل الجهاز الرسومي الذي تستخدمه لتقديمه. هل الرسم البياني الدائري هو أوضح طريقة لتقديم هذه الأرقام أو هل يعني ذلك التحديق على شاشة لمعرفة التفاصيل التي ستكون أكثر وضوحًا إذا اخترت تنسيق عرض تقديمي آخر؟
• يجب أن تكون البيانات حديثة أو في الوقت الفعلي - الهدف من امتلاك لوحة معلومات لتكنولوجيا المعلومات هو أن تتمكن الشركات من إلقاء نظرة سريعة على الحالة الحالية أو الأخيرة ثم تقديم توصياتها. يجب أن يكون وجود بيانات في الوقت الفعلي في لوحة معلومات تقنية المعلومات هدفًا رئيسيًا. هذا يعني النظر إلى طرفي الأنبوب. أولاً ، هل الخدمة أو المعدات التي تديرها ترسل البيانات التي تحتاجها وهل تقوم بذلك بشكل آمن؟ بمجرد الانتهاء من الفرز ، يمكنك إنشاء خطاطيف الواجهة الأمامية الضرورية لالتقاط تلك البيانات وعرضها بشكل صحيح بطريقة تجعلك أكثر منطقية.
• النظر في مستخدمي لوحة القيادة واحتياجاتهم - من الذي سوف يستخدم لوحة القيادة؟ بالتأكيد ، محترف تكنولوجيا المعلومات ، ولكن في هذه الأيام ، هذا مجال متخصص للغاية. لن يكون للمدير الذي يركز على البنية الأساسية نفس المهام التي يضطلع بها مسؤول الأمان. لذا ، ما هي المعلومات الأكثر صلة بوظائف وظائفهم؟ ضع في اعتبارك المكان الذي سيتم عرض لوحات المعلومات فيه ، خاصة إذا كانت وظيفة الوظيفة تملي اختيار الجهاز في مؤسستك. توفر الشاشات وأجهزة الكمبيوتر المحمولة الكبيرة المزيد من العقارات التي تظهر على الشاشة ، في حين أن الأجهزة المحمولة محدودة بدرجة أكبر فيما يمكن عرضه. تذكر أيضًا أن هذه البيانات مملوكة لمؤسستك بدرجة عالية. هذا يعني أنك بحاجة لمطابقة وظيفة وظيفة المستخدم مع نوع من بوابة الأمان للتأكد من أن الناس لا يشاهدون سوى البيانات التي يحتاجون إلى رؤيتها. بالنسبة لمعظم ، هذا يعني دمج لوحة المعلومات الخاصة بك مع نظام إدارة الهوية (IDM).

بدء بناء مع مكون واحد لوحة القيادة الصلبة

راكيش جايابراكاش هو مدير المنتجات في ManageEngine ، قسم إدارة تكنولوجيا المعلومات في شركة Zoho Corporation ، صانع أدوات إدارة تكنولوجيا المعلومات ، بما في ذلك أداة مكتب المساعدة ManageEngine ServiceDesk. ينصح Jayaprakash عملائه الذين يقومون بإنشاء لوحات معلومات لتكنولوجيا المعلومات للبدء بمنتج واحد وحل. وقال "أخبر موكلي أن يحصلوا على منتج واحد بشكل صحيح ، ثم أنظروا إلى المنتجات الأخرى التي يمكنهم توسيعها".

في رأي Jayaprakash ، يجب على معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة أن تنظر في إنشاء نظام مكتب المساعدة أولاً كأساس لمشروع لوحة أجهزة القياس الحديثة لتكنولوجيا المعلومات.

وقال جايابراكاش: "يعد برنامج مكتب المساعدة ، الذي يساعد فرق تكنولوجيا المعلومات على جمع تذاكر الحوادث الخاصة بهم وتنفيذ أو تلبية طلبات الخدمة ، قاعدة جيدة للبدء بها". تعد القدرة على رؤية مشاكل العميل أو المستخدم ومعالجتها عملية ملموسة للغاية تتناسب مع لوحات معلومات معظم الشركات. هذا يعني أن هناك الكثير من النصائح القياسية حول كيفية بناء لوحة القيادة هذه. الكثير من المساعدة المتاحة تعني أيضًا أنه مكان جيد لبدء المبتدئين.

إضافة إلى إضافة مكتب المساعدة ، والذي يمكنه وضع علامة على تذاكر الحوادث وتتبعها بسرعة في الوقت الفعلي ، أضاف Jayaprakash أن أي لوحة معلومات رفيعة المستوى لتكنولوجيا المعلومات تحتاج إلى تضمين شكل من أشكال بيانات مراقبة الشبكة.

وقال "هذا سيتيح لشركة SMB مراقبة أجهزة شبكتها ، واعتمادًا على عدد محطات العمل ومدى تنوعها الجغرافي ، فإنني بالتأكيد سأبحث في حل لإدارة سطح المكتب أيضًا". الحيلة هي تحديد نقاط البيانات الأكثر صلة باحتياجات عملك التجارية الخاصة. إن تحديد هذه الوسائل يعني جمع البيانات التاريخية التي تم جمعها خلال حوادث المشاكل واختيار المعلومات الأكثر فائدة في ذلك الوقت.

خذ الوقت الكافي للنموذج والاختبار

أذونات الدور ، كما ذكرنا سابقًا ، هي اعتبار رئيسي آخر. هل يرى الأشخاص المناسبون البيانات الصحيحة والبيانات الصحيحة فقط ؟ يتطلب ذلك وظيفة تسجيل الدخول على مستوى الأعمال ، وتكامل IDM ، وربما قدرات التدقيق. وأخيرا ، هناك الإبلاغ للتفكير. إن تتبع البيانات بمرور الوقت يعني تضمين القدرة على عرض اللقطات التاريخية والإجابة على الاستفسارات المتعلقة بالوقت. إنها جميعها عناصر أساسية إلى حد ما ، ولكن بالتأكيد وظائف إضافية للبرنامج تتجاوز عرض البيانات.

سيتطلب هذا المستوى من التعليمات البرمجية المخصصة الكثير من الاختبارات والضبط الدقيق للوصول إلى اليمين. اعتمادًا على حجم الشركة ومجالات تركيزها ، يعد وضع النماذج الأولية للخيارات والمجموعات المختلفة طريقة جيدة ، إما عن طريق استخدام الأدوات المضمنة بالفعل في محفظة الإدارة الحالية أو عن طريق إنشاء نسخة سريعة وقذرة من لوحة القيادة باستخدام تطوير كود منخفض أدوات.

إذا كان هذا يبدو فجأة أكثر صعوبة بكثير مما كنت في ذهنك ، فتذكر أن هذا سيكون مشروعًا متطورًا. وقال جايابراكاش: "إن الحصول على أساس جيد يجعل من السهل على أي شركة توسيع لوحة أجهزة القياس الخاصة بها ببطء إلى مناطق أخرى ، خاصة مع نموها".

هل لديك أي أسئلة تحتاج إلى إجابة حول لوحات معلومات تقنية المعلومات؟ انضم إلى مجتمع الأعمال على LinkedIn ، ويمكنك سؤال البائعين والمحترفين الآخرين مثلك ومحرري PCMag.